Por que e como criar padrões de desempenho em uma organização (mais exemplos)

Cada trabalho tem sua própria descrição do que precisa ser feito ao trabalhar nessa posição. Além disso, existem padrões de desempenho. Eles provam como executar essas tarefas para fazer bem o trabalho.

Assim, ao avaliar seus funcionários, você comparará o desempenho deles com padrões predeterminados – padrões de desempenho. Certifique-se de que esses padrões sejam baseados em posições específicas, não em indivíduos.

Este artigo o guiará por todos os detalhes sobre os padrões de desempenho, como:

• o objetivo dos padrões de desempenho,
• os três níveis de desempenho,
• o que considerar ao estabelecer padrões de desempenho,
• como criar um padrão de desempenho e
• exemplos de padrões de desempenho.

Qual é o propósito dos padrões de desempenho?

Antes de explorarmos o propósito dos padrões de desempenho, vamos dar um passo atrás e definir o gerenciamento de desempenho.

A gestão de desempenho é o processo de comunicação entre empregadores e empregados.

Este processo também envolve dar feedback aos trabalhadores. Para saber como conduzir seu trabalho com sucesso, os funcionários precisam primeiro ver os padrões de desempenho para aquele cargo.

O objetivo dos padrões de desempenho é garantir que empregadores e funcionários estejam na mesma página em relação às expectativas do trabalho. É por isso que os gerentes precisam fornecer a seus novos funcionários os padrões de desempenho durante o primeiro mês de emprego.

Os padrões de desempenho também equipam os funcionários com perspectivas de desempenho específicas para cada habilidade.

Além disso, os padrões de desempenho promovem a comunicação entre gerentes/empregadores e trabalhadores.

Quando se trata de avaliações, os gerentes usam os padrões de desempenho como diretriz. Em seguida, eles comparam o desempenho dos funcionários com esse padrão fixo. Dessa forma, há uma avaliação igual para todos os funcionários no mesmo cargo.

Em relação aos padrões de desempenho, todos os trabalhadores são iguais e devem ser tratados da mesma forma. De acordo com a Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego dos EUA, tanto os funcionários com deficiência quanto os sem deficiência “devem atender aos mesmos padrões de produção, sejam quantitativos ou qualitativos”.

Os padrões de desempenho devem ser:

• específico,
• alcançável,
• fácil de entender,
• relevantes para o cargo, e
• fácil de medir.

Uma vez que um empregador ou gerente tenha avaliado os funcionários, suas expectativas podem ser:

1. Atendeu – se um funcionário mostrou desempenho adequado,
2. Excedido – se o desempenho for além do bom, e
3. Não atendido – se o desempenho estiver abaixo dos níveis dos padrões de desempenho.

Assim, no caso de desempenho insuficiente, o empregador ou supervisor deve emitir um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP). O objetivo deste documento é ajudar um funcionário a melhorar seu desempenho.

O PIP acontece na última fase do ciclo de gestão de desempenho – a fase de revisão. Em resumo, esta é a fase em que os gerentes acompanham o desempenho dos funcionários por meio de avaliações. Mencionamos antes que este ciclo começa com a definição de padrões de desempenho.

Agora, o gerenciamento de desempenho inclui três níveis dentro da organização.

Quais são os três níveis de desempenho?

A gestão de desempenho pode ser focada em toda a organização ou em seus departamentos. Além disso, pode enfatizar o desempenho individual dos funcionários. Assim, pode haver três níveis de gerenciamento de desempenho:

1. Gestão Estratégica de Desempenho,
2. gerenciamento de desempenho operacional e
3. gestão de desempenho individual.

Gestão estratégica de desempenho

O objetivo deste nível é atingir as metas organizacionais gerais. Assim, este é o mais alto grau de utilização de padrões de gestão de desempenho na organização.

Para atingir esses objetivos, a administração da empresa se esforça para responder a estas perguntas:

• Esta empresa tem uma estratégia para atingir seus objetivos? Em caso afirmativo, a empresa implementa essa estratégia?
• A organização está trazendo os resultados esperados?

Gestão de desempenho operacional

A intenção aqui é obter metas operacionais. Este nível concentra-se em processos dentro da organização, como projetos ou atividades. Assim, a intenção é descobrir se esses projetos/atividades específicos estão funcionando.

Para atingir esses objetivos, a administração da empresa deve responder às seguintes perguntas:

• Cada departamento ou projeto está cumprindo suas metas?
• As atividades operacionais estão alinhadas com a estratégia organizacional? Em caso afirmativo, como essas atividades promovem a estratégia organizacional?
• Os projetos ou atividades são suficientemente eficientes ou devem ser alterados?

Gestão de desempenho individual

Por fim, este nível enfatiza o desempenho de cada funcionário na empresa. Esse processo começa com a definição de metas e padrões de trabalho, analisando o desempenho dos funcionários e aprimorando as habilidades de aprendizado de cada funcionário.

Para realizar esses objetivos, a gestão da empresa precisa obter respostas para estas perguntas:

• Como os indivíduos estão trabalhando?
• Como eles podem aumentar seu desempenho?

Ao revisar o trabalho do funcionário, os padrões de desempenho são seu ponto de referência. Esses padrões são vitais porque analisam diversas áreas de desempenho. Vamos dar uma olhada em como determinar adequadamente os padrões de desempenho e o que considerar ao fazê-lo.

O que considerar ao estabelecer padrões de desempenho?

Para garantir que os padrões sejam adequados para uma posição específica, aqui estão quatro pontos que você deve considerar:

1. Os padrões precisam ser motivacionais.
2. Os padrões não devem ser muito fáceis nem muito difíceis de alcançar.
3. Deixe seus funcionários saberem que você está analisando o desempenho deles.
4. Estabeleça um período de teste.

Os padrões precisam ser motivacionais

Ter padrões de desempenho motivacionais tornará os trabalhadores mais inspirados a fazer melhor seu trabalho. Além disso, se eles puderem ver seu progresso dentro de um projeto, essa também será sua força motriz. Assim, eles estarão mais propensos a alcançar níveis excepcionais de desempenho.

Como líder, você pode incentivar seus funcionários a acompanhar suas horas de trabalho. O acompanhamento do tempo dos funcionários também é benéfico para seus funcionários, porque eles poderão revisar o progresso do projeto. Assim, eles descobrirão que parte do projeto terminaram e o que ainda precisa ser feito. Além disso, os trabalhadores continuarão concluindo suas tarefas da melhor maneira possível.

Caso você precise monitorar quem estava trabalhando em quais tarefas e por quanto tempo, você pode usar o Clockify como um rastreador de presença de funcionários gratuito.

Os padrões não devem ser muito fáceis nem muito difíceis de alcançar

Se os padrões de desempenho contiverem tarefas muito simples, elas serão muito fáceis de realizar. Assim, os funcionários não ficarão motivados porque não serão desafiados a terminar uma determinada tarefa.

Por outro lado, os padrões de desempenho não devem ser muito complicados. Se forem, os trabalhadores terão dificuldade para completar quase todas as tarefas. Portanto, seus níveis de desempenho podem diminuir.

Mas, como você encontra o equilíbrio certo entre esses dois? Certifique-se de que os padrões de desempenho devem ser ousados ​​o suficiente. Dessa forma, os trabalhadores terão que buscar uma estratégia ideal para finalizar suas tarefas. Sempre que tiverem sucesso, os funcionários sentirão que estão trabalhando para atingir seus objetivos. Assim, eles ficarão mais entusiasmados com seu trabalho.

Deixe seus funcionários saberem que você está analisando o desempenho deles

No caso de haver um novo funcionário, um supervisor deve informar um funcionário sobre os padrões de desempenho que regulam seu cargo. Da mesma forma, todos os outros trabalhadores precisam saber que a empresa está avaliando seu desempenho.

Portanto, um gerente deve ser transparente sobre os padrões de desempenho. Ao longo do ano, os líderes devem lembrar os colaboradores sobre essas medidas. Se os trabalhadores precisarem de uma explicação para alguma parte do padrão, os gerentes devem fornecer esclarecimentos.

Estabeleça um período de teste

Como gerente, você não precisa definir padrões de desempenho sozinho. Deixe a equipe de RH ajudá-lo a anotar essas medidas.

Além da equipe de RH, você também pode incluir os membros da sua equipe. Esta etapa é crucial porque seus funcionários podem ter algumas preocupações sobre as medidas atuais. Em caso afirmativo, ajuste essas partes do padrão de desempenho.

Em seguida, você deve começar a testar essas novas medidas estabelecendo um período de teste, que pode durar de seis a oito semanas. Dessa forma, você receberá feedback direto de seus funcionários. Quando o período de teste terminar, pergunte aos seus funcionários se esses padrões eram adequados para eles. Novamente, se houver algum problema atual, certifique-se de modificar ligeiramente as medidas.

Incluir seus funcionários na criação de padrões de desempenho aumentará a confiança entre você e eles. Além disso, quando os trabalhadores participam desse processo, eles se sentirão como membros valiosos da empresa. Além disso, isso também aumentará a produtividade dos funcionários.

Cobrimos algumas considerações gerais para criar um padrão de desempenho. Agora, vamos dar uma olhada em algumas regras práticas para escrever essas medidas.

Como você cria um padrão de desempenho?

Digamos que você e sua equipe desejam criar um novo padrão de desempenho para várias posições dentro da equipe. Se você ainda não tiver certeza de como começar e quais requisitos você deve atender, aqui estão algumas etapas simples para facilitar esse processo.

Concentre-se na posição, não no indivíduo

Lembre-se de que as medidas que você está escrevendo devem ser sobre uma posição, não um indivíduo. Portanto, se houver quatro funcionários no mesmo cargo, os padrões de desempenho para eles devem ser os mesmos.

Se mais de um funcionário executa a mesma tarefa, os padrões devem ser idênticos para realizar essa tarefa específica. Essa regra se aplica mesmo que esses trabalhadores estejam em cargos diversos dentro da empresa.

Decida quais tarefas devem ser incluídas no padrão

Você não deve incorporar todas as atribuições nas medidas de desempenho. Determine quais tarefas são as mais importantes para cada posição. Em seguida, escreva padrões de desempenho apenas para essas tarefas.

Ao escolher os mais significativos, você terá um breve padrão.

Escolha os parâmetros que tornam um desempenho bem-sucedido

Para realizar um trabalho com sucesso, os funcionários devem atender a critérios específicos. Aqui estão alguns indicadores de um desempenho eficaz:

• precisão,
• realizar tarefas de trabalho no tempo,
• satisfação do cliente,
• mostrando sinais de liderança,
• sendo produtivo,
• mostrando iniciativa,
• mostrando criatividade e
• qualidade do trabalho.

Mas, há mais. Um funcionário com desempenho além das expectativas apresentará qualidades como:

• profissionalismo,
• constantemente seguindo protocolos profissionais,
• seu desempenho está melhorando constantemente,
• sempre dando o seu melhor,
• sendo meticuloso,
• ter ideias e soluções visionárias, e
• expressando suas próprias opiniões.

Pense nas taxas de erro

Os padrões de desempenho sempre precisam ser claros e específicos, para que os funcionários possam trabalhar facilmente de acordo com esses padrões. Se você deseja avaliar o desempenho de indivíduos ou equipes, também pode fazer isso com os indicadores-chave de desempenho (KPI).

De um modo geral, o KPI pode ajudá-lo a descobrir como sua empresa está se saindo e se está indo para alcançar seus objetivos. Como você pode imaginar, todos os trabalhadores precisam alinhar seu desempenho com os objetivos da empresa. Além disso, eles precisam fazer seu trabalho seguindo padrões de desempenho.

Mas, o que acontece quando um funcionário apresenta desempenho inferior, abaixo dos padrões aceitáveis? O Plano de Melhoria de Desempenho acima mencionado é uma das soluções.

Antes de começar com este plano, primeiro, você precisará decidir quantos erros são demais. Por exemplo, um funcionário pode ter um desempenho abaixo dos níveis adequados duas vezes. Mas, se isso acontecer novamente, você pode dar a ele uma classificação de “Melhoria necessária”.

Você pode ter um plano diferente para definir as taxas de erro. Seja qual for a sua escolha, apenas siga esse plano.

Crie padrões para um desempenho sólido primeiro, depois os outros

Ao criar padrões de desempenho, comece com os aspectos positivos primeiro. Então, você pode começar anotando as qualidades de um desempenho sólido. Em seguida, continue com as qualidades do desempenho acima do esperado.

Depois de ter essas duas categorias, concentre-se nos indicadores que estão abaixo dos níveis sólidos. Você pode usar frases como esta:

1. Um funcionário prova um desempenho sólido quando…
2. Um funcionário comprova um desempenho acima do esperado quando…
3. Um funcionário comprova um desempenho abaixo do adequado quando…

A explicação detalhada de cada frase dependerá da posição do funcionário.

Se você está ansioso para ver como esses padrões de desempenho se parecem na prática, continue lendo.

Quais são os exemplos de padrões de desempenho?

Os padrões de desempenho podem variar dependendo do cargo e da descrição do trabalho. A única coisa comum a todos os padrões de desempenho é que eles demonstram como o trabalho deve ser bem feito.

Padrões de desempenho para professores

Vamos descobrir como seriam os padrões de desempenho para os professores.

Como você pode ver na tabela acima, cada medida tem uma explicação detalhada. Assim, todo novo professor terá que revisar esses padrões no primeiro mês de emprego.

O objetivo dessas medidas é encontrar as formas adequadas de apresentar o currículo aos alunos. Para isso, os professores podem utilizar todos os recursos disponíveis, para que os alunos possam compreender tudo com facilidade. Além disso, os professores têm que manter relações positivas com os pais ou responsáveis ​​dos alunos.

Padrões de desempenho para assistentes administrativos

Aqui está um exemplo de padrões de desempenho para assistentes administrativos.

Quando se trata de assistentes administrativos, seus padrões de desempenho incluem supervisionar funções de suporte, organizar correspondências e garantir que todos os arquivos e bancos de dados estejam bem organizados e atualizados. Além disso, os assistentes administrativos precisam garantir que os planos de viagem estejam dentro do orçamento e que os documentos de viagem contenham informações precisas.

Padrões de desempenho para provedores de suporte técnico

Agora, vamos dar uma olhada em um exemplo de padrões de desempenho para provedores de suporte técnico.

Como você pode ver nesta tabela, os padrões de desempenho para esta ocupação são manter o suporte técnico, fazer recomendações aos usuários e manter-se atualizado com as últimas tendências neste campo. O objetivo dessas medidas é garantir que os provedores de suporte técnico ofereçam apenas informações precisas aos usuários. Além disso, os provedores de suporte técnico precisam agir de forma amigável e ser o mais responsivo possível.

Padrões de desempenho vinculados aos objetivos da empresa

Agora, de acordo com Lenny Pollack, professor de prática da Penn State University, você também pode vincular padrões de desempenho com responsabilidades e objetivos da empresa.

Assim, por exemplo, um dos objetivos da empresa é melhorar o atendimento ao cliente. Tomemos um hotel como exemplo desta empresa. A primeira pessoa que você vê ao entrar é uma recepcionista. Naturalmente, a responsabilidade de uma recepcionista é cumprimentar os visitantes.

Mas, como a recepcionista irá cumprimentar os visitantes é o que importa. Para melhorar o atendimento ao cliente, o recepcionista deve ser amigável e receber os visitantes com um sorriso. Além disso, a recepcionista precisa fornecer a eles o máximo de informações sobre o hotel que eles precisarem. Além disso, se os visitantes tiverem alguma preocupação, a recepcionista deve encontrar uma maneira de resolver esses problemas.

Seguindo esses padrões de desempenho, o recepcionista apresentará excelente desempenho e atingirá o objetivo da empresa.

Conclusão

Para os funcionários, os padrões de desempenho são uma diretriz sobre como fazer seu trabalho adequadamente. Para os gerentes, essas medidas são um ponto de comparação quando analisam o desempenho dos funcionários.

Os padrões de desempenho precisam ser específicos, fáceis de entender e alcançáveis. Desta forma, os colaboradores serão motivados a alinhar o seu desempenho com as medidas definidas.

Dependendo do desempenho dos funcionários no último período, os líderes podem classificar seu trabalho como um desempenho sólido, acima do esperado ou abaixo do apropriado. Cabe ao gestor decidir qual é o limite quando se trata de um desempenho insatisfatório.

Este artigo sublinhou os aspectos mais significativos dos padrões de desempenho. Além disso, cobrimos vários exemplos dessas medidas. Sempre que você luta para criar padrões de desempenho, pode passar por isso mais uma vez.