Como a cronometragem pessoal ajuda você a ficar por dentro das coisas

Manter o controle de seus projetos pessoais e atingir metas pessoais pode ser tão difícil e demorado quanto o trabalho; muitas vezes requer o mesmo nível de dedicação.

Para ser capaz de realizar tudo, você precisa de boa gestão do tempo e habilidades organizacionais. A cronometragem é uma boa opção para tornar todo o processo mais suave.

Neste artigo, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre cronometragem pessoal – o que é, por que é importante e como controlar o tempo pessoal.

O que é cronometragem?

Segundo o dicionário, cronometragem significa “registrar o tempo, acompanhar as horas trabalhadas pelos funcionários”.

A cronometragem é a mais utilizada no mundo dos negócios, pois, como diz o famoso ditado, “tempo é dinheiro”. Empresas e freelancers rastreiam suas horas de trabalho para que possam faturar com precisão, ser transparentes, planejar projetos com mais facilidade, otimizar processos de trabalho e melhorar o gerenciamento do trabalho.

Uma (muito) breve história de cronometragem

Os humanos tentam rastrear o tempo desde o início da civilização.

Uma das primeiras ferramentas foram os relógios de sombra. Eles consistiam em uma vara colocada verticalmente no chão que formava uma sombra e marcadores ao longo do caminho da sombra que dividiam um dia em segmentos.

Mesmo nas sociedades antigas, era importante medir o tempo para que os trabalhadores pudessem ser pagos com precisão. Curiosidade: de acordo com este artigo do DailyMail, como a economia era baseada na redistribuição de mercadorias, os trabalhadores da Mesopotâmia e do Egito recebiam cerveja como salário, entre outros alimentos.

Como os relógios de sol são inúteis quando o sol não está brilhando, precisávamos de algo diferente; a tecnologia evoluiu para dispositivos mecânicos (relógios de água, relógios de vela, ampulheta, entre outros). No século XVII, avançou ainda mais, quando os relógios de pêndulo foram inventados. Ainda assim, a rotação da Terra era o “relógio” mais importante.

As tecnologias de cronometragem evoluíram ainda mais após a Revolução Industrial, quando a relação entre empregador e empregados começou a ser definida pelo bom e velho princípio “tempo é dinheiro” que já mencionamos.

Acredita-se que o primeiro relógio para rastrear o comparecimento tenha sido criado em 1888 por Willard Le Grand Bundy, um joalheiro de Nova York. Sua patente fala de registradores de tempo mecânicos para trabalhadores de uma forma que implica que os registradores anteriores já existiam; no entanto, ele fez algumas melhorias, como cada funcionário ter sua própria chave.

Um ano depois, esses relógios começaram a ser produzidos em massa. No entanto, como o resto da tecnologia da época, eles eram volumosos e complicados de usar.

Hoje em dia, tudo é feito digitalmente e a tecnologia é avançada o suficiente para que, mesmo que você não seja uma empresa, possa acompanhar seu tempo para seus próprios projetos e objetivos pessoais, de forma rápida e fácil.

Por que a cronometragem é importante?

Aqui estão os benefícios mais importantes da cronometragem, bem como por que você deve considerar incorporá-la em sua vida cotidiana e ao trabalhar em seus projetos pessoais.

Como a cronometragem aumenta sua produtividade

Uma das maiores vantagens do rastreamento de tempo é que ele melhora sua produtividade. Veja como:

A maneira psicológica como melhora a produtividade

Você já ouviu falar do efeito Hawthorne?

Efeito Hawthorne é um termo que se refere à tendência de trabalhar mais e ter um melhor desempenho quando você sabe que está sendo observado e/ou avaliado.

Foi nomeado após a pesquisa realizada na Hawthorne Western Electric Plant (daí o nome) em Illinois, EUA, na década de 1920.

Foi originalmente conduzido para estudar o efeito da iluminação na produtividade dos trabalhadores. Quando a iluminação melhorou, a produtividade também. No entanto, a produtividade melhorou novamente quando a iluminação foi diminuída, embora se esperasse que piorasse. Os pesquisadores ficaram perplexos.

A produtividade dos trabalhadores melhorava sempre que as condições de trabalho mudavam (para melhor ou para pior), fosse a iluminação, o horário de trabalho ou os intervalos de descanso.

Descobriu-se que não foram as variáveis ​​do ambiente de trabalho que mudaram o comportamento, mas o fato de estarem sendo observadas. Segundo muitos, o efeito Hawthorne é inevitável em pesquisas e estudos que usam humanos como sujeitos.

Agora, como isso pode ajudar você e sua produtividade?

Não haverá uma misteriosa entidade Big Brother observando e avaliando você quando você começar a cronometrar, não se preocupe. Nossos cérebros funcionam de uma maneira que, quando sabemos que o que fazemos está sendo medido, subconscientemente nos esforçamos mais e, consequentemente, temos um desempenho melhor. Use nossa peculiaridade psicológica inata a seu favor: meça seu próprio tempo.

A forma prática de melhorar a produtividade

A procrastinação costuma ser o maior inimigo da produtividade, e o controle do tempo pode ajudar nisso.

Ver um cronômetro funcionando, ou seja, ter uma representação visual de cada segundo que passa, evitará que você desperdice momentos valiosos – isso o incentivará a enfrentar a tarefa imediatamente. Além disso, saber que, se você percorrer o Instagram por uma hora, terá que anotá-lo, fica um pouco mais fácil resistir à vontade de acessar as mídias sociais.

Ou, como continuamos dizendo a nós mesmos: “Vou apenas verificar minhas mídias sociais por um minuto e depois voltar ao trabalho”.

Outro problema é a multitarefa: mesmo que você pretenda fazer mais em menos tempo, acaba perdendo o foco e, na verdade, realizando menos.
Ao usar aplicativos de rastreamento de tempo, você não pode colocar duas entradas ao mesmo tempo, o que força você a se concentrar em uma tarefa por vez. Fazer as tarefas uma a uma torna você mais eficiente. Quando você muda de uma tarefa para outra, seu cérebro precisa de algum tempo para se acostumar com uma forma diferente de pensar, o que faz com que você perca a concentração e se torne menos produtivo.

Você faz as coisas mais rápido e melhor quando não é multitarefa.

Nikolas Baron, que trabalhou como gerente de SEO e consultor de crescimento para empresas como Grammarly, Ticketmaster e Honey, disse no artigo publicado pela inc.com:

“Em vez de atender uma chamada, verificar e-mails e alternar entre várias tarefas que tenho em andamento, o controle de tempo realmente me incentiva a me concentrar em uma atividade por um longo período de tempo para melhorar meu foco e produtividade. Além disso, o rastreamento do tempo é uma ótima maneira de me lembrar de me levantar e me movimentar a cada 50 minutos para limpar minha cabeça e atualizar minha perspectiva.”

A qualidade de vida é melhorada

Quando você começar a rastrear seu tempo, terá acesso a dados que mostram exatamente como você o gasta. Você pode enfrentar uma dolorosa percepção de que desperdiça muito tempo com coisas que realmente não importam. Por mais desagradável que seja inicialmente, você pode usar isso como uma oportunidade para fazer uma mudança e começar a gastar mais tempo com as coisas que valoriza.

Com o que você gasta muito tempo? Com o que você não gasta tempo suficiente? Sua agenda reflete seus valores e os objetivos que você está tentando alcançar? Se não, o que você pode mudar?

Se você responder a essas perguntas e implementar as mudanças necessárias, sua qualidade de vida melhorará, pois você dedicará seu tempo e energia às coisas que importam e que o satisfazem.

Ter um equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Até agora, falamos sobre como a cronometragem ajuda você:

• Saiba quanto tempo cada uma de suas tarefas leva,
• Saiba quais são suas prioridades,
• Identificar tarefas não essenciais e demoradas,
• Mantenha o foco no seu trabalho,
• Minimize a procrastinação,
• Evite multitarefa.

Todas essas coisas o colocam no caminho certo para fazer um cronograma que permitirá que você tenha um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. Ele permite que você se organize melhor e tenha tempo suficiente para tudo o que é importante, incluindo saúde, sono e vida social, não apenas para trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Dica adicional na hora de fazer um cronograma: leve em consideração o horário do dia em que você é mais produtivo – para algumas pessoas pode ser de manhã cedo, para outras, tarde da noite. Se você ajustar sua agenda ao seu ritmo natural, ficará mais focado e fará as coisas mais rapidamente. Trabalhe de forma mais inteligente, não mais difícil!

Como acompanho o tempo pessoal?

Você decidiu que quer começar a controlar seu tempo, mas não sabe como? Na verdade, é mais fácil do que você imagina. Nenhum dos métodos requer mais do que alguns passos simples.

Escolha um método de cronometragem

O primeiro passo é escolher um método. Você pode usar caneta e papel ou uma planilha, mas é o software de controle de tempo mais rápido e fácil de usar. Mesmo dentro do software de cronometragem, existem diferentes opções que você pode escolher, de acordo com suas preferências.

O rastreamento do tempo usando um cronômetro é simples e muito útil se você quiser ou precisar ser preciso ao rastrear.

Tudo que você tem a fazer é

1. iniciar um temporizador,
2. indique em qual projeto ou tarefa você está trabalhando e
3. pare o cronômetro quando terminar de trabalhar nesse projeto.

As planilhas de horas são uma maneira rápida de adicionar muitas entradas de uma só vez.

1. Selecione um projeto no qual você está trabalhando,
2. Escreva o quanto você trabalhou nessa tarefa,
3. Adicione uma linha para cada tarefa/projeto em que você trabalhou naquele dia.

O rastreamento manual do tempo é perfeito para rastrear todas as suas tarefas de uma só vez. Ele permite que você adicione entradas de hora uma a uma, especifique as horas de início e de término e a data.

Um rastreador de tempo automático é ótimo se você quiser rastrear algo que é feito no computador. Você não precisa fazer nada, ele registra automaticamente o tempo gasto na atividade do computador. É o método mais rápido de todos, mas não pode ser usado para tarefas e atividades que não sejam digitais.

Você também pode usar a técnica de bloqueio de tempo usando a visualização de calendário se for uma pessoa visual. Você define blocos de tempo específicos para as tarefas, eventos e atividades em sua vida e os adiciona ao seu calendário.

Faça revisões semanais

A cada semana, verifique seu painel e um relatório detalhado ou semanal em seu aplicativo de rastreamento de tempo. Isso é importante para que você possa avaliar como gasta seu tempo e se deve fazer alguma alteração em sua agenda.
Ao iniciar a cronometragem, você naturalmente se tornará mais consciente de para onde vai o seu tempo, mas ver todos os dados o ajudará a ter uma visão completa. Isso tornará mais fácil planejar e ver as falhas em sua agenda, bem como a maneira ideal de melhorá-la.

Conclusão

A cronometragem é uma ótima prática para atingir seus objetivos pessoais por vários motivos, sendo o mais importante que aumenta sua produtividade e ajuda você a gastar seu tempo com as coisas que você valoriza e que são importantes para você, melhorando assim sua qualidade de vida.

A opção mais fácil é obter um aplicativo de rastreamento de tempo e usá-lo da maneira que funcione melhor para você, quer você decida preencher planilhas de horas, registrar tempo ou usar algum outro método.

Seja qual for a sua escolha, será um passo em frente para uma boa gestão do tempo e para a realização dos seus projetos pessoais.