Os 5 principais benefícios do serviço de folha de pagamento

Descubra se e por que você deve contratar um prestador de serviços de folha de pagamento para o seu negócio.

A contratação de novos funcionários pode ser um marco empolgante para qualquer empresa. Isso significa que sua empresa está crescendo, mas também significa que você precisa fazer a folha de pagamento. Quer você tenha apenas alguns funcionários ou uma equipe inteira, manter o controle da folha de pagamento pode levar tempo e adicionar mais complexidade ao seu já ocupado cronograma de trabalho.

Obter folha de pagamento errada também pode ser caro. Se você errar no pagamento bruto, sua empresa pode acabar pagando mais impostos FICA. Um erro na folha de pagamento também pode significar que você terá que pagar uma multa ao IRS. O IRS arrecadou quase US $ 7 bilhões em multas apenas em 2021 ^{[ 1 ]} . Nem todas essas penalidades têm a ver com a folha de pagamento, mas o IRS estima que cerca de um terço dos empregadores comete um erro na folha de pagamento a cada ano.

Contratar um serviço de folha de pagamento pode ser uma solução para o seu negócio. Se você está se perguntando o que um provedor de folha de pagamento pode fazer pelo seu negócio e quais são os benefícios de contratar um, este artigo é para você.

O que é um serviço de folha de pagamento?

Um provedor de serviços de folha de pagamento é uma empresa que processa cálculos de folha de pagamento, impostos sobre a folha de pagamento, impostos de final de ano e muito mais para outras empresas. Muitos empregadores usam provedores de folha de pagamento para simplificar as operações comerciais e garantir que seus funcionários e impostos sejam pagos com precisão e pontualmente.

Quais serviços um serviço de folha de pagamento fornece depende do provedor e dos níveis de preços disponíveis. Aqui estão alguns serviços comuns que os serviços de folha de pagamento oferecem:

• Processamento de folha de pagamento: um serviço de folha de pagamento calcula o salário bruto, a renda tributável e o salário líquido de seus funcionários e emite cheques para eles ou deposita seus contracheques em suas contas bancárias.

• Retenção de impostos: Um serviço de folha de pagamento garante que a renda tributável de cada funcionário esteja correta e retenha a renda e os impostos FICA. Alguns serviços podem oferecer uma garantia sem erros e pagar multas decorrentes de um erro.

• Penhora de salário: se os funcionários tiverem ordens judiciais que exijam que seus salários sejam penhorados, um provedor de folha de pagamento pode lidar com isso.

• Relatório de novas contratações: o governo federal exige informações sobre quaisquer contratações ou recontratações dentro de 20 dias a partir da data de contratação, e isso é algo que um serviço de folha de pagamento pode fazer por você.

• Gerenciamento de PTO: muitos provedores de folha de pagamento têm recursos de recursos humanos integrados em seu software que rastreiam a presença dos funcionários. Esses sistemas permitem que os funcionários solicitem dias de folga e os gerentes os aprovem.

• Relatórios de folha de pagamento: muitos serviços de folha de pagamento fornecem aos clientes relatórios detalhados ou recursos de relatórios que permitem que os líderes de negócios se aprofundem nos detalhes da folha de pagamento.

• Integrações: a maioria dos sistemas de folha de pagamento se conecta a outros sistemas que você usa, como seu software de contabilidade, para que os dados possam fluir livremente entre eles para obter informações e relatórios financeiros precisos e atualizados.

• Autoatendimento: a maioria dos serviços de folha de pagamento fornece um portal on-line onde os gerentes podem visualizar relatórios e os funcionários podem visualizar seus holerites ou atualizar informações por conta própria.

Os serviços modernos de folha de pagamento operam na nuvem e não exigem que você ou seus funcionários baixem e instalem software, o que significa que você pode executar a folha de pagamento e os funcionários podem visualizar e atualizar seus dados de qualquer lugar e de qualquer dispositivo.

Preciso de um serviço de folha de pagamento?

Se você já tem um contador ou contador em sua equipe que tem largura de banda, ou você tem habilidades financeiras e tempo, a resposta pode ser não. Mas antes de decidir, certifique-se de adicionar tempo suficiente para esta tarefa. Segundo a Bloomberg, isso é algo que muitas empresas julgam mal e, embora 80% dos empregadores pensem que estão mais qualificados para lidar com sua própria folha de pagamento, 65% disseram que prefeririam terceirizar ^{[ 2 ]} .

É por isso que muitas empresas optam por terceirizar sua folha de pagamento desde o momento em que contratam seu primeiro funcionário. Eles não precisam se preocupar com folha de pagamento e impostos imprecisos ou com o tempo que levará para acertar. Ao decidir se optar por um serviço de folha de pagamento é ideal para você, pergunte-se o seguinte:

• Você quer calcular os contracheques dos funcionários com precisão?

• Quer simplificar o cálculo e o pagamento dos impostos sobre a folha de pagamento por não precisar fazer isso?

• Você quer estar em conformidade com os novos regulamentos de documentação de contratação?

• Você quer que a folha de pagamento esteja livre de erros?

Sim, você pode fazer tudo isso sozinho, mas certifique-se de saber no que está se metendo. Você pode contratar um contador, mas isso vai custar caro. Vejamos alguns benefícios da terceirização da folha de pagamento antes de decidir.

Benefícios da terceirização da folha de pagamento

Há alguns benefícios em lidar com a folha de pagamento internamente, mas há muitos motivos pelos quais mais da metade dos líderes empresariais optam por terceirizar a folha de pagamento ^{[ 3 ]} . Aqui estão os principais benefícios do uso de serviços de folha de pagamento, se você ainda está se perguntando por que deve usar um serviço de folha de pagamento:

Economia de tempo

Lidar com a folha de pagamento não é fácil e leva tempo, mesmo para pessoas que fazem isso todos os dias. Rastrear deduções de benefícios, penhoras, novas contratações, rescisões e folgas remuneradas, ao mesmo tempo em que garante que sua empresa esteja em conformidade com os regulamentos federais e estaduais, é um ato de malabarismo que poucas pessoas acham agradável.

Além disso, se lidar com a folha de pagamento for algo que você ou alguém de sua equipe não faz todos os dias, levará mais tempo do que um profissional para concluir a folha de pagamento com precisão. E enquanto sua equipe está trabalhando na folha de pagamento, eles provavelmente terão que equilibrar outras tarefas que ainda precisam concluir com eficiência.

A terceirização da folha de pagamento para um serviço de folha de pagamento significa que todos estão fazendo algo em que são bons. Sua equipe pode se concentrar em tarefas que constroem seus negócios, e os profissionais de folha de pagamento que você contrata podem concluir a folha de pagamento com rapidez e precisão. Também ajuda lembrar que a folha de pagamento não é uma coisa única. Depois de assumir a tarefa, você deve resolvê-la a cada período de pagamento.

Responsabilidade minimizada

Todos os anos, empresas de todos os tamanhos têm que pagar multas pesadas ao IRS por causa de registros atrasados ​​ou incorretos. A folha de pagamento imprecisa não deixará seus funcionários felizes e pode resultar na declaração incorreta de seus impostos. Isso pode levar a uma penalidade e, na pior das hipóteses, a uma auditoria.

Os empregadores devem pagar impostos de renda federais, estaduais e locais, impostos FICA e impostos de desemprego federais e estaduais. As declarações de folha de pagamento também devem ser arquivadas mensalmente, trimestralmente e anualmente e retidas anualmente. Isso é muito para acompanhar e, se você tiver funcionários de mais de um estado, a folha de pagamento é ainda mais complicada. O IRS e os governos estaduais também são conhecidos por mudar as regras de um ano para outro.

Por que arriscar as penalidades e acompanhar todas as regras e regulamentos sozinho quando isso pode ser deixado para os profissionais que fazem isso diariamente? Um serviço de folha de pagamento pode garantir que sua folha de pagamento seja precisa sem se preocupar com detalhes, penalidades ou auditorias. Alguns provedores até garantem precisão e pagarão as multas se errarem na folha de pagamento.

Redução de custos

Para pequenas e médias empresas, a terceirização da folha de pagamento pode economizar dinheiro. Empresas grandes e estabelecidas podem se dar ao luxo de ter seu próprio departamento de folha de pagamento, ou folha de pagamento pode ser algo que a equipe de contadores que já possui pode lidar. Mas se sua empresa tiver recursos limitados, contratar até mesmo um contador ou contador pode não estar no orçamento.

Alguns proprietários de pequenas empresas acham que economizam dinheiro fazendo a folha de pagamento. Se você for um, existe uma maneira fácil de determinar se você realmente está economizando. Estime o tempo que sua equipe gasta executando a folha de pagamento anualmente. Em seguida, calcule quanto eles recebem para concluir essa tarefa. Se você tiver que comprar um software de folha de pagamento para fazer isso, adicione esse custo também. Em seguida, compare esse custo com o que um serviço de folha de pagamento cobrará de você.

Provavelmente, você economizará dinheiro. Uma coisa que não está nesse cálculo é quanto atraso em outras tarefas importantes que executam a folha de pagamento por conta própria custa à sua empresa.

Acesso a especialistas profissionais

Terceirizar sua contabilidade de folha de pagamento significa que você tem especialistas para lidar com isso. Esses especialistas gastam muito do seu tempo mantendo-se atualizados sobre as regulamentações governamentais para garantir que a folha de pagamento e os cálculos de impostos de seus clientes estejam corretos.

Você pode incumbir a si mesmo ou a um membro da equipe de fazer o mesmo, mas quanto tempo eles terão para fazer isso? Eles saberão sobre casos extremos? Leva tempo para alguém se acostumar com todos os meandros de qualquer tarefa e aprender quando algo está errado. O que acontece quando eles cometem um erro que só é descoberto no final do ano?

Melhor tecnologia e escalabilidade

A menos que você faça a folha de pagamento manualmente usando papel e pague apenas os funcionários com cheque, você precisará de um software de folha de pagamento. Isso significa um grande investimento inicial e pagamentos regulares para atualizações ou uma assinatura mensal de software que sua empresa não apenas precisa usar, mas também configurar e gerenciar.

Muitas pequenas empresas não podem pagar por um software caro ou ter uma equipe com experiência técnica para gerenciá-lo. Com um serviço de folha de pagamento, você obtém o software de folha de pagamento mais recente que será dimensionado com o crescimento do seu negócio como parte do pacote. Quando você tiver problemas ou precisar fazer uma alteração, os profissionais de folha de pagamento estarão lá para ajudar.

Saiba mais sobre os serviços de folha de pagamento

Se você decidiu que terceirizar sua folha de pagamento funcionará para o seu negócio, você não está sozinho. É uma função secundária essencial para o seu negócio. Isso o torna um excelente candidato para terceirização e é por isso que mais da metade das empresas o faz ^{[ 3 ]} . Para ajudá-lo a encontrar o caminho certo, confira nosso diretório de provedores de serviços de folha de pagamento, onde você restringe suas opções para atender ao seu orçamento e necessidades. Leia mais no guia de contratação de empresas de serviços de folha de pagamento do Capterra.