Por que toda equipe de vendas precisa de um software de gerenciamento de propostas

E antes que você pergunte – sim, ainda existem muitas equipes de vendas que usam processadores de texto e outros métodos desatualizados para enviar propostas. Se você faz parte desse grupo, lamentamos chamá-lo, mas é hora de mudar.

Com tantas maneiras de enviar propostas on-line e uma infinidade de opções de software de propostas à sua disposição, não há motivo para continuar fazendo tudo manualmente. Da criação ao fechamento, o software de gerenciamento de propostas agiliza todo o processo de propostas para que sua equipe de vendas possa se concentrar em vencer.

Agora, se você ainda não está familiarizado com isso, você pode estar se perguntando,

“O que é software de gerenciamento de propostas?”

O software de gerenciamento de propostas é um aplicativo (geralmente baseado em nuvem) que permite aos usuários criar, gerenciar, enviar e acompanhar propostas de negócios. Ele combina todas as ferramentas de redação, design, envio, rastreamento e assinatura eletrônica de propostas em uma única plataforma para um processo de fechamento simplificado.

E essa é apenas a versão simples. Na realidade, o software de gerenciamento de propostas é muito mais. Ele geralmente inclui modelos de proposta, várias integrações de aplicativos, campos e variáveis ​​personalizados, funções e permissões, recursos de processamento de pagamentos e até bate-papo dentro da proposta – recursos projetados para ajudar sua equipe a tornar cada negócio um negócio fechado.

Agora que estabelecemos o que é e o que pode fazer, eis por que toda equipe de vendas (que quer ganhar) precisa usar um software de gerenciamento de propostas.

Benefícios do software de gerenciamento de propostas

1. Controle

2. Visibilidade

3. Eficiência

4. Organização

5. Fluxo de trabalho

6. Projeto

7. Fechamento

8. Crescimento

1. Controle

Enviar propostas manualmente pode funcionar, mas deixa você com pouco controle sobre seu processo de proposta. Se os representantes estão criando cada nova proposta do zero, há muito espaço para erros. Entre preços, termos de negócios, descontos, design, formato, aprovações e qualquer outra coisa que entre em suas propostas, há muitas variáveis ​​que podem mudar de representante para representante e de proposta para proposta. Claro, os representantes podem copiar documentos anteriores para usar como modelos, mas não há garantia de que eles estejam usando as informações corretas. Sem controle sobre seu processo ou uma maneira eficiente de colaborar, é provável que haja algumas inconsistências.

Com o software de gerenciamento de propostas, a consistência se torna um problema. Com funções e permissões atribuídas, modelos de proposta e uma biblioteca de conteúdo aprovado e informações de preços, você pode ficar tranquilo sabendo que seus representantes sempre usarão informações corretas e atualizadas. Em vez de se preocupar se seus materiais de vendas são ou não consistentes e precisos, sua equipe pode se concentrar em construir relacionamentos em vez de construir propostas. Com as inconsistências em suas mensagens e branding sob controle, você não terá que se preocupar com os representantes enviando documentos de vendas não profissionais que podem comprometer sua marca.

2. Visibilidade

Um dos maiores problemas com a criação e envio de propostas manualmente é a falta de visibilidade. Os líderes de vendas não têm como saber quem está trabalhando no quê, o que pode levar os representantes a priorizar os negócios errados. E sem um painel de fechamento, não há uma maneira fácil de obter um instantâneo de todos os negócios abertos ou seu progresso ao longo do pipeline de vendas.

Sem visibilidade, os representantes lutam para descobrir em qual versão do documento de proposta devem trabalhar, o que foi feito ou quais são as próximas etapas. E quando as propostas finalmente são concluídas, elas são essencialmente enviadas para o vazio; não há como os representantes saberem o que está acontecendo com os negócios quando estão nas mãos do cliente em potencial, o que significa que eles não sabem onde os negócios estão travando ou quando dar seguimento.

Com o software de gerenciamento de propostas, sua equipe pode ver exatamente o que está acontecendo em cada etapa do processo de vendas, com métricas para inicializar. Você poderá identificar quais partes do seu processo funcionam sem problemas e quais precisam de um pouco de ajuda, permitindo que você dê suporte a seus representantes onde eles mais precisam.

Além disso, você obterá insights acionáveis ​​sobre o comportamento de seus clientes em potencial. Você poderá acompanhar se/quando eles abriram suas propostas, quantas vezes a visualizaram, o que fizeram depois de abri-la, quais seções estão olhando por mais tempo e muito mais. Armado com esses dados, você pode enviar e-mails estratégicos de acompanhamento para mover seu cliente em potencial ou entrar em contato para esclarecer qualquer uma de suas dúvidas.

3. Eficiência

Projetado para reduzir as tarefas manuais, o software de gerenciamento de propostas aproveita a automação para ajudá-lo a economizar tempo e aumentar a eficiência em todo o processo de criação de propostas.

Os modelos de proposta fornecem um ótimo ponto de partida para suas propostas e geralmente são incluídos na maioria dos softwares de proposta. Assim, em vez de começar do zero sempre que quiser enviar uma nova proposta, você pode começar a partir de um modelo de proposta existente ou criar o seu próprio para maior flexibilidade. Em seguida, você pode simplesmente fornecer informações e adaptar sua proposta de negócios a cada cliente em potencial, e você receberá propostas rapidamente.

Já se foram os dias de extrair manualmente informações do cliente, taxas e preços, conteúdo de marca e outros detalhes de planilhas e quem sabe onde mais. Com o recurso de biblioteca de conteúdo, você poderá criar, salvar e armazenar fragmentos de conteúdo aprovado que podem ser facilmente acessados ​​e inseridos em propostas como achar melhor. E como tudo na biblioteca de conteúdo é aprovado, você pode ter certeza de que todas as seções, snippets ou informações extraídas dela estão corretas e atualizadas.

4. Organização

Sem uma maneira eficiente de mover dados e informações entre os aplicativos nos quais você confia e suas propostas, há uma boa chance de você estar perdendo tempo (e criando mais espaço para erros ). Isso vale para seu CRM, software de gerenciamento de projetos, sistema de faturamento e muito mais.

Com as integrações de software de proposta , todas as suas ferramentas de negócios conversam entre si quando é hora de fechar. Depois de conectá-los, eles se comunicam perfeitamente para garantir que as informações de que você precisa estejam sempre à sua frente. As possibilidades são infinitas; você poderá extrair detalhes de preços de sua fonte de verdade em suas propostas, monitorar a atividade de propostas em seu CRM, criar tíquetes em software de gerenciamento de projetos e até mesmo solicitar pagamentos de clientes diretamente em suas propostas. Da Asana ao Zapier e além, o Proposify tem mais de 30 integrações que podem ajudá-lo a otimizar seu processo de proposta de negócios, aproveitando as ferramentas que você já usa.

Você sabia? Em setores como SaaS, uma integração de processamento de pagamentos dentro da proposta aumenta em até 90% a probabilidade de fechamento. Para obter mais informações baseadas em dados para ajudá-lo a fechar, baixe nosso estado das propostas de 2021 .

5. Fluxo de trabalho

Pode ser difícil gerenciar responsabilidades e tarefas à medida que os negócios passam pelo pipeline interno antes que uma proposta seja enviada aos clientes em potencial. Isso é especialmente verdadeiro para aprovações, que são um grande gargalo no processo de proposta, pois muitas vezes há várias partes que dependem da aprovação de gerentes ou outros departamentos. Sem um processo formal, negócios inteiros podem ser retidos se um aprovador não tiver tempo ou acesso para revisar toda a proposta antes de assinar, mesmo que sua assinatura seja necessária apenas para uma seção.

O software de propostas pode ajudar a simplificar o processo de fluxo de trabalho de aprovação de negócios, apresentando aos aprovadores documentos relevantes nos momentos certos. Então, em vez de ficar atolado com um acúmulo de propostas que não dizem respeito a eles, eles serão capazes de manter os negócios em andamento e manter esse doce, doce impulso de vendas.

6. Projeto

Infelizmente , muitos prospects julgam um livro pela capa. A capa da sua proposta é a primeira coisa que o cliente em potencial vê e, se não parecer profissional, pode alterar a percepção dele sobre sua oferta – e não no bom sentido.

O software de propostas pode ajudá-lo a projetar e criar propostas impressionantes que parecem ótimas todas as vezes. Também permitirá que você adicione imagens, vídeos e outras mídias que farão com que suas propostas se destaquem. Afinal, propostas que se destacam fecham negócios. De fato, incluir pelo menos uma imagem em suas propostas de negócios pode aumentar sua taxa de fechamento em 26%.

7. Fechamento

No final das contas, o objetivo de todas as equipes de vendas é fechar. O software de gerenciamento de propostas faz exatamente isso. De fato, com base em um estudo envolvendo milhares de profissionais de vendas, descobrimos que as propostas criadas e enviadas com o Proposify tiveram uma taxa de fechamento 111% maior em comparação com a média do setor. Ao encurtar seu ciclo de vendas, melhorar a colaboração e simplificar seu processo de proposta, o software de proposta ajuda sua equipe de vendas a fechar mais negócios. Se isso não vender seu valor, não sabemos o que fará.

8. Crescimento

Não importa como você faça isso, criar e enviar propostas manualmente é demorado – e isso supondo que todos em sua equipe já estejam familiarizados com seu processo. Isso pode não ser um problema agora, mas será quando você começar a trazer novos negócios e treinar novas contratações. O tempo é limitado, por isso não é de admirar que os líderes de vendas se esforcem para criar um processo escalável, ao mesmo tempo em que apoia o crescimento da equipe e reduz o ciclo de vendas.

O software de gerenciamento de propostas permite que os líderes de vendas criem um processo de fechamento escalável que possa ser repetido por toda a equipe. Também os ajuda a otimizar seus processos existentes para manter as equipes focadas no fechamento, em vez de perder tempo criando propostas do zero. Além disso, uma vez que esses processos estão em vigor, fica muito mais rápido integrar novas contratações e reduzir o tempo de rampa.

Pensamentos finais

No final das contas, a melhor proposta é aquela que converte prospects em clientes. Seja criado à mão, no Microsoft Word ou online, o importante é que ele fecha. Não estamos dizendo que você não pode enviar propostas manualmente, mas definitivamente não é a maneira mais eficaz ou eficiente de conquistar mais negócios.

O software de gerenciamento de propostas, por outro lado, é. Ele combina todas as ferramentas, recursos e dados que as equipes de vendas precisam para ter sucesso sob o mesmo teto, tornando o processo de proposta mais previsível, consistente e escalável. E com uma versão gratuita na ponta dos dedos, não há razão para não tentar.