Estimativa paramétrica em gerenciamento de projetos

Quantas vezes você tentou prever a duração do seu projeto, apenas para descobrir que sua estimativa estava completamente errada?

Que tal estimar o orçamento do seu projeto ou o número de pessoas necessárias do início ao fim?

No caso de suas estimativas não atingirem o alvo todas as vezes, ou se você for novo no gerenciamento de projetos, você está no lugar certo. Estamos prestes a mergulhar em um dos métodos de estimativa de gerenciamento de projetos usados ​​com mais frequência que podem salvar seu dia — estimativa paramétrica .

Mas, o que é exatamente a estimativa paramétrica e, mais importante, como colocá-la em prática?

Bem, continue lendo, porque nesta postagem do blog, iremos:

• Apresentá-lo à definição de estimativa paramétrica (+ um exemplo de estimativa paramétrica),
• Deixe você saber a diferença entre estimativa paramétrica e estimativa análoga,
• Lançar alguma luz sobre os principais benefícios do uso da estimativa paramétrica no gerenciamento de projetos e
• Guie você pelas 4 etapas para usar a estimativa paramétrica em seus projetos para que você saiba exatamente o que fazer se quiser começar a usar esse método imediatamente.

O que é estimativa paramétrica?

A estimativa paramétrica é um dos métodos estatísticos mais precisos para estimar a quantidade total de:

• Tempo,
• Dinheiro, e
• Recursos necessários para um projeto específico.

De acordo com o PMBOK, a estimativa paramétrica é “um método de estimativa no qual um algoritmo é usado para calcular o custo ou a duração com base em dados históricos e parâmetros do projeto”.

Assim, apenas combinando dados estatísticos e históricos, um gerente de projeto poderá encontrar uma correlação estatística entre as variáveis ​​relevantes e obter as estimativas mais precisas em relação ao seu projeto atual.

No entanto, é importante ter em mente que a estimativa paramétrica geralmente é usada durante a fase de planejamento do projeto, muito antes da execução real do projeto.

Mas, caso você ainda esteja um pouco confuso com esse método de estimativa, vamos dar uma olhada em como a estimativa paramétrica realmente funciona.

Exemplo e fórmula de estimativa paramétrica

Esta é a fórmula que você precisa usar para estimativa paramétrica:

E_parametric = (A_old / P_old) x P_curr

A fórmula de estimativa paramétrica acima engloba os seguintes elementos:

• E_parametric é a estimativa paramétrica ,
• A_old é a quantidade histórica de custo ou tempo ,
• P_old é o valor histórico do parâmetro e
• P_curr é o valor do parâmetro em seu projeto futuro.

Agora, vamos ver como esse cálculo realmente funciona.

Digamos que você queira prever quanto tempo levará para seu designer terminar 20 ilustrações. Antes de chegar ao cálculo, primeiro você precisa obter todos os valores históricos.

Então, seu projeto anterior envolveu 1 pessoa encarregada de criar 15 ilustrações e levou 70 horas para terminar tudo. Com isso em mente, veja como suas unidades se comportariam:

• A_old , o tempo histórico da tarefa passada é de 70 horas,
• P_old , o valor histórico do parâmetro é de 15 ilustrações , e
• P_curr , o valor do parâmetro em seu futuro projeto é de 20 ilustrações .

Agora que você obteve essas informações, pode usá-las para chegar à nova estimativa:

E_paramétrico = (70/15) x 20

Como visto na fórmula acima, primeiro você calcula o tempo necessário para completar uma ilustração:

70/15 = 4,66

Então, depois de obter o número exato de horas, multiplique esta unidade pelo valor do parâmetro no projeto futuro:

4,66 horas x 20

Por fim, chega-se à estimativa paramétrica, que é 93,3 neste caso.

Considerando tudo, é seguro dizer que seu designer terminará 20 ilustrações em 93,3 horas.

Estimativa paramétrica versus estimativa análoga

Se você já se deparou com métodos de estimativa em gerenciamento de projetos, deve ter notado que estimativas paramétricas freqüentemente andam de mãos dadas com estimativas análogas.

Mas por que é assim? São os mesmos métodos?

Bem, não exatamente.

Embora a estimativa análoga exija que você use dados disponíveis de seus projetos anteriores, como é o caso do método paramétrico, os dois métodos diferem em termos de precisão e escopo .

Em outras palavras, você chegará a uma estimativa análoga com base em dados históricos, mas não precisará entrar em muitos detalhes como no método de estimativa paramétrica. Você só precisa se lembrar de um projeto anterior de escopo semelhante, dar uma olhada na duração/custo/orçamento desse projeto e fazer sua estimativa com base na analogia.

Portanto, caso você esteja prestes a iniciar um projeto que envolve seu designer criando 20 ilustrações e gostaria de saber exatamente quanto tempo levaria o novo projeto, é assim que você pode prever a duração do seu projeto com base no análogo método de estimativa:

Como você já foi responsável por um projeto semelhante antes, sabe que a última vez que seu designer assumiu uma tarefa semelhante, ele precisou de 70 horas para concluí-la. Com base nisso, você prevê que seu novo projeto levará cerca de 80 horas para ser concluído, mais ou menos.

A estimativa paramétrica, por outro lado, leva em consideração a diferença entre um projeto antigo e um novo em nível de unidade. Isso significa que, em vez de basear sua previsão em semelhanças, primeiro você precisará calcular o número de horas que o designer leva para terminar uma ilustração. Então, somente após multiplicar o produto pelo número de ilustrações que precisam ser concluídas agora, você obterá a estimativa de tempo que procurava.

Principais benefícios do uso da estimativa paramétrica

Mesmo que haja uma variedade de métodos de estimativa de projeto que você pode usar para manter seus números sob controle, a estimativa paramétrica vem com um punhado de vantagens que podem mudar a maneira como você faz suas previsões de projeto.

Vamos ver alguns dos mais comuns.

Benefício nº 1: a estimativa paramétrica ajuda a obter números precisos

Quando comparada a outros métodos de estimativa de gerenciamento de projetos, a estimativa paramétrica parece ser um método único para uma previsão precisa. Enquanto outros métodos, como o PERT, dependem de hipóteses, a estimativa paramétrica ajuda a prever:

• O orçamento,
• Recursos, e
• A duração do seu projeto com base em dados anteriores.

Como os dados nos quais você confia são evidências sólidas (afinal, é como seu projeto se desenrolou), ao aplicar a fórmula de estimativa paramétrica, você deve ser capaz de prever cada aspecto do projeto com precisão.

Além disso, para poder iniciar o processo de cálculo, você precisará revisar unidades separadas de seus projetos anteriores, o que ajuda a aumentar a precisão de sua estimativa final.

Benefício nº 2: a estimativa paramétrica leva você a definir metas alcançáveis

Assim que terminar de chegar à sua estimativa final, você poderá identificar exatamente onde precisará fazer alterações para poder concluir as principais entregas do projeto.

Às vezes, você poderá aumentar a capacidade de sua equipe ou aumentar seu orçamento. Outras vezes, você precisará mudar um pouco do resultado desejável.

Seja qual for, confiar na estimativa paramétrica pode ajudá-lo a definir uma meta de projeto que você e sua equipe realmente seriam capazes de alcançar.

O próprio método exige que você se aprofunde nos dados anteriores para obter uma estimativa mais precisa. Assim, os objetivos que você definir seriam, em última análise, mais gerenciáveis, pois você verá exatamente qual aspecto do seu projeto pode ser um obstáculo e ajustará seus objetivos de acordo.

Benefício nº 3: a estimativa paramétrica ajuda a reduzir tarefas repetitivas

Embora não existam dois projetos exatamente iguais, certas etapas tendem a repetir projeto dentro e projeto fora.

Veja o orçamento, por exemplo. Quantas vezes você precisou mapear a linha de base dos custos durante a fase de planejamento do projeto? E por quantas fases de planejamento do projeto você passou até este ponto?

Se sua resposta consistir em um número maior que 1, você deve ter notado que às vezes você simplesmente perde tempo repassando determinados aspectos do projeto várias vezes durante o planejamento.

Por exemplo, a carga de trabalho de sua equipe de conteúdo consiste em 20 artigos por semana, e isso permaneceu inalterado em dezenas de projetos.

Portanto, em vez de avaliar cada tarefa individualmente várias vezes, você pode simplesmente confiar na estimativa paramétrica feita uma vez e reutilizar essa informação sempre que estiver prestes a estimar o orçamento ou a duração da produção de conteúdo.

No entanto, lembre-se de que, se surgirem certas alterações em relação à capacidade, carga de trabalho ou orçamento de sua equipe de conteúdo, você também precisará ajustar os valores de seus parâmetros, ou seja, refazer o cálculo usando a mesma fórmula acima.

4 Etapas para usar a estimativa paramétrica no gerenciamento de projetos

Agora que examinamos todos os detalhes sobre o método de estimativa paramétrica, você deve estar se perguntando — mas como exatamente posso fazer a estimativa paramétrica funcionar?

Para tornar possível chegar ao fundo dos números, dividimos a execução da estimativa paramétrica em 4 etapas simples.

Vamos dar uma olhada em cada um deles.

Etapa 1: descobrir quais partes de um projeto são elegíveis para estimativa

Antes mesmo de começar a revisar os dados de projetos anteriores, você precisará determinar exatamente onde deve usar a estimativa paramétrica.

Em outras palavras, primeiro você precisa dar uma olhada no seu projeto e dividi-lo em diferentes etapas. Você pode usar a estrutura de divisão de trabalho (WBS) para essa finalidade e dividir todo o projeto em partes menores e mais gerenciáveis.

Então, depois de decidir se gostaria de prever o orçamento, a duração, os recursos ou todos os itens acima da fase do projeto, vem a seguir a questão da precisão e dos dados.

Como a precisão de sua estimativa anda de mãos dadas com a quantidade de dados anteriores disponíveis, antes mesmo de considerar mergulhar no cálculo, pergunte-se estas três grandes questões:

1. Quão precisa deve ser minha estimativa?
2. Quantos dados eu tenho em mãos?
3. Meu parâmetro está conectado a valores históricos?

Então, digamos que você ainda esteja procurando uma maneira de estimar com precisão quanto tempo seu designer estará trabalhando nessas 20 ilustrações. Isso significaria que você gostaria de medir o tempo. Como você tem dados suficientes de um projeto semelhante anterior, medirá esse parâmetro em relação ao tempo que levou para terminar 15 ilustrações.

Mas, caso você não esteja muito satisfeito com as respostas que dá às perguntas mencionadas acima, convém reconsiderar o uso desse método, pois ele pode não levar a previsões mais precisas.

Passo #2: Obtenha os dados históricos

Depois de selecionar as fases exatas do projeto às quais você precisará aplicar a estimativa paramétrica e decidir se esse método é adequado para você, agora é a hora de realmente abordar os dados históricos.

Caso sua equipe esteja acompanhando todas as atividades relacionadas ao projeto, você provavelmente conseguirá obter as informações mais detalhadas sobre seus projetos anteriores rapidamente.

Por exemplo, um aplicativo de rastreamento de tempo e despesas pode armazenar os dados de despesas de seus projetos anteriores e ajudá-lo sempre que precisar estimar o orçamento de seu projeto futuro.

Ainda assim, caso você não tenha dado muita atenção ao armazenamento das informações do seu projeto, ou simplesmente não tenha trabalhado em um projeto semelhante antes, ainda existem maneiras de usar o método de estimativa paramétrica.

Você pode examinar os bancos de dados disponíveis publicamente para o seu setor e ver como os dados obtidos a partir deles correspondem aos parâmetros do seu projeto atual.

Etapa 3: verifique se seus parâmetros são válidos

Depois que seus dados históricos estiverem todos no lugar, a importância da pergunta número 3 — se seu parâmetro está conectado a valores históricos — vem à tona.

Agora você precisará avaliar seus parâmetros e ver como eles se relacionam com os dados históricos obtidos.

Por exemplo, você pode perceber que o número de ilustrações está de alguma forma relacionado ao tempo que o designer precisa para finalizá-las. Isso significa que você poderá incluir a unidade de medida (15 ilustrações) e o tempo (70 horas) em seu cálculo, multiplicá-los com seu parâmetro (20 ilustrações) e obter uma estimativa paramétrica válida.

No entanto, lembre-se de que o exemplo acima é uma ilustração simplificada de como é o teste de parâmetros na prática. Caso esteja lidando com um projeto mais complexo, talvez seja necessário recorrer a analistas de dados e/ou ferramentas estatísticas para obter assistência.

Passo #4: Calcule a estimativa paramétrica

Agora que você avaliou a validade de seu parâmetro, obter uma estimativa paramétrica torna-se uma questão de segundos.

Simplesmente coloque a fórmula em ação multiplicando as unidades que você obteve dos dados históricos e dividindo o produto pelo seu parâmetro atual.

Para ajudá-lo a evitar rolagem desnecessária, deixaremos a fórmula de estimativa paramétrica aqui também:

E_parametric = (A_old / P_old) x P_curr

Conclusão: mantenha o controle sobre seus projetos e experimente a estimativa paramétrica

Não é nenhum segredo que a estimativa do projeto leva tempo.

No entanto, o método correto de estimativa de projeto pode economizar algumas semanas a longo prazo.

A estimativa paramétrica, na verdade, permite que você faça exatamente isso.

Ao incentivá-lo a repensar os objetivos do projeto e levá-lo a automatizar tarefas repetitivas, esse método de estimativa de projeto ajuda você a aproveitar ao máximo cada minuto posterior durante a fase de execução do projeto.

Ainda assim, para colocar a estimativa paramétrica em ação com sucesso, você precisará prestar muita atenção a cada um de seus projetos e certificar-se de documentar cada processo completamente.

Então, com um grande banco de dados e a fórmula de estimativa paramétrica em mãos, nada o impedirá de obter as estimativas de projeto mais precisas.

(Exceto por suas variáveis ​​não estarem correlacionadas com seus parâmetros, mas isso não é nada que um pouco de estatística não possa resolver.)

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