Planejando o Ano Novo: Como criar um calendário editorial

Uma das minhas tradições favoritas ocorre todo dia 1º de janeiro. Como muitos de vocês, eu me permito dormir até tarde, tomar café (talvez com alguns Baileys) e assistir futebol.

Mas em algum momento, durante o dia, limpo minha mesa (ou mesa da cozinha) e abro um novo calendário de planejamento diário. Com uma bebida à escolha, pego o calendário do ano passado e o novo calendário deste ano e começo a sonhar com tudo o que farei e realizarei. Isso significa copiar datas importantes (aniversários e assim por diante) para o novo calendário, bem como feriados, viagens desejadas ou consultas médicas. É um momento que saboreio.

No primeiro dia de volta ao trabalho após o ano novo, faço algo muito semelhante com meu calendário de trabalho. Como você provavelmente percebeu, sou um planejador. Também sou uma pessoa visual e gosto de planejar listas de tarefas. Mas mesmo que você não seja naturalmente conectado como eu, ainda pode montar um calendário com alguns truques. Para este post, vou me referir especificamente aos calendários editoriais, que são uma ferramenta necessária e útil para profissionais de marketing e especialistas em conteúdo.

Além disso, percebo que em marketing nem sempre temos o luxo de planejar um calendário com um ano de antecedência. Às vezes, podemos ter sorte se tivermos uma semana para conceituar e executar um plano. Mas podemos aspirar. Este post destina-se a ajudá-lo a superar o obstáculo de um calendário em branco. No final do post e exercício que o acompanha, você deve ter um plano aproximado que o levará até o final de 2017.

Aqui vamos nós!

Por que você precisa de um plano?

Organização! Um calendário pode ajudá-lo a visualizar seu dia, mês ou ano à frente. É o seu roteiro para o que você está enfrentando.

Também pode ajudá-lo quando você fica sem inspiração. Se você já configurou seu calendário, fez o trabalho corajoso de criar tópicos e temas para suas campanhas e cópia. Agora é só executar.

Além disso, os calendários editoriais são um ótimo recurso para mostrar ao seu chefe que você é o chefe.

Quando você precisa de um calendário editorial?

Eu estabeleço calendários e cronogramas de trabalho para tudo, incluindo a vida diária. Basta perguntar ao meu marido sobre nossa programação de fim de semana e ele ficará com os olhos vidrados ao pensar no plano detalhado que estabeleci para realizarmos todas as nossas tarefas e diversão. Eu não posso evitar! Preciso agendar tudo para garantir que seja realista – para garantir que todos os meus planos realmente caibam em um dia. Além disso, gosto da restrição de bloqueio de tempo (veja meu post anterior sobre produtividade).

Também uso um calendário editorial ou plano de trabalho para a maioria das tarefas no escritório.

Os calendários editoriais são especialmente críticos para aqueles que trabalham com conteúdo e publicação – para planejar o trabalho com antecedência, incluindo a atribuição de freelancers. Venho do mundo das revistas, onde precisávamos planejar nossa reportagem de capa e reportagens com meses de antecedência. Esse hábito também se aplica à publicação na web, para saber o que está sendo postado e quando. Eles também são necessários para blogs.

Algumas pessoas questionam se é uma prática inteligente criar um calendário editorial para mídias sociais. O argumento contra isso é que a mídia social deve ser oportuna e espontânea e o planejamento com meses de antecedência é a antítese disso.

É um ponto justo, embora eu acredite que você precisa de um calendário editorial como a espinha dorsal do seu calendário de mídia social. A razão porque? Você ficará louco se o seu plano de mídia social estiver literalmente em branco e você tiver que vasculhar e correr para criar tópicos na hora, dia após dia. Não estou sugerindo que você alinhe todos os 365 dias de postagens com antecedência. Em vez disso, lute por um equilíbrio. Eu gravito em selecionar tópicos semanais ou até mensais que me ajudem a estruturar meu calendário. Então deixo muita margem para preencher com postagens de notícias também.

O que incluir no seu calendário editorial?

Você não precisa incluir tudo no seu calendário. Na verdade, você provavelmente não quer, porque quanto mais granular ficar, mais você terá que ajustar quando as coisas mudarem (e elas mudarão).
Em vez disso, comece com o básico: datas, tópicos ou temas e marcos importantes. Isso por si só é um calendário rudimentar e eficaz.

Mas vamos um pouco mais fundo.

Como lidar com seu calendário editorial

Eu quero que este seja um workshop interativo e prático de um blog. Meu objetivo é que você possa criar seu próprio calendário aproximado enquanto passamos pelas próximas seções.

Então, para começar, pegue algumas folhas de papel de rascunho e um utensílio de escrita para isso.

(Observação: embora eu perceba que estamos em uma era digital, eu recomendo fortemente o uso de papel e caneta/lápis neste estágio. Você está esboçando ideias e pode fazer alguns esboços rudimentares - e muitos rabiscos. O papel funciona melhor para agora, e você pode transferi-lo para um arquivo digital mais refinado posteriormente.)

Prioritizar

Primeiras coisas primeiro: priorize seus objetivos e tarefas. Desenhe uma pirâmide invertida, ponto na parte inferior. No topo (a maior parte da pirâmide) estão as coisas que você deve fazer este ano: lançar um produto, atingir uma determinada meta de receita e assim por diante. Estas são as coisas em sua lista de itens obrigatórios.

Em seguida, vá para a seção do meio de sua pirâmide e divida-a em quatro quadrantes. Rotule-os Q1, Q2, Q3, Q4 – para que você tenha um por trimestre. Pense no que precisa acontecer em cada um desses prazos e anote essas coisas, se souber. Se você ainda não conhece as datas específicas para esses itens, basta preencher algo de qualquer maneira como espaços reservados. Você sempre pode atualizar isso.

Na menor seção de sua pirâmide, no ponto, liste seus itens menores da lista de desejos que você gostaria de fazer, se puder.

Eu percebo que é um pouco estranho esmagar tudo nessa forma de pirâmide, porque o resultado não é uma forma simétrica – especialmente naquela seção de quadrante. Mas a intenção é fazer você pensar em suas prioridades, das maiores às menores.

Agendar

Agora, pegue um novo pedaço de papel. Vamos pegar a mesma pirâmide e torná-la mais parecida com um calendário.

O primeiro passo é traçar 12 quadrados e rotular cada um com os 12 meses do ano. Dentro de cada mês, desenhe uma coisa de sua pirâmide. Essa coisa pode ser um item da lista de tarefas, um marco ou um tema abrangente. Considere também as principais operações de negócios aqui. Por exemplo, quaisquer conferências que você apoiará. Além disso, liste os feriados nacionais e internacionais aos quais você pode se vincular. Sinta-se à vontade para adicionar “TBD” ou “placeholder” à sua lista. Isso está ok. Seu objetivo é deixar as ideias e planos fluírem nesta fase. Não se julgue por não ter todas as respostas. Você também pode ter extras – mais de uma coisa por mês. Escreva isso por enquanto.

Enquanto você está fazendo este trabalho, meu palpite é que seu cérebro começará a sonhar. Você pode sentir o desejo de ser criativo aqui - pelo menos para mim. Quando começo a planejar, meu cérebro fica animado e as ideias fluem. Eu faço correlações e posso até criar slogans cativantes e ideias de campanha que posso usar mais tarde. Se isso acontecer com você, não resista. Anotá-las. Ninguém está olhando! Estas notas são para você.

Afaste-se do seu trabalho

Agora que você tem seus meses traçados, faça uma pausa. Você pode dividir isso em blocos semanais ou mesmo diários e de hora em hora. Mas isso é bom por enquanto. Você pode até parar completamente neste estágio, especialmente se estiver se sentindo sobrecarregado e precisar passar para outra coisa.

Caso contrário, permita-se uma pausa antes de revisar. Dê tapinhas nas costas e afaste-se por pelo menos 15 ou 30 minutos. Tome um café, ou dê uma volta e volte.

Bem-vindo de volta: hora de embaralhar

Voltar? Ótimo! Agora é hora de embaralhar as coisas e brincar um pouco.

Pegue 12 post-its ou notecards – um para cada mês – e rabisque no trabalho do seu calendário de 12 meses. Fixe-os em sua mesa ou no chão e comece a embaralhar as coisas para ver o que funciona melhor. Se você tiver extras, dê a essas ideias uma nota adesiva.

Em seguida, procure um calendário on-line de feriados e anote tudo o que você pode ter perdido, como feriados menores ou “dias” nacionais (como dia nacional do cachorro, dia do sorvete e assim por diante). Estas podem ser coisas divertidas para alavancar.

Eu também recomendo que você pegue o calendário editorial do ano passado nesta fase para comparar seu trabalho. Se você tem métricas do ano passado, melhor ainda. Avalie o que você fez, o que funcionou e ajuste.

Continue embaralhando e equilibrando seu calendário até ficar satisfeito. Pessoalmente, procuro garantir uma distribuição uniforme de tópicos e ideias por mês – mas nem sempre funciona tão bem. No mínimo, tento ter uma ou duas ideias principais para cada mês, com algumas extras que podem flutuar entre os meses ou ser bons complementos, se tivermos tempo. E eu quero errar no lado de mais conteúdo na metade da frente do calendário do que na parte de trás. Você sempre pode adicionar mais coisas mais tarde, à medida que os meses passam.

Além disso, tome o seu tempo nesta fase. Este é realmente o trabalho pesado e requer reflexão. Você pode até querer estender esse trabalho ao longo de alguns dias.

Criar uma exibição de uma folha

Depois de se sentir seguro sobre o plano, volte e trace seu calendário “final” em uma exibição de uma folha para que você possa ver tudo em fluxo. Agrupe seus meses em trimestres. Atribua KPIs ou metas para poder medir seus resultados. Como se parece? Provavelmente bastante polido nesta fase. Ótimo trabalho!

Atribuir trabalho

Depois de ter seu calendário e temas resolvidos, agora é a hora de definir os detalhes e elaborar planos de trabalho. Por exemplo, atribua nomes a itens pendentes. Capture as principais datas de vencimento das entregas. Anote até mesmo restrições orçamentárias específicas ou metas de tráfego para seus esforços.

Esperar revisões

Observe que acima, eu disse que este era o seu calendário “final”. Entre aspas. Isso porque nunca é realmente feito, não é? Você já conhece esse jogo. Tudo muda – seja devido a uma mudança de estratégia ou um novo chefe chegando e mudando as coisas.

E pode ser porque você simplesmente não gostou do plano e precisa fazer alguns ajustes para melhorar seu calendário. Lembre-se de que este é o seu calendário, para que você possa voltar a ele e trabalhar com a frequência que desejar.

Taticamente, eu me preparo para isso definindo lembretes em meu calendário digital a cada 1 ou 2 meses. Intitulo minha tarefa de “atualizar calendário editorial” e bloqueio uma ou duas horas. Em seguida, faço os exercícios acima - ou pelo menos leio meus planos - e faço os ajustes necessários.

Visualizações semanais ou diárias – você deve criá-las?

Se você estiver em um rolo e quiser ir mais fundo para criar um plano semana a semana ou dia a dia, você pode. Mas se você fizer isso, recomendo que planeje isso profundamente com 6 a 10 semanas de antecedência. A razão é por causa do que acabamos de discutir: os planos podem mudar e mudam. Eu odiaria que você se casasse com ideias e tarefas diárias, apenas para ter que desfazer e mudar todas elas.

Entrando no mundo digital e dicas finais

Depois de rabiscar no papel e resolver os problemas, é hora de transferir este calendário para qualquer meio que funcione melhor para você e sua equipe. Talvez você transfira tudo para um calendário compartilhado como Outlook, planilhas do Google ou Asana.

Sugiro que você crie uma exibição de slide de uma folha do calendário, provavelmente no PowerPoint. Eu gosto de fazer esta etapa para poder inserir o calendário no apêndice de quaisquer baralhos de marketing que distribuo ao longo do ano. Também é fácil imprimir este slide e prendê-lo na parede do meu escritório para consultá-lo.

Eu também gosto de criar uma visualização de um mês por vez, que chamo de visualização “resumida”. Isso me ajuda a manter o foco e organizar claramente minhas prioridades para o mês.

Ótimo trabalho! Aqui está um ano de sucesso pela frente!