Eu tentei a análise de Pareto para aprender mais sobre eficiência

Para dizer a verdade, eu estava um pouco ansioso para incluir a análise de Pareto no meu trabalho diário. Não é que não me intrigou – intrigou, por isso decidi tentar – mas, a ideia de passar pela terminologia e jargões econômicos me deixou um pouco desconfortável.

Para chegar ao fundo desse princípio enigmático, pensei que teria que superar alguns paradoxos econômicos e segredos do comércio há muito esquecidos.

Bem, depois de fazer uma pesquisa aprofundada sobre o assunto e ter algumas conversas amigáveis ​​no trabalho, percebi que o princípio de Pareto é uma técnica de gerenciamento de tempo que pode ser facilmente dominada, utilizada e aplicada em diferentes campos.

Como todos os escritores, muitas vezes luto com bloqueios mentais e falta de inspiração – e é por isso que pensei que esse poderia ser o método para me ajudar:

• Identifique os problemas do trabalho,
• Rastrear as raízes dos meus problemas e
• Organize melhor minha carga de trabalho.

Então, eu testei o princípio de Pareto, e aqui está o relato de como tudo se desenrolou.

Nesta postagem do blog, abordarei:

• O que é a análise de Pareto?
• Por que decidi tentar?
• Meu relato de como a análise se desenrolou.
• Os prós e contras, e
• A classificação geral da análise de Pareto.

O que é a análise de Pareto?

Basta dizer que fiquei confuso quando ouvi pela primeira vez sobre a análise de Pareto. À primeira vista, a definição parecia bastante simples – “ Uma análise estatística de tomada de decisão comumente usada para identificar e chamar a atenção para as causas cruciais do problema”.

Agora, qual é o truque?

Bem, a análise de Pareto afirma ainda que a maioria dos problemas dentro de um projeto pode ser rastreada até 20% das causas .

Em outras palavras, concentrando-se nos 20% cruciais das causas do problema, você posteriormente poderá lidar com os 80% dos problemas que derivam deles.

Origens da análise de Pareto

Um economista e filósofo italiano, Vilfredo Pareto, observou esse princípio pela primeira vez no final do século XIX e o chamou de regra 80/20 .

Ou seja, Pareto notou que 80% das terras em toda a Itália pertenciam a 20% da população.

Após uma pesquisa aprofundada, Pareto percebeu que a distribuição 80/20 pode ser observada no campo da economia, sob a premissa – “ Nenhum indivíduo pode melhorar sem piorar pelo menos um indivíduo ou critério de preferência”.

Depois que sua pesquisa e trabalho foram adaptados por Joseph M. Juran, um consultor de gestão, nasceram o princípio e a análise de Pareto.

Para que serve a análise de Pareto?

Então, para que serve a análise de Pareto?

Bem, a resposta geral a esta pergunta é – tomada de decisão. Ainda assim, há mais do que isso.

Uma resposta mais concisa consistiria em um processo passo a passo para determinar problemas importantes e aprender como resolvê-los. Os que você aborda são os 20% que levarão a 80% do benefício do projeto.

Os principais passos da regra 80/20 são os seguintes:

• Forme uma lista de problemas comuns e coloque-os no eixo x em ordem decrescente de ocorrência.
• Conte a frequência de suas ocorrências e exiba-as nas porcentagens correspondentes no eixo y.
• Adicione uma curva de porcentagem cumulativa no diagrama — essa curva é igual a (frequência de ocorrências) / (soma do total de ocorrências) * 100.
• Desenhe uma linha do lado direito que começa na marca de 80% até cruzar a curva.
• Tudo à esquerda serão seus problemas vitais, enquanto o lado direito representa 80% das causas mais triviais.

Se você está tendo problemas para entender esse processo, não se preocupe – eu também tinha até colocar tudo no papel e experimentar. Tudo ficará muito mais claro quando você passar pelo meu exemplo.

Por que decidi tentar a análise de Pareto?

Ao escrever, você não pode pensar em todos os meandros do processo.

Na realidade, quando a inspiração vem, um escritor é capaz de escrever enormes blocos de texto sem problemas.

No entanto, quando chega a hora de revisar o texto e revisá-lo, todos os detalhes vêm à tona, como:

• Erros de ortografia,
• Aspereza,
• Erros estruturais,
• Uso indevido de sinais de pontuação e
• Muitos outros detalhes que você não necessariamente pensa durante a onda inicial de inspiração.

Por isso, na tentativa de ser mais eficiente, procurei na Internet uma forma de isolar meus erros críticos e eliminá-los para melhorar minha escrita. Foi quando me deparei com a análise de Pareto e decidi experimentá-la.

Veja como todo o processo aconteceu quando comecei a analisar meus padrões de escrita.

Tentando a análise de Pareto: uma conta pessoal

Depois de ler uma pilha de artigos e decifrar um monte de bobagens econômicas, decidi anotar tudo o que precisava para começar com a análise de Pareto.

No entanto, não demorou muito para que a primeira questão surgisse – Como vou testar essa técnica?

Como escritor, não havia como documentar todos os erros que cometia, especialmente se o fiz no processo de escrita. Se eu passasse muito tempo me estressando para documentar cada erro e problema, isso impediria minha escrita.

Além disso, todo o processo levaria pelo menos uma semana de escrita.

Então, decidi escrever um post no blog como faria normalmente, deixar o editor e o revisor passarem pelo texto e encontrarem os erros para mim. Dessa forma, eu teria praticamente todas as informações necessárias para fazer uma análise de Pareto passo a passo.

Então, eu fiz isso, recebi os resultados de volta e comecei a anotar as informações cruciais, começando com os problemas – ou seja, as causas das minhas ineficiências na escrita.

Passo #1: Coletando os problemas e contando sua frequência

Como mencionei anteriormente, o primeiro passo para realizar a análise é formar uma lista dos problemas mais comuns que você enfrenta.

No meu caso, eu esperaria que o editor devastasse meticulosamente um texto que eu havia escrito anteriormente e usaria os resultados da revisão para conduzir minha análise.

Depois de passar pela vergonha de examinar meus erros, classifiquei os erros e os categorizei em 7 grupos distintos que usaria para minha análise.

Os grupos que criei foram os seguintes:

• Frases longas,
• Problemas de links,
• Frases pouco claras,
• Títulos pouco claros,
• Fontes inadequadas,
• Sinais de pontuação,
• Erros estruturais e
• Problemas com o visual.

Uma vez que eu tinha meus erros em uma lista de marcadores na minha frente, era hora de passar a contar sua frequência (e me sentir ainda pior).

Para poupá-lo dos detalhes de peneirar um monte de números, vou direto ao cerne do problema.

Depois de contar os erros e colocá-los em ordem decrescente, a lista de marcadores ficou assim:

• Sinais de pontuação,
• Frases longas,
• Frases pouco claras,
• Problemas de links,
• Fontes inadequadas,
• Títulos pouco claros,
• Erros estruturais e
• Erros visuais.

Para simplificar, converti o número de erros em porcentagens e decidi visualizá-los usando um gráfico.

Etapa 2: Criando a curva de Pareto

Agora vem a parte difícil – ou seja, o ponto principal da análise.

A curva de Pareto é usada para representar visualmente a conexão entre a contagem total de problemas e sua frequência.

A fórmula exata é a seguinte:

{ Frequência de ocorrências } / { soma do total de ocorrências } * 100

Veja como seria a conversão em uma planilha:

Felizmente, a soma total dos erros que cometi foi de 99 e, como estou calculando porcentagens, elas não variam muito da frequência.

Como você pode ver, a maioria dos problemas que enfrentei ao corrigir meus erros foram sinais de pontuação – pesadelos de muitos escritores.

Passo #3: Finalizando o diagrama de Pareto

Agora, era hora de finalizar o diagrama criando um eixo y no lado direito e desenhando uma linha reta horizontal em direção à esquerda. A linha começou na marca de 80% e se estendeu até chegar ao ponto em que atingiu a curva.

Então, desenhei uma linha reta paralela ao eixo y, que criou uma divisão entre o lado esquerdo e o lado direito – ou seja, os resultados.

Tudo à esquerda representava os 20% da soma de todas as questões que eram cruciais, de acordo com a análise de Pareto.

Por outro lado, o lado direito representou os 80% que foram considerados não cruciais.

A representação final ficou assim:

Passo #4: Analisando os resultados

O primeiro pensamento que me veio à mente foi: isso era esperado e inesperado.

Eu sabia que os sinais de pontuação muitas vezes trazem problemas para mim enquanto escrevo. Mas, eu não fazia ideia de que frases longas e frases confusas tinham uma presença tão forte no meu trabalho.

Isso me levou a repassar alguns dos meus textos anteriores e os comentários que os revisores deixaram neles. Sem surpresa, havia um padrão que coincidia com minha análise de Pareto.

Outro ponto interessante é que a maioria dos problemas menores e insignificantes podem ser rastreados até os vitais – os 20% principais.

Por exemplo, se eu me apresso ao escrever, cometo erros estruturais, o que leva a cometer um ou dois erros de SEO, o que afeta ainda mais a qualidade do meu trabalho.

Em suma, certamente havia espaço para melhorias, e o diagrama de Pareto foi o ponto de partida.

Os prós da análise de Pareto

O pró imediato que vem à mente é a eficiência com que você poderá conduzir seu trabalho depois de estabelecer seus 20%. A análise de Pareto baseia-se em analisar os números e encontrar os problemas que o atrasam diariamente.

Por exemplo, as pessoas que podem realmente se beneficiar desse tipo de análise são aquelas que trabalham em muitas tarefas semanalmente e geralmente encontram erros que as impedem de executar em um nível ideal.

Codificadores, desenvolvedores e gerentes de projeto são os primeiros que vêm à mente quando se fala sobre a análise de Pareto. Mas, evidentemente, os escritores também podem encontrar muitos benefícios ao analisar seu trabalho e seus erros dessa maneira.

Além disso, uma vez que você pega o jeito, a análise de Pareto é uma excelente ferramenta para ajudá-lo a reconhecer onde você deve concentrar mais seus esforços, especialmente durante seu horário nobre biológico.

Os contras da análise de Pareto

Se excluirmos o tempo que levei para descobrir esse princípio, ainda levei algumas horas até que eu conseguisse formar uma lista completa de todos os erros e cálculos necessários para criar o diagrama.

Basta dizer que a análise de Pareto é uma técnica um tanto demorada, e não faz sentido confiar nela se você não realizar tarefas e projetos semelhantes todos os dias.

Ainda assim, o resultado é baseado em estatísticas, o que o levará ainda mais a tomar melhores decisões e resultará no melhor uso do seu tempo.

Pessoalmente, não tenho muitas tarefas diferentes semanalmente, mas definitivamente tentarei Pareto em projetos diferentes também.

Minha avaliação geral da análise de Pareto

Embora tenha demorado muito tempo para descobrir, devo admitir que essa técnica realmente funciona.

Os escritores às vezes tendem a ser argumentativos quando se trata de seu trabalho, mas os números não mentem. Quando olhei para trás, percebi que os 20% cruciais dos problemas que Pareto apontou eram os que eu mais lutava em geral.

Por outro lado, a análise de Pareto pode levar um pouco mais de tempo e esforço, e é por isso que minha classificação para essa técnica é:

AVALIAÇÃO FINAL :

Conclusão: Considerações finais sobre a análise de Pareto

Pareto é ótimo, eficaz e realmente faz você se perguntar – Como eu não percebi isso antes?

Eu certamente o recomendo aos meus colegas e a todos que lutam para determinar as causas que tornam seus dias de trabalho mais difíceis.

A análise de Pareto é bem estruturada, organizada e, sem dúvida, um método único para melhorar sua eficiência.

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