Gestão de desempenho: dicas para criar uma estrutura eficaz para sua organização

A gestão de desempenho mudou significativamente nos últimos dez anos. E como a face do local de trabalho moderno continua a mudar até hoje, a maneira como vemos o desempenho dos funcionários também muda. Muitas empresas abandonaram as avaliações anuais de desempenho e optaram pelo gerenciamento contínuo de desempenho. Eles estão mais focados na felicidade e no crescimento do indivíduo na empresa e são benéficos para os gerentes que desejam fazer o melhor para manter as taxas de rotatividade baixas.

Se você deseja revitalizar seu sistema de gerenciamento de desempenho, não procure mais. Abaixo, compilamos uma lista de etapas que estabelecem as bases para um sistema de gerenciamento de desempenho eficaz e centrado no funcionário.

Por que você deve mudar seu processo de gerenciamento de desempenho

A General Electric tem o mesmo método de gerenciamento e revisão de desempenho desde os anos 70, até os anos 2000. A chefe de RH, Susan Peters, mencionou em uma entrevista que essas práticas se tornaram mais um ritual do que uma ferramenta para manter a empresa avançando. Ela ficou feliz em ver a reestruturação do sistema, pois ela mesma disse que o espaço de trabalho estava se tornando mais “milenar”.

O gerenciamento de desempenho de décadas simplesmente não serve mais.

Talvez o exemplo mais ressonante no mundo dos negócios, a mudança de 180 graus da Microsoft para um sistema de gerenciamento de desempenho completamente diferente fez com que algumas empresas seguissem o exemplo. Empresas como Adobe, Cisco e IBM, para citar algumas, abandonaram o infame método de “curva de sino” por um que era mais flexível e refletia a força de trabalho moderna.

E embora não tenham visto mudanças inovadoras, eles notaram que os funcionários ficaram mais motivados, houve menos rotatividade e os resultados foram melhores.

Em contraste, as revisões anuais, juntamente com métodos de gestão de desempenho mal estruturados, tendiam a colocar os funcionários uns contra os outros, causando atrito, estresse e altas taxas de rotatividade.

Os blocos de construção de um sistema de gestão eficaz

Por meio de nossa pesquisa, descobrimos que quatro elementos notáveis ​​continuam sendo repetidos várias vezes em entrevistas com CEOs, webinars e relatórios de RH e jornais de negócios.

1. Aprendendo o que torna seu processo atual falho
2. Criando uma estrutura de gerenciamento de desempenho
3. Mantendo-se no topo da gestão do tempo, e
4. Dar feedback significativo por meio de avaliações

1. Analise suas práticas atuais

Quando se trata de implementar uma nova prática de gerenciamento de desempenho, primeiro você precisa dar uma boa olhada na que você já teve até agora. Carrie Herzog, do Terra Information Group, realizou um webinar sobre gestão de desempenho, onde discutiu isso como o primeiro passo para qualquer empresa.

Como Herzog aconselha com base em sua própria experiência, o RH precisa analisar objetivamente o processo de gerenciamento de desempenho atualmente em vigor e por que ele não está funcionando. Você deve analisar:

• Como os funcionários veem suas avaliações de desempenho;
• Com que frequência você faz essas revisões;
• Se forem arquivados e esquecidos ou utilizados para posterior documentação e melhoria;
• Se as revisões causarem atritos entre os funcionários, formando um terreno fértil para a competitividade em vez de colaboração;
• Quão detalhados são os relatórios;
• O quanto você presta atenção no processo, não apenas no resultado final do trabalho de um funcionário;
• Sua classificação de desempenho depende de caixas de seleção ou de um sistema de classificação de 1 a 5?

2. Crie uma estrutura de gerenciamento de desempenho

O próximo passo no processo consiste em formar um plano firme que você seguirá ao longo do ano. Abaixo está uma lista de coisas cruciais para prestar atenção para um gerenciamento de desempenho eficaz.

Defina metas anuais

Em primeiro lugar, você precisará adotar uma atitude de visão de futuro.

Pergunte a si mesmo sobre os objetivos da empresa para o próximo ano. Como cada departamento, equipe e indivíduo, nessa ordem, pode contribuir para o quadro geral? As metas e objetivos de cada equipe (e individual, posteriormente) precisarão ser alinhados aos de toda a empresa.

Porque o desempenho de um indivíduo deve ter um efeito cascata que ajude a impulsionar a empresa.

As empresas que usaram avaliações de desempenho únicas e anuais podem ser tarde demais para identificar como o trabalho de um funcionário se desviou das metas gerais. E na maioria dos casos, isso acontece devido à negligência em acompanhar seu progresso e realinhar seus objetivos individuais a tempo. Muitas vezes, os funcionários não sabem quais são as metas e objetivos da empresa!

Faça metas menores

O plano anual se concentra em áreas maiores de melhoria, mas para poder manter seu gerenciamento de desempenho em um ritmo constante, você precisará de períodos de tempo mais “facilmente digeríveis”.

Dependendo dos objetivos e da direção da empresa, seus períodos de acompanhamento não devem ser superiores a seis meses. Idealmente, você dividiria seu ano em três ou quatro períodos cruciais e, ao final de cada período, haveria uma avaliação de desempenho de um funcionário.

É uma ótima maneira de acompanhar o progresso em incrementos menores. Você aborda metas maiores passo a passo, dando aos funcionários ou equipes tempo suficiente para aprender e se adaptar.

Crie um plano de desempenho (melhoria)

O cerne de todo processo de gestão de desempenho é o seu plano.

Juntamente com seu departamento de RH, você pode elaborar um plano trimestral ou mensal mais detalhado para:

• Áreas a acompanhar (produtividade, eficiência, comunicação, pontualidade, engenhosidade, etc);
• Que aprendizado adicional você pode fornecer a eles;
• Datas para revisões de gestão de desempenho;
• Planos de contingência caso as metas para esse período não tenham sido cumpridas.

Abordamos esses pontos e muito mais em dois artigos detalhados sobre guias de planejamento de desempenho individual e de equipe. Você pode dar uma olhada neles aqui:

• Tudo sobre planos de desempenho
• Desenvolva um plano de desempenho da equipe em quatro etapas

Depois de formar um plano de desempenho, fica muito mais fácil supervisionar o progresso dos funcionários.

Rastrear progresso

Embora você possa acompanhar o desempenho dos funcionários por meio de relatórios de controle de tempo ou julgar sua eficiência com base nos prazos que cumprem, existem outros caminhos que compõem o desempenho de um funcionário.

Thomas Kolopoulos, do Delphi Group, escreveu sobre uma prática que sua empresa vem usando: a avaliação 360º em tempo real . Ele se baseia na avaliação do progresso do desempenho de um funcionário também de acordo com sua confiabilidade, comunicação com colegas, interações, consistência e assim por diante.

Dessa forma, obtém-se uma visão completa de como um funcionário está se saindo em uma escala muito maior do que apenas estatísticas. Por meio de formulários anônimos, os funcionários são solicitados de vez em quando a descrever sua relação de trabalho com um colega de trabalho específico (sua comunicação, dinâmica, resolução de problemas etc.). Em seguida, os dados coletados são revisados ​​e avaliados pelo RH ou pelo gerente e usados ​​no relatório de gestão de desempenho.

Atenha-se aos horários de check-in designados

Embora você pense que ter uma reunião com um funcionário a cada três meses é desgastante, considere a alternativa.

Uma revisão anual exigiria que você passasse horas coletando dados dos últimos 11 meses e fizesse um comentário generalizado sobre a ética de trabalho de uma pessoa. Acrescente a isso o fato de que você provavelmente terá que fazer várias avaliações de desempenho em um único dia – você passará mais tempo em reuniões fazendo a mesma coisa repetidamente.

Com o gerenciamento de desempenho contínuo, você gasta muito menos tempo se preparando e as próprias reuniões duram menos. Você pode concluir todas as avaliações de desempenho muito mais rapidamente e com menor tempo de preparação (já que você rastreou seus dados regularmente).

Faça uma revisão anual

No caso da gestão contínua de desempenho, uma revisão anual faz muito mais sentido. No exemplo que fornecemos aqui, até o final do ano você terá três check-ins maiores com o funcionário (ou a equipe). Isso lhe dará uma visão geral mais detalhada do progresso geral que eles fizeram.

Além disso, o funcionário tem uma ideia muito mais clara do que você, como gerente, tem focado ao acompanhar o progresso dele. Assim, eles tiveram oportunidades suficientes para resolver oportunamente quaisquer problemas ou lacunas ao longo do caminho.

3. Mantenha um cronograma apertado

O gerenciamento do tempo é uma grande parte de todo bom sistema de gerenciamento de desempenho. Aqui está um exemplo dos fatores que você precisa trabalhar, para estabelecer a gestão do tempo de qualidade em um nível departamental.

Indivíduos:

• Controlar o tempo em suas próprias tarefas;
• Anote quais tarefas levaram menos e mais tempo do que o esperado;

(estes são usados ​​para revisões e análises de desempenho posteriores, pois são informações valiosas)

• Comunicar-se com seus colegas de trabalho de forma clara e sem barreiras;

(tais como timidez, introversão, discussões, etc.)

• Aborde as distrações e trabalhe nelas sozinho ou com a ajuda do gerente;
• Fique atento aos prazos que se aproximam.

Um funcionário é tratado como uma única unidade que tem sua própria carga de trabalho para cumprir em um dia, semana ou mês. As técnicas individuais de gestão do tempo e a melhoria são deixadas ao seu gosto, com ajuda e orientação do gestor.

Equipes:

• Além dos prazos e tarefas individuais, as equipes têm prazos abrangentes (marcos) e critérios a serem cumpridos. Estes devem ser a soma de todas as tarefas individuais.

(ex: a equipe de marketing precisa atingir 10 novas postagens no blog em um mês, que são divididas entre a equipe de redação de acordo com suas cotas individuais)

• Acordar um código de comunicação;

(quando eles se comunicam por bate-papo, quando por e-mail, quando devem enviar uma mensagem de texto ou ligar ou ir à mesa de alguém para discutir coisas pessoalmente)

• As reuniões têm seu próprio conjunto de regras que garantem a maior eficiência;

(um limite de tempo de quanto tempo uma reunião pode durar, quantas por semana, em que hora do dia, bem como quem precisa comparecer a elas e manter um cronograma).

• Revise seus resultados coletivos para identificar problemas e sucessos relacionados à gestão do tempo e encontre maneiras de melhorar ou repetir boas práticas.

As equipes são compostas por vários funcionários, mas com eles, o gerenciamento do tempo precisa ser abordado em uma escala maior. Certas práticas de gerenciamento de tempo serão generalizadas e usadas por toda a equipe, independentemente das preferências individuais. Da mesma forma, a equipe em conjunto escolhe o terreno comum em relação à comunicação, etiqueta de horas extras e transparência da carga de trabalho. Você não estará olhando para o desempenho de cada pessoa, mas para os resultados coletivos, que dependerão de quão bem os membros da equipe colaborarem.

4. Torne seus comentários significativos

Até as avaliações têm sua própria etiqueta. Os processos modernos de gerenciamento de desempenho aconselham reuniões individuais frequentes com os funcionários para reavaliar metas, discutir o progresso e outras etapas. Naturalmente, seu feedback nessas reuniões terá que ser o mais informativo e útil possível.

Como uma pequena ajuda, compilamos uma lista de coisas que você pode ter em mente durante essas reuniões, bem como comentários por escrito.

1. Analise tanto os fracassos quanto os sucessos

Embora possa ser tentador se concentrar apenas nos aspectos negativos e em como você pode aprender com eles, pode ser terrivelmente desmotivador. É importante analisar os sucessos também.

Descubra o que tornou certos resultados tão bem-sucedidos e identifique ótimas práticas. Talvez alguns funcionários tenham provado ser grandes comunicadores, de modo que seus métodos possam ser úteis para outros, ou alguém lidou com grande pressão de prazo com facilidade e você desejará sua visão sobre gerenciamento de estresse.

Todas essas são ótimas oportunidades para aprender com o sucesso, assim como olhamos para nossos percalços e vemos como podemos fazer melhor. Trabalhe na dissecação de boas práticas para que você possa repetir resultados excelentes.

2. Evite comentários generalizados

É sempre uma vantagem reconhecer o esforço de um funcionário. Apenas tenha em mente para evitar frases como:

• “Percebemos que você tem trabalhado duro ultimamente”,
• “Sua ética de trabalho é boa/ótima/admirável”,

Ou qualquer outra declaração geral que realmente revele que você não está prestando atenção nelas. Se você acompanhou de perto o desempenho de alguém, não deve ser muito difícil encontrar um ou dois casos em que eles potencialmente se destacaram. Abordar situações específicas é um feedback mais valioso e preciso.

3. Formule sua crítica

A crítica precisa ser redigida corretamente para que seja absorvida. Se você a entregar mal, há apenas duas maneiras de seguir:

• O funcionário fica na defensiva, encontra desculpas e começa a se aprofundar ainda mais, começando a se sentir inseguro ou
• Sente a crítica como um ataque e provavelmente a ignorará, não aplicando nenhum novo conselho ou sugestão.

Trabalhe com um representante de RH para encontrar a melhor maneira de abordar cada funcionário ou a equipe como um todo. Embora você queira ser direto e direto ao ponto, contextualize o problema, peça a opinião deles sobre isso e o que eles fariam de diferente em retrospectiva. Mostre a eles que você está lá para ajudar e não para julgar.

4. Ofereça soluções e sugestões

O objetivo dessas reuniões individuais é discutir o desempenho de um funcionário, se você precisará mudar algo em suas metas e objetivos e como eles podem melhorar no futuro.

A palavra-chave é discussão. Precisa ser uma comunicação bidirecional.

Evite descartar todas as estatísticas, dados e avaliações de outros gerentes e colegas de trabalho e, em seguida, perguntar se a pessoa tem alguma dúvida. Leve o seu tempo para passar pelas informações e faça uma pausa de vez em quando para deixá-los falar também. Além disso, deixe-os perguntar o que quiserem também.

5. Tente não ser um “executivo”

Trate uns aos outros como iguais, tanto quanto você puder. Pode ser um processo de aprendizado, mas quanto mais você tentar, mais fácil ficará. Pode ser tentador compartilhar seus anos de experiência e oferecer vários conselhos de sua posição gerencial.

Isso só pode criar uma divisão entre você e o funcionário e fazê-lo se sentir humilhado. Concentre-se neles e em seu desempenho e mantenha sua posição e influência ao lado.

6. Faça perguntas e envolva-se

Como mencionamos antes, mantenha as reuniões como uma via de mão dupla.

Não fale muito e por muito tempo. Peça opiniões sempre que puder e veja como os funcionários se abrem ao longo do tempo. Você deseja construir um relacionamento profissional baseado na confiança e na comunicação aberta.

Só então eles serão totalmente receptivos ao feedback, estarão mais inclinados a melhorar e até mesmo ansiosos pela revisão de desempenho. Mantenha essas reuniões como uma conversa, não um depósito de informações.

Em conclusão

O gerenciamento de desempenho é um processo de várias etapas. Muitas empresas têm trocado suas revisões anuais com o gerenciamento de desempenho contínuo que oferecem. E embora possa parecer muito trabalho, se você colocar um sólido sistema de gerenciamento de desempenho, fica fácil de manusear e dominar. Tudo o que você precisa é de uma visão geral do que precisa ser corrigido em seu gerenciamento atual, uma nova estrutura ou plano de gerenciamento de desempenho, um cronograma sólido para cumprir e uma boa etiqueta de avaliação de desempenho.