Como iniciar seu projeto da maneira certa

Se compararmos o lançamento de um projeto com o início de uma partida de futebol, não realizar uma reunião de kick-off é como não ter uma estratégia tática. Sem um plano, tudo o que você pode fazer é improvisar e, embora isso possa ser divertido às vezes, na maioria das vezes leva a perda de tempo, perda de dinheiro e confiança quebrada. Parece uma receita para o desastre, certo?

#hackyourkickoff – o procedimento de decolagem perfeito

Embora cada projeto seja diferente, o procedimento de lançamento geralmente é bastante semelhante e baseado nos mesmos princípios . Para otimizar seus esforços, vale a pena criar um checklist modelo que inclua todos os “musts” e encurtá-lo ou enriquecê-lo com pontos opcionais adicionais, dependendo das necessidades do projeto. Dessa forma, você não precisará inventar a roda toda vez que mergulhar em um novo projeto e a consistência do seu processo em diferentes projetos melhorará.

Dividir os tópicos que deseja abordar em várias áreas certamente o ajudará a manter a ordem . O desdobramento pode ser baseado nas fases pelas quais o projeto passa sucessivamente (pré-produção, design, produção, etc.) ). Não importa qual deles lhe sirva melhor – certifique-se de cobrir todas as áreas com precisão, especialmente as mais discutíveis.

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Então, como você conduz o processo? Vamos olhar mais de perto.

Uma introdução rápida

• Defina o cenário: analise o histórico e o propósito do projeto – você precisa de uma meta clara, mensurável e inspiradora, não excessivamente ambiciosa.
• Defina as expectativas , discuta a declaração de trabalho, resuma os frameworks e tecnologias.
• Prepare regras de segurança , decida sobre os acessos e armazenamento de credenciais, escolha a ferramenta certa para manter a documentação do projeto em um local central e colaborativo.
• Anuncie as funções e atribuições dentro da equipe. Conscientize o cliente sobre possíveis mudanças na equipe e quanto os membros da equipe estarão envolvidos.
• Acordar a matriz RACI com todas as responsabilidades e dependências, e decidir também sobre o processo de aprovação.
• Configure um horário de trabalho conveniente , especialmente se você trabalha em fusos horários diferentes.
• Discuta os canais de comunicação (por exemplo, chat em grupo para contato ad hoc e e-mails para correspondência formal) e frequência.
• Estabeleça uma matriz de reuniões cíclicas e certifique-se de que cada pessoa relevante receba os convites necessários para participar delas (a equipe inteira não precisa participar de todas as reuniões).
• Estabelecer um código de conduta , ou seja, um codex de equipe geral para o qual qualquer pessoa possa propor as regras e que será seguido por toda a equipe para manter uma cooperação respeitosa.

Dica profissional: Todas as informações devem ser facilmente encontradas em um pôster do projeto, se você mantiver um.

Escopo do projeto

• Prepare a lista de entregas e requisitos na forma de um rascunho de backlog.
• Destaque as prioridades essenciais do projeto – a realização de uma análise MoSCoW pode ser útil.
• Concentre-se nas restrições , como um orçamento ou cronograma rigoroso para chegar ao consenso de escopo (sugira abertamente possíveis cortes).
• Anote a definição de pronto e a definição de pronto .
• Não se esqueça da taxonomia – um glossário relacionado ao projeto para evitar mal-entendidos ou confusões.

Cronograma do projeto

• Apresentar o cliente ao processo da empresa e ajustá-lo de acordo com as necessidades do projeto, especificar o fluxo de trabalho na equipe.
• Prepare o roteiro com prazos claros e concorde com algumas possíveis margens de erro.
• Defina os marcos e os prazos determinados pelo ciclo de vida do projeto: lançamentos, regressões, duração do sprint etc.
• Lembre-se de se concentrar em todas as etapas do projeto relacionadas à cooperação (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e/ou encerramento).

Orçamento do projeto

• Confirme o orçamento e concorde com possíveis desvios.
• Certifique-se de que você e seu cliente tenham exatamente o mesmo entendimento do método de cobrança aprovado. Verifique novamente se as diferenças entre os modelos de T&M e de preço fixo são claras.
• Descubra como lidar com bugs, solicitações de mudança e revisões de código .
• Identifique obstáculos e riscos , prepare a estratégia de mitigação e envolva todos na criação de um registro de alterações atualizado regularmente.
• Assumir a responsabilidade de acompanhar o progresso e garantir a entrega oportuna dos relatórios de status do projeto.

Hora de acender o fusível

Chegou o dia da sua exposição! Agora, como você tem tudo junto, a reunião em si deve ser apenas formalidades agradáveis. Com estes poucos passos, você definitivamente tirará o máximo proveito disso:

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1. Forneça uma agenda de reuniões com antecedência para permitir que todos os participantes revise todos os detalhes necessários do projeto e prepare-se para a reunião. Sublinhe os tópicos principais para os quais você precisa de alguma ação especial de alguém.
2. Faça anotações e depois compartilhe o resumo da reunião com sua equipe . Esta é a melhor das maneiras informais de dar um status oficial a tudo o que foi acordado durante a reunião. Além disso, se todos estiverem a bordo, você pode gravar a sessão e ter a possibilidade de voltar a ela no futuro.
3. Assegure-se de que uma execução adequada seja possível mais tarde, criando um envolvimento e interesse igualmente fortes em toda a equipe . É por isso que a reunião deve ser um diálogo, não uma transmissão. Tenha algumas ideias de fórmulas engajadas na manga, por exemplo: cada um se apresenta por conta própria (nome, função, como gosta de trabalhar no projeto). Pontos de bônus por alocar algum tempo para um quebra-gelo curto e perguntas e respostas.
4. Discuta os próximos passos . Provavelmente é assim que você encerra as reuniões diariamente, e é exatamente como deveria ser neste caso. Seria bom se os próximos passos também fossem incluídos no resumo da reunião inicial.

Conduza esta reunião de uma maneira que seja confortável para você, mas mantenha-se organizado e não perderá nada.

Lembre-se: jogue Capitão Óbvio

Mesmo que algumas coisas pareçam óbvias para você porque você as fazia de uma certa maneira em projetos anteriores, elas não precisam ser tão claras para seu cliente e para o resto da equipe . Explicar que a grama é verde parece redundante para você? Até que você venha trabalhar com uma pessoa daltônica, pode ser.

Dizer o óbvio em voz alta e escrevê-lo reduz o risco de qualquer discrepância na interpretação e garante que todos estejam indo exatamente na mesma direção.

O mesmo vale para coisas que podem afetar o projeto. Você não deve esconder nada aqui – a transparência é um dos ingredientes mais importantes de uma colaboração sincera e bem-sucedida . A confiança mútua é essencial para o bom funcionamento da equipe. É muito difícil de construir e muito fácil de perder.

Se você não tem certeza se algo vale a pena mencionar, isso significa que é. Adivinhação não tem lugar aqui, pois questões não ditas podem escalar nos momentos menos esperados. Como Gerente de Projetos, você provavelmente já conhece a Lei de Murphy…

Resumo

A reunião de kick-off é uma oportunidade para sincronizar juntos sobre como orientar o projeto para o sucesso. Com uma preparação adequada, você pode limitar as surpresas e evitar contratempos mais tarde. Boa sorte!

Precisa de ajuda para garantir que sua ideia de produto esteja indo na direção certa? Não hesite em contactar-nos!