Entendendo os impostos sobre a folha de pagamento e quem é obrigado a pagá-los

Além de gerenciar várias despesas necessárias para o funcionamento de um negócio, como folhas de pagamento, honorários advocatícios, compras de estoque e outros, todo empregador tem o dever de pagar impostos ao governo.

Esses impostos, comumente conhecidos como “impostos sobre a folha de pagamento”, por incidir sobre os salários dos funcionários, são uma contribuição obrigatória para os governos federal, estadual e, às vezes, até mesmo municipais.

Como empregador, você terá que reter uma certa quantia de dinheiro do salário de seu funcionário e pagar impostos para cada funcionário que trabalha para você. Ao mesmo tempo, você também terá que pagar sua própria parcela de impostos.

Se o conceito de imposto sobre a folha de pagamento o confunde e você não tem certeza de quais são as suas obrigações como contribuinte, fique atento.

Nesta postagem do blog, vamos:

• Definir o que são os impostos sobre os salários e o que eles incluem,
• Informe quais impostos sobre a folha de pagamento você precisa pagar como empregador e
• Explique como calcular os impostos sobre a folha de pagamento e dê alguns exemplos.

Vamos começar.

O que são impostos sobre os salários?

De acordo com o Serviço de Pesquisa do Congresso, “um imposto sobre a folha de pagamento é geralmente um imposto cobrado sobre os salários ou rendimentos dos trabalhadores”.

Em outras palavras, quando um empregado recebe seu salário, o empregador retém uma certa quantia de dinheiro do salário do empregado e paga impostos ao governo.

Mas os empregadores também têm sua própria parcela dos impostos sobre a folha de pagamento que precisam pagar, que não são deduzidos do salário bruto do funcionário. Ou seja, essas deduções não são retiradas do salário dos funcionários, e o empregador as paga do próprio bolso.

Os impostos sobre a folha de pagamento - tanto a parte do funcionário (impostos deduzidos de seu contracheque) quanto a parte do empregador nesses impostos - são usados ​​para financiar:

• Gastos do governo com equipamento militar, pesquisa, educação, etc.,
• Programas de seguro social, como Seguro Social e Medicare,
• Programas de seguro-desemprego,
• Infraestrutura local e muito mais.

O termo “impostos sobre a folha de pagamento” é um termo mais amplo que inclui tanto os impostos sobre a folha de pagamento dos funcionários quanto os impostos sobre a folha de pagamento do empregador. Para esclarecer a diferença entre cada um desses termos, explicaremos:

• Imposto sobre a folha de pagamento dos funcionários,
• Impostos sobre a folha de pagamento do empregador e
• Impostos sobre a folha de pagamento em mais detalhes.

Qual é a diferença entre: impostos sobre a folha de pagamento do funcionário, impostos sobre a folha de pagamento do empregador e impostos sobre a folha de pagamento?

Antes de explorarmos os impostos sobre a folha de pagamento de funcionários e empregadores, vamos voltar ao termo “impostos sobre a folha de pagamento” por um momento.

O termo “ impostos sobre a folha de pagamento ” é um termo genérico que inclui todos os impostos pagos por empregadores e funcionários aos governos federal, estadual e municipal. Os impostos sobre a folha de pagamento geralmente são baseados nos salários dos funcionários, ou seja, são calculados como uma porcentagem dos salários que o empregador dá a seus funcionários.

Os impostos sobre a folha de pagamento incluem:

• Impostos sobre a folha de pagamento dos funcionários e
• Imposto sobre a folha de pagamento do empregador.

Os impostos sobre a folha de pagamento dos funcionários são impostos retidos pelo empregador e pagos ao IRS em nome do funcionário e incluem:

• imposto de renda federal,
• Impostos FICA (Segurança Social e Medicare),
• Imposto de renda estadual,
• Impostos de trabalho autônomo (isso se aplica apenas aos trabalhadores autônomos) e
• Quaisquer impostos locais que os funcionários possam ter que pagar, dependendo da cidade ou condado em que vivem (alguns estados não impõem impostos de renda locais ou mesmo estaduais).

Os impostos sobre a folha de pagamento do empregador são impostos pagos exclusivamente pelos empregadores e incluem:

• Imposto Federal de Desemprego (FUTA),
• impostos FICA, e
• Imposto estadual de desemprego (com algumas exceções, como Alasca, Nova Jersey e Pensilvânia, onde os funcionários também contribuem para os impostos estaduais de desemprego).

Quem paga os impostos sobre a folha de pagamento, o empregado ou o empregador?

Tanto os empregadores quanto os empregados devem pagar uma certa parcela de impostos.

Na maioria dos casos, o empregador é quem retém uma certa quantia em dinheiro do salário do empregado e paga impostos ao governo em nome do empregado. No entanto, em alguns casos, por exemplo, se você trabalha por conta própria, você tem obrigações fiscais adicionais, como o imposto de trabalho autônomo (SE).

Além disso, alguns impostos sobre a folha de pagamento, como os impostos usados ​​para financiar programas de seguro social (Segurança Social e Medicare), são pagos pelo empregador e pelo empregado, e eles os dividem 50/50.

Em suma, podemos concluir o seguinte:

• Alguns impostos sobre a folha de pagamento são pagos exclusivamente pelos funcionários (são retirados de seus contracheques),
• Alguns impostos sobre a folha de pagamento são pagos exclusivamente pelos empregadores, com seu próprio orçamento, e
• Alguns impostos sobre a folha de pagamento são divididos igualmente entre o empregador e o empregado.

O que está incluído nos impostos sobre a folha de pagamento do empregador?

Como aprendemos, os empregadores têm certas responsabilidades quando se trata de pagar impostos. Além dos impostos que estão pagando em nome dos funcionários, eles também têm sua própria parcela de impostos que devem pagar - impostos sobre a folha de pagamento do empregador.

Vamos detalhar os impostos sobre a folha de pagamento do empregador e explicar cada um deles.

Imposto sobre seguranca Social

O imposto da Previdência Social é um dos dois impostos da Lei Federal de Contribuições de Seguros (FICA).

De acordo com o IRS, a Previdência Social consiste nos “impostos de seguro de velhice, sobrevivência e invalidez”. Este imposto sobre os salários é usado para fornecer fundos mensais para ajudar os trabalhadores e seus familiares com sua renda no caso de o trabalhador:

• Aposentadoria,
• Deficiência, ou
• Morte.

A taxa de imposto atual para a Segurança Social é de 6,2% do salário do empregado para o empregador.

Novamente, como explica o IRS, o valor máximo do salário de um funcionário sujeito a impostos da Previdência Social por ano é de $ 160.200. Isso também é chamado de limite de base salarial.

Imposto do Medicare

Como mencionamos, o imposto do Medicare se enquadra nos impostos do Federal Insurance Contributions Act (FICA).

O imposto do Medicare, também conhecido como “imposto de seguro hospitalar”, é usado para financiar custos hospitalares e cuidados paliativos para idosos ou pessoas com deficiência, cuidados adequados em instalações de enfermagem e outros.

A alíquota atual do Medicare é de 1,45% do salário do empregado para o empregador.

O imposto do Medicare não tem limite de base salarial .

imposto federal de desemprego

O Federal Unemployment Tax Act (FUTA) é uma lei federal que impõe um imposto usado para financiar benefícios para trabalhadores que ficaram desempregados.

De acordo com o Internal Revenue Service, a taxa de imposto de desemprego federal é de 6,0% . O empregador é obrigado a pagar um imposto igual a 6,0% dos primeiros $ 7.000 pagos como salários a cada funcionário durante o ano.

Ainda assim, a taxa de imposto de desemprego federal varia de 0,6% a 6,0%, dependendo de quanto o empregador paga no imposto de desemprego estadual. Se o empregador pagou o imposto estadual de desemprego integralmente, e se o fez até a data de vencimento do Formulário 940 que preencheu anteriormente, ele pode ter direito ao crédito máximo de 5,4%, caso em que a taxa de imposto FUTA após esse crédito seria de 0,6% .

imposto estadual de desemprego

Semelhante à Lei do Imposto de Desemprego Federal (FUTA), a Lei do Imposto de Desemprego do Estado (SUTA) é uma lei que impõe impostos para financiar o custo dos benefícios do seguro-desemprego do estado nos EUA.

Em suma, a principal diferença entre o imposto federal de desemprego (FUTA) e o imposto estadual de desemprego (SUTA) é que o SUTA impõe impostos em nível estadual.

De acordo com o Departamento do Trabalho dos EUA, cada estado dos EUA tem sua própria lei que determina as taxas estaduais de seguro-desemprego para cada estado.

O que está incluído nos impostos sobre a folha de pagamento dos funcionários?

Os impostos sobre a folha de pagamento dos funcionários são aqueles impostos que o empregador retém dos salários dos funcionários e paga em nome do funcionário.

Para ver quais impostos sobre a folha de pagamento são pagos pelo funcionário, vamos indicar e explicar cada um desses impostos.

Imposto sobre seguranca Social

Além de pagar sua própria parcela do imposto de Seguridade Social, o empregador também precisa reter o mesmo valor desses impostos dos salários de seus funcionários. A taxa de imposto atual para a Segurança Social é:

• 6,2% da participação do empregador, e
• 6,2% de participação dos empregados.

Imposto do Medicare

O mesmo vale para o imposto do Medicare. Tanto o empregador quanto o empregado pagam o mesmo valor de impostos do Medicare. A alíquota atual do Medicare é:

• 1,45% da participação do empregador, e
• 1,45% de participação do empregado.

Além disso, como acrescenta o IRS, os autônomos que ganham mais de US$ 200.000 em um ano são obrigados a pagar um adicional de 0,9% nos impostos do Medicare.

imposto de renda federal

O imposto de renda federal é baseado nos salários do funcionário auferidos durante um período de pagamento e nas informações especificadas no Formulário W-4 do funcionário, também conhecido como “Certificado de Retenção na Fonte do Funcionário”.

Quando um funcionário preenche o Formulário W–4 e o encaminha ao empregador, o empregador poderá calcular a quantia certa de impostos que precisa descontar do contracheque do funcionário.

De acordo com o IRS, o imposto de renda federal é usado para financiar:

• sistema de defesa dos EUA,
• Vários programas sociais,
• Aplicação da lei,
• Manutenção das infra-estruturas do país, e outros.

imposto de renda estadual

As regras de retenção do estado variam de estado para estado.

A maioria dos estados dos EUA tem um imposto de renda estadual e suas próprias taxas de imposto de renda estaduais.

De acordo com o governo dos EUA, se um funcionário mora em um estado com imposto de renda, quanto do imposto de renda estadual ele terá que pagar é baseado em:

• Seus rendimentos e
• A alíquota desse estado.

Por outro lado, existem 9 estados dos EUA que não têm imposto de renda:

• Alasca,
• Flórida,
• Nevada,
• Dakota do Sul,
• Tennessee,
• Texas,
• Wyoming,
• New Hampshire e
• Washington.

Nesses estados, a única retenção aplicável é a retenção de impostos federais.

Imposto de renda local

Quaisquer impostos locais que os funcionários possam ter que pagar dependem da cidade ou condado em que vivem.

Na maioria dos casos, o empregador retém o imposto de renda local do contracheque do funcionário e o paga ao governo local. No entanto, no estado do Colorado, 5 cidades têm um imposto chamado “imposto de privilégio ocupacional” que exige que os empregadores também paguem impostos locais.

Essas cidades são:

• Aurora,
• Denver,
• Glendale,
• Aldeia Greenwood e
• Sheridan.

O imposto de renda local é usado para fornecer vários serviços públicos, como:

• Educação,
• Reparações de estradas,
• Manutenção de lixo e similares.

Como um empregador pode calcular os impostos sobre a folha de pagamento que precisa pagar (+ exemplos)?

Agora que explicamos os impostos sobre a folha de pagamento do empregador e os impostos sobre a folha de pagamento dos funcionários, mostraremos como calcular o total de impostos sobre a folha de pagamento que você deve pagar ao governo seguindo estas etapas.

Passo #1: Calcule a retenção federal do seu funcionário

A retenção federal de um funcionário depende principalmente de:

• Sua renda tributável e situação de arquivamento, e
• As outras informações são fornecidas no Formulário W–4, que abordaremos mais adiante neste subtítulo.

O lucro tributável é uma quantia da renda de um funcionário que está sujeita a imposto. O status de arquivamento de um funcionário pode ser:

• Arquivadores únicos,
• Casado declarando separadamente,
• Casado declarando em conjunto,
• Chefe de família e
• Viúvo(a) qualificado(a) com filho dependente.

Alguns contribuintes cujos cônjuges faleceram podem ser elegíveis para usar o(s) viúvo(s) qualificado(s) com filho(a) dependente como seu status de arquivamento. Isso significa que, se eles não se casaram novamente, podem se qualificar para taxas de imposto de retorno conjuntas (o que pode resultar em impostos mais baixos) e usá-los por dois anos após o ano da morte do cônjuge.

Para determinar o imposto de renda federal de seu funcionário, use o sistema de faixa salarial do IRS.

Como afirma o IRS, os EUA têm 7 faixas de impostos federais:

• 10%,
• 12%,
• 22%,
• 24%,
• 32%,
• 35%, e
• 37%.

Para calcular a retenção federal de seu funcionário, primeiro você precisa determinar a faixa de imposto de seu funcionário.

Dê uma olhada nas tabelas abaixo:

FAIXAS DE IMPOSTO DE FILER ÚNICO PARA 2023

CASADOS QUE REGISTRAM SEPARADAMENTE OS SUPORTES DE IMPOSTO PARA 2023

CASADOS APRESENTANDO COLETIVAS DE IMPOSTO EM CONJUNTO PARA 2023

FAIXAS DE IMPOSTO DO CHEFE DE FAMÍLIA PARA 2023

Por exemplo, digamos que sua funcionária Sarah seja uma contribuinte solteira cuja renda anual seja de $ 38.000. De acordo com isso, Sarah tem que pagar 10% dos primeiros $ 11.000 de sua renda, e a parte restante de sua renda é tributada em 12%.

Este é um sistema tributário progressivo, o que significa que quanto mais você ganha, maior a taxa de imposto que você terá que pagar.

Outros fatores que você precisa considerar ao calcular a retenção federal do seu funcionário são:

• Vários ajustes de trabalho,
• A quantidade de créditos,
• Deduções, e
• Quaisquer retenções de impostos adicionais que seu funcionário possa solicitar.

Depois de determinar a faixa de imposto de Sarah e incluir outros fatores de seu Formulário W–4, você saberá quanto reter de seu contracheque.

Passo #2: Calcule o seu imposto FICA e o de seu funcionário

Para calcular a parte dos impostos FICA de seu funcionário, multiplique o salário bruto pelas taxas de impostos do Seguro Social e do Medicare.

Por exemplo, se o seu funcionário ganha $ 800 em um período de pagamento semanal, o imposto da Previdência Social seria calculado desta forma:

$ 800 em salários de funcionários x alíquota de imposto da Previdência Social de 6,2% = $ 49,60 em impostos da Previdência Social que você precisa reter do contracheque

O mesmo princípio se aplica se você quiser calcular quanto precisa reter para a parte deles do imposto do Medicare:

$ 800 em salários de funcionários x taxa de imposto do Medicare de 1,45% = $ 11,60 em impostos do Medicare que você precisa reter do contracheque

Como as taxas de impostos do Seguro Social e do Medicare são as mesmas para o empregador e o empregado, você seguirá o mesmo processo ao calcular sua parcela dos impostos do Seguro Social e do Medicare.

Etapa 3: calcule seu imposto FUTA

O empregador só paga o imposto FUTA sobre os primeiros $ 7.000 dos ganhos do funcionário. Para qualquer valor de salário que exceda $ 7.000, você não é obrigado a pagar o imposto FUTA para esse funcionário naquele ano.

A taxa de imposto FUTA é de 6,0% do salário do funcionário. Portanto, você será obrigado a pagar 6,0% dos ganhos de um funcionário até US$ 7.000.

O imposto FUTA que você deve pagar para cada funcionário é calculado desta maneira:

$ 7.000 em salários do funcionário x taxa de imposto FUTA de 6,0% = $ 420 em imposto FUTA que você precisa pagar

No entanto, se você pagar o imposto de desemprego estadual integralmente e se o fizer até a data de vencimento do Formulário 940 que preencheu anteriormente, terá direito ao crédito máximo de 5,4%. Nesse caso, você só precisa pagar 0,6% dos primeiros $ 7.000 que seu funcionário ganha.

Veja como fica o cálculo:

$ 7.000 em salários do funcionário x taxa de imposto FUTA de 0,6% = $ 42 em imposto FUTA que você precisa pagar

Passo #4: Calcule o seu imposto SUTA

Como cada estado dos EUA tem suas próprias regras de imposto SUTA, o valor que você terá que pagar em imposto SUTA dependerá de:

• A base salarial do estado em que seu funcionário trabalha — este é o valor máximo do salário do funcionário que um empregador pode usar para calcular o imposto SUTA por ano. Um empregador não é obrigado a pagar o imposto SUTA sobre a renda de um funcionário que ultrapasse a base salarial em seu estado.
• As taxas de imposto SUTA desse estado - cada estado tem sua própria taxa de imposto mínima e máxima.

A base salarial do imposto SUTA é a mesma para todos os empregadores em um determinado estado. No entanto, as taxas de imposto SUTA são diferentes para cada empregador, pois dependem de vários fatores, como:

• A experiência anterior do empregador com o desemprego,
• A idade de seus negócios e
• O volume de negócios da indústria.

Por exemplo, digamos que seu funcionário trabalhe na Carolina do Norte. A base salarial tributável para 2023 na Carolina do Norte é de $ 29.600, e esse é o valor máximo que você pode usar para calcular seu imposto SUTA. Se o seu funcionário ganha $ 50.000 em um ano, os únicos impostos SUTA que você precisa pagar são os impostos sobre os primeiros $ 29.600. Em outras palavras, você não paga impostos sobre qualquer renda além da base salarial tributável.

Também diremos que sua alíquota de imposto SUTA é uma alíquota máxima de 5,76%. Ao multiplicar a base salarial tributária por uma alíquota máxima, você obtém seu imposto SUTA:

Base salarial de $ 29.600 x taxa máxima de imposto de 5,76% = 1.704,96 em imposto SUTA que você precisa pagar

Além disso, no Alasca, em Nova Jersey e na Pensilvânia, os funcionários também contribuem para os impostos estaduais de desemprego, portanto, você também terá que contar com a parcela deles nos impostos SUTA.

Depois de cobrir essas 4 etapas, seus impostos sobre a folha de pagamento estão prontos. Se quiser saber se tem alguns formulários adicionais para entregar ao IRS, consulte esta lista de formulários de imposto sobre o trabalho.

Resumindo: Pagar impostos sobre a folha de pagamento pode ser fácil se você seguir nossas etapas para calculá-los

Lidar com impostos é uma tarefa necessária para todos os empregadores. Os empregadores também devem certificar-se de que cada um dos Formulários W-4 de seus funcionários seja válido e atualizado para evitar qualquer possibilidade de pagamento insuficiente.

Para pagar com sucesso os impostos sobre a folha de pagamento, o empregador deve:

• Deduzir a quantia certa de impostos dos contracheques dos funcionários,
• Calcule sua própria parcela de impostos e
• Siga as diretrizes do IRS em relação às datas de vencimento e aos diferentes formulários que eles precisam entregar.

Se você é um empregador e está perdendo tempo tentando encontrar a forma correta de pagar os impostos sobre a folha de pagamento, esperamos ter ajudado nessa busca.

Apenas certifique-se de seguir cada passo que explicamos e calcular seus impostos corretamente.

⁉️ Você é empregador e é a primeira vez que paga impostos? Ou você conhece os impostos sobre folha de pagamento e já possui um sistema perfeito para calculá-los e pagá-los? Se você encontrou o método certo para gerenciar os impostos sobre a folha de pagamento, sinta-se à vontade para compartilhá-lo conosco em [email protected] para ter a chance de aparecer neste ou em um de nossos próximos artigos. E, se você gostou desta postagem no blog, compartilhe-a com alguém que possa achá-la útil.