O que é previsão no gerenciamento de projetos?

Se você já foi responsável por um projeto, provavelmente já sabe como pode ser estressante gerenciar um projeto do início ao fim. Além de garantir que cada etapa do projeto tenha financiamento e recursos suficientes, você também precisa evitar estouros e atrasos no orçamento – e isso pode mantê-lo à beira da incerteza até a conclusão do projeto.

No entanto, não precisa ser assim.

Se você quiser evitar sair do seu caminho para ver um projeto se concretizar, tudo o que você precisa fazer é fazer uma previsão de gerenciamento de projetos.

Mas, o que é uma previsão de gerenciamento de projetos e como exatamente ela funciona? Continue lendo porque estamos prestes a descobrir tudo o que você precisa saber sobre previsão no gerenciamento de projetos — desde seus elementos básicos até dicas cuidadosamente escolhidas para ajudá-lo a implementar a previsão de projeto com sucesso, independentemente da duração do seu projeto.

Nesta postagem do blog, você irá:

• Saiba mais sobre os fundamentos da previsão de projetos,
• Saiba mais sobre os elementos de previsão no gerenciamento de projetos e
• Descubra 7 dicas para ajudá-lo a realizar a previsão do seu projeto com sucesso.

O que é previsão de projeto?

Previsão em gerenciamento de projetos é o processo de fazer previsões sobre os possíveis resultados futuros de um projeto em andamento. Essas estimativas, no entanto, não são baseadas em cara ou coroa, mas devem ser fundamentadas em observação e análise cuidadosas dos dados atuais de um projeto em andamento.

Na verdade, a previsão do projeto deve começar quando 20% do projeto já estiver concluído, para que você tenha informações suficientes para fazer previsões com base nos dados coletados. Além disso, à medida que o projeto avança, às vezes você precisará atualizar sua previsão, especialmente se precisar responder com frequência a eventos inesperados.

Simplificando, se você deseja prever os resultados do projeto, precisará usar todas as informações e conhecimentos que possui depois de concluir cerca de um terço do projeto e fazer previsões sobre o ponto final do projeto.

Quais são os elementos mais importantes da previsão do projeto?

Antes de começar a fazer uma previsão de projeto, você precisará levar em consideração três elementos cruciais se quiser garantir que seu projeto seja executado da melhor maneira possível. Pense no seu projeto:

• Duração,
• Custo, e
• Qualidade.

Elemento #1: Duração do projeto

Antes mesmo de pensar em realizar um projeto, comece se perguntando:

Quanto tempo levará o projeto?

Se você deseja fazer uma previsão precisa do projeto, primeiro deve determinar quanto tempo precisará para todo o projeto. Em seguida, tente dividir seu projeto em tarefas, fases ou etapas menores, para que você possa estimar quanto tempo cada uma de suas tarefas levará.

Os gerentes de projeto frequentemente usam software de agendamento de projeto para ajudá-los a automatizar o processo de planejamento do projeto e melhorar a precisão da previsão. Esse tipo de ferramenta pode ajudá-lo ainda mais a rastrear o tempo de cada tarefa e ajudá-lo a coletar dados importantes – todos armazenados em um só lugar e podem ajudá-lo a fazer previsões futuras.

Elemento nº 2: Custo do projeto

Depois de determinar a duração aproximada do seu projeto, continue fazendo uma estimativa sobre os custos do seu projeto.

Embora criar a previsão de despesas mais precisa nem sempre seja a tarefa mais simples, acompanhar suas despesas pode simplificar significativamente esse processo e ajudá-lo a obter os números mais precisos para incluir em seus cálculos.

Como você provavelmente deseja que seu orçamento estimado seja o mais próximo possível do custo final de seu projeto, inclua os salários de seus funcionários e as ferramentas que eles usarão durante o projeto.

Elemento #3: Qualidade do Projeto

No momento em que você decide colocar um projeto em andamento, provavelmente deseja obter resultados de alta qualidade. No entanto, o desempenho de alta qualidade anda de mãos dadas com um orçamento maior.

Portanto, se seu orçamento for limitado, convém avaliar suas prioridades e decidir se está pronto para sacrificar a qualidade para poder concluir seu projeto sem que seus custos ultrapassem o teto.

Como você pode não conseguir pagar os funcionários mais qualificados ou comprar os materiais da mais alta qualidade com um orçamento apertado, pense em como os recursos limitados afetariam seu resultado final e inclua suas descobertas na previsão do projeto.

Além disso, lembre-se de que, se você decidir por um projeto de maior qualidade, essa escolha também pode afetar a duração do seu projeto, pois você precisará de mais tempo para encontrar e selecionar as pessoas mais qualificadas para o trabalho ou obter materiais de primeira linha. .

Um exemplo de previsão em gerenciamento de projetos

Suponha que você administre uma empresa de marketing e um cliente solicite que você crie uma estratégia de mídia social para ele. Após todas as informações serem coletadas e 20% do seu projeto concluído, você pode começar a fazer previsões do projeto.

Para uma previsão precisa do projeto, você precisará considerar:

• O tempo que cada etapa, tarefa e todo o projeto levará (incluindo tempo extra, se necessário ou se o cliente solicitar uma entrega urgente),
• O trabalho que será feito durante o projeto (incluindo desenvolver uma estratégia, decidir sobre o design, escrever conteúdo, agendar postagens em perfis e assim por diante) e
• Os funcionários que estarão envolvidos neste projeto do início ao fim e seus salários (isso inclui verificar se você precisará contratar funcionários adicionais ou se seus funcionários atuais são qualificados o suficiente, se você tem um plano de backup em caso de emergência , e assim por diante).

Por que a previsão no gerenciamento de projetos é importante?

A previsão no gerenciamento de projetos ajuda você com:

• Estimando resultados possíveis,
• Reduzir os riscos de execução de um projeto, e
• Aumentando as chances de sucesso do projeto.

Porém, nem sempre é fácil prever o resultado final de um projeto, principalmente no início quando não se tem todas as informações. Portanto, é fundamental identificar todos os resultados possíveis e determinar quais resultados você deseja alcançar. A previsão no gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a antecipar todos os resultados possíveis e determinar qual é o mais vantajoso para sua empresa.

Além disso, a previsão do projeto pode ajudá-lo a se preparar para todas as mudanças que podem ocorrer durante a execução do projeto, bem como calcular e reduzir os riscos. Ao diminuir os riscos, você ganha mais controle sobre seu projeto e aumenta suas chances de sucesso.

Como o gerenciamento de projetos gira em torno do uso de suas habilidades e conhecimentos para tomar decisões sábias para garantir o sucesso do projeto, a previsão do projeto é uma ferramenta útil para ajudá-lo a tomar decisões informadas com base nas previsões mais precisas possíveis. Portanto, ao fazer previsões precisas, você aumenta as chances de sucesso do seu projeto.

Além disso, as aprovações de projetos frequentemente dependem de resultados previstos — se o resultado for desfavorável, o projeto pode até ser rejeitado.

7 dicas para previsões bem-sucedidas no gerenciamento de projetos

A previsão no gerenciamento de projetos é um processo complexo, pois exige que você considere vários fatores, como:

• Tempo,
• Custo,
• Qualidade,
• Recursos,
• Pessoal, e assim por diante.

No entanto, para ajudá-lo a evitar se sentir sobrecarregado com muitas tarefas em seu prato, reunimos algumas dicas para ajudá-lo a garantir que sua previsão de gerenciamento de projetos funcione como um relógio.

Dica nº 1: crie várias previsões

Por mais precisa que seja uma previsão, sempre haverá o risco de eventos imprevisíveis alterarem o resultado final do seu projeto. Portanto, em vez de confiar em uma previsão de projeto e esperar pelo melhor, é muito melhor tentar fazer algumas previsões detalhadas. Você estará muito mais perto de prever o resultado real se incluir várias opiniões e possibilidades e criar várias previsões. Como diz o ditado: “Não coloque todos os ovos na mesma cesta”.

Dica #2: Seja organizado

Grandes habilidades organizacionais são uma das qualidades mais importantes que um gerente de projeto deve possuir. Acompanhar todas as etapas e estar familiarizado com as funções de cada membro da equipe é crucial para o gerenciamento eficaz do projeto, e é aí que o acompanhamento do progresso do projeto em cada etapa pode ser útil. Ao contar com uma ferramenta que pode te ajudar a ver quanto tempo sua equipe gasta em cada tarefa, você poderá obter quadros de horários que podem ser usados ​​para fazer previsões durante a execução do projeto.

Dica #3: Use ferramentas de previsão

Você pode aprender muito observando os dados do projeto e tirando conclusões deles. No entanto, para produzir as melhores previsões possíveis, tente implementar um software de gerenciamento de projetos como o Plaky em seu negócio, o que trará muitos benefícios ao seu projeto.

Com o Plaky você pode:

• Tenha os dados estatísticos mais precisos sobre o tempo gasto em cada tarefa,
• Obtenha todas as informações importantes de que você precisa para uma previsão precisa do projeto ao seu alcance,
• Ter uma visão geral clara de todas as atividades do projeto, como o andamento do projeto e prazos,
• Atribua tarefas aos funcionários para que todos saibam o que fazer,
• Organizar projetos em etapas ou tarefas,
• Deixe comentários e comentários,
• Seja notificado quando alguém lhe der uma tarefa, quando houver uma atualização ou alguém mencionar você,
• Tenha uma representação visual da linha do tempo do seu projeto e
• Ser capaz de fazer alterações em seus projetos de forma rápida e automática, para que você não perca tempo fazendo isso manualmente, etc.

Assim que você começar a usar o Plaky, notará como é mais fácil e rápido organizar os membros e as tarefas de sua equipe. Você terá uma visão geral clara de todo o projeto e de todas as suas tarefas, para que possa fazer previsões melhores sobre o resultado do projeto.

Dica nº 4: agende um tempo extra para as tarefas (por via das dúvidas)

Eventos imprevisíveis e atrasos no projeto podem ocorrer apesar de seus melhores esforços e das ferramentas de previsão e gerenciamento mais atualizadas. Você nunca sabe quando um funcionário pode ligar dizendo que está doente ou se levará mais tempo do que o esperado para concluir uma tarefa. É por isso que é sempre uma opção segura agendar um tempo adicional para cada tarefa.

Além disso, tente monitorar o progresso do seu projeto a cada passo do caminho. Se você perceber que algumas atividades ou tarefas demoram mais do que o esperado durante a execução de um projeto, você pode editá-las e adicionar o tempo necessário.

Para fazer previsões de projeto melhores durante a execução do seu projeto atual, você pode usar um aplicativo de rastreamento de tarefas que o ajuda a manter um registro de excessos de tempo para que você saiba exatamente qual tarefa requer mais tempo. Com isso, você pode usar isso como referência no futuro para estruturar melhor seus próximos projetos e garantir que você tenha menos excessos e atrasos.

Dica #5: Apresente claramente as previsões do seu projeto

Às vezes, nem todos os seus dados, funcionários qualificados ou previsões perfeitas podem ser suficientes para o sucesso do projeto. Depois que sua previsão for desenvolvida e documentada, você deve apresentá-la claramente aos membros de sua equipe para que todos estejam cientes de suas responsabilidades.

Para garantir que todas as fases e tarefas do projeto sejam apresentadas de maneira clara, você pode usar um software de agendamento de funcionários que permite que sua equipe tenha uma visão geral clara de todas as suas tarefas e atividades e saiba exatamente o que devem fazer para atingir um objetivo desejado. resultado do projeto.

Dica nº 6: Acompanhe o desempenho do seu projeto

Lembre-se de que a previsão do projeto é apenas uma previsão que pode mudar devido a fatores externos ou internos, portanto, você precisará acompanhar seu projeto em todas as etapas de sua execução.

Por exemplo, ao acompanhar seu desempenho, você pode perceber que está com o orçamento apertado. Saber sobre um déficit orçamentário pode ajudá-lo a fazer as mudanças necessárias e resolver o problema a tempo. Por exemplo, você pode redirecionar recursos de outras agências ou informar seu cliente sobre mudanças no preço. Consequentemente, suas previsões mudarão e você terá uma previsão mais precisa.

Além disso, acompanhar o desempenho do projeto garante que você notará mudanças inesperadas, potencialmente descobrirá como resolvê-las e comunicá-las adequadamente a seus clientes no prazo.

Dica nº 7: Revise cada projeto e verifique se as previsões estavam corretas

Depois de concluir um projeto, você deve revisar os resultados para ver se eles correspondem às suas previsões, pois o sucesso de um projeto pode ser medido pelo quanto ele corresponde às estimativas originais.

Por exemplo, se foram feitas alterações em termos de tempo ou custo, você pode incorporá-las em previsões futuras para projetos semelhantes. Compreender o que faltou nas previsões anteriores pode ajudá-lo a melhorar a previsão de projetos futuros.

Conclusão: Aumente suas chances de sucesso do projeto com a previsão do projeto

Como você provavelmente já percebeu, a previsão eficaz do projeto é o que diferencia um projeto bem executado de um projeto que deu errado.

Neste artigo, explicamos o que a previsão no gerenciamento de projetos requer. Também incluímos algumas dicas de previsão que você achará úteis se decidir começar a fazer previsões de projeto.

Ainda assim, tenha em mente que a previsão do projeto é um processo complexo e exige muita preparação e reflexão.

Você deve tentar agendar um tempo extra para as tarefas, acompanhar o desempenho do seu projeto e usar uma ferramenta de previsão para obter dados mais precisos.

Um bom resultado do projeto não pode ser garantido por uma previsão do projeto porque depende de muitos fatores, mas o levará um passo mais perto do sucesso.

️ A previsão no gerenciamento de projetos é um processo útil que permite que você mantenha o controle de seu projeto. Você tem alguma dica valiosa sobre como melhorar a previsão do projeto? Escreva para [email protected] para ter a chance de aparecer em um de nossos artigos futuros. Além disso, se você gostou deste artigo, compartilhe-o com alguém que você conhece e que o achará interessante.