O guia definitivo para contabilidade de projetos: definição, importância e dicas

A contabilidade do projeto é um aspecto extremamente valioso do gerenciamento de projetos. Ele ajuda os empresários e gerentes de projeto a:

• Plano,
• Controle, e
• Avalie os aspectos financeiros de cada projeto.

Acompanhar as finanças é crucial para o sucesso de qualquer projeto, e é por isso que aprender mais sobre contabilidade de projetos é essencial!

Nesta postagem do blog, abordaremos as informações de contabilidade do projeto que todo gerente de projeto deve saber, incluindo:

• O que é contabilidade de projetos,
• Quais são seus benefícios,
• Fases de contabilidade do projeto,
• Dicas sobre contabilidade de projeto bem-sucedida e
• Como encontrar um bom software de contabilidade de projetos.

O que é contabilidade de projetos?

A contabilidade do projeto é um processo que envolve o acompanhamento das finanças de um projeto e o uso dessas informações para gerenciá-lo com eficiência. Simplificando, é uma forma especial de contabilidade usada para acompanhar o andamento financeiro de um determinado projeto.

Projetos ainda mais curtos têm várias fases e podem ser bastante complexos. Assim, pode ser difícil acompanhar todas as mudanças e despesas associadas a elas. Felizmente, a contabilidade do projeto existe para manter as coisas muito mais organizadas.

A contabilidade do projeto registra todos os custos associados a um projeto específico. Esses custos incluem:

• Materiais,
• Trabalho, e
• Todas as outras despesas que podem advir disso.

As informações coletadas da contabilidade são usadas para garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento.

Além do mais, a contabilidade do projeto é extremamente valiosa quando se trata de estimar despesas para projetos futuros. Ele permite que proprietários de negócios e gerentes de projeto gerem facilmente relatórios e façam previsões, além de manter as partes interessadas relevantes informadas.

A contabilidade do projeto geralmente consiste em:

• Criação de um sistema de contabilidade para um projeto,
• Especificar os principais indicadores de desempenho (KPIs),
• Acompanhando cada transação,
• Gerenciar informações sobre recursos, desde materiais e equipamentos disponíveis até o tempo gasto,
• Atualizar as informações de custo regularmente e
• Previsão com base nas informações recebidas.

Quem usa a contabilidade de projetos?

Qualquer pessoa com conhecimento sobre as finanças de um projeto pode se beneficiar da contabilidade do projeto. Os usuários mais frequentes da contabilidade de projetos são:

• Gerentes de projeto,
• Contadores, e
• Empresários.

O sistema pode ser útil em qualquer tipo de projeto em que custos e receitas, orçamento e marcos devem ser rastreados. É por isso que as indústrias em que a contabilidade de projetos é essencial são:

• Construção,
• Engenharia,
• Fabricação,
• Isso e
• Consultando.

Qual é um exemplo de contabilidade de projeto no setor de TI?

A contabilidade do projeto pode ser usada para qualquer projeto que você possa imaginar na indústria de TI.

Digamos que uma determinada empresa de TI esteja usando contabilidade de projeto para um projeto de desenvolvimento de software para um novo aplicativo.

O gerente deste projeto usaria a contabilidade do projeto para:

• Acompanhe o orçamento do projeto,
• Monitorar custos e receitas,
• Registre as despesas de contratação de desenvolvedores,
• Comprar licenças de software,
• Alugar espaço de escritório, bem como
• Monitore a receita da venda do aplicativo finalizado.

Para facilitar esse processo, um gerente de projeto ou um contador pode usar um rastreador de tempo do projeto para criar uma lista das tarefas necessárias para concluir o projeto. Em seguida, eles poderiam associar os custos a cada tarefa, pois isso lhes daria uma visão financeira clara do projeto completo.

Ter uma visão clara das finanças ajuda os gerentes de projeto a garantir que o projeto permaneça dentro do orçamento.

Além disso, a contabilidade permitiria que eles determinassem se os gerentes de projeto deveriam fazer algum ajuste financeiro no plano para manter o projeto nos trilhos. Isso pode envolver encontrar maneiras de aumentar a receita para compensar qualquer excesso no orçamento ou negociar a redução dos custos de desenvolvimento.

Diferenciando entre os tipos comuns de contabilidade

Se você está se familiarizando com o termo “contabilidade de projetos”, pode começar a confundi-lo com outros termos semelhantes. Vamos detalhar os tipos mais populares de contabilidade e como eles são diferentes da contabilidade de projetos.

Contabilidade de projeto versus contabilidade regular

A contabilidade de projetos é uma forma especializada de contabilidade regular.

A contabilidade regular refere-se às questões financeiras gerais de uma empresa. Normalmente, envolve o rastreamento das receitas e despesas do negócio como um todo. Por outro lado, a contabilidade do projeto concentra-se nos aspectos financeiros de um projeto específico e envolve o rastreamento dos custos e receitas associados a esse projeto.

Outra diferença fundamental entre a contabilidade do projeto e a contabilidade regular é o nível de detalhe. A contabilidade do projeto geralmente envolve o rastreamento de custos em um nível muito granular, como o rastreamento do custo de materiais individuais ou horas de trabalho.

A contabilidade regular, por outro lado, geralmente envolve o rastreamento de despesas e receitas em um nível mais alto, que inclui o custo geral de um departamento ou unidade de negócios.

Contabilidade de projetos versus contabilidade gerencial

A principal diferença entre a contabilidade de projetos e a contabilidade gerencial é o foco das duas disciplinas.

A contabilidade do projeto concentra-se nos aspectos financeiros de um projeto específico e envolve o rastreamento dos custos e receitas associados a esse projeto.

Pelo contrário, a contabilidade gerencial está focada em fornecer informações que os gerentes podem usar para tomar decisões informadas sobre as operações de uma empresa. Normalmente, envolve a análise de dados financeiros em um nível superior, como o acompanhamento do desempenho geral de uma unidade de negócios ou departamento.

Contabilidade de projetos versus contabilidade de custos

A contabilidade de custos é um tipo de contabilidade que determina o custo associado a um serviço ou ao processo de fabricação de um produto, examinando todas as despesas na cadeia de suprimentos. Então, não está ligado a um projeto específico, mas pode estar.

Com base nessa definição, podemos deduzir que a contabilidade de projetos é uma forma de contabilidade de custos. Assim, você pode olhar para a contabilidade de custos como um termo mais amplo que envolve despesas fora do escopo da contabilidade do projeto.

Principais benefícios da contabilidade de projetos

A contabilidade do projeto é uma ferramenta valiosa que pode ajudar os gerentes de projeto e proprietários de empresas a gerenciar seus projetos com mais eficiência e tomar melhores decisões. Aqui estão as principais razões pelas quais você deve usar a contabilidade do projeto para o seu próximo projeto.

Benefício nº 1: a contabilidade do projeto permite controlar os custos do projeto

Contabilidade e gerenciamento de projetos andam de mãos dadas! Ao trabalhar em um projeto, você pode usar a contabilidade do projeto para obter informações precisas e atualizadas sobre o status financeiro do projeto em andamento.

Além disso, você pode usar a contabilidade do projeto para examinar o andamento de um projeto em cada fase. Os gerentes de projeto podem usar as informações resultantes para identificar possíveis economias de custo e fazer ajustes no orçamento do projeto em qualquer lugar.

Além disso, a possibilidade de atrasos e o que isso significa para as despesas finais de um projeto é mais fácil de entender e gerenciar com uma contabilidade minuciosa do projeto.

Benefício nº 2: a contabilidade do projeto informa sobre possíveis despesas e ajuda você a se preparar para projetos futuros

A contabilidade do projeto fornece aos gerentes de projeto as informações financeiras de que precisam para tomar decisões informadas sobre seus projetos. Em seguida, os gerentes de projeto podem avaliar a viabilidade de diferentes opções de projeto e determinar o melhor curso de ação.

Além do mais, os benefícios da contabilidade do projeto não terminam quando o projeto é concluído. A previsão é um aspecto essencial de todos os negócios e é importante para prever despesas futuras, bem como a duração de projetos semelhantes no futuro. Com a contabilidade do projeto, os dados financeiros de um projeto podem ser usados ​​como referência para projetos semelhantes no futuro.

Benefício nº 3: a contabilidade do projeto ajuda você a criar relatórios detalhados do projeto

Com uma imagem financeira clara de um projeto, os gerentes de projeto podem facilmente criar relatórios e atualizar suas partes interessadas sobre o andamento.

Além disso, os dados contábeis do projeto contêm informações cruciais que devem ser incluídas no relatório final do projeto para:

• Investidores,
• Gerenciamento e
• Acionistas.

A contabilidade do projeto facilita muito a criação de relatórios finais do projeto, pois todos os dados já estão registrados e rastreados!

4 fases essenciais da contabilidade do projeto

O número de fases pelas quais o processo de contabilidade do projeto passará depende do gerente do projeto ou do departamento de contabilidade. Ainda assim, existem quatro fases na contabilidade do projeto que são essenciais para uma visão financeira completa de um projeto específico:

• Planejamento e orçamento,
• Rastreamento e monitoramento,
• Relatórios, e
• Fechando.

Explicaremos cada fase em detalhes nas linhas a seguir.

Fase 1: Planejamento e orçamento

A fase de planejamento e orçamento começa antes do início do projeto. Esta fase representa uma etapa crucial para o sucesso da contabilidade do projeto, pois antecipa os custos potenciais e estabelece marcos que devem ser cumpridos.

A fase de planejamento e orçamento consiste em estimar todos os custos que um projeto suportará, incluindo:

• Trabalho,
• Horas,
• Equipamento,
• Transporte,
• Materiais, e
• A sobrecarga.

Além disso, os gerentes de projeto elaboram um cronograma para um projeto e descrevem todas as tarefas que devem ser concluídas para que o projeto seja bem-sucedido.

Fase #2: Rastreamento e monitoramento

Uma vez iniciado o projeto, o progresso e o orçamento do projeto devem ser monitorados de perto.

Nesta fase, ter um software de contabilidade de projetos ou contratar um contador de projetos é crucial para o sucesso do projeto. Isso porque a contabilidade do projeto envolve a comparação regular das receitas e custos reais com o orçamento estimado. Ao monitorar regularmente a situação dos custos, os gerentes de projeto podem fazer ajustes ou solicitar um aumento no orçamento sem atrasos.

Um bom software de gerenciamento de projetos, como o Clockify, permite monitorar facilmente o andamento do projeto. Você pode registrar todas as tarefas, sua duração, bem como todos os custos associados a elas.

Em seguida, você também pode comparar o tempo rastreado e o tempo estimado para projetos e tarefas.

Por exemplo, na captura de tela acima, podemos ver que o tempo estimado para a tarefa de desenvolvimento foi maior do que o tempo rastreado.

Fase #3: Relatórios

A contabilidade do projeto facilita muito a criação de relatórios do projeto, pois eles acompanham todas as despesas menores e maiores pelas quais um projeto deve passar. Os gerentes de projeto podem usar os dados coletados da contabilidade do projeto para criar relatórios e apresentá-los às partes interessadas e investidores.

Um grande aspecto da contabilidade do projeto é que ela é realizada enquanto o projeto está em andamento. Assim, os gerentes de projeto podem atualizar regularmente todas as partes interessadas envolvidas e fornecer relatórios durante cada estágio do projeto.

Fase #4: Encerramento

Nesta fase final, os gerentes de projeto completam os registros financeiros do projeto e encerram quaisquer contas pendentes.

Isso pode envolver a reconciliação dos registros financeiros do projeto com o sistema contábil principal da organização ou o preenchimento de quaisquer formulários de conformidade ou impostos necessários. Após o encerramento do projeto, os registros contábeis do projeto podem ser arquivados para referência futura.

4 dicas importantes para uma contabilidade de projeto bem-sucedida

Ter um contador de projetos ou investir em software de contabilidade não fará muito por você, a menos que você garanta que cobriu todos os fundamentos para um acompanhamento de projeto bem-sucedido. Aqui estão algumas dicas que irão ajudá-lo a aproveitar ao máximo as habilidades ou ferramentas de contabilidade do projeto que você tem disponível!

Dica #1: Defina o orçamento para o projeto

Segundo pesquisas, quase 30% das organizações apontam a má gestão de recursos como um grande desafio para o sucesso de seus projetos. O gerenciamento de recursos refere-se ao uso dos recursos disponíveis, como tempo, equipamentos, pessoas e fundos, da maneira mais eficaz. Os gerentes de projeto devem sempre estabelecer um orçamento que descreva o que pode ser feito com os recursos de que dispõe.

Ao delinear seus custos e receitas esperados desde o início, você terá uma referência clara com a qual poderá medir suas despesas e receitas reais à medida que o projeto avança. Dessa forma, você poderá rastrear facilmente quaisquer alterações nos custos, bem como monitorar o andamento de um projeto usando a contabilidade do projeto.

Além disso, você estará mais bem equipado para lidar com despesas inesperadas e mudanças no plano do seu projeto.

Você pode começar fazendo uma lista de todas as despesas esperadas, como:

• Materiais,
• Trabalho, e
• Custos fixos.

Não se esqueça de incluir algum espaço de manobra para explicar o inesperado. Depois de ter uma visão completa de seus custos e receitas projetados, você poderá utilizar a contabilidade do projeto ao máximo.

Dica nº 2: Acompanhe cuidadosamente os custos

Não se esqueça de ficar de olho em seus custos e receitas reais à medida que avança. Ao rastrear essas métricas com precisão, você poderá identificar possíveis problemas ou áreas de melhoria e fazer ajustes em seu projeto conforme necessário.

Ao rastrear os custos do projeto, você também terá mais chances de ficar dentro do orçamento. Além do mais, você pode detectar qualquer gasto excessivo antes que se torne um grande problema.

Você deve sempre manter registros detalhados de todas as suas despesas e receitas, bem como as horas dos funcionários. Essas despesas podem incluir recibos, faturas e outros documentos que mostram quanto você está gastando e ganhando. Certifique-se de atualizar seus registros regularmente e compará-los com seu orçamento original para ver como você está indo.

Dica #3: Crie relatórios financeiros regularmente

Ter relatórios financeiros regulares é essencial para todos os gerentes de projeto. Os relatórios contêm informações detalhadas sobre a situação financeira do seu projeto. Eles o ajudarão a se comunicar com as partes interessadas, como investidores ou gerência executiva.

O primeiro passo para criar um bom relatório financeiro é reunir todos os dados financeiros relevantes, como recibos, faturas e outros documentos que mostrem quanto você está gastando e ganhando. Em seguida, você deve organizar esses dados em um relatório claro e conciso que apresente as informações mais importantes em um formato fácil de entender.

Um relatório contábil de projeto bem-sucedido deve incluir:

• Um resumo,
• Indicadores Chave de Performance,
• Gráficos e tabelas para facilitar o entendimento,
• Interpretação de dados,
• Objetivos alcançados e
• Projeções.

Além disso, ao ter todas as informações relevantes sobre as finanças do projeto em um só lugar, você poderá ver facilmente se está no caminho certo para atingir suas metas financeiras. Você também verá como suas despesas e receitas estão realmente se saindo. Assim, você estará mais bem equipado para identificar áreas em que pode economizar tempo, dinheiro ou recursos. Isso pode ajudá-lo a otimizar seu projeto e torná-lo mais eficiente em geral.

Dica #4: Identifique possíveis problemas e corrija-os

A contabilidade do projeto permite que você tenha uma visão clara de todo o escopo das questões financeiras do seu projeto. Mas não adiantará muito se você não estiver pronto para revisar as finanças regularmente e mudar qualquer coisa que possa ser melhorada.

Além disso, caso você detecte algum problema em potencial com seu projeto, é crucial agir imediatamente. Isso pode significar ajustar o cronograma do projeto, alterar o escopo do projeto ou implementar outras estratégias para manter as coisas fluindo sem problemas.

Ao abordar possíveis problemas desde o início, você pode evitar grandes contratempos e garantir que seu projeto permaneça no caminho certo. Além disso, você pode usar as lições deste projeto para qualquer projeto semelhante no futuro. Por isso, acompanhar atentamente as finanças e identificar os problemas que você pode corrigir pode fazer toda a diferença para o sucesso do seu projeto!

Como encontrar um bom software de contabilidade de projetos

Espero que agora você entenda o quão importante é a contabilidade do projeto. Investir em um bom software de contabilidade de projetos pode tornar a contabilidade de projetos muito mais fácil e com certeza economizará muito tempo a longo prazo.

Mas, com tantas opções de software diferentes disponíveis, pode ser difícil saber por onde começar. É por isso que é importante reservar um tempo para pesquisar suas opções e comparar os recursos e capacidades de cada programa. Ao fazer sua lição de casa, você poderá encontrar o software de contabilidade de projetos perfeito para o seu negócio!

Aqui estão nossas dicas para ajudá-lo a fazer uma escolha perfeita.

Dica nº 1: Identifique as necessidades de contabilidade do seu projeto

Antes de começar a procurar por software, reserve um tempo para pensar sobre o que você precisa de um sistema de contabilidade de projetos. Concentrando-se em um software adaptado às suas necessidades, você poderá evitar gastar tempo e dinheiro em sistemas que não atendem aos seus requisitos. Então, como você descobre o que precisa de um sistema de contabilidade de projeto?

Você pode começar fazendo uma lista de seus requisitos específicos, como:

• Os tipos de tarefas que você precisa acompanhar, como design, desenvolvimento e marketing,
• O número de usuários que precisarão de acesso ao sistema e
• Quaisquer outros recursos necessários, como controle de horas, horas faturáveis, capacidade de gerenciar vários projetos, faturamento, etc.

Em seguida, você pode restringir suas opções e se concentrar em um software adaptado às suas necessidades específicas.

Dica nº 2: faça uma pesquisa sobre a qualidade dos recursos

Depois de determinar quais recursos você precisa de um software de gerenciamento de projetos para contadores, gerentes de projetos e proprietários de empresas, é hora de examinar a qualidade desses recursos. Felizmente, a internet oferece muitas maneiras de garantir que você faça a escolha certa.

Você pode percorrer as opções populares e criar uma lista daquelas com os recursos de que precisa. Em seguida, você deve explorar como esses recursos realmente funcionam. Você pode ler avaliações, pedir recomendações de outras empresas e até fazer testes gratuitos para ver como o software funciona na prática.

Dica #3: Dê uma olhada na interface

O software de contabilidade de projetos é uma ferramenta avançada projetada para tarefas complexas. Mas isso não significa que você precisa ser um especialista em contabilidade de renome mundial para poder usá-lo!

Portanto, você deve procurar um software que tenha uma interface amigável. Avaliações, recomendações e versões de teste existem para ajudá-lo a encontrar um programa fácil de usar com ótimos recursos.

Dica #4: Considere o preço

O software de gerenciamento de contabilidade de projetos pode ser caro. Portanto, você quer ter certeza de que está obtendo um bom valor pelo seu dinheiro. É por isso que você deve procurar um programa que ofereça um bom equilíbrio de recursos e não o faça ultrapassar o orçamento.

Conclusão: A contabilidade do projeto é uma ferramenta essencial para um projeto de sucesso

A importância que você dá à contabilidade do projeto pode fazer ou quebrar um projeto! Por isso é importante que você entenda o que é contabilidade de projetos e como aproveitá-la ao máximo.

Neste artigo, você aprendeu mais sobre contabilidade de projetos e seus muitos usos.

Além disso, você já conhece todos os benefícios que ele oferece, como controle de custos e preparação para projetos futuros, além das etapas de contabilidade do projeto essenciais para um projeto de sucesso.

Além do mais, você sempre pode contar com o software de contabilidade do projeto para tornar o processo de rastreamento de seus custos muito mais fácil! Você deve usar as dicas deste artigo para encontrar a melhor opção no mercado. Por exemplo, dedicar algum tempo para pesquisar e analisar recursos e preços que atendam às suas necessidades ajudará bastante nesse processo.

Esperamos que esta postagem do blog ajude você a ficar de olho em seus projetos e aproveitar ao máximo a contabilidade do projeto.

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