Um detalhamento das 5 fases do gerenciamento de projetos
Publicados: 2022-06-12Cada projeto tem cinco fases distintas. Saiba tudo sobre eles para entregar projetos de sucesso.
Já se perguntou por que alguns projetos falham enquanto outros são bem-sucedidos? O que separa um projeto bom de um ruim? A resposta é a eficiência com que um projeto é gerenciado – que é influenciada pelas fases do gerenciamento de projetos.
Um projeto bem executado tem cinco fases distintas: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Referem-se às diferentes etapas pelas quais um projeto passa do início ao fim. Gerenciar um projeto em fases é uma maneira comprovada de garantir a conclusão oportuna dentro do orçamento e do escopo.
Cada fase tem um propósito específico e as cinco fases devem ser concluídas em ordem. O gerenciamento impreciso das fases do projeto pode resultar em prazos perdidos, orçamentos estourados ou falha do projeto.
Se você é um gerente de projetos que procura gerenciar projetos com eficiência e evitar armadilhas, este blog é para você. Explicamos os diferentes conjuntos de oportunidades que cada fase apresenta e os objetivos distintos que cada uma tem. Mas primeiro, vamos entender o básico das fases de gerenciamento de projetos e sua importância.
Por que você deve se concentrar nas fases do projeto?
As fases de um projeto permitem que você acompanhe o progresso e identifique possíveis problemas desde o início, dividindo o projeto em partes menores e mais gerenciáveis. Isso ajuda a evitar erros e atrasos dispendiosos que podem desviar seu projeto do orçamento e cronograma estimados.
Além disso, as fases de gerenciamento de projetos ajudam a melhorar a comunicação entre os membros da equipe, esclarecendo funções e responsabilidades. Tarefas e objetivos claramente definidos tornam mais fácil para os membros da sua equipe de projeto permanecerem no caminho certo e trabalharem juntos com eficiência.
Fase 1: início do projeto
A primeira fase do projeto é sobre começar. Durante a fase de iniciação, você desenvolve uma compreensão clara do propósito, escopo e objetivos do projeto. Este é o momento de montar uma equipe e começar a tomar decisões sobre como o trabalho será feito.
O estágio de iniciação do projeto inclui decidir sobre uma metodologia de gerenciamento de projetos, criar um orçamento e obter as aprovações necessárias das partes interessadas para levar o projeto adiante. A iniciação do projeto é a fase mais importante, pois define o tom e a direção de todo o projeto. Você precisa ter uma compreensão clara do propósito, escopo e objetivos do projeto durante este estágio. E para que isso aconteça, você precisa de um termo de abertura.
Um termo de abertura do projeto é uma declaração do escopo, objetivos, entregas e participantes do projeto. Você deve criar um para encontrar respostas para perguntas como: Qual é o objetivo do projeto? Por que você deve fazer esse projeto? Quem estará envolvido ao longo do ciclo de vida do projeto? Uma carta fornecerá uma visão clara para o projeto e garantirá que ele esteja alinhado com seus objetivos de negócios.
Práticas recomendadas para aproveitar ao máximo a fase de iniciação do projeto:
- Certifique-se de envolver todas as partes interessadas do projeto durante esta fase.
- Use o software de gerenciamento de projetos para desenvolver um termo de abertura do projeto claro e conciso que descreva a finalidade, as metas e os objetivos do projeto.
- Crie um cronograma de projeto que detalhe todas as tarefas do projeto que precisam ser concluídas e quando elas precisam ser feitas.
- Monte uma equipe de indivíduos qualificados que tenham as habilidades e experiência para concluir o trabalho do projeto.
- Desenvolva um orçamento e obtenha a aprovação de todas as partes necessárias.
- Crie um plano de gerenciamento de riscos para identificar e mitigar os riscos potenciais do projeto.
- Agende uma reunião inicial do projeto no final da fase de iniciação para garantir que todos estejam na mesma página desde o início e evitar surpresas mais tarde.
Fase 2: Planejamento do projeto
A segunda fase é toda sobre o planejamento do seu projeto. É quando você pega todas as informações coletadas durante a fase de iniciação e as usa para criar um plano de ação detalhado para atingir os objetivos do projeto. A fase de planejamento inclui a atribuição de tarefas, o desenvolvimento de planos de comunicação e a definição de entregas ou metas do projeto.
Certifique-se de que seus objetivos sejam alcançáveis usando o método específico, mensurável, alcançável, relevante e oportuno (SMART). Essa abordagem o ajudará a criar metas tangíveis que sejam mensuráveis, alcançáveis, relevantes para os objetivos de sua empresa e tenham um limite de tempo.
CLEAR, que significa Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable e Refineable, é outro método de definição de metas orientado a resultados que você pode usar. Essa abordagem garante que seus objetivos sejam colaborativos (compartilhados pela equipe), limitados em escopo, emocionais (motivadores), apreciáveis e possam ser refinados conforme necessário.
Práticas recomendadas para aproveitar ao máximo a fase de planejamento do projeto:
- Crie um plano de projeto detalhado que defina todas as tarefas, prazos e partes responsáveis.
- Atribua tarefas aos membros da equipe do projeto e forneça a eles os recursos necessários para concluir seus trabalhos.
- Desenvolva um plano de comunicação claro e conciso para manter todos atualizados sobre o progresso do projeto.
- Monitore o progresso do projeto em tempo real e faça ajustes no plano do projeto conforme necessário.
- Use o software de planejamento de projeto para criar um plano de projeto bem pensado. O software facilitará o monitoramento do progresso do projeto e ajudará a identificar possíveis problemas antes que eles ocorram.
Fase 3: Execução do projeto
Esta fase se concentra em colocar seu plano de projeto em ação e realizar o trabalho. É quando os membros da equipe começam a trabalhar em suas tarefas atribuídas e começam a progredir em direção aos objetivos do projeto. Seu papel durante esta fase é delegar tarefas com sabedoria, fornecer suporte e orientação à sua equipe, além de acompanhar o progresso para garantir que o projeto permaneça nos trilhos.
Para garantir que as tarefas sejam executadas de forma eficaz, delegue-as às pessoas certas. Certifique-se de atribuir tarefas com base nas habilidades, experiência e disponibilidade de cada indivíduo. Além disso, forneça instruções claras sobre o que precisa ser feito e como deve ser feito. Isso ajudará a evitar confusão e garantir que as tarefas sejam concluídas da maneira que você deseja.
Práticas recomendadas para aproveitar ao máximo a fase de execução do projeto:
- Entre em contato com os membros da equipe regularmente para fornecer suporte e responder a perguntas que possam ter.
- Mantenha um canal de comunicação aberto com as partes interessadas do projeto para mantê-los atualizados sobre o progresso.
- Esteja preparado para ajustar o plano do projeto, conforme necessário, com base no feedback e novas informações.
- Acompanhe o progresso e os marcos para garantir que o projeto permaneça no caminho certo.
- Use o software de rastreamento de projetos para acompanhar com precisão o progresso e os marcos.
- Mantenha-se flexível. Coisas que você não planejou inevitavelmente surgirão, por isso é importante ser capaz de se adaptar e fazer alterações conforme necessário.
Fase 4: Monitoramento e controle do projeto
A quarta fase é sobre o monitoramento regular do projeto para garantir que ele permaneça no caminho certo. É quando você monitora de perto o progresso e o desempenho da equipe do projeto e o compara com o plano original.
Para garantir que você siga o plano original, identifique os fatores críticos de sucesso (CSFs) do seu projeto — ou seja, os fatores críticos para definir o sucesso do seu projeto — bem como os indicadores-chave de desempenho (KPIs) — ou seja, as métricas usadas para avaliar o desempenho do projeto.
Os CSFs são um conjunto de condições que devem ser atendidas para que um projeto seja bem-sucedido, enquanto os KPIs são métricas que medem se os CSFs estão sendo atendidos ou não. Por exemplo, um CSF para um projeto de desenvolvimento de site pode lançar o site no prazo, enquanto seu KPI pode concluir um determinado número de tarefas por semana.
Práticas recomendadas para aproveitar ao máximo a fase de monitoramento do projeto:
- Conduza reuniões regulares da equipe para acompanhar o progresso e identificar quaisquer problemas que precisem ser abordados.
- Faça check-ins regulares com as partes interessadas para mantê-las atualizadas sobre o progresso e abordar quaisquer preocupações que possam ter.
- Analise os dados do projeto regularmente para garantir que seu projeto esteja no caminho certo.
- Mantenha a documentação do projeto sempre atualizada para que você possa consultá-la facilmente quando necessário. Isso também o ajudará na hora de escrever o relatório final do projeto.
- Documente as lições aprendidas ao longo do projeto para melhorar os processos para projetos futuros.
Fase 5: Encerramento do projeto
A quinta e última fase nada mais é do que encerrar o projeto e amarrar as pontas soltas. Nesta fase, você criará um relatório final documentando todo o projeto do início ao fim. Este relatório deve incluir detalhes sobre os objetivos do projeto, resultados, lições aprendidas e qualquer outra informação relevante.
Práticas recomendadas para aproveitar ao máximo a fase de encerramento do projeto:
- Compare os objetivos do projeto com os resultados para garantir que foram alcançados.
- Identifique quaisquer lições aprendidas durante o projeto e documente-as para referência futura.
- Faça uma reunião de equipe para discutir o projeto e agradecer aos membros da equipe.
- Certifique-se de comemorar os sucessos e realizações do projeto com sua equipe assim que o projeto estiver concluído. Isso ajudará a aumentar o moral e a motivação para projetos futuros.
Gerenciar as fases do projeto de forma eficiente para garantir o sucesso
Gerenciar projetos de forma eficaz é essencial para qualquer empresa, grande ou pequena. Essas cinco fases de gerenciamento de projetos ajudarão a garantir que seus projetos estejam bem organizados, no caminho certo e executados sem problemas do início ao fim.
Apenas lembre-se de ser flexível e adaptável, pois coisas que você não planejou (como mudanças nos requisitos do projeto, orçamento ou qualquer outro problema imprevisto) podem surgir a qualquer momento. E o mais importante, não se esqueça de comemorar o sucesso assim que o projeto estiver concluído.
Dicas rápidas para uma gestão eficaz das fases do projeto
- Defina o escopo do projeto e crie um plano detalhado. Sem uma compreensão clara do que seu projeto envolve e o que precisa ser feito, será difícil garantir o sucesso do projeto. Criar um plano detalhado ajudará você a acompanhar o progresso e garantir que todas as tarefas necessárias sejam concluídas no prazo.
- Monte uma equipe forte e comprometida. Alcançar o sucesso requer o esforço de uma equipe forte e determinada. Portanto, reúna uma equipe que esteja pronta para o desafio e tenha as habilidades e conhecimentos necessários para concluir o projeto.
- Delegue tarefas e responsabilidades de acordo com os pontos fortes de cada membro da equipe. Para aproveitar ao máximo os pontos fortes de sua equipe, delegue tarefas e responsabilidades de acordo. Isso ajudará a garantir que todas as tarefas sejam concluídas com eficiência.
- Defina objetivos e marcos claros e acompanhe o progresso ao longo do ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Sem objetivos claros, será difícil avaliar o sucesso do seu projeto. Certifique-se de definir marcos e acompanhar o progresso para que você possa fazer os ajustes necessários ao longo do caminho.
- Esteja preparado para adaptar e ajustar seu plano à medida que o projeto evolui: À medida que seu projeto avança, esteja preparado para adaptar e ajustar seu plano de gerenciamento de projeto. Essa flexibilidade irá ajudá-lo a lidar com desafios inesperados e garantir o sucesso do seu projeto.
Ao gerenciar as diferentes fases do projeto, você pode encontrar vários riscos. Aqui estão alguns recursos de gerenciamento de riscos do projeto para ajudar a lidar com esses riscos:
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