Guia de produtividade pessoal: maximize a produtividade com esses métodos e aplicativos

A produtividade pessoal desempenha um papel importante em nossas atividades cotidianas, especialmente aquelas relacionadas ao nosso trabalho. Há aqueles dias de sorte em que somos eficazes o suficiente para concluir nossas tarefas com facilidade. Infelizmente, também há momentos em que estamos lutando até com as tarefas mais simples.

Mas, adivinhe, existem muitas maneiras de vencer esse tempo letárgico.

Neste artigo, mostraremos várias etapas fáceis de seguir que aumentarão sua produtividade, independentemente do aspecto que o incomoda; sejam distrações, dificuldade de concentração, quedas na qualidade do trabalho, você escolhe. Aqui está o que você pode esperar:

O guia passo a passo para produtividade pessoal

Primeiro passo: “Sou realmente improdutivo?”

Antes de mergulharmos no âmago da questão, vamos falar sobre o que realmente é a produtividade. Porque acredite ou não, o próprio conceito foi distorcido ao longo do tempo, e a imagem com a qual acabamos não poderia estar mais divorciada da realidade.

Expectativas irreais

Assim como na aparência física e na saúde mental, existe uma imagem da pessoa produtiva perfeita construída pelas mídias sociais. Trabalhar em sua produtividade não significa que de repente você viverá aquele estilo de vida minimalista-brilhante-apartamento-e-pedante-sonho-mobília. Um onde você vai acordar às 6h todos os dias, tomar seu café da manhã, tomar banho e malhar antes das 7h e terminar tudo perfeitamente na hora.

É verdade que algumas pessoas podem ter essas rotinas e manter uma vida tão minimalista.

Mas para nossa própria sanidade, é melhor olhar para essas imagens e postagens perfeitas como uma meta alcançada através de anos de trabalho e dedicação. Ao começar do zero, pequenos passos são muito melhores para mantê-lo motivado do que um quadro de visão de um dia-a-dia do Pinterest.

O que realmente é produtividade

O conceito de produtividade como o conhecemos – a razão entre insumo e produto – tem suas raízes na economia. E dentro desse contexto, faz sentido, pois a produtividade impacta diretamente no sucesso de vários setores.

No entanto, o problema começa quando aplicamos o mesmo conceito à produtividade em nossas vidas pessoais. Não somos máquinas, nem podemos calcular o trabalho quantitativamente da mesma forma, por isso é necessário redefini-lo.

A produtividade na vida pessoal pode significar coisas diferentes dependendo dos objetivos da pessoa:

• Para alguns, produtividade significa trabalhar mais rápido e reduzir o tempo de processos longos;
• Para outros, ser produtivo significa focar melhor, garantindo resultados com mais qualidade;
• E então, para alguns, a produtividade é aprender a ser melhor organizado, a usar o dia ao máximo.

Quando olhamos dessa forma, a produtividade se torna uma habilidade com caminhos diferentes, todos levando a um mesmo objetivo: fazer um trabalho melhor.

E assim, este guia será baseado em decidir em qual área de produtividade você deseja melhorar e como fazê-lo.

Etapa dois: escolha uma área de produtividade para melhorar

Velocidade é o que costumamos pensar primeiro quando alguém fala em produtividade. Na maioria das vezes, associamos isso a trabalhar mais rápido e fazer mais dentro do tempo previsto.

Quer ser mais rápido e eficiente?

Para aqueles que sentem que lutam para fazer as coisas no prazo porque trabalham devagar, existem várias maneiras de melhorar a velocidade.

• Cresça em um horário de sono estável

Você precisa estar no seu melhor se quiser ter um desempenho mais rápido. E, claro, você não pode esperar estar em 100% se acordar em 60%. Agora, para quem tem filhos e bebês, ou trabalha em mais de um emprego, pode ser difícil manter um horário normal de sono.

Mas, se possível, é bom escrever nos dias em que você quer ir para a cama cedo. Nesses dias, você pode planejar seu trabalho e tarefas, para que tenha algum tempo para cuidar do seu horário de sono. Tente apontar por no mínimo 7 horas e não mais que 8.

• Pratique a velocidade em outras tarefas diárias

Trabalhar mais rápido não vem de repente. Você melhora com o tempo, assim como com outras habilidades: ler, escrever, memorizar, etc. Assim, é perfeitamente possível praticar a velocidade em outros aspectos da sua vida e ver como ela se transfere para o seu trabalho.

Por exemplo, você lava a louça enquanto o almoço está cozinhando no fogão. Da mesma forma, você pode verificar e-mails em seu telefone enquanto o Windows atualiza, por exemplo.

Da mesma forma, se você quiser digitar mais rápido, basta digitar a letra de uma música que está ouvindo, ou um programa de culinária ou um filme. Veja o quanto de um texto coerente você pode extrair dele, enquanto o áudio ainda está em andamento.

• Atenha-se a um cronograma

Por um lado, a velocidade é mostrada na rapidez com que você executa tarefas individuais. Por outro, trata-se de quantas tarefas você pode concluir em várias horas, um dia ou uma semana. Nesses casos, a velocidade se reflete em quão bem você pode cumprir sua programação.

Para evitar a procrastinação e manter a produtividade por meio da rapidez, cumpra sua programação “to a T”. Isso significa criar blocos de tempo em sua agenda (prazos de quanto tempo você gastará em cada tarefa) e iniciar e terminar tarefas em ponto.

Como isso ajuda? Você simplesmente não permite que uma tarefa penetre no tempo necessário para a outra tarefa. Digamos que você comece A e termine meia hora depois do planejado. Isso significa que você terá 30 minutos a menos para concluir a tarefa B ou aumentará toda a programação em 30 minutos. Em cada caso, você está diminuindo seu progresso.

Além disso, manter um prazo para cada tarefa garantirá que você se concentre melhor e seja mais sábio sobre sua abordagem à referida tarefa, para acompanhar.

• Divida suas atribuições

Este é um conselho bem conhecido. Etapas menores ajudam você a executar projetos ou tarefas maiores.

Lidar com uma tarefa complexa em sua totalidade pode levar muito tempo e energia. Ainda mais se você não tiver certeza por onde começar, ou o grande volume de trabalho o sobrecarregar. Mas, se você primeiro dividi-lo em pequenos passos, você não apenas começará mais rápido, mas tornará mais fácil para você progredir em um ritmo constante.

Tarefas menores e fáceis de resolver dão a motivação necessária para continuar trabalhando.

• Mantenha tudo ao alcance do braço

Agora, este conselho é um pouco mais prático. Quando você dá uma olhada em sua mesa, você pode realmente dizer que tudo o que você precisa para o trabalho está ao seu alcance? Coisas como canetas, lápis, papel extra, post-its, a impressora, até!

Se você pretende ser mais rápido, não pode realmente pular da cadeira sempre que precisar de algo. A menos que seja para uma pausa ou um alongamento, é claro.

É melhor manter todas as pequenas coisas úteis em sua mesa ou em uma pequena gaveta ao alcance do braço. Coisas como:

• Material de escritório: tesouras, post-its, marcadores, clipes, calculadora, fita adesiva, etc;
• Lanches (nozes, frutas) para aqueles momentos críticos de queda de açúcar no sangue;
• Líquido (água, suco, café, smoothie).

Quanto menos vezes você se levantar, menores são as chances de algo não relacionado chamar sua atenção, causando uma distração.

• Saiba mais sobre os atalhos do seu PC

Outro pequeno truque legal para se tornar mais rápido é conhecer seu PC e organizá-lo da melhor maneira possível. Economize tempo sem precisar vasculhar pastas, filtrar e-mails, responder a eles individualmente e até mesmo usar o mouse.
Aqui está o que você pode fazer:

• Limpe sua área de trabalho. Não deixe nada além de pastas essenciais;
• Se você for um usuário do Windows, mova todos os seus programas para a faixa inferior, pois leva apenas um clique para iniciá-los, em vez de dois, e eles não ocuparão o espaço necessário da área de trabalho;
• Cada sistema operacional tem vários atalhos – procure uma lista online e encontre aqueles que o ajudam a navegar no sistema sem a necessidade de um mouse. Assim como ctrl+C e depois ctrl+V é muito mais rápido do que clicar com o botão direito para copiar e colar, existem centenas de atalhos para abrir e-mails, novas pastas, mover arquivos, etc.

Gerencie melhor o tempo

• Obtenha uma forte vantagem inicial

Esta dica foi adaptada do artigo de Simon Reynolds na Forbes . Ele argumenta que devemos “fingir que nosso dia termina às 11h”, o que significa que você cria uma restrição de tempo em que precisa terminar todas as tarefas importantes até então.

Reynolds também traz um bom ponto: geralmente, quando nos sentamos para trabalhar, não começamos a trabalhar imediatamente. É o café primeiro, talvez uma leitura de algumas notícias online, ou vídeos, atualizações no Twitter ou uma conversa matinal com colegas de trabalho.

O que ele aconselha é evitar esse ritual e, em vez disso, mergulhar de cabeça no trabalho. Embora um início casual de uma manhã de trabalho possa fazer parte de sua agenda, é mais provável que seja uma distração inicial. Isso pode fazer você iniciar suas tarefas mais lentamente e mais lentamente.

• Melhore a priorização

Aqui no blog do Clockify, acreditamos piamente que a priorização é o cerne de um ótimo gerenciamento de tempo. Fizemos muitos artigos e exemplos sobre priorização como uma técnica de gerenciamento de tempo. E é um que acreditamos firmemente que leva a uma melhor gestão do tempo na vida pessoal também.

Existem algumas abordagens para priorização, mas a mais famosa é a Matriz de Eisenhower, onde você decide quais tarefas são (não) urgentes e quais são (des) importantes.

Saber quais tarefas têm a maior prioridade com base em sua importância e urgência tira um grande peso dos ombros. Você pode tomar decisões mais informadas sobre como gerenciar o tempo. E também, quais aspectos do seu trabalho requerem mais atenção, versus quais surpreendentemente – não.

• Defina metas claras

Reserve meia hora todos os domingos à noite para discutir consigo mesmo quais devem ser seus objetivos para a semana seguinte. O que você quer ou precisa alcançar?

Talvez você queira terminar um projeto por causa de um prazo intrusivo?
Ou você tem uma reunião depois que é mais importante?

De acordo com a dica de prioridades, é bom saber qual tarefa (ou mais) é vital para sua carreira naquela semana, para que seja prioridade máxima. Em seguida, você pode agendar seu horário com antecedência para garantir o máximo de tempo possível. Essa abordagem leva algum tempo para se acostumar, mas pense nisso como uma preparação de refeição, tantas famílias juram.

Eles geralmente querem economizar tempo por não pensar no que cozinhar para o almoço todos os dias. Assim, eles encontram receitas para a semana, compram todos os ingredientes e planejam e preparam o máximo que podem durante o fim de semana. Isso dá às refeições uma estrutura para a próxima semana, o que tira muito estresse do processo de cozimento. Assim, eles podem se concentrar em outras coisas mais importantes.

Você pode aplicar o mesmo método com qualquer aspecto de sua vida que atrapalhe seu gerenciamento de tempo.

Seja mais focado/Elimine distrações

Alguns procuram a melhoria da produtividade para se livrar das distrações. Eles trabalham rápido e eficientemente quando “na zona”, mas é chegar a essa zona que é o problema. Zumbido constante, notificações, conversas, conversas tentadoras de filmes em salas de bate-papo, etc.

• Evite multitarefa

A multitarefa é conhecida por criar uma queda no foco. Quando você passa de uma tarefa para outra, geralmente é para:

• Atender uma chamada;
• Responder a uma mensagem de chat urgente;
• Distrações externas (como animais de estimação, família, crianças);
• Encontros,
• Uma tarefa mais fácil (mais rápida) que você pensou, etc.

Sempre que você é interrompido ou passa para outra tarefa, você faz o que é chamado de “troca de contexto”. Mover o foco de um lugar para outro sem interrupção é conhecido por causar uma queda significativa no foco. E a cada nova tarefa que você inicia, ela cai ainda mais. Portanto, se possível, atenha-se a uma tarefa até terminá-la e coloque lembretes para as novas que surgirem em sua cabeça.

• Não confie na motivação

Esperar que uma ideia surja, ou estar no “humor certo” para trabalhar em uma tarefa específica, você certamente verá uma queda na produtividade. Embora você possa pensar que a motivação o ajuda a se concentrar, na verdade é uma questão de disciplina. Você pode fazer o feng shui em sua mesa inteira, fazer a melhor programação de todos os tempos - mas no final, nenhuma quantidade de estímulos externos fará com que você se concentre melhor do que seu próprio cérebro.

Então, para se disciplinar e evitar a procrastinação, você pode:

• Dê a si mesmo uma contagem regressiva de vinte segundos, após a qual você deve começar a trabalhar;
• Tenha uma caneta e um papel do lado onde você vai despejar todas as ideias ruins até encontrar a certa;
• Pratique fazer as pazes com os rascunhos, erros iniciais e e-mails ou apresentações ruins, porque o medo da imperfeição é o que muitas vezes nos faz procrastinar;
• Faça uma lista de distrações

Que melhor maneira de eliminar distrações que arruínam seu foco fazendo uma lista delas? Passe por um dia normal de trabalho e anote todas as distrações que surgirem em seu caminho. Nem sempre são as mídias sociais ou e-mails e reuniões inesperados.

Pode ser pensar sobre o que almoçar, ou quais mantimentos precisam ser comprados, ou talvez um colega de trabalho tenha mencionado um filme em uma sala de bate-papo, e agora você está pesquisando resenhas no Google (ou planejando quando assistir).

Anotar distrações pode dar resultados surpreendentes. Mas principalmente, te dá uma ideia mais precisa do que você tem que lutar.

• Trabalhe com alguém, mesmo que você esteja remoto

Algumas pessoas são mais focadas quando trabalham com outras. Eles encontram o impulso e a energia de ter outras pessoas próximas trabalhando também, contribuindo para a atmosfera agitada. Agora, em um momento em que muitos de nós estão trabalhando remotamente e sozinhos, pode ser difícil encontrar isso. Nenhuma quantidade de vídeos de som de café ASMR ou música de trabalho pode substituí-lo.

Felizmente, existem duas soluções relativamente novas para quem gosta de ter “companheiros” de trabalho:

• DIA DA CAVERNA

Caveday.org é um site onde as pessoas podem se inscrever para se tornarem membros de uma comunidade de trabalhadores online. Eles têm sessões de trabalho de foco profundo sobre zoom, com microfones sem som. Antes de cada sessão, você envia ao administrador da sala o que pretende trabalhar e inicia. Ao final de cada sessão, vocês verificam juntos se as tarefas foram cumpridas. O tempo todo, o grupo de outros trabalhadores remotos também está na webcam, dando pelo menos alguma aparência de espaço de escritório.

• “Estude comigo”

Se você não gosta da ideia de fazer webcam com estranhos, sempre há a opção de perguntar a um colega de trabalho ou amigo se eles gostariam de tentar a mesma abordagem. No entanto, se isso também for um “não”, você pode escolher o YouTube. Ou seja, vídeos pré-gravados de pessoas estudando ou trabalhando.

Eles podem ficar quietos, com música, com ambientes diferentes, e até avisar se usam a técnica Pomodoro e como o vídeo será estruturado.

Tenha melhores resultados

A produtividade também pode refletir a qualidade do seu trabalho. Mais notavelmente – quanto trabalho de qualidade você produz dentro do tempo determinado. Aqui estão alguns conselhos sobre maneiras de melhorar seus resultados finais:

• Tenha uma pessoa de “garantia de qualidade” própria

Assim como uma empresa tem um departamento de controle de qualidade, você também pode ter um para você. Se eles estiverem dispostos e capazes, você pode pedir a amigos de áreas semelhantes ou colegas de trabalho para avaliar seu trabalho enquanto você o faz, ou nos estágios iniciais.

Além disso, quanto mais feedback diversificado e frequente você receber, melhor será o resultado final.

• Não espere para perguntar

A continuação do ponto anterior seria pedir feedback assim que você tiver algo para mostrar. Esperar até o final para pedir comentários pode causar um grande revés logo antes de um prazo (falando por experiência pessoal aqui).

Embora você possa pensar que seu trabalho não é bom o suficiente para ser visto ou avaliado por alguém e precisa de mais tempo, a verdade é que nunca será. A chave é deixar de lado o perfeccionismo, pois o feedback inicial permitirá que você conserte as coisas no prazo, mais rápido e com menos estresse.

• Implemente o feedback corretamente

Por último, em relação ao feedback, embora você não deva aceitar todas as críticas que surgem em seu caminho, também não deve rejeitá-las rapidamente. Isso anda de mãos dadas com a aceitação de que o feedback sobre seu trabalho não é uma crítica a você como pessoa.

Escolha pessoas que você sabe que são objetivas e cujas opiniões você valoriza, mesmo que você não goste delas. Certifique-se de analisar as críticas e aplicar as mudanças cuidadosamente, não apenas literalmente. Por exemplo:

Se eles disserem: “Eu não gosto de A, você deveria usar C”, a ação correta seria perguntar por que eles não gostam de A, não mudar imediatamente para C. Você quer saber por que algo funciona (ou não), então talvez você possa aplicar esse conselho no futuro. E talvez, depois que eles explicam o raciocínio, você perceba que realmente não funciona bem e decida não aceitar.

Portanto, fique atento a todos os comentários que você recebe.

• “Falha mais rápido”

Essa deve ser uma das melhores dicas que todo mundo teme. “Fail mais rápido” é um conceito que endossa você a cometer erros. Porque se temos medo de cometer um erro, adiamos o trabalho nas coisas, e isso afeta muito o quão produtivos e motivados ficamos. Sem falar que isso atrapalha nosso crescimento intelectual.

Portanto, se você deseja obter melhores resultados, precisará enfrentar tarefas, projetos e prazos perdidos de frente. Ao examiná-los, você pode aprender e melhorar. Esperar pela ideia perfeita, prolongar prazos, evitar ajuda – tudo isso contribui para a baixa produtividade e perda de tempo.

Um ex-empregador meu costumava dizer: escreva 30 ideias. Nem mais nem menos. Porque desses 30, 25 serão muito ruins, mas você os tirará do seu cérebro. E então haverá aqueles outros 5 que podem funcionar. Então você constrói sobre eles.

• Defina padrões realistas

Enquanto todos nós gostamos de atirar para as estrelas (como os filmes nos ensinam), a verdade é que não há vergonha em conhecer nossos limites. Não nascemos instantaneamente incríveis em tudo. Algumas coisas vão naturalmente demorar um pouco para serem aperfeiçoadas. Portanto, quando você escolher tarefas, métodos ou prazos, certifique-se de saber quão bem seu nível de habilidade está de acordo com os padrões que você ou outras pessoas definiram.

Pense em anúncios de emprego – você não se candidataria a uma posição que exija um nível C3 de espanhol quando você tem apenas A2.

O mesmo vale para o seu próprio trabalho e habilidades. Deixe seu orgulho de lado e assuma tarefas que você sabe que pode fazer bem e que são desafiadoras o suficiente para expandir seu conjunto de habilidades. Morder mais do que você pode mastigar resultará em um resultado final de baixa qualidade ou um trabalho apressado.

Sem falar em muito estresse.

Melhore suas habilidades de resolução de problemas

Às vezes, a produtividade sofre porque não podemos resolver os problemas com rapidez suficiente. Ou enfrentamos muitos desafios de trabalho que exigem trabalho em equipe ou “apagar pequenos incêndios” diariamente. Suporte ao cliente, gerentes de projeto e controle de qualidade são apenas alguns departamentos que têm esse tipo de trabalho diariamente.

• Não fuja da ajuda

A maioria das pessoas vai querer trabalhar em um problema sozinho. Há um estigma em pedir ajuda no trabalho: mostra fraqueza ou falta de habilidade, talvez o empregador registre nos registros como uma falha, afeta sua confiança etc.

Mas a verdade não poderia estar mais longe disso. Mais e mais CEOs estão apoiando a colaboração aberta e colegas de trabalho pedindo ajuda uns aos outros. Afinal, ele impulsiona os projetos, garante que nenhum prazo seja perdido e permite que as pessoas aprendam novos truques do comércio.

• Faça brainstorming com frequência (e até mesmo fora do trabalho)

Brainstorming é o ato de discutir, ou “tirar ideias uns dos outros” com um grupo de pessoas. Quando você tem um problema específico que não consegue resolver, uma maneira de acelerar o processo é chamar seus colegas de trabalho e organizar uma reunião rápida.

Durante a sessão de brainstorming, todos oferecem ideias ou fazem perguntas sobre o problema, com o objetivo de alcançar a melhor solução em conjunto. Novamente, isso o torna mais produtivo, pois as ideias dos outros alimentam seu próprio “banco de cérebros” para referência futura, além de acelerar todo o processo.

• Analise mapas mentais e outras técnicas

Um método intimamente ligado ao brainstorming é a formação de mapas mentais. Como auxílio visual, um mapa mental é uma rede de frases-chave relacionadas ao problema que você pretende resolver ou a uma ideia que deseja colocar em prática.

Os mapas mentais permitem que você se afaste (literalmente) do problema e tire seus pensamentos da cabeça e coloque-os em um quadro ou um pedaço de papel. Ajuda a formar novas conexões para chegar a uma solução mais rapidamente.

Torne-se melhor na organização

A organização tem tudo a ver com se tornar um melhor priorizador. Como afirma a Lei de Parkinson: “O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua realização”. Ou seja, se você tem uma tarefa de 30 minutos e o prazo é amanhã, provavelmente vai arrastá-la até os últimos cinco minutos antes do prazo. No entanto, o tempo todo até o dia seguinte, sua mente estará preocupada com pensamentos e ansiedade se você cumprirá ou não o prazo. Mas, o tempo todo você vai procrastinar.

Então, para se tornar melhor em organizar sua agenda, aqui estão algumas dicas.

• Organize seu espaço físico

Produtividade popular O YouTuber Thomas Frank tem um conselho brilhante para quem quer melhorar essa habilidade – organize o espaço ao seu redor sempre que puder. Você já ouviu muitas vezes que um espaço limpo o motivará a ser mais produtivo. No entanto, desenvolver o hábito de colocar as coisas físicas de volta em seu lugar é mais uma questão de criar uma afinidade pela ordem.

Uma vez que você domine a manutenção das ferramentas, decorações e outras coisas do seu espaço de trabalho em ordem, rotuladas e ao seu alcance, elas começarão a ser transferidas para o seu espaço mental. Você saberá muito melhor como organizar sua área de trabalho, arquivos de trabalho, tarefas e arquivos.

• Encontre um sistema que funcione para você

Em seu vídeo, Frank continua sugerindo que cada pessoa tenha seu próprio sistema para organizar seus pensamentos, bancos de memória e espaço físico. Então, para formar adequadamente esse novo hábito, seria melhor fazer uma pesquisa sobre que tipo de organizador você pode ser.

• Melhore sua priorização

A maneira como você prioriza as coisas (tarefas, objetivos de vida, objetivos de carreira) afeta diretamente sua agenda e como você a organiza. Quando você chega ao final do dia de trabalho com a sensação de que não fez um trabalho significativo o suficiente, começa a acreditar que foi improdutivo.

Quando, na realidade, você simplesmente não priorizou suas tarefas o suficiente para se sentir produtivo. Veja como você pode trabalhar em sua priorização:

• Comece a usar a Matriz de Eisenhower (que mencionamos acima);
• Atribua números de prioridade de 1 a 10 (do menor para o maior);
• Experimente o método “Eat the Frog”;
• Forme uma lista de suas metas de carreira de longo prazo e, em seguida, divida-as em outras mais detalhadas. Em seguida, baseie sua agenda nas tarefas que contribuem para o progresso da meta de longo prazo.

Terceiro Passo: Encontre o culpado da improdutividade

Aborde seu problema de produtividade analisando-o objetivamente. Muitas vezes temos dificuldade em admitir para nós mesmos a facilidade com que nos distraímos e procrastinamos. Mas se queremos melhorar, temos que ver primeiro o “lado feio”.

Fatores que afetam a produtividade

• Procrastinação
• Altas expectativas
• Prazos irreais
• Maior carga de trabalho
• Fadiga e esgotamento
• Má comunicação, falta de informação
• Feedback insuficiente/Sentindo-se desvalorizado

Todas essas são razões para quedas significativas na produtividade. Especialmente se eles ocorrerem por longos períodos de tempo.

E assim, saber o que afeta negativamente (e positivamente) sua produtividade já é metade da batalha. Encontrar uma solução permanente torna-se muito mais fácil. Para evitar aprofundar a falta de produtividade neste artigo, temos muito mais recursos em outros lugares:

Como identificar perda de tempo e ineficiência

Lidando com a procrastinação – por que isso acontece e como corrigi-lo

Passo Quatro: Estabeleça metas claras

Depois de saber em qual área de produtividade você precisa melhorar, o próximo passo é definir metas muito claras. Para fazer progresso real, você precisa de marcos para superar. É a única maneira de:

• Saiba se você está se movendo na direção certa;
• Descubra quais métodos funcionam mais rápido que outros;
• Identificar novos obstáculos;
• Empurre-se para a frente.

Quando houver critérios precisos que você precisa cumprir em um determinado momento, você será mais motivado e seu fluxo de trabalho será simplificado do que se não tivesse nenhum.

Como você define metas?

Nós escrevemos muitos artigos sobre este tema, que você pode encontrar abaixo. Mas, em essência, existem várias maneiras.

• Estabeleça metas a partir da perspectiva de seu desenvolvimento geral de carreira;

Pense em curto e longo prazo, planeje educação adicional (cursos, tutores, seminários),…

• Utilizar a metodologia de metas SMART;

Específico , Mensurável , Atingível , Relevante , Temporário

• Obtenha alguns aplicativos para ajudá-lo a acompanhar o progresso e impulsionar você;
• Experimente o OKR (objetivos e resultados-chave)

Um método que ajudou empresas como o Google a chegar onde estão hoje.

O que um objetivo precisa ter

Métodos à parte, todo objetivo precisa marcar várias caixas para contar como útil e progressivo.

Ele precisa ser objetivo – o que significa que você não deve se superestimar ou se subestimar.

Defina metas de acordo com os tempos realistas em que você pode concluir tarefas ou projetos e defina a dificuldade de acordo também.

O objetivo deve ser alcançável – então comece com pequenos passos e, quando você sentir o ritmo (o que exatamente o leva a ser mais produtivo), tente tornar esses objetivos mais amplos.

Por exemplo: Primeiro, tente trabalhar com foco profundo, ininterrupto, por 25 minutos. Então, depois de uma semana, aumente esse número para 40 minutos. Depois de mais uma semana, se o hábito persistir, defina uma nova meta para 50 minutos.

O objetivo precisa ser específico – o exemplo acima mostra como esse critério funciona.

Cada objetivo que você define deve ter um nível definido de habilidade que você precisa atingir e o prazo para alcançá-lo. Caso contrário, é impossível acompanhar o progresso.

Certifique-se de que suas metas tenham essas três etapas incluídas em todas as metas que você planeja, e o resto da jornada é muito mais fácil.

Quinto Passo: Melhore sua auto-fala

Outra parte da jornada de se tornar mais produtivo inclui mudar sua mentalidade para uma mais solidária.

Trabalhar para melhorar suas habilidades e construir novos hábitos não é uma tarefa fácil. Especialmente se você tem o hábito de esperar muito de si mesmo ou ser muito rigoroso com seu próprio progresso. A rigidez com nós mesmos é uma das maiores razões pelas quais desistimos de criar novos hábitos ou falhamos no meio do caminho. Então, como você pode ser sua melhor líder de torcida, mantendo-se realista?

• Anote sua conversa negativa

Sente-se e cave fundo. Pense neste passo como uma espécie de sessão de terapia consigo mesmo. Identifique todas as maneiras pelas quais você fala negativamente consigo mesmo, repreende-se por seus fracassos, inventa desculpas, etc. Escreva as situações, sentimentos e resultados que vieram dessa conversa negativa.

Este é um processo, no entanto, e você não será capaz de identificar todas as maneiras pelas quais você se coloca para baixo. Mas é importante aprender a identificar comportamentos negativos, parar e encontrar uma nova maneira de lidar com um problema ou obstáculo. Por exemplo, você perde um prazo enquanto um colega de trabalho menos habilidoso terminou ainda mais cedo.

Conversa interna negativa: “O que aconteceu? O que há de errado comigo? Eu procrastinei demais/Não trabalhei o suficiente. Eles trabalharam mais horas extras do que eu? Talvez eu devesse ter trabalhado mais horas…”

E a espiral continua até você começar a pensar o quão ruim você é , ou o quão incompetente você é (em sua própria cabeça). Esse tipo de pensamento não ajuda em nada a empurrá-lo para a frente. Em vez disso, ele o prende em um ciclo de nunca pensar que você é bom o suficiente, nem que você vai melhorar.

Conversa interna positiva: “Ok, algo aconteceu aqui. O que eu perdi? O que eu poderia ter feito melhor? É um erro e acontece com qualquer um – então o que posso aprender com isso? X e Y parecem ter me distraído, então da próxima vez vou tentar algo diferente.”

Embora possamos pensar que por trás de nossa conversa negativa há uma intenção bem-intencionada de nos esforçarmos, é a conversa positiva que dá resultados reais. É orientado a objetivos e soluções, não se debruça sobre causas e consequências mais do que o necessário e nunca iguala seus fracassos e sucessos de carreira a você como pessoa .

• Aprenda a aceitar o fracasso

A falha é um processo perfeitamente normal, comum e esperado. Os melhores exemplos estão em todos os lugares que você olha. Já conhecemos o ditado popular de que ninguém deve comparar a própria vida com o “carretel de destaque” de alguém. Tesla, Apple, Sony e muitas outras são empresas que exibem seus destaques, enquanto nos bastidores existem milhares de erros e falhas sobre os quais seus produtos foram construídos.

Thomas Edison foi perguntado uma vez como se sentiu ao falhar tantas vezes ao projetar uma lâmpada, ao que ele respondeu: “Eu não falhei 1.000 vezes. A lâmpada foi uma invenção com 1.000 passos.”

E assim, acostume-se ao fracasso e familiarize-se com ele. Porque quando você enfrenta seus erros, fica mais fácil aprender com eles e não repeti-los no futuro. Separe-os, analise suas causas e suas respostas e veja como você pode fazer melhor da próxima vez. E se você falhar novamente – isso também é válido. Desde que você continue empurrando e progredindo pouco a pouco.

Passo Seis: Acompanhe e registre seu progresso

Depois de reduzir o medo do fracasso e da síndrome do impostor a níveis administráveis, você pode começar com o trabalho real. Usar os cronogramas pré-definidos e seguir as metas que você estabeleceu é apenas metade da história. Acompanhar seu progresso é a outra metade.

Por que importa se eu acompanho o progresso ou não?

Para que a produtividade melhore, você terá que saber onde comete erros, com que frequência eles acontecem, encontrar seus horários de pico (quando você está mais concentrado) e até mesmo como as pausas para refeições afetam seu fluxo de trabalho.

• Alimentos específicos podem torná-lo mais ou menos produtivo. A percepção desses dados pode permitir que você saiba quais alimentos desaceleram seu metabolismo, fazendo com que você se sinta sonolento e perca o foco. Um cheeseburger duplo com batatas fritas e cebolas fritas vai deixar você com vontade de tirar uma soneca, enquanto um frango grelhado caseiro com legumes ao lado vai deixar você se sentindo satisfeito sem a sonolência. Aprenda seus alimentos que aumentam a produtividade e faça um plano de refeições saudável e personalizado.
• Usando um rastreador de tempo, você pode dizer quais tarefas demoram mais ou menos, o que leva a fazer melhores estimativas de tempo no futuro. Você pode estruturar seu dia muito melhor, o que, por sua vez, leva a mais tempo livre.
• O rastreamento do tempo também ajuda a perceber com que frequência você se distrai. Mesmo que seja por 5 minutos de cada vez, os minutos podem se acumular em uma hora ou até mais por dia!

Sem informações vitais como essa, é menos provável que você faça progressos. There's a risk of constantly failing by breaking deadlines, task-hopping and losing focus, without ever really understanding why.

How to track

Tracking time is the best and most accurate when you do it digitally. Well-established apps like Resumindo

No one is born more or less talented in productivity. It is a learned skill. Something that requires plenty of time, patience, trial and error, and kindness to oneself. We've set out to give you a perspective on productivity that might help dispel its vague concept. After all, it's not just the ratio of input to output – in our personal lives and careers, it is a collection of skills to be used to work better, faster, and more mindfully.