Superando a falácia do planejamento e seus efeitos negativos

Você já subestimou a quantidade de tempo que precisará para concluir uma tarefa ou um projeto? Ou acabou ultrapassando seu orçamento original?

É muito provável que você tenha, mesmo que suas habilidades de gerenciamento de tempo, organização e planejamento estejam no ponto.

Além disso, parece que todos nós fazemos isso - sistematicamente e repetidamente.

Claro, podemos sempre culpar a lei de Murphy e não assumir responsabilidade pelas previsões erradas.

No entanto, a verdade está na própria fiação de nossos cérebros – especificamente, um tipo de viés cognitivo chamado falácia do planejamento.

Neste artigo, vamos chegar ao fundo disso, cobrindo os seguintes tópicos:

• O que é a falácia do planejamento,
• Como reconhecer vieses cognitivos,
• Os passos para se tornar mais objetivo, e
• A importância do controle do tempo no desenvolvimento de hábitos saudáveis ​​e no monitoramento do progresso.

Também forneceremos exemplos da vida real, bem como compartilharemos algumas dicas e truques valiosos para ajudá-lo a superar o problema da falácia do planejamento, então continue lendo.

O fenômeno da falácia do planejamento

Vamos começar definindo o fenômeno responsável por nosso pensamento positivo e estabelecendo expectativas e prazos irrealistas.

O termo falácia do planejamento foi introduzido em 1977 por Daniel Kahneman e Amos Tversky, psicólogos que tentaram explicar essa tendência nas pessoas.

Eles formularam a definição do fenômeno, dizendo que a falácia do planejamento é:

“ Uma tendência de subestimar o tempo que levará para concluir um projeto, embora sabendo que projetos semelhantes geralmente demoravam mais no passado. Portanto, é uma combinação de previsão otimista sobre um caso particular diante de um conhecimento mais geral que sugere o contrário. ”

Simplificando, a falácia do planejamento refere-se a um fenômeno de previsão e otimismo irreal em estimar o tempo que precisamos para concluir tarefas futuras.

Parece muito familiar? Você não deve se culpar por isso, como acontece com o melhor de nós.

E, felizmente, existem estratégias para se tornar mais realista no planejamento futuro .

Mas antes de chegarmos aos passos para vencer a falácia do planejamento, vamos examinar por que o fenômeno acontece.

Por que as pessoas tendem a sucumbir à questão da falácia do planejamento?

Existem várias razões pelas quais as pessoas continuam confiantes demais em suas previsões (mesmo que errem todas as vezes), como:

• O viés do otimismo,
• O preconceito atual,
• Motivação, e
• Pressão social.

Falando de uma perspectiva comportamental, a falácia do planejamento afeta 2 aspectos vitais do comportamento humano:

• Pensamento crítico e
• Processos de tomada de decisão .

Quando os 2 aspectos estão prejudicados, é menos provável que antecipemos as consequências e façamos suposições corretas, o que nos torna menos racionais e menos propensos a olhar para a tarefa de diferentes perspectivas .

Além disso, nossas habilidades organizacionais e de gerenciamento de tempo dependem muito do pensamento crítico e da tomada de decisões, o que aumenta ainda mais as chances de impacto prejudicial.

Além disso, há uma infinidade de razões mais personalizadas que cada um de nós pode adicionar à lista acima, como nossa incapacidade de dividir tarefas em componentes menores. Isso dependerá principalmente de tarefas específicas e de como nos sentimos ao concluí-las.

Agora vamos explicar as conexões entre a falácia do planejamento e os principais motivos da lista acima.

Razão # 1: Viés de otimismo

O viés do otimismo está profundamente enraizado em nossos cérebros e se refere essencialmente a uma tendência de sempre ver o copo meio cheio.

Pessoas de todo o mundo tendem a ter essa ilusão, então ser excessivamente otimista não é uma coisa cultural, como explica a neurocientista cognitiva Tali Sharot em seu livro The Optimism Bias: A Tour of the Irrationally Positive Brain .

Outro ponto-chave relevante do mesmo livro é que nossa percepção do mundo geralmente depende de expectativas positivas do resultado – o que não é ruim.

Só temos que ter em mente que os resultados nem sempre serão tão desejáveis ​​quanto havíamos previsto e, portanto, considerar os "e se".

Curiosamente, um estudo sobre viés de otimismo relata que o viés de otimismo também acontece com outras espécies, como pássaros e ratos – indicando que é um fenômeno evolutivo profundamente enraizado.

Por outro lado, a falta de tendências otimistas pode ser notada em pessoas que sofrem de depressão. De acordo com o Manual Diagnóstico e Estatístico de Transtornos Mentais, o pessimismo é o sintoma-chave em uma variedade de transtornos depressivos.

Então, o que podemos concluir sobre a conexão entre a falácia do planejamento e o otimismo?

O otimismo é um mecanismo cerebral saudável que nos ajuda a ser mais felizes e confiantes para enfrentar os desafios que a vida nos apresenta.

No entanto, se quisermos colher seus benefícios e evitar a falácia do planejamento, devemos estar plenamente conscientes de que somos tendenciosos . Essa é a única maneira de não subestimar os riscos e ter sucesso em um mundo de incertezas.

Razão nº 2: viés atual

Outro viés que molda nossos processos de tomada de decisão, permitindo assim a existência da falácia do planejamento, é o viés presente.

A relação entre nosso eu passado, presente e futuro geralmente se resume a buscar uma recompensa imediata – benéfica para o eu presente – mesmo que saibamos que o eu futuro se arrependerá da decisão.

No contexto da falácia do planejamento, o viés presente torna difícil ser objetivo sobre eventos futuros. Para justificar a satisfação do nosso eu presente , criaremos um cenário ideal para a realização da tarefa, não levando em conta quaisquer obstáculos ou interrupções.

Ou, nas palavras de um de nossos personagens de desenhos animados favoritos:

“Isso é um problema para o futuro Homer! Cara, eu não invejo esse cara!”

Razão #3: Motivação

Existem 2 tipos de motivação – intrínseca e extrínseca – e ambos desempenham um papel na existência da falácia do planejamento.

A motivação intrínseca é o que nos impulsiona internamente, nos casos em que nossa própria satisfação é a própria recompensa. Por outro lado, a motivação extrínseca gira em torno de fatores recompensadores externos, como dinheiro, elogios, etc.

A conexão com a falácia do planejamento é bastante óbvia aqui - a baixa motivação pode nos impedir de agir, mas não podemos realmente prever o quão motivados nos sentiremos no futuro .

Além disso, nossos níveis iniciais de motivação geralmente são mais altos no estágio em que a tarefa ou projeto ainda é abstrato. Esse é o momento em que estamos cientes dos benefícios, mas ainda desconhecemos os desafios como:

• Obstáculos que podemos encontrar,
• Procrastinação e seus impactos negativos, e
• Realização das tarefas que achamos desagradáveis.

Portanto, estamos criando um plano ou um cronograma convencidos de que os referidos níveis permaneceriam tão altos, o que, infelizmente, muitas vezes não é o caso.

Razão nº 4: pressão social

As pessoas são criaturas inerentemente sociais — nossas vidas são moldadas pelas normas sociais , assim como nossos relacionamentos e interações com os outros.

Crescemos em família, trabalhamos em equipe e desenvolvemos amizades e relacionamentos românticos, então é natural que as pessoas ao nosso redor tenham influência em nosso comportamento.

No entanto, essa influência pode se transformar em pressão para se adequar e se adequar a um padrão específico .

Esse tipo de pressão é chamado de pressão social .

Considere o seguinte cenário:

É segunda-feira e você está em uma ligação com seu parceiro de negócios. Vocês dois estão discutindo o cronograma e as responsabilidades para a próxima semana, então ambos estão totalmente cientes do que precisa ser feito.

Em algum momento, você faz uma declaração confiante, como "Considere feito até o final da semana!"

E aí ocorre um obstáculo inesperado, e você acaba tendo que tirar um dia de folga. A semana passa e você consegue completar apenas 70% das atividades planejadas. Agora você tem que pedir uma extensão de prazo e provavelmente está se sentindo mal com isso.

É natural que todos nós queiramos causar uma boa impressão nas outras pessoas , certo? É aí que a pressão social entra em ação, junto com a tendência de ser excessivamente otimista e talvez confiante demais em nosso eu futuro.

No entanto, na realidade, embora queiramos impressionar os outros e mostrar a eles o quanto somos capazes, mais uma vez - ocorre a falácia do planejamento, como explica Dyedra KC Morrissey em sua tese de doutorado na Universidade de Oxford.

As razões são muitas, desde tirar um dia de folga não planejado até simplesmente o cerne da questão da falácia do planejamento - subestimar o tempo que precisávamos para concluir a tarefa.

Efeitos negativos da falácia do planejamento

Fazer previsões irrealistas pode ser perigoso tanto em nossos aspectos pessoais quanto profissionais da vida.

Em uma escala individual, para começar, isso nos levará a perder prazos e prejudicar nossa reputação ou relacionamentos – fazendo com que pareçamos não confiáveis. Além disso, pode ter consequências financeiras e levar à deterioração da saúde mental.

Mas também há o quadro geral, como a economia mundial e as mudanças climáticas.

Aqui está um fato (não tão) divertido : vários economistas e neurocientistas, incluindo o já mencionado Tali Sharot, afirmam que o viés do otimismo, tão implicitamente a falácia do planejamento, é “ uma das principais causas da queda financeira em 2008 ”.

Agora vamos ver alguns outros exemplos de efeitos negativos da questão da falácia do planejamento.

Efeito negativo nº 1: resultados de projeto abaixo do ideal

Já mencionamos que a falácia do planejamento afeta negativamente nosso pensamento crítico e nossos processos de tomada de decisão. Então, vamos ver o impacto de definir metas e prazos irrealistas em um ambiente de negócios, especificamente para planejamento e realização de projetos.

Quando se trata de gerenciamento de projetos, algumas repercussões comuns da falácia do planejamento são:

• Resultados abaixo do ideal em relação à qualidade,
• Prazos perdidos e
• Danos financeiros.

A razão é que, quando subestimamos o tempo necessário para concluir uma tarefa, existem 2 fatores adicionais que não levamos em consideração . Os ditos fatores são:

• Consequências negativas de uma má tomada de decisão, e
• Custos financeiros que ocorrem devido a atrasos no cronograma planejado ou estimativas imprecisas.

Assim, quanto mais complexo for o projeto, mais danosas essas consequências podem ser. Aqui está para citar alguns exemplos:

• Insatisfação e rotatividade de funcionários,
• Possibilidade de ações judiciais e
• Falência.

Isso se aplica não apenas a projetos individuais, mas também à reputação comercial geral de uma empresa ou organização.

Efeito negativo nº 2: diminuição da produtividade e eficiência

Saber que estamos atrasados ​​em relação ao cronograma planejado é simplesmente frustrante.

Definimos certas expectativas de nossas próprias capacidades e julgamentos e, quando essas expectativas não são atendidas, é natural que nos sintamos desanimados ou até mesmo desapontados com nós mesmos.

É quando nossos níveis de estresse aumentam e, em vez de estarmos no momento, tendemos a nos preocupar com o resultado futuro.

Esses sentimentos negativos impactam nossa motivação e, como consequência, nossos níveis de produtividade e eficiência são reduzidos.

Então, além de já não estar no caminho certo, a margem de erro aumenta e é mais provável que procrastinemos e pensemos demais.

Em vez de nos culpar mais uma vez, devemos nos lembrar de que o plano original era falho e excessivamente otimista. Aceitar isso como um fato é o primeiro passo para vencer a falácia do planejamento no futuro.

Afinal, somente se estivermos cientes do problema, poderemos registrar e analisar posteriormente os dados para evitar que um problema semelhante ocorra novamente e melhorar a estimativa precisa.

Efeito negativo nº 3: baixa autoestima e bem-estar psicológico

Como mencionamos acima, deixar de atender às nossas expectativas leva diretamente ao desapontamento, ao excesso de trabalho e ao estresse.

Sem compreender adequadamente o papel da falácia do planejamento, colocaremos a culpa em nós mesmos e começaremos a nos sentir inferiores e inadequados, e até mesmo experimentar a síndrome do impostor.

Como explica Tchiki Davis, do Berkley Well-Being Institute, tais sentimentos estão diretamente relacionados à baixa autoestima e autoconfiança.

Na sequência, um dos estudos sobre autoestima aponta que a autoestima está intimamente relacionada ao nosso bem-estar psicológico, sendo um importante preditor do mesmo.

O interessante é que é exatamente o oposto do que acontece quando criamos a mesma linha do tempo irreal. Assim, ao contrário do entusiasmo exagerado, acabamos experimentando uma diminuição da motivação, seguida de dúvidas sobre nossos conhecimentos e habilidades.

Efeito negativo nº 4: relacionamentos interpessoais prejudicados

Além de se decepcionar, a falácia do planejamento resulta em decepcionar outras pessoas. Quando perder prazos e quebrar promessas se tornar um padrão, todos os envolvidos ou afetados o perceberão como não confiável e indigno de confiança.

Tanto a sua integridade quanto a sua reputação serão comprometidas , pois você será percebido como alguém cujas ações não correspondem às suas palavras e promessas .

Na vida pessoal, por exemplo, você pode acabar sendo aquela pessoa — que todos sempre esperam que se atrase para as reuniões familiares.

Por outro lado, como mencionamos acima, os impactos da falácia do planejamento nos negócios têm o potencial de arruinar sua credibilidade e até resultar no fracasso de sua empresa.

Um dos motivos é que há mais dependências envolvidas, portanto, um atraso afeta todas as etapas seguintes.

Como consequência, seus clientes e parceiros de negócios o considerarão pouco profissional e indesejável para trabalhar e cooperar .

7 estratégias úteis para lidar com a falácia do planejamento

Agora que abordamos o básico, vamos ver o que podemos fazer para superar o problema da falácia do planejamento . Infelizmente, não existe uma fórmula mágica que sempre funcione, mas existem estratégias e técnicas úteis.

Aqui estão 7 exemplos de boas práticas e ideias que você pode usar para perceber e combater a falácia do planejamento.

Estratégia #1: Pesquisa contínua, análise de dados e reflexão

Vamos começar com a etapa provavelmente mais importante — usar os dados e a experiência anterior a seu favor . Como já explicamos, a falácia do planejamento ocorre por fazermos suposições e seguirmos nossa intuição, certo?

Portanto, devemos tentar ser mais objetivos e criar estimativas futuras com base em evidências. É por isso que monitorar o tempo gasto em diferentes tarefas e atividades é vital para combater a falácia do planejamento.

As soluções de software podem facilitar esse processo, pois muitos oferecem recursos de Relatórios e Previsões.

Isso é extremamente benéfico, pois os dados de todos os membros da equipe e de todos os projetos serão levados em consideração para estimativas futuras.

Como você pode ver na captura de tela acima, dessa forma você poderá visualizar o progresso e comparar o tempo esperado com o real para a conclusão. Além disso, relatórios e previsões de projetos o ajudarão a encontrar padrões, se houver.

Assim, por exemplo, você poderá identificar quando ocorrem atrasos ou falhas e, assim, tomar medidas para evitá-los no futuro.

Por último, mas não menos importante, você pode até estabelecer alguns problemas específicos que podem ser facilmente resolvidos ou tratados.

Por exemplo, seu relatório resumido pode indicar que:

• Um dos membros da equipe está constantemente perdendo seus prazos, o que sempre resulta em mais atrasos e na extensão de todo o projeto,
• As entregas externas de uma empresa específica geralmente atrasam e da mesma forma.

Estratégia nº 2: acompanhamento de equipe e orçamento para projetos

Já apontamos alguns efeitos negativos da falácia do planejamento que ocorre na realização do projeto. Agora vamos ver o que podemos fazer para identificar prontamente se algo está fora dos trilhos e evitar as consequências danosas.

Primeiro, é essencial acompanhar e registrar o tempo, bem como todos os outros recursos usados ​​com mais frequência do que você acha necessário.

Quanto mais marcos você determinar no roteiro do projeto, maior será a oportunidade de perceber e reagir a falhas ou possíveis atrasos.

Além disso, para projetos, combater a falácia do planejamento deve ser um esforço de equipe, e é por isso que é melhor usar um aplicativo de rastreamento de equipe para essa finalidade. Dessa forma, todos podem verificar o andamento do projeto e ver quem trabalha em quê.

Felizmente, existem ferramentas mais úteis do que nunca - aqui está um exemplo de equipe e acompanhamento de orçamento no Clockify.

Estratégia nº 3: Dividir tarefas complexas em outras menores e mais gerenciáveis

Um sólido processo de detalhamento das tarefas específicas de um projeto pode percorrer um longo caminho e reduzir significativamente os perigos da falácia do planejamento.

Sua capacidade de identificar tarefas corretamente criará uma estrutura para um cronograma mais detalhado e um cronograma com mais marcos . Essa capacidade é chamada de microprodutividade e serve para nos fazer usar a estratégia de dar um passo de cada vez.

Por que isso é importante?

Primeiro, tarefas menores tornam-se mais gerenciáveis ​​e as percebemos como mais factíveis , o que nos deixa ainda mais motivados para concluir uma tarefa.

Em segundo lugar, acompanhar o tempo que você aloca para uma tarefa menor fornecerá informações mais relevantes e precisas sobre todo o processo.

E a terceira razão vital é que é simplesmente mais fácil identificar e responder prontamente a um atraso menor .

Por exemplo, em vez de estimar que leva 4 dias para concluir a tarefa “escrever um relatório mensal”, tente dividi-la em componentes.

Após um detalhamento, você terá várias tarefas menores (coleta de dados, criação de recursos visuais, redação do e-mail etc.) com alocações de tempo menores, portanto, uma melhor compreensão de qual etapa realmente levou mais tempo do que o esperado para ser concluída.

Dessa forma, da próxima vez que seu plano incluir a mesma etapa, você fará uma estimativa melhor e mais precisa.

Estratégia nº 4: Melhoria contínua das habilidades de gerenciamento de tempo

Além de estimar com precisão o tempo necessário para concluir uma tarefa, você também deve se concentrar em encontrar uma maneira de concluir suas tarefas em menos tempo.

E, afinal, nossas principais habilidades de gerenciamento de tempo incluem:

• Agendamento,
• Planejamento,
• Organizar, e
• Priorizando.

É aí que a importância do gerenciamento do tempo se torna aparente em relação à falácia do planejamento.

Você não apenas reduzirá significativamente a probabilidade de ocorrência da falácia do planejamento, mas as etapas para melhorar o conjunto de habilidades também impulsionarão o desenvolvimento orgânico de hábitos saudáveis.

Estratégia nº 5: estimativas de três pontos para definir prazos mais realistas

Ao criar um cronograma e estimar o tempo para tarefas específicas, usar uma técnica de estimativa de três pontos ajudará você a se tornar mais objetivo.

O próprio processo faz com que você pelo menos considere o pior resultado possível , juntamente com outros resultados, pois são utilizadas as 3 métricas a seguir:

• A estimativa mais otimista,
• O cenário mais provável de acontecer, e
• A estimativa mais pessimista.

As chances são de que, ao criar a estimativa mais pessimista, você já tenha alguns fatores que podem impactar negativamente a execução do projeto.

O ponto principal é definir prazos mais realistas, então o próprio fato de você estar levando esses fatores em consideração significa que você está no caminho certo para superar o problema da falácia do planejamento.

Estratégia #6: Consultoria com partes externas

Como mencionamos no início, a falácia do planejamento ocorre devido à fiação do nosso cérebro – o que significa que é uma questão interna.

Convencer-nos de que vamos concluir uma tarefa no prazo e depois falhar continuamente em fazê-lo pode, felizmente, ser evitado.

Para evitar apresentar seu plano excessivamente otimista, é importante pedir feedback externo e ouvir a opinião de outra pessoa antes de fazê-lo.

Apresentar seu plano a um colega de trabalho ou amigo o ajudará a se distanciar da abordagem orientada para a intuição .

Além disso, uma opinião de um terceiro imparcial pode ajudá-lo de uma forma que você nem esperava, e você pode ouvir alguns bons conselhos.

Estratégia #7: Aprendendo com seus erros

Por último, mas não menos importante, tenha em mente que temos o poder de prevenir a gama de sentimentos negativos que mencionamos acima e, finalmente, a deterioração de nossa saúde mental.

Como?

Primeiro, devemos aceitar o fato de que às vezes mordemos mais do que podemos mastigar .

Além disso, reconheça que isso acontece com todos.

Assim, em vez de nos punirmos, podemos realmente aprender algo com nossos erros e levar esse conhecimento em consideração na próxima vez .

É da natureza humana cometer erros e, às vezes, até falhar completamente. O que mais importa é a nossa percepção de tais eventos — por isso devemos encará-los como oportunidades de crescimento e evolução .

Como nossos cérebros não estão preparados para lidar “positivamente” com os erros, devemos agir proativamente e resolver o problema com nossas próprias mãos.

Resumindo: Planeje o não planejado e vença a falácia do planejamento

Como você pode concluir no artigo, não existe uma abordagem simples e única para lidar com a falácia do planejamento.

Além disso, não há dúvida – superar um problema que vem do nosso próprio cérebro é desafiador e requer esforço ativo e contínuo. Não é impossível, mas ainda assim, se não for tratada, torna-se um problema que atrapalha o sucesso.

Portanto, o resultado final é que é possível superar o problema da falácia do planejamento. Basta uma abordagem estratégica e uma pequena ajuda das ferramentas certas.

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