O que é um plano de projeto transparente e por que você precisa de um?

Você acabou de conseguir um contrato enorme, que poderia ter ido para o seu maior concorrente. Mas você subvalorizou o peixe grande na lagoa prometendo velocidade, agilidade e habilidades para concluir o projeto no prazo e dentro dos parâmetros do cliente.

Como proprietário de uma empresa, você não está preocupado com as habilidades e habilidades de sua equipe de marketing para impressionar o cliente. No entanto, com todas as mudanças de carreira acontecendo ultimamente, você não quer que detalhes vitais do projeto vazem para seus concorrentes em um campo altamente contestado para atrair novos negócios em seu setor. Você quer que sua equipe tenha sucesso em seu próprio marketing com projetos internos também.

Mas você também deseja capacitar sua equipe em cada etapa do projeto, porque eles precisam de todas as vantagens possíveis para entregar acima das expectativas do cliente. Priorizar a transparência na comunicação do gerenciamento de projetos é um aspecto vital que você precisa para ter sucesso.

Um plano transparente começa com uma comunicação aberta de gerenciamento de projetos para garantir que todas as partes interessadas tenham acesso às informações de que precisam. Eles podem precisar de acesso a documentos, e-mails, reuniões, treinamento ou ativos digitais e físicos. Esses itens devem ser eficientes e fáceis de encontrar, enquanto a integração de software de colaboração representa outro elemento vital que você pode trazer para o gerenciamento de projetos.

Você precisa que todos estejam na mesma página quando se trata do projeto como um todo, mas também precisa garantir que cada pessoa esteja ciente de quem está realizando cada tarefa. Os gerentes de projeto também devem ter uma maneira rápida e fácil de acessar documentos, notas e comunicações entre as partes interessadas para garantir que um projeto permaneça dentro do cronograma.

A transparência ajuda os membros da equipe a permanecerem concentrados nas tarefas dentro dos prazos do projeto, solucionar problemas à medida que surgem e levar um projeto adiante para cumprir as entregas no prazo.

Na verdade, as pessoas que usam software de gerenciamento de projetos preferem que ele tenha recursos de colaboração, de acordo com uma pesquisa com 243 profissionais do setor que usam software de gerenciamento de projetos (PM) semanalmente. Um total de 54% dos entrevistados preferiram ferramentas integradas de colaboração e comunicação, enquanto 13% preferiram uma ferramenta de colaboração independente, de acordo com a Software Advice. ^[1] Os recursos de colaboração ajudam os proprietários e gerentes a manter a comunicação e a transparência do gerenciamento de projetos dentro de uma equipe.

Na era do trabalho remoto, a comunicação e a colaboração são ainda mais importantes para as pequenas empresas. Funcionários de pequenas empresas híbridas, o que significa que trabalham pessoalmente e remotamente por partes da semana de trabalho, dizem que os dois principais desafios do modelo de trabalho híbrido incluem manter a produtividade (40%) e ter comunicação e colaboração eficazes (35%) durante um projeto , de acordo com a pesquisa de 2021 da GetApp ^[*] com 503 tomadores de decisão e 488 funcionários de pequenas empresas dos EUA. Como a adoção do modelo híbrido ocorreu na maioria dessas empresas, dois desafios constantes incluem gerenciar a produtividade e manter uma comunicação e colaboração efetivas na equipe do projeto. Suas ferramentas de gerenciamento de projetos são vitais para essa comunicação contínua com equipes remotas.

Como proprietário de um projeto ou empresário, você pode ser reticente em ter total transparência com todos na empresa. Nem todo mundo precisa saber o valor do contrato ou os detalhes do contrato. No entanto, você tem soluções alternativas se os gerentes e os membros da equipe estiverem preocupados com a lucratividade. Em vez de definir quanto vale um contrato, mostre o número máximo de horas que cada funcionário precisa para trabalhar em uma tarefa específica. Em seguida, impressione-os de que se torna mais lucrativo se as equipes puderem concluir o projeto mais rapidamente.

Proprietários e gerentes ainda podem definir claramente os aspectos de um projeto sem divulgar suas finanças.

Os prazos são cruciais para levar um projeto adiante e concluí-lo no prazo. Todos devem ter uma maneira de rastrear o tempo gasto em um projeto para saber se estão atingindo seus objetivos. Cada objetivo dentro de um projeto deve ser claro e ter um prazo claro.

As partes interessadas devem saber exatamente quais tarefas devem realizar ao longo de um projeto. Embora possa haver sobreposição de ausências da equipe ou se alguém precisar de ajuda, ter funções claramente definidas ajudará todos a permanecerem na tarefa sem duplicar esforços.

Todos precisam de ferramentas e recursos para atingir seus objetivos dentro do prazo estipulado. Capacite as partes interessadas no projeto, certificando-se de que tenham as ferramentas, produtos e serviços certos à sua disposição. A comunicação do gerenciamento de projetos é vital aqui porque os líderes de equipe devem perguntar a seus colegas de equipe o que eles precisam para ter sucesso.

Qualquer projeto, grande ou pequeno, pode dar errado por vários motivos. É importante detectar os problemas à medida que eles acontecem porque é mais fácil consertar imediatamente do que esperar se a dificuldade se transformar em algo maior mais adiante.

A falta de comunicação interna entre a equipe pode atrasar as fases de um projeto. A falta de comunicação por parte de um cliente também pode causar prazos perdidos, mesmo que isso não seja culpa da sua equipe. Crie cronogramas alterados caso algo dê errado.

Um quarto dos projetos tem menos de 50% de chance de entregar resultados no prazo, de acordo com nossa pesquisa com 422 gerentes de projeto. ^[**] Isso contribui para a redução do valor comercial entregue aos clientes e uma maior probabilidade de ultrapassar o orçamento e além do cronograma original para conclusão.

Manter-se atualizado e reconhecer que algo não sairá conforme o planejado é a chave para mitigar os problemas com eficiência.

Ter um plano de projeto claramente definido ajuda a todos que trabalham nele e no próprio projeto. Todos entendem as expectativas e os prazos, veem o quadro geral e os pequenos detalhes e levam o projeto à conclusão.

5.1 Otimiza o trabalho em equipe

Quando todos sabem quais os papéis que os outros desempenham, os indivíduos têm uma melhor compreensão das funções de sua equipe no escopo mais amplo de um projeto. Saber essas coisas melhora a comunicação do gerenciamento de projetos, a responsabilidade e a quem pedir assistência (se necessário).

5.2 Atenua dores de cabeça

Algumas tarefas não podem ser iniciadas até que outras tarefas sejam concluídas. Quando ocorrem atrasos, os gerentes de projeto e os membros da equipe podem identificar como evitar mais atrasos. Também serve como uma ferramenta de aprendizado para ajudar toda a equipe a entender a importância de cumprir os prazos.

5.3 Motiva os funcionários

Prazos transparentes e comunicação clara de gerenciamento de projetos motivam os funcionários, responsabilizando todos por suas ações. As pessoas podem ver exatamente o impacto que suas tarefas têm nas outras enquanto acompanham um projeto.

Alguns acertos rápidos e soluções que podem facilitar a transparência do plano de projeto incluem:

Compartilhe calendários/cronogramas de todas as partes interessadas. Apenas saber quando outras tarefas estão concluídas, especialmente quando há dependências, pode mover um projeto no ritmo certo.

Realize reuniões para brainstorming e atualizações de status. Os check-ins semanais da equipe e as atualizações mensais de status são apropriados aqui. Check-ins individuais são uma boa ideia para perguntar se alguém precisa de ajuda.

Use ferramentas digitais como software de gerenciamento de projetos, software de gerenciamento de fluxo de trabalho e ferramentas de colaboração. Eles podem reduzir tarefas mundanas enquanto melhoram a comunicação com todos os envolvidos.

Celebre os sucessos na conquista de metas! Mesmo que um projeto não esteja totalmente concluído, chegar a um novo nível é um motivo para comemorar.

Fique atento à parte dois desta série, onde discutiremos instruções passo a passo para criar um plano de projeto transparente.

Metodologias de Pesquisa

* A Pesquisa de Trabalho Híbrido da GetApp foi realizada em abril de 2021 entre 503 tomadores de decisão e 488 funcionários de pequenas empresas nos EUA com dois a 250 funcionários. O objetivo desta pesquisa foi conhecer os desafios, preferências e resultados relacionados ao modelo de trabalho híbrido.

** A Pesquisa de Usuários de Gerenciamento de Projetos do Capterra foi realizada em março de 2021 entre 422 gerentes de projeto dos EUA, 367 dos quais são usuários de software de gerenciamento de projetos, para descobrir quem está usando software de gerenciamento de projetos, os recursos que eles usam ou não, quais eles gostariam de ter usado, e quais resultados eles viram de seu investimento. Os entrevistados qualificados são tomadores de decisão ou têm envolvimento significativo com o gerenciamento de projetos do dia-a-dia em sua organização. Redigimos as perguntas para garantir que cada entrevistado compreendeu completamente o significado e o tópico em questão.

Fontes

1. O que as equipes querem em ferramentas de colaboração, consultoria de software