Gerenciamento de custos do projeto: fundamentos, etapas e principais objetivos

Quando sua empresa assume um novo projeto, o sucesso ou o fracasso de seu trabalho depende da eficiência de seus esforços de gerenciamento de projetos - e o elemento mais importante de seus esforços de gerenciamento de projetos é lidar com os custos de gerenciamento de projetos .

Além do mais, a estimativa imprecisa do custo do projeto pode ser uma das principais razões pelas quais os projetos ultrapassam o orçamento ou falham totalmente.

Para poder concluir seu projeto com sucesso, você precisa controlar, analisar e prever os custos com mais precisão e evitar resultados ruins.

Para ajudá-lo a ficar dentro do orçamento do seu projeto, explicaremos o seguinte:

• A definição de gerenciamento de custos do projeto,
• Os principais objetivos do gerenciamento de custos do projeto,
• A maneira de calcular os custos de gerenciamento de projetos e
• As 4 etapas do gerenciamento de custos do projeto.

Também abordaremos algumas perguntas frequentes sobre gerenciamento de custos de projetos, portanto, continue conosco.

O que é gerenciamento de custos do projeto?

O gerenciamento dos custos do projeto é um processo que envolve a estimativa e alocação do orçamento do projeto e dos custos subsequentes, bem como o controle dos custos do projeto.

O gerenciamento de custos do projeto permite que você tenha uma visão clara da situação financeira do seu projeto. Ele ajuda os gerentes de projeto a prever despesas futuras e agir de acordo.

Alguns dos benefícios do gerenciamento de custos do projeto são:

• Redução de despesas,
• Maior eficiência e
• Rastreamento de progresso.

Termos importantes de gerenciamento de custos do projeto

Para facilitar o entendimento de alguns termos importantes relacionados ao gerenciamento de custos de projetos, vamos explicá-los com mais detalhes.

Nesta seção, explicaremos os seguintes termos:

• custos do projeto, e
• O orçamento do projeto.

O que são custos do projeto?

No geral, os custos do projeto são os fundos totais necessários para cobrir monetariamente e concluir uma transação comercial ou projeto de trabalho.

Os custos do projeto envolvem:

1. Custos diretos — Os custos diretos são aqueles diretamente envolvidos com o projeto e necessários para a conclusão do mesmo.
2. Custos indiretos – Os custos indiretos de um projeto são custos que não levam diretamente à conclusão do projeto, mas ainda são vitais para a empresa ou para o indivíduo que trabalha no referido projeto. Como tal, eles fazem parte dos custos individuais do projeto.

Os custos diretos incluem o custo de:

• Profissionais que trabalham no projeto — ou seja, funcionários da empresa ou contratados terceirizados e freelancers.
• Equipamento — ou seja, as ferramentas e máquinas que os funcionários, contratados ou freelancers usam para concluir o projeto.
• Materiais — ou seja, materiais físicos (que não são ferramentas ou máquinas) necessários para terminar o projeto.
• Tarefas de gerenciamento de projetos — ou seja, todas as tarefas destinadas a facilitar a conclusão do projeto antes de um determinado prazo e de acordo com requisitos específicos.
• Tarefas de engenharia (se necessário) — ou seja, todas as pesquisas, trabalhos de design e instalação de equipamentos feitos para concluir o projeto.
• Transporte (se houver) — ou seja, tarifas alfandegárias, entrega do produto acabado aos varejistas, etc.

Os custos indiretos incluem o custo de:

• Despesas operacionais indiretas — ou seja, aluguel do escritório, serviços públicos, seguros, equipamentos de escritório em geral e materiais.
• Salário anual desejado — ou seja, o lucro limpo que a empresa ou o indivíduo deseja obter, além do dinheiro necessário para cobrir as despesas gerais e outras despesas.

Lidar com os custos diretos e indiretos e mantê-los dentro do orçamento é essencial para o gerenciamento de custos do projeto sem problemas.

Qual é o orçamento do projeto?

O orçamento do projeto é o montante total de dinheiro planejado e alocado para a execução de um projeto dentro de um período de tempo específico (deadline).

O orçamento do projeto é baseado na estimativa de custo inicial do projeto e geralmente depende da eficácia do controle de custos do projeto. Existem 4 técnicas principais de gerenciamento de orçamento do projeto:

1. Incremental — Você acompanha o tempo em suas tarefas em um projeto e obtém uma compreensão do tempo real necessário para concluir essas tarefas no futuro.
2. Baseado em atividades — você calcula sua receita ideal , considera em quantos projetos precisa trabalhar durante o ano e seus preços para atingir essa receita e determina o orçamento de cada projeto individual calculando os custos desse projeto.
3. Proposta de valor — Você adiciona itens ao seu orçamento com base no valor que eles agregam ao seu projeto. Se um item/tarefa/profissional for importante para o projeto, ele será adicionado ao seu orçamento planejado.
4. Base zero — Essa técnica de gerenciamento de orçamento é semelhante à proposta de valor. A diferença (e a condição para que o item seja incluído no orçamento) é que o item deve ser justificado e comprovadamente útil para cada novo período de negócios e não apenas para um projeto. Todos os itens que são importantes para um novo período de negócios são aprovados para o orçamento.

Para saber mais sobre as melhores maneiras de gerenciar todos os custos relacionados ao orçamento de um projeto, dê uma olhada nessas técnicas de gerenciamento de custos orçamentários.

Técnicas de gerenciamento de custos orçamentários

Para garantir que você cumpra o orçamento (e corte os custos onde puder), você deve:

• Treine os funcionários para serem eficientes com seu tempo — Seguir as dicas certas de gerenciamento de tempo e aumentar as habilidades certas de gerenciamento de tempo ajudará sua equipe a ser mais eficiente em termos de tempo, o que, por sua vez, ajudará você a economizar custos.
• Faça uso da tecnologia mais recente — Além de uma ferramenta de gerenciamento de projetos, tente introduzir outras ferramentas de negócios para ajudar a automatizar o trabalho dos funcionários de maneira econômica.
• Terceirizar tarefas — Contratar um profissional respeitável de fora da empresa para lidar com uma parte do seu trabalho (trabalho relacionado ao negócio ou específico do projeto) ajudará você a reduzir custos.
• Reduza suas despesas gerais — O seguro é uma despesa indireta não negociável, mas existem algumas despesas gerais que você poderia trabalhar (e viver) sem. Os exemplos incluem um escritório elegante no centro da cidade para o seu trabalho freelance ou utilitários elegantes, mas menos úteis. Corte o que puder para aproveitar ao máximo seu orçamento.

A importância do gerenciamento de custos em projetos e as técnicas de gerenciamento de custos listadas são quase autoexplicativas - quando você pretende gerenciar seus custos para cumprir o orçamento definido do projeto, está essencialmente deixando o orçamento definido guiar suas decisões.

Se você não pretende gerenciar os custos do seu projeto, eles provavelmente sairão do controle e todo o seu projeto poderá desmoronar devido a um gerenciamento defeituoso.

Quais são os principais objetivos do gerenciamento de custos do projeto?

Os benefícios do gerenciamento adequado dos custos do projeto decorrem dos principais objetivos do gerenciamento de custos do projeto , que incluem:

• Com foco na entrega do projeto com base nos critérios de valor estabelecidos no início do projeto,
• Monitorar e documentar todas as transações, pagamentos e mudanças relacionadas ao projeto, e
• Esforçar-se para reduzir os custos gerais do negócio.

Em geral, o principal objetivo do gerenciamento adequado dos custos do projeto é ajudar os gerentes de projeto a concluir o projeto com sucesso, mas também reduzir despesas desnecessárias do projeto. Um projeto só pode ser realmente bem-sucedido se você acompanhar os custos e ficar dentro do orçamento do projeto.

Como calcular os custos de gerenciamento de projetos

Ao determinar as taxas de gerenciamento de projetos para seus principais projetos de instalações, a Northwestern University aderiu ao seguinte princípio - quanto maior o projeto, menor o custo de gerenciamento do projeto em comparação com o custo total do próprio projeto.

Para ver como eles calcularam suas despesas de gerenciamento de projetos de acordo com o tamanho de seus projetos, dê uma olhada na tabela abaixo.

À medida que os projetos ficam mais caros e maiores, os custos de gerenciamento de projetos diminuem gradualmente - de acordo com um sistema de taxa de gerenciamento de projetos graduados que eles usam.

Sua taxa é baseada no orçamento do projeto que foi determinado no início do próprio projeto, e também deve permanecer o mesmo durante toda a duração do referido projeto.

Em essência, seus custos de gerenciamento de projetos dependerão do tamanho do seu projeto, mas também dependerão do preço do software de gerenciamento de projetos que você escolher usar, que também deve ser incluído no orçamento.

Quais são as 4 etapas no gerenciamento de custos do projeto?

Para gerir os custos do seu projeto da melhor forma possível, siga estes 4 passos simples:

• Planejar os recursos,
• Estimar o custo,
• Determinar o orçamento de custos e
• Controle os custos.

Passo #1: Planeje os recursos

O planejamento de recursos inclui a revisão do escopo do projeto e, em seguida, a definição de recursos futuros — esses recursos são necessários para concluir o projeto. O escopo do projeto é um esboço do projeto que determina todos os aspectos do trabalho que precisa ser feito para concluir o projeto.

Os recursos para o projeto podem incluir:

• Pessoas necessárias para executar o projeto,
• Equipamentos e ferramentas, e
• O tempo necessário para cada tarefa.

Tudo o que permite que você conclua o projeto com sucesso é considerado um recurso.

Para criar um plano de recursos abrangente, você deve definir:

• Quantas pessoas serão necessárias para um projeto,
• Que tipo de experiência eles precisam possuir,
• Que tipo de equipamento será necessário e
• Quais são os cronogramas exatos para cada uma das atividades.

No entanto, independentemente do esforço que você coloca no planejamento de recursos, sempre há a possibilidade de surgirem alguns obstáculos inevitáveis. Caso isso aconteça, você precisa levar em conta a possibilidade de alguns recursos ficarem indisponíveis.

Também é importante rastrear a alocação de recursos. O rastreamento da alocação de recursos fornece aos gerentes de projeto uma visão geral clara do que precisa ser feito e os ajuda a facilitar a delegação de tarefas.

Assim que tivermos um inventário completo de todos os recursos de que precisamos, poderemos estimar os custos, como veremos no próximo passo.

Etapa 2: estimar o custo dos recursos

Assim que terminar de elaborar seu plano de recursos, você precisará estimar todos os custos dos recursos alocados anteriormente.

Determinar o custo de cada recurso e levar em consideração fatores variáveis ​​é vital para qualquer processo de tomada de decisão que envolva suprimentos, ferramentas e o orçamento geral do projeto.

Depois de reunir todas as informações de preços necessárias, você obterá um cálculo estimado de suas despesas.

Para garantir que você obteve os números mais precisos, você pode:

• Acompanhe o tempo e as despesas do seu projeto,
• Monitorar as atividades de todos os envolvidos no projeto e
• Veja para onde o dinheiro está indo em tempo real.

Para saber mais sobre o orçamento de custos, vamos direto ao terceiro passo.

Passo #3: Determinar o orçamento de custos

Determinar o orçamento de custos é o núcleo do gerenciamento de custos do projeto.

Simplificando, um orçamento de custos é uma soma de todos os custos necessários para todas as tarefas e marcos que o projeto visa cumprir. Conhecer seu orçamento de custos ajuda a gerenciar os custos reais em comparação com os estimados.

A determinação do orçamento de custos depende muito do cronograma do projeto. Além disso, estar ciente das durações e marcos das tarefas facilita o acompanhamento dos prazos do projeto.

Ter uma estratégia de orçamento de custos também permite que os gerentes de projeto façam estimativas de orçamento mais precisas para estágios futuros ou talvez até evitem estouros.

Passo #4: Controle os custos

Controlar seus custos significa ficar de olho em todos os custos à medida que o projeto avança e registrá-los.

Esse processo permite que você tome as devidas providências quando houver determinados ajustes, como alterações nos preços de materiais ou serviços. O controle de custos é importante porque ajuda a reduzir custos e garante que seu projeto permaneça lucrativo.

Para assumir o controle dos custos da melhor maneira possível, eis o que você deve fazer:

• Garantir que o projeto permaneça dentro do escopo,
• Colaborar com as partes interessadas,
• Siga o cronograma e gerencie seu tempo, e
• Usar software de gerenciamento de projetos.

Perguntas frequentes sobre gerenciamento de custos de projetos

Caso você ainda tenha dúvidas sobre gerenciamento de custos de projetos, vamos repassar algumas das perguntas mais frequentes e ver tudo o que você precisa saber sobre:

• Software de gerenciamento de projetos e
• Estimativa de custo do projeto.

Você precisa de um software de gerenciamento de projetos?

Um dos custos de projeto mais importantes no gerenciamento de projetos é o software de gerenciamento de projetos - e uma das questões de gerenciamento de projetos mais importantes gira em torno do custo do software de gerenciamento de projetos.

Obviamente, todo o propósito de usar o software de gerenciamento de projetos é acelerar o processo de gerenciamento de projetos e torná-lo mais:

• Preciso,
• Preciso, e
• Custo-beneficio.

Portanto, ao usar esse software, você basicamente economiza dinheiro a longo prazo.

Existem muitas ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis para planejamento de projetos, mas encontrar o software de gerenciamento de projetos certo que também seja fácil de usar pode simplificar o processo de acompanhamento do projeto.

Em uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Plaky, por exemplo, você pode:

• Colabore com os colegas de equipe,
• Mantenha todas as tarefas em um só lugar e
• Acompanhe o andamento dos seus projetos.

Embora você deva incluir o custo do software de gerenciamento de custos do projeto no planejamento do projeto, existem algumas outras opções, como o Plaky, onde você pode usar um grande número de recursos, e tudo de graça.

O que é estimativa de custo do projeto?

A estimativa de custo do projeto é o processo de prever:

• Custo,
• Quantidade, e
• Preço de todos os recursos que você precisa para terminar o projeto.

No entanto, considerando que a estimativa é feita antes da conclusão do projeto (o que significa que não pode contabilizar despesas e mudanças inesperadas), muitas vezes é incerta e serve apenas como ponto de partida para definir o orçamento do projeto e lidar com o gerenciamento de custos.

Ao estimar os custos do seu projeto, certifique-se de cobrir o seguinte:

• Seja preciso - tente não superestimar ou subestimar seus custos. Faça a estimativa em relação ao que você pretende realizar, seus recursos e período de tempo.
• Seja preciso — Embora seus consultores, funcionários e freelancers sejam essenciais para o sucesso do seu projeto, o elemento mais importante na estimativa do seu projeto é o tempo que você gastará nele. Portanto, é importante que você controle o tempo em todos os seus projetos. Desta forma, você obterá um número exato de horas para cada tipo de projeto, assim será mais fácil estimar o tempo necessário para terminar os projetos no futuro.
• Entenda os requisitos (e limitações) do projeto — Tenha cuidado para não subestimar o tempo, o número de membros da equipe e os recursos monetários necessários para concluir seu projeto.

Diferentes profissionais abordam a estimativa de projeto de várias maneiras, então vamos ver quais tipos de estimativas de custo você pode usar para gerenciar seu projeto.

Tipos de estimativas de custos em gerenciamento de projetos

Existem vários tipos eficazes de estimativas de custo no gerenciamento de projetos:

1. Opinião especializada — Esta estimativa é mais adequada para profissionais experientes, pois se baseia no conhecimento e na experiência anteriores do avaliador.
2. Custo da qualidade — Esta estimativa é baseada no dinheiro gasto para gerenciar possíveis falhas e prevenir a baixa qualidade do projeto. Ajuda-o a minimizar as perdas e a analisar onde pode poupar dinheiro.
3. Análise de licitação do fornecedor — Esta estimativa é usada principalmente em licitações de projetos públicos, pois exige que você analise sua concorrência e adivinhe suas propostas antes de fazer a sua própria.
4. Usando um software de estimativa de projeto — Essa estimativa depende de números fornecidos por um software de estimativa de projeto especializado.
5. Análise de reserva — Esta estimativa é usada para acomodar riscos potenciais do projeto e os recursos de reserva que precisam ser garantidos para acomodar tais riscos.
6. Estimativas de três pontos — Esta estimativa inclui a estimativa média da estimativa mais provável (A), uma estimativa otimista (B) e uma estimativa pessimista (C). Por exemplo: A = $ 60.000, B = $ 55.000, C = $ 80.000. De acordo com a fórmula (B + 4A + C)/6, a estimativa de três pontos para as estimativas de exemplo é de US$ 62.000.
7. Estimativa análoga — Esta estimativa é baseada em dados compilados de projetos similares anteriores. Geralmente é usado nos estágios iniciais de um novo projeto.
8. Estimativa paramétrica — Esta técnica é semelhante à técnica de estimativa análoga, com a diferença de que os dados históricos usados ​​são baseados na relação entre várias variáveis ​​do projeto.
9. Estimativa de baixo para cima — Essa estimativa é calculada comparando o projeto atual com os pacotes de trabalho que você já estabeleceu. Depois disso, você faz sua estimativa para o projeto atual.

Qual a melhor forma de estimar um projeto — exemplo

Mostraremos como estimar um projeto por meio do exemplo de estimativa de custo do projeto . Este exemplo leva em consideração:

• Os profissionais que trabalham no projeto,
• Suas taxas horárias,
• Os materiais que utilizam, bem como
• O tempo que eles precisam para terminar tarefas específicas.

Aqui está o que você precisa fazer se quiser estimar seu projeto:

1. Liste todos os profissionais,
2. Liste suas respectivas taxas horárias,
3. Liste todos os recursos físicos necessários, incluindo todos os equipamentos e materiais,
4. Faça uma estimativa do tempo que você precisará para terminar o projeto e
5. Calcule o preço final.

Agora você estimou que os membros de sua equipe gastarão 300 horas no total nas tarefas relacionadas ao projeto às quais foram designados — mais especificamente:

• Lisa Johnson (taxa horária: $ 45) gastará 30h na Tarefa 1
• John Bautista (taxa horária: $ 45) gastará 70h na Tarefa 2
• Katie Stark (taxa horária: $ 50) gastará 50 horas na Tarefa 3
• Austin White (taxa horária: $ 40) gastará 120h na Tarefa 4
• Thomas Clark (taxa horária: $ 50) gastará 30h na Tarefa 5

Aqui está a fórmula para o total de 300 horas estimadas:

Taxa horária x tempo de trabalho (para cada funcionário)

Veja como fica a equação:

$ 45 x 30 + $ 45 x 70 + $ 50 x 50 + $ 40 x 120 + $ 50 x 30 = $ 13.300

Como mencionamos, além de incluir seus funcionários, você também precisa levar em consideração os custos limpos de seus materiais e equipamentos. Quando se trata de materiais, você terá que incluir o número de unidades, mas também o preço por unidade.

Além disso, ao comparar seu orçamento planejado com suas despesas reais, você verá a diferença entre os dois.

Por fim, se você acompanhar seu progresso, poderá alterar sua programação para permitir mais tempo para determinadas tarefas e acompanhar quando o orçamento planejado está prestes a atingir o limite.

Conclusão: Para um projeto bem-sucedido, o gerenciamento adequado dos custos do projeto é obrigatório!

No final, seu tempo, recursos e despesas estimados são os que governam seu orçamento.

Seu orçamento e tamanho do projeto, por outro lado, determinam seus custos de gerenciamento de projetos e o custo de seu software de gerenciamento de projetos.

Considerando tudo, suas decisões relacionadas ao projeto devem ser regidas pelo orçamento estimado do projeto.

Se os custos gerais do projeto não excederem o orçamento, você poderá concluir que o gerenciamento de custos do projeto foi bem-sucedido.

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