Exemplos e dicas de feedback profissional

O termo “feedback” é amplamente utilizado nos negócios e é frequentemente solicitado e fornecido tanto a clientes quanto a funcionários . Está entre os recursos mais valiosos para melhorar o desempenho, a qualidade do trabalho e promover a satisfação geral dentro de uma empresa. O feedback não se limita a assuntos relativos às atividades comerciais da organização; também abrange os sentimentos dos indivíduos sobre a empresa.

Em um ambiente organizacional, o feedback pode originar-se e ser buscado por líderes de equipe, bem como por outros profissionais. Pode ocorrer a nível pessoal, entre um pequeno grupo de indivíduos, ou numa escala maior, como parte de uma estratégia de negócios que envolve inúmeras partes interessadas. Na verdade, muitas organizações procuram e oferecem regularmente feedback aos seus diversos profissionais para avaliar a trajetória da organização e melhorar diversas facetas.

Seja você um profissional que deseja dar ou receber feedback a um colega ou líder de equipe, ou uma empresa que deseja aplicá-lo a toda a sua equipe ou clientes, abaixo estão 9 dicas que o ajudarão a dar e receber feedback construtivo e melhorar o seu negócio.

Dar e receber feedback: as 9 regras de ouro

As 9 regras a seguir foram extraídas do livro esclarecedor "Smart Feedback", de Jane e Rosa Rodriguez del Tronco e Noemi Vico Garcia.

1. Descreva os fatos

Ao oferecer feedback, ele será mais construtivo e melhor recebido se você se abster de avaliações pessoais e se concentrar apenas em fornecer informações objetivas . Portanto, é benéfico enfatizar os fatos.

Por exemplo, em vez de dizer “você não é muito meticuloso quando se trata de fazer o seu trabalho”, é mais eficaz dizer “Encontrei vários erros no seu trabalho”.

A distinção entre fato e opinião é que esta última é uma interpretação de um fato que pode ser subjetiva, enquanto a primeira pode ser verificada e fundamentada .

Apresentar uma opinião muitas vezes leva a mais conflitos e resistência. Por outro lado, é mais difícil contestar a realidade quando são apresentados factos verificáveis, o que torna os dados objectivos mais facilmente aceites .

2. Seja conciso

O feedback que você dá a uma pessoa deve ser específico, o que significa que não deve deixar espaço para interpretação ou a possibilidade de a outra pessoa entender algo diferente do que você realmente quer dizer.

É verdade que somos responsáveis ​​pelas nossas palavras e não pela forma como as pessoas as interpretam . No entanto, podemos fazer um esforço para garantir que a nossa mensagem seja compreendida da forma mais clara possível.

Ser conciso serve não apenas para garantir uma compreensão clara, mas também para evitar interpretações erradas ou exageros do feedback fornecido.

É crucial evitar falar em termos gerais ou usar adjetivos excessivamente amplos. Por exemplo, em vez de dizer “você precisa melhorar suas habilidades de falar em público”, é mais eficaz especificar áreas acionáveis ​​para melhorias, como “ao falar em público, concentre-se em se movimentar pelo palco, articular-se claramente e manter contato visual com o público”. público em vez de ler notas ou slides."

Além disso, ao fornecer feedback negativo, é benéfico começar com uma nota positiva para encorajar o indivíduo e promover a receptividade aos pontos menos positivos .

Além disso, o feedback negativo é melhor entregue em um ambiente privado para evitar causar constrangimento ou desconforto ao destinatário.

3. Seja direto

Para garantir uma compreensão clara, é vital comunicar a mensagem diretamente, sem elaborações desnecessárias. Seja conciso e evite rodeios , pois isso pode diluir a importância e o impacto do feedback central.

Esforce-se para focar sua crítica construtiva em não mais do que dois ou três aspectos-chave , demonstrando seletividade. Apresentar demasiada informação de uma só vez pode sobrecarregar o destinatário e prejudicar a sua capacidade de processar eficazmente o feedback.

Também é benéfico dedicar um tempo exclusivamente para fornecer feedback, em vez de incorporá-lo em outras discussões. Esta abordagem permite uma atenção focada no feedback e aumenta a sua eficácia.

4. Faça isso em tempo hábil

Não adianta fazer críticas construtivas tarde demais, quando a outra pessoa não pode mais fazer nada para melhorar ou quando os detalhes e a perspectiva do que foi feito foram esquecidos.

Quanto mais próximo o feedback estiver do assunto que você deseja discutir, melhor . O ideal é fazê-lo em até 24 horas para que tenha o maior efeito possível, pois a pessoa terá a experiência fresca na mente e ficará mais motivada para abordá-la.

Além disso, é melhor não falar em nome de terceiros; é sempre preferível falar na primeira pessoa e sobre o comportamento que você mesmo observou . Caso contrário, a outra pessoa pode se sentir desconfortável sabendo que você está falando dela pelas costas.

5. Forneça sugestões e perguntas

O feedback deve permanecer aberto à discussão e aos desafios. Depois de entregar o feedback, é crucial incentivar o destinatário a compartilhar sua perspectiva e fazer quaisquer perguntas que possa ter . Seu próprio ponto de vista pode evoluir após dialogar com eles.

Além disso, durante o processo de feedback, é importante fazer perguntas que estimulem a reflexão, como “você concorda com minha avaliação?” ou "o que você acha deste assunto?"

Além disso, é aconselhável evitar ser excessivamente assertivo ou absoluto em suas declarações de feedback e soluções sugeridas.

6. Mantenha uma atitude aberta

Passando ao recebimento de feedback, o essencial é deixar de lado o ego e abordá-lo com uma disposição genuína para ouvir perspectivas que podem ser diferentes das suas , além de estar aberto à possibilidade de mudança.

Este aspecto é fundamental para que a crítica construtiva produza resultados. Independentemente da eficácia com que o feedback é comunicado ou compreendido, se o destinatário não for receptivo à mudança ou não estiver disposto a reconhecer a realidade, o progresso torna-se um desafio.

Isto sublinha o facto de que o feedback é uma troca mútua, exigindo a participação activa tanto de quem dá como de quem recebe .

7. Trabalhe a autoconfiança

Ao receber críticas construtivas, é muito útil ser compassivo consigo mesmo e internalizar que não somos perfeitos e que podemos cometer erros. Devemos aceitar críticas construtivas pelo que são, um comentário que pretende ser construtivo e não um ataque pessoal.

O erro pode ser igual ao aprendizado, e a crítica não define quem você é ; é apenas um comentário sobre como você executou uma tarefa específica.

Por exemplo, se lhe disserem “você se esqueceu de me contar sobre esta mensagem de um cliente”, você não deve interpretar como “você é uma pessoa muito esquecida”.

Este princípio se aplica não apenas ao feedback negativo, mas também ao feedback positivo. Ao receber feedback positivo, é natural sentir orgulho, mas é essencial manter a humildade.

Em essência, seja recebendo feedback negativo ou positivo, é crucial não levar isso para o lado pessoal. O feedback negativo não deve ser internalizado como um reflexo do seu valor, e o feedback positivo não deve inflar o seu ego a ponto de se sentir superior aos outros. Em vez disso, é vital ter uma compreensão clara de si mesmo e não depender apenas de avaliações externas para validação.

8. Gerencie suas emoções

Intimamente relacionado ao ponto anterior, algo que também o ajudará a aceitar melhor as críticas construtivas é aprender a administrar suas emoções.

Ao receber feedback negativo, é natural sentir desconforto, tristeza ou desânimo. Em vez de tentar suprimir essas emoções, é importante reconhecê-las, compreender sua origem e reservar tempo para processá-las . Este período de reflexão pode fornecer informações valiosas sobre si mesmo e ajudar a aliviar a tensão.

Ao enfrentar críticas construtivas pessoalmente, uma estratégia útil é praticar a respiração lenta e profunda e contar até 5 ou 10 antes de responder . Esta breve pausa permite uma resposta composta e ponderada. Quando estiver sozinho, aproveite a oportunidade para analisar melhor sua resposta emocional e suas causas subjacentes.

Da mesma forma, o feedback positivo também pode evocar emoções fortes. É benéfico abordar esses sentimentos com a mesma atenção, sem suprimi-los nem permitir que eles o dominem.

Trata-se de encontrar um equilíbrio – não sufocar as emoções, mas também não permitir que elas dominem os seus pensamentos e ações.

9. Desenvolva resiliência

A resiliência, a capacidade de adaptação e superação de desafios, varia entre os indivíduos , mas pode ser cultivada e é inestimável ao receber críticas construtivas.

Aqueles com resiliência tendem a mudar seu foco do problema para soluções potenciais , extraindo mais pontos positivos do que negativos do feedback. Em última análise, a resiliência envolve uma mudança de perspectiva, vendo-se como um agente ativo capaz de moldar a sua realidade.

Aceitar a adversidade como uma parte natural da vida, reconhecer as limitações pessoais, procurar ajuda quando necessário, abster-se de receber feedback pessoalmente e aperfeiçoar as capacidades de escuta ativa são fatores que contribuem para o desenvolvimento da resiliência. Estas práticas encorajam uma resposta proactiva em vez de passiva à adversidade.