O guia definitivo para migrar seu PBX para VoIP

“Queremos fazer as coisas devagar, com um monte de problemas técnicos, levando horas para atender ligações de clientes ou resolver seus problemas básicos.”

…disse nada de negócios, nunca.

Quando os clientes depositam confiança e dinheiro em sua empresa, eles esperam exatamente o oposto disso. E é isso que as grandes empresas – tanto pequenas empresas como empresas – se esforçam para lhes proporcionar.

Mas a forma como essas empresas trabalham hoje – muitas vezes combinando trabalho no escritório com abordagens remotas e híbridas – realmente desafia o lado da comunicação empresarial.

Como você pode garantir que sua comunicação, internamente e com os clientes, continue funcionando perfeitamente e resolva os problemas com eficiência?

Com um sistema telefônico PBX convencional, você não pode. Mas com um PBX baseado em nuvem , o céu é o limite porque você pode moldá-lo exatamente de acordo com as necessidades de seu negócio e estilo de trabalho.

Se você está pensando em substituir seu PBX por um sistema telefônico VoIP, este guia é para você.

Por que as empresas substituem os sistemas PBX

A central telefônica privada ( PBX ) opera na rede telefônica interna de uma empresa. É poderoso. Ele atende chamadas de e para o mundo externo e oferece recursos como saudações personalizadas e roteamento de chamadas.

Porém, a configuração do PBX tem limitações significativas. Quanto mais rápido, flexível e moderno for o seu negócio, maior se tornará a barreira de um PBX tradicional.

Aqui está o que torna seu sistema telefônico local um incômodo:

• Alto custo de configuração: Equipamento, instalação e espaço, como uma sala de servidores, são uma despesa considerável. A configuração do PBX custa cerca de US$ 1.000 para cada usuário, mais custos de hardware.
• Desafios de manutenção: você precisa de um especialista em TI de plantão ou interno para qualquer solução de problemas. Os custos contínuos de um sistema PBX podem chegar a US$ 100 por mês para cada usuário.
• Escalabilidade, flexibilidade e opções de atualização limitadas: cada novo usuário exige a adição de uma nova linha telefônica física, e a abertura de novos locais ou escritórios é um empreendimento grande e caro.
• Dependência da infraestrutura física: Muitas alterações que você deseja fazer em seu sistema telefônico PBX exigem a presença de um especialista, bem como possível tempo de inatividade.
• Falta de integração com ferramentas de negócios modernas: deseja integrar com um CRM, uma ferramenta de webinar ou um aplicativo de bate-papo em equipe? Azar.

A melhor maneira? Uma abordagem de comunicação unificada que pode fazer tudo: telefone comercial, e-mail, vídeo e colaboração em um só lugar e em qualquer dispositivo.

Vantagens de escolher um serviço de telefone VoIP

Seguir o caminho baseado na nuvem melhora tudo em seu sistema telefônico comercial, incluindo:

Escalabilidade e flexibilidade

As necessidades de linhas telefônicas da sua empresa mudam com o tempo? Pense: adicionar novas linhas telefônicas para novos funcionários, expandir a capacidade do seu call center durante os feriados e reduzi-la depois, ou abrir novos locais e escritórios temporários ou permanentes.

Com o PBX na nuvem, você não precisa de infraestrutura física adicional, novos fios de cobre ou um consultor no seu local. Basta um ajuste no painel de administração do sistema telefônico para que você possa dimensionar seu sistema telefônico em horas, não semanas.

Poupança de custos

Os custos iniciais do PBX hospedado são baixos ou nulos porque o único hardware necessário é um roteador de Internet e dispositivos conectados à Internet, como laptops e smartphones, e não grandes salas de servidores ou telefones analógicos. Usar telefones IP com seu sistema pode ser ótimo, mas é opcional.

Além disso, você está pagando uma assinatura mensal estável e previsível, que pode custar até US$ 25 por mês por usuário, e seu provedor de VoIP cuida de qualquer manutenção necessária. É prático e econômico.

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Recursos e integrações avançadas

Você pode estar satisfeito com chamadas telefônicas básicas até agora, mas o VoIP as sobrecarrega com recursos de chamada, como correio de voz para e-mail, atendimento automático, gravação de chamadas, gerenciamento avançado de chamadas, roteamento e muito mais. Há também um bônus de canais adicionais, como videoconferência e mensagens SMS.

Também permite integrar sua telefonia com ferramentas poderosas que você já usa, como uma plataforma de helpdesk, uma ferramenta de CRM ou uma plataforma de colaboração. Em vez de pular de uma ferramenta para outra para registrar as conversas dos clientes, tudo acontece automaticamente.

Mobilidade e trabalho remoto

Você tem funcionários que trabalham em casa ou viajam regularmente? O VoIP permite que qualquer pessoa em sua empresa acesse seu sistema telefônico onde quer que tenha uma conexão com a Internet.

Isso graças a um softphone : um aplicativo móvel que permite fazer e receber chamadas do seu número de telefone comercial.

Dessa forma, você pode continuar conversando com os clientes ou colaborando internamente sem nenhum momento de atrito.

Confiabilidade e tempo de atividade

A telefonia baseada em nuvem é segura e confiável. Por exemplo, a rede do Nextiva depende de vários data centers de nível de operadora – se houver um problema com um deles, outros estarão lá para que seu sistema telefônico possa continuar funcionando sem problemas de qualquer maneira.

A criptografia de chamadas, os mais altos padrões de segurança e o monitoramento 24 horas por dia garantem um tempo de atividade de 99,999%. Com o VoIP, você nunca perderá o contato com seus clientes.

A lista de verificação definitiva para migração de PBX

Um plano de substituição de PABX bem-sucedido é composto de quatro etapas:

• Etapa 1: Planejamento pré-migração
• Etapa 2: Preparativos técnicos
• Etapa 3: Migração
• Etapa 4: Pós-migração

Estamos cobrindo todas as etapas que você precisa realizar em cada estágio para fazer uma transição tranquila de seu sistema telefônico PBX para um sistema de voz sobre IP baseado em nuvem.

Etapa 1. Planejamento do sistema telefônico pré-migração

Na fase de planejamento, há três tarefas essenciais que você deve realizar. Talvez você já tenha uma vantagem inicial na atualização do sistema de telecomunicações da sua empresa.

Liste os requisitos que você precisa do seu sistema telefônico

Para escolher o serviço telefônico comercial certo para você, comece com uma lista do que você precisa para que mais tarde possa combiná-lo com um provedor que ofereça esses recursos.

• O número de linhas e ramais: Quantos funcionários você tem que precisam de linha telefônica própria? E quanto aos departamentos e extensões telefônicas específicas para cada um?
• Recursos de comunicação essenciais: considere minutos nacionais e internacionais, chamadas telefônicas em HD, atendimento automático, roteamento de chamadas, recursos de correio de voz, triagem e gravação de chamadas, encaminhamento de chamadas e música de espera personalizada.
• Integração de ferramentas de negócios: liste os tipos de ferramentas e provedores específicos que você deseja integrar ao seu novo sistema telefônico. Por exemplo, se você precisar de uma integração de CRM, observe se é Salesforce, HubSpot ou qualquer outro. Adote a mesma abordagem com ferramentas de helpdesk, produtividade e colaboração.

Determine seu orçamento e os custos em que você incorrerá

A migração para um sistema telefônico em nuvem, também conhecida como configuração em si, não será uma grande despesa. Você não precisa de horas do tempo de um técnico. Com a maioria dos provedores, tudo que você precisa é que seu fornecedor forneça os detalhes da sua conta e transfira seus números existentes ou crie novos.

Se você ainda não os possui, aqui está o que pode aumentar seus custos de VoIP : uma conexão de banda larga de qualidade, portas Ethernet, adaptadores e telefones IP (se você precisar deles).

Neste ponto, reserve um tempo para avaliar quanto você já está pagando continuamente pelo seu sistema telefônico PBX, possivelmente cerca de US $ 100 por usuário por mês, além de qualquer manutenção regular e hardware que você precise substituir ao longo do tempo.

Compare-o com o que a maioria dos provedores de serviços VoIP cobra mensalmente por usuário, normalmente variando de US$ 30 a US$ 50 por conjuntos avançados de recursos.

Use essas informações para estimar seus custos iniciais e o orçamento mensal necessário.

Pesquise e escolha seu provedor de serviços ideal

Faça sua pesquisa para encontrar um fornecedor que atenda às suas necessidades e orçamento.

Você encontrará as melhores opções no mercado em sites de avaliação como GetVoIP, G2 e Trustpilot. Analise o site de cada provedor e observe:

• Recursos oferecidos: Incluindo recursos essenciais e complementos opcionais
• Preço: como ele muda com base nos recursos que você precisa, na frequência de pagamento escolhida e no número de usuários que você terá
• Número de telefone existente: se eles transferem seu número atual para que você possa continuar usando-o sem interrupções
• O SLA: o acordo de nível de serviço do provedor e o tempo médio de atividade

Por fim, analise avaliações de clientes semelhantes a você – do mesmo setor, de tamanho semelhante e com necessidades comparáveis ​​às suas – para restringir sua seleção de provedor de VoIP.

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Etapa 2: preparação da rede e do ambiente

Aqui está o que importa na fase de preparação técnica:

Faça uma avaliação da rede

Seu sistema telefônico VoIP não funcionará sem uma conexão com a Internet. E não qualquer tipo: você precisa de uma conexão de banda larga de alta velocidade com capacidade de pelo menos 100 kbps para cada linha telefônica, upload e download.

Isso deve ser fácil para a maioria dos provedores de serviços de Internet de qualidade, mas reserve um tempo para verificar com seu provedor de telecomunicações o número de linhas telefônicas que você precisa agora e o número que poderá aumentar no futuro.

Além disso, certifique-se de implementar Qualidade de Serviço (QoS), que é um método que prioriza o tráfego de rede que passa por um roteador. O VoIP pode sofrer congestionamento e instabilidade na rede, criando ecos, atrasos e queda de chamadas.

Você deseja que suas configurações priorizem o tráfego de voz. Aqui está o que você precisa saber:

Tome medidas de segurança relevantes

Cada chamada telefônica, seja com um cliente ou colega, deve ser criptografada. Caso contrário, você estará potencialmente expondo sua empresa a violações de dados, phishing, spam e malware — e a uma queda na confiança do cliente.

As principais medidas de segurança VoIP incluem conformidade com SOC 2 (para privacidade, segurança, disponibilidade e integridade de dados), conformidade com PCI (para pagamentos com cartão) e ISO/IEC 20071 (para ameaças à segurança).

Você também precisa de criptografia de chamadas com padrões como Transport Layer Security e Secure Real-Time Transport Protocol, que protegem todas as suas chamadas contra interceptação.

E se você trabalha com dados particularmente confidenciais, como informações de pacientes, certifique-se de que o fornecedor de sua escolha esteja em conformidade com a HIPAA.

Teste todas as integrações que você deseja usar

Na fase de planejamento, você identificou as ferramentas com as quais deseja integrar seu serviço VoIP. Agora é hora de testar essas integrações.

Por exemplo, se você integrar seu serviço telefônico a um CRM como o HubSpot, teste se as informações do seu provedor de VoIP vão perfeitamente para o HubSpot e vice-versa. Caso contrário, fale com seu provedor para explorar soluções e investigar se isso pode ser um problema no longo prazo.

Você deseja ter certeza de que tudo está funcionando perfeitamente para que possa contar com seu provedor por muitos anos.

Etapa 3. Configuração do sistema telefônico

O estágio de migração está tecnicamente fora da sua lista de tarefas – essas são as etapas que seu provedor de serviços cuidará para você.

Mesmo assim, vale a pena saber o que vem pela frente; esses processos principais ocorrerão nesta fase do processo de substituição do PBX.

Faça backup de todas as suas configurações de PBX, correios de voz e todos os dados relevantes

Você não quer começar do zero com seu novo sistema de comunicação.

Não há nada pior do que saber que já existe um número de telefone, uma nota, uma mensagem de voz, uma configuração, apenas para perceber que você não a possui mais.

Esse cenário retarda seu trabalho, faz com que seus clientes esperem mais pelo seu suporte e é frustrante para todos os envolvidos.

Documente sua configuração existente de PBX da melhor maneira possível para não adivinhar mais tarde. É por isso que um provedor sólido garantirá que você possa começar a trabalhar exatamente de onde parou com sua configuração anterior de PBX.

Transferir seus números de telefone existentes para o novo serviço telefônico

A portabilidade de número é o processo de transferência de seus números de telefone existentes entre a operadora e o provedor de serviços anteriores para o novo.

Para você, isso significa que você terá que provar que possui os números que deseja transferir. Os especialistas em portabilidade do seu provedor trabalharão com as operadoras para garantir que tudo ocorra corretamente.

Fale com seu provedor para testar seus números existentes depois de serem transferidos para verificar se estão funcionais e funcionando perfeitamente - você deseja garantir que seus clientes não cheguem a um beco sem saída ao entrar em contato com você.

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Defina a configuração do sistema para atender às suas necessidades e fluxos de trabalho

Verifique novamente como seu sistema telefônico está configurado e se ele corresponde ao que você precisa fazer.

Isso pode incluir:

• Esquema de numeração de ramais para cada localidade ou departamento.
• Números gratuitos para clientes não locais nas principais geolocalizações.
• Roteamento avançado de chamadas e fluxos de chamadas com base em horário comercial, menus, ramais ou departamentos.
• Caixas de entrada de correio de voz, incluindo saudações, encaminhamento, correio de voz para e-mail e correio de voz para texto.
• Música personalizada para chamadores em espera, em fila ou em transferência.

É assim que você garantirá que poderá começar a trabalhar desde o primeiro dia com seu novo sistema telefônico instalado - sem soluços ou frustrações do cliente.

Treine e capacite seus funcionários

A melhor ferramenta de negócios é aquela que você realmente usa regularmente.

É por isso que você precisa garantir que todos os funcionários estejam integrados e confortáveis ​​ao usar seu novo sistema telefônico.

Existem duas maneiras principais de garantir isso:

• Execute sessões de treinamento focadas que destacam os recursos e funcionalidades cruciais de seus novos telefones e aplicativos. Quando os funcionários souberem do que seu sistema é capaz, eles estarão capacitados para aproveitá-lo ao máximo e trabalhar com eficiência.
• Dê acesso a uma base de conhecimento de recursos, guias e tutoriais para referência futura. Conte com seu provedor para isso – por exemplo, o centro de suporte do Nextiva está repleto de vídeos e guias para diferentes recursos, dispositivos e objetivos.

Etapa 4: lançamento do sistema telefônico VoIP pós-migração

Estas são suas tarefas finais assim que a migração do PBX for concluída:

Teste exaustivamente os recursos de gerenciamento de chamadas

Faça um teste completo com tudo o que é importante para você com seu novo serviço telefônico.

Isso pode incluir:

• Fazer chamadas simultâneas para garantir áudio nítido e de qualidade, mesmo durante períodos de maior movimento
• Ligar para diferentes ramais e números de telefone em vários momentos para verificar se o fluxo de chamadas funciona conforme o esperado
• Verificando se as integrações de ferramentas de negócios funcionam em ambas as direções
• Deixando mensagens de voz de teste para garantir que sua caixa de entrada e encaminhamento de correio de voz funcionem
• Teste o roteamento de chamadas para confirmar se está funcionando corretamente

Monitore o desempenho do sistema e otimize quando necessário

Execute testes regulares de desempenho, como um teste de velocidade, para criar condições ideais para chamadas de voz de alta qualidade. Quaisquer problemas de rede, largura de banda inferior ao esperado ou configurações de rede abaixo do ideal podem afetar a experiência do cliente.

Com o Nextiva Speed ​​Test , você pode examinar:

• Latência
• Velocidade de download e upload
• Perda de pacotes
• Tremor

Se você observar menos de 100 kbps para cada linha telefônica, mais de 0% de perda de pacotes, mais de 70 ms de ping ou mais de 70 ms de jitter, vale a pena entrar em contato com seu provedor de serviços de Internet. Também pode valer a pena revisar sua configuração de QoS

Colete feedback dos funcionários sobre o novo sistema

Busque proativamente feedback dos funcionários sobre o novo sistema e sua experiência com ele.

Envie uma pesquisa com perguntas como:

• Quais recursos você usou até agora?
• Quais funcionalidades você utiliza diariamente?
• Você enfrentou algum problema ou desafio com o novo sistema telefônico?
  • Em caso afirmativo, você conseguiu resolver sozinho e/ou com a ajuda da equipe de suporte do provedor?
• Você está perdendo algum recurso do sistema telefônico anterior à migração?
• Você consegue conduzir sua comunicação de maneira eficiente e tranquila regularmente?

Use essas respostas para desenvolver melhorias potenciais e gerar pesquisas futuras após mais tempo.

Garanta suporte contínuo do seu provedor para todos os funcionários

Seu provedor de VoIP empresarial deve oferecer suporte tão bom que você nunca terá que se preocupar com funcionários individuais que enfrentam problemas de serviço.

Durante o seu treinamento e de forma contínua, informe claramente à sua equipe as melhores maneiras de obter suporte e os padrões que podem ser esperados dele.

Os melhores provedores garantem que você esteja sempre satisfeito com seus serviços, não apenas durante a configuração e integração – o suporte ao cliente deve refletir isso.

A abordagem do Nextiva para suporte ao cliente é chamada de Amazing Service – garantimos que nossa tecnologia simplesmente funcione. Mas se precisar entrar em contato conosco, nós cuidaremos de tudo.

O serviço contínuo de luvas brancas é a forma como nossos clientes conseguem vencer, uma e outra vez.

Lista de verificação de migração de PBX para VoIP

Etapa 1. Planejamento de migração de PBX

• Liste tudo que você precisa do seu sistema telefônico
• Determine seu orçamento e os custos em que você incorrerá
• Pesquise e escolha seu provedor de serviços ideal

Etapa 2. Preparação de rede e ambiente

• Faça uma avaliação da rede
• Tome medidas de segurança relevantes
• Teste todas as integrações que você deseja usar

Etapa 3. Configuração do sistema telefônico

• Faça backup de todas as suas configurações de PBX, correios de voz e todos os dados relevantes
• Transferir seu número de telefone existente para o novo serviço telefônico
• Defina a configuração do sistema de uma forma que corresponda às suas necessidades e fluxos de trabalho
• Treine e capacite os membros da sua equipe

Etapa 4. Lançamento do sistema telefônico VoIP

• Teste exaustivamente todos os recursos de gerenciamento de chamadas
• Monitore o desempenho do sistema e otimize quando necessário
• Colete feedback dos funcionários sobre o novo sistema
• Garanta suporte contínuo do seu provedor

Migrações de telecomunicações facilitadas com Nextiva

Empresas inteligentes e ambiciosas sabem que o tempo para o seu antigo sistema PBX está se esgotando. Eles desejam um serviço telefônico moderno e flexível que cresça e se adapte às suas necessidades.

Aprenda com Shelby American quando eles mudaram seu sistema telefônico PBX para a nuvem. Eles queriam melhorar a experiência do cliente, aprimorar a comunicação da equipe e simplificar funções administrativas comuns.

A migração do PBX da empresa foi rápida e contínua, e as chamadas das quais eles dependiam fortemente para manter seus negócios funcionando continuaram sem problemas, mesmo em meio à crescente demanda dos clientes.

Essa é a chave: escolher um provedor que o ajudará a substituir seu sistema PBX, orientando-o em cada etapa do processo.

Você obterá isso ao escolher o serviço telefônico comercial do Nextiva. Você deixará suas dificuldades com o PBX no passado e se comunicará de maneira mais inteligente no presente e no futuro.