Como controlar o tempo pode torná-lo mais produtivo enquanto trabalha em casa

Ao trabalhar em casa, você pode aproveitar os privilégios desse ambiente de trabalho, como não se deslocar, ter a chance de dormir um pouco mais ou fazer uma refeição caseira para o almoço.

No entanto, existem alguns desafios do trabalho remoto, como lidar com distrações em casa, falta de rotina ou ser menos produtivo do que em um escritório. Como você já sabe, quando você é ineficiente, costuma passar mais tempo trabalhando, para terminar todas as suas tarefas.

De acordo com a nova pesquisa da Chubb, alguns funcionários nos EUA estão realmente registrando mais horas no teletrabalho. Para ser mais preciso:

• 37% dos participantes estão trabalhando mais horas, e
• 17% estão registrando mais de 10 horas extras por semana.

Agora, a chave para evitar o excesso de trabalho é encontrar os métodos certos para recuperar a produtividade, como acompanhar suas horas de trabalho. Reunimos uma lista de 7 maneiras pelas quais o rastreamento do tempo pode torná-lo mais produtivo enquanto trabalha em casa.

Com o controle de tempo, você aprenderá a adotar esses hábitos:

• organize seu dia de acordo com seus picos de produtividade,
• trabalhar em intervalos pré-programados,
• gerenciar melhor sua carga de trabalho,
• acompanhe suas tarefas recorrentes e
• criar limites entre o seu tempo de trabalho e tempo de lazer.

Além disso, o rastreamento de tempo irá ajudá-lo a:

• evitar a procrastinação,
• evitar multitarefa.

Antes de mostrarmos como aumentar sua produtividade registrando o tempo ao trabalhar em casa, vamos dar uma olhada em outras vantagens significativas do rastreamento do tempo.

Os benefícios de controlar o tempo ao trabalhar em casa

Um dos principais benefícios do rastreamento de tempo no teletrabalho é que você aprenderá a ser mais eficiente. Além disso, existem outros aspectos positivos de registrar seu tempo, como:

• Mantendo seu desempenho transparente . Seu gerente e seu chefe querem saber no que você está trabalhando ao longo do dia. Se você mantiver um registro de todas as tarefas concluídas e do tempo necessário para concluí-las, terá uma visão geral clara do seu dia de trabalho. Em seguida, você pode compartilhar essa visão geral com seus supervisores.
• Acompanhando seus ganhos. Se você for um freelancer, precisará manter um registro da quantidade exata de tempo gasto trabalhando em um projeto. Esses relatórios garantirão que você seja pago corretamente, independentemente da forma de pagamento que estiver usando.
• Ter comprovante de horas extras. Sempre que seu trabalho exigir que você queime o óleo da meia-noite, certifique-se de registrar essas horas extras. Então, mais tarde, você pode informar seu gerente sobre suas horas extras.
• Observando seu progresso. Ao acompanhar o tempo gasto em todas as tarefas, você poderá acompanhar o andamento do seu trabalho, o que pode ser uma informação inestimável, especialmente em teletrabalho.

Quando se trata de métodos de controle de tempo, você pode usar uma planilha ou uma caneta e papel para monitorar seu tempo. Se você optar por um software de rastreamento de tempo, poderá acompanhar seu tempo com um cronômetro, adicionando suas horas manualmente ou com um quadro de horários. Experimente com o nosso rastreador de tempo inscrevendo-se aqui.

7 maneiras de controlar o tempo para torná-lo mais produtivo enquanto trabalha em casa

Agora, vamos dar uma olhada nas maneiras pelas quais o controle de tempo pode torná-lo mais produtivo enquanto trabalha em casa. Ele pode ajudá-lo a:

1. organize seu dia de acordo com seus picos de produtividade,
2. trabalhar em intervalos pré-programados,
3. gerenciar melhor sua carga de trabalho,
4. acompanhe suas tarefas recorrentes,
5. criar limites entre o tempo de trabalho e o tempo de lazer,
6. minimizar a procrastinação e
7. tente não ser multitarefa.

1. Organize seu dia de acordo com seus picos de produtividade

Ao longo do dia, você pode notar que sua produtividade está prosperando em determinados momentos. Por outro lado, há períodos em que você não consegue manter o foco no trabalho e é ineficaz. Isso acontece devido ao seu horário nobre biológico, um termo inventado por Sam Carpenter.

Seu horário nobre biológico inclui suas horas mais produtivas em um dia. Essas horas dependem de seus ritmos ultradianos – os ciclos que seu corpo está passando por dia.

Todo mundo tem seu próprio horário nobre biológico. É por isso que algumas pessoas acham mais fácil trabalhar de manhã, como o CEO do Twitter, Jack Dorsey, que prospera durante as primeiras horas da manhã. Por outro lado, algumas pessoas preferem fazer suas tarefas no final da tarde ou à noite.

Como o controle de tempo pode ajudá-lo a organizar seu dia?

Se você quiser calcular seu horário nobre biológico, precisará acompanhar seus níveis de energia por 3 semanas. E a melhor maneira de fazer isso é rastreando seu tempo e todas as atividades de trabalho. Veja como você pode calcular seus tempos produtivos:

• Registre suas horas de trabalho por 3 semanas – incluindo todas as suas tarefas.
• Em seguida, analise seus resultados. Dê uma olhada nas mesmas tarefas que você tinha a cada semana e compare os tempos que você precisou para terminá-las. Aqui está um exemplo para uma tarefa recorrente “Fazer um relatório semanal”.

Semana um : Durante a primeira semana, a tarefa foi concluída após uma hora e meia. A tarefa foi realizada no período da manhã, das 9h às 10h30.

Semana dois : Durante a segunda semana, a tarefa foi concluída em três horas. A tarefa foi realizada no período da tarde, das 14h às 17h.

Terceira semana : Durante a terceira semana, a tarefa foi concluída após duas horas e meia. A tarefa foi realizada no início da tarde, das 12h às 14h30.

Se analisarmos esses três resultados, podemos concluir que o menor tempo foi de uma hora e meia, pela manhã. Portanto, a pessoa que realizou a tarefa foi mais produtiva nas primeiras horas, o que implica que seu horário nobre biológico é durante as horas da manhã.

• Depois de descobrir seu horário nobre biológico, esses dados se tornam inestimáveis. Você poderá selecionar sua tarefa mais importante e mais urgente e trabalhar nela primeiro, durante seu horário nobre biológico. Ao mesmo tempo, você deixará as tarefas menos importantes para outros momentos do dia.

Para resumir, o rastreamento do tempo ajuda a identificar seu próprio horário nobre biológico, o que lhe dá a oportunidade de gerenciar melhor seu tempo e aumentar a produtividade.

2. Trabalhe em intervalos pré-agendados ️

Em um ambiente de trabalho tradicional, as distrações mais comuns no escritório são colegas tagarelas, reuniões próximas e até mesmo ruídos externos. Mas, ao trabalhar em casa, você pode ser incomodado por seus filhos, animais de estimação ou colegas de quarto. Portanto, direcionar a atenção para suas atribuições pode parecer uma tarefa impossível.

Se você está procurando uma maneira de se concentrar totalmente no trabalho, mas faça breves pausas ocasionais, certifique-se de tentar trabalhar em intervalos pré-agendados. As regras são simples: você precisa escolher a duração dos intervalos de trabalho e cumpri-la.

Sugerimos o uso da técnica de gerenciamento de tempo Pomodoro. Este método irá ajudá-lo a:

• melhorar a sua eficiência mantendo toda a sua atenção nas suas tarefas durante as sessões de trabalho, e
• reinicie seu cérebro fazendo pausas regulares.

Como o rastreamento de tempo pode ajudá-lo com a técnica Pomodoro?

Para usar a técnica Pomodoro, você precisará registrar seu tempo com um cronômetro ou cronômetro. Cada sessão/ciclo de trabalho é chamado de Pomodoro. Veja como fica o processo:

• Defina um cronômetro para 25 minutos – esta é sua primeira sessão de trabalho.
• Concentre-se no trabalho durante esses 25 minutos e não deixe que ninguém o distraia.
• Quando o alarme disparar, pare de trabalhar.
• Faça uma pausa de 5 minutos. Agora é a hora de fazer um lanche saudável ou conversar com seus colegas de quarto.
• Quando o intervalo terminar, continue trabalhando por mais 25 minutos. Então, faça outra pausa rápida.
• Depois de completar quatro ciclos (quatro Pomodoros), é hora de fazer uma pausa mais longa, de 20 minutos. Esta pausa é perfeita para almoçar com a família ou ligar para o amigo.
• Repita essa rotina até terminar suas tarefas ou até que seu dia de trabalho termine.

Acompanhar suas horas de trabalho com a técnica Pomodoro melhorará seu foco e níveis de produtividade. Além disso, é menos provável que você trabalhe mais do que o necessário ao acompanhar cada minuto. Assim, você evitará o esgotamento e poderá aproveitar seu tempo livre.

Além dessas sessões de 25 minutos, você também pode tentar trabalhar em intervalos um pouco mais longos. Além disso, suas tarefas às vezes exigirão sessões mais longas.

Tony Schwartz, colunista de produtividade do New York Times, recomenda usar este método: trabalhar por 90 minutos, depois fazer uma pausa mais longa, cerca de 15 minutos. Sua ideia está em sintonia com o já mencionado ritmo ultradiano.

Além disso, em seu artigo para o HuffPost, Schwartz menciona Nathan Kleitman, o pesquisador do sono. Kleitman é famoso por descobrir o ciclo básico de descanso-atividade (BRAC). Esse ciclo acontece quando dormimos e dura entre 85 e 90 minutos (para adultos) e 55 a 60 minutos (para bebês). Durante esses 90 minutos, nosso cérebro passa por cinco estágios do sono (incluindo descanso e fase de atividade).

Agora, Schwartz aponta que Kleitman também afirmou que nossos corpos experimentam esses ciclos de 90 minutos durante o dia, quando estamos acordados. Portanto, Schwartz acredita que trabalhar em sessões de 60 a 90 minutos de foco ininterrupto é a chave para aumentar a produtividade.

3. Aprenda a gerenciar melhor sua carga de trabalho

Como o teletrabalho implica trabalhar sozinho, sem gerentes e chefes fisicamente por perto, você se sentirá mais relaxado ao trabalhar. Isso é ótimo, mas não fique muito confortável. Você ainda é responsável pelo seu trabalho. Além disso, você precisa encontrar uma maneira de fornecer a mesma qualidade de trabalho como se estivesse trabalhando em um escritório. Além disso, cabe a você lidar com sua carga de trabalho e entregar suas tarefas antes dos prazos.

Como você já sabe, nem todas as tarefas diárias são iguais. Essas tarefas complexas geralmente exigem mais tempo e energia para serem feitas. Portanto, você precisará organizar adequadamente sua carga de trabalho, para que possa concluir todas as tarefas.

Como o rastreamento de tempo pode ajudá-lo no gerenciamento de tarefas?

Para terminar todas as tarefas diárias no prazo, certifique-se de controlar seu tempo e anotar cada tarefa. Ao monitorar seu tempo, você saberá:

️Quanto tempo você precisou para terminar cada tarefa,

️quais tarefas você já concluiu para o dia e

️ quais tarefas você ainda precisa concluir até o final do dia.

Ter essa visão geral tem um grande benefício – você poderá fazer uma lista de tarefas na noite anterior. Então, de manhã, você só precisa começar a verificar os itens da lista.

Como você pode ver, acompanhar o tempo ajuda a gerenciar melhor sua carga de trabalho, o que também aumenta sua produtividade.

4. Acompanhe suas tarefas recorrentes

Tarefas recorrentes são aquelas que você costuma repetir com frequência, diariamente, semanalmente ou mensalmente. Por exemplo, você tem que participar de várias reuniões por semana. Ou, você tem que verificar seu e-mail todos os dias.

Embora essas tarefas pareçam triviais, às vezes passamos muito tempo lidando com elas.

Como o rastreamento de tempo pode ajudá-lo a rastrear tarefas recorrentes?

Se você não tem certeza de por que sua produtividade está sofrendo durante o teletrabalho, comece a registrar suas tarefas recorrentes. Você pode descobrir que gasta muito tempo trabalhando nessas atividades.

Por exemplo, aqui está uma visão geral de um dia de trabalho. Podemos ver muitas tarefas diferentes, para vários projetos.

Uma delas é “responder a e-mails”, atividade rastreada no início e no final de um dia de trabalho. Também podemos ver aqui uma tarefa de “reunião”, uma atividade que acontece uma vez por semana.

Aqui está a quantidade total de tempo gasto nessas duas tarefas repetitivas.

Então, essa pessoa dedica uma hora e meia a e-mails e reuniões. Isso pode parecer muito tempo gasto em uma tarefa recorrente, especialmente quando se tem um dia agitado.

Acompanhar suas tarefas repetitivas ajuda você a descobrir quantas horas você dedica a essas atividades por dia. Em seguida, você poderá limitar essas tarefas automatizando algumas delas ou delegando a outros colegas de trabalho. Ter menos tarefas recorrentes significa que você poderá direcionar sua atenção para tarefas mais importantes e ser mais produtivo.

• Dica bônus: sempre que você se sentir desmotivado para fazer tarefas recorrentes, trate-se com algumas batidas relaxantes. Além disso, determinados tipos de música podem aumentar sua produtividade. Por exemplo, música alegre sem letra pode ajudar a melhorar sua eficiência ao lidar com tarefas repetitivas. Se você preferir ouvir conversas envolventes em vez de música, pode optar por um podcast motivacional de sua escolha.

5. Crie limites entre o tempo de trabalho e o tempo de lazer

Quando sua sala de estar é o local onde você trabalha, estabelecer limites entre o tempo de trabalho e o tempo livre pode ser um desafio. Mas, você não está sozinho.

Conforme afirmado no estudo da Chubb já mencionado, apenas 43% dos funcionários norte-americanos acreditam que conseguem separar o trabalho das atividades familiares. Lutar com esse problema geralmente significa registrar mais horas gastas no trabalho do que o necessário.

Agora, somos produtivos quando trabalhamos mais horas? Não exatamente. De acordo com o estudo de Stanford, quando trabalhamos 48 horas por semana ou menos, nossa “produção tende a ser proporcional às horas semanais trabalhadas”. No entanto, quando trabalhamos mais de 48 horas por semana, nossa produtividade começa a diminuir.

Como o rastreamento de tempo pode ajudá-lo a dividir o tempo de trabalho e lazer?

Então, se você não consegue parar de trabalhar no final do dia, comece a monitorar seu tempo. Ao manter o controle de seu tempo, você saberá exatamente quando suas horas de trabalho começaram e quando você tem que terminar. Depois de perceber isso, você terá uma razão sólida para encerrar seu dia de trabalho e mudar sua mente do trabalho para as atividades pessoais.

Outra dica útil é definir um alarme para tocar uma hora antes do término do seu turno. Isso irá lembrá-lo de que seu dia de trabalho está quase no fim. Além disso, você pode usar sua última hora para terminar suas tarefas e depois criar uma lista de tarefas para o dia seguinte. Então, seguindo a lista, você poderá testar suas estimativas e fazer alterações, se necessário.

6. Minimize a procrastinação

Todos nós tendemos a procrastinar às vezes. De fato, os resultados da pesquisa sobre procrastinação mostram que a maioria dos participantes, precisamente 88%, procrastina pelo menos uma hora por dia. Agora, ao trabalhar em casa, você pode se distrair facilmente e, assim, decidir começar a trabalhar em um novo projeto mais tarde ou amanhã. A próxima coisa que você sabe, seu dia de trabalho passou e você não tem sido muito produtivo.

Como o rastreamento de tempo pode ajudá-lo com a procastrinação?

Para acabar com a procrastinação, comece a registrar seu tempo usando um aplicativo de cronômetro, como o Clockify.

Veja como usar este aplicativo:

• Crie a sua conta aqui.
• Inicie um cronômetro quando começar a trabalhar em uma tarefa. Certifique-se de adicionar uma descrição da tarefa que você está fazendo no momento.

• Pare um cronômetro quando terminar sua tarefa.
• Repita esse processo para suas outras atribuições.

Quando se trata de procrastinação, usar um cronômetro é crucial, porque ver um cronômetro em execução evitará que você desperdice qualquer momento valioso. Portanto, em vez de adiar suas tarefas para mais tarde, você lidará com elas naquele momento, o que também melhorará suas habilidades de gerenciamento de tempo. Finalmente, você recuperará sua produtividade e terminará seu dia com sucesso.

7. Tente não ser multitarefa

Compartilhar seu escritório em casa com os filhos às vezes significa ter que prestar muita atenção se eles estão fazendo a lição de casa enquanto lidam com problemas de trabalho. Ou talvez você não misture trabalho e atividades pessoais, mas tenha o hábito de responder a e-mails enquanto participa de uma reunião online.

Você pode pensar que pode lidar com as duas tarefas simultaneamente. Mas, a maioria das pessoas não tem a capacidade cognitiva de alternar entre projetos e tarefas sem cometer erros, exceto os supertarefas. Apenas cerca de 2,5% da população são supertarefas e, para eles, a multitarefa resulta em melhor desempenho.

No entanto, se você não tem esses superpoderes (e tudo bem), sugerimos que você fique longe da multitarefa.

Como o rastreamento de tempo pode ajudá-lo a parar de multitarefa?

A maneira mais conveniente de você parar de fazer malabarismos com duas atividades ao mesmo tempo é começar a acompanhar suas horas de trabalho. Ao registrar seu tempo, você terá que inserir a descrição de sua tarefa. Portanto, você não poderá escrever duas tarefas simultaneamente. É por isso que o rastreamento de tempo o ajudará:

️direcione sua atenção para uma tarefa de cada vez e

️tenha uma visão geral precisa do seu dia de trabalho.

Por fim, seu desempenho também será melhorado.

Conclusão

Se você achar difícil concentrar sua atenção no trabalho e permanecer produtivo ao trabalhar remotamente, comece a monitorar suas horas de trabalho. Nesta postagem do blog, reunimos uma lista das melhores maneiras pelas quais o rastreamento de tempo pode aumentar sua produtividade. Essas técnicas mostram como adquirir novos hábitos construtivos, como trabalhar em intervalos predeterminados. Além disso, esses métodos incentivam você a acabar com rotinas prejudiciais, como a procrastinação.