Paralisia de análise, por que mata a produtividade e como superá-la

A paralisia da análise é um assassino sorrateiro da produtividade. Não é amplamente discutido na grande mídia, porque muitas vezes acreditamos que quanto mais informações temos sobre algo, melhor podemos decidir sobre algo. Quando na realidade, na maioria das vezes ficamos paralisados ​​a ponto de desistir.

Neste artigo, discutiremos o que é a paralisia da análise, como ela afeta sua produtividade e dicas práticas para evitar ser consumido por ela.

O que é paralisia de análise?

A paralisia da análise é o que acontece comigo de vez em quando, quando tento procurar um aplicativo de rastreamento de hábitos.

Vou abrir a loja de aplicativos e começar a navegar. Tudo o que sei é que quero um aplicativo fácil de seguir, simples e colorido que me faça querer fazer check-in todos os dias e marcar minhas tarefas como concluídas. Algo para me dar uma sensação de realização, como o Duolingo, por exemplo.

Isso não deve ser muito difícil de encontrar, certo?

Exceto que, sempre que começo a procurar um, acabo analisando cada detalhe e não consigo decidir qual aplicativo seria melhor para mim. Acontece que consigo encontrar algo errado com sucesso em todos os aplicativos que vejo. E no final, simplesmente fecho a loja de aplicativos e decido lidar com a escolha outro dia.

Imagem: civilengineeringcentral.com

O mesmo pode ter se aplicado a você com, por exemplo, a escolha de um eletrodoméstico, um monitor de computador (ou outros componentes), em qual banco ingressar, em qual pré-escola colocar seu filho ou até mesmo onde jantar.

Como é a paralisia da análise?

No meu caso, de encontrar o melhor aplicativo, notei que é sempre o mesmo ciclo:

• Encontro um aplicativo nos resultados da pesquisa
• Eu percorro as capturas de tela para ver a interface do usuário e algumas das opções
• eu olho os comentários
• Reli os comentários, desta vez começando com as pontuações mais baixas

(porque eu PRECISO ver os possíveis bugs e desvantagens)

• Decido voltar atrás se não encontrar nada melhor
• Continue navegando até encontrar outro aplicativo
• Enxague e repita

E 20 minutos a meia hora depois, eu fecho a loja de aplicativos e digo que vou lidar com isso outro dia.

A paralisia da análise está ao nosso redor

Barry Schwartz fez uma palestra TED incrível (e ainda relevante, 13 anos depois!) sobre paralisia de análise. Ou como id do worder: o paradoxo da escolha.

Ele argumenta que estamos mais propensos a essa doença moderna porque nossas vidas se tornaram excessivamente indulgentes nas escolhas. Diferentes tipos de comida de marca, roupas, eletrônicos, destinos de férias… E diante de um número tão grande, ironicamente fica mais difícil escolher apenas um. Há sempre a impressão de que faremos uma escolha errada.

Quando ocorre a paralisia da análise?

A paralisia da análise ocorre quando não temos certeza de qual seria a melhor escolha possível. Claro, queremos o resultado mais favorável para um problema ou uma tarefa. Porque sentimos que a decisão tem um certo peso, é ainda mais importante escolher a coisa certa. E quando não conseguimos descobrir qual é a melhor decisão, nossa mente para.

Ann Langley, professora do departamento de ciências administrativas de Montreal, escreveu um artigo interessante sobre paralisia de análise. Ela observou diferentes empresas e situações em que seu pipeline de projetos foi afetado pela paralisia da análise. Os gatilhos específicos para essas situações incluem:

• Coletar mais dados para convencer a alta administração a seguir um determinado caminho;
• Conflito interno em que partes representando métodos diferentes tentaram influenciar o resto da equipe para o seu lado (como Langley ilustra: uma pessoa encontra dados para bloquear a outra, depois a outra encontra dados para desbloquear o bloqueio e continua andando em círculos);
• Acreditar em um determinado aspecto do projeto é mais importante do que era;
• A(s) pessoa(s) está(ão) muito envolvida(s) na superanálise e não consegue mais olhar para os dados objetivamente.

Suas descobertas, embora fascinantes e definitivamente úteis, refletiam principalmente o local de trabalho como um todo. Eles ilustraram a paralisia da análise dentro de um sistema, onde mais pessoas estão envolvidas no processo de tomada de decisão.

Mas o que acontece quando o mesmo problema acontece em um indivíduo?

Como a paralisia da análise afeta a produtividade

Como mencionado, a paralisia da análise torna quase impossível tomar uma decisão. Seja para escolher como classificar seus e-mails de trabalho, qual software usar para uma tarefa específica ou como atribuir tarefas aos membros da equipe.

Em primeiro lugar, quando você fica preso nesse “bloqueio”, você adia decisões importantes (ou sem importância). Isso por si só causa:

• Drenagem desnecessária de energia mental;
• Procrastinação;
• Aumento da sensação de pressão, urgência e pânico;
• Sentimentos de inadequação;
• Medo de falhar;
• Baixa autoconfiança;

E esta é apenas uma parte da bagagem que vem quando começamos a superanalisar nossas escolhas. Rapidamente fica claro como nenhuma pessoa normal poderia se tornar produtiva em tal ambiente.

Embora a paralisia da análise possa vir de um bom lugar – onde você deseja tomar a decisão mais informada – é sem dúvida uma das coisas mais debilitantes que podem acontecer. E se não for tratado a tempo, esse fenômeno pode rapidamente se tornar um modo de vida muito estressante.

Como resolver a paralisia de análise

As dicas a seguir são destinadas aos momentos em que você percebe tarde demais que sucumbiu à paralisia da análise. Eles não são métodos para uma solução de longo prazo, mas algo que você pode fazer naquele momento para sair.

Lembre-se para que análise deve ser usada

No referido artigo, Langley começa dizendo que a análise em si não é uma coisa ruim. Tem seu propósito. Mas, uma vez confrontados com fatores como incerteza, medo do fracasso, discórdia da alta administração ou indecisão, isso se transforma em paralisia de análise.

Ela então descreve diferentes razões para a análise, como um lembrete sobre por que fazemos isso em primeiro lugar. Isso significa que se pode voltar a esta lista antes de qualquer análise no futuro, para se manter no caminho certo.

Realizamos análises pelos seguintes motivos:

1. Informação – Querer reunir informações para aliviar a incerteza sobre uma tarefa. Os dados nos ajudam a observar a tarefa ou um problema e encontrar o curso de ação apropriado ou validar nossas suposições.
2. Comunicação – Usar a análise para comunicar nossas escolhas com os outros. Digamos que você queira mostrar ao líder de sua equipe por que decidiu pela rota A em vez de B, ou escrever um relatório como freelancer para seu cliente.
3. Direção e controle – Langley explica isso como um ponto em que líderes de equipe, gerentes ou CEOs pedem a seus funcionários que realizem uma análise para tomar uma decisão importante. Como testar a base de usuários para um recurso específico ou coletar informações no mercado sobre um aspecto do negócio.
4. Um simbolismo de ato – Uma pessoa também pode decidir coletar dados porque quer mostrar preocupação. Por exemplo, você não está diretamente envolvido com uma tarefa específica, mas tem a sensação de que o curso de ação deles pode causar mais problemas do que soluções. Assim, você reúne dados para mostrar assertividade e se preocupar com a forma como o trabalho é feito.

Embora esses elementos sejam um bom lembrete, Langley também argumenta que a análise formal também pode ser uma perda de tempo. Quando se torna politizado, usado como muleta ou obstáculo para obstruir propositalmente um colega de trabalho que não gostamos.

“A análise formal seria menos necessária se as pessoas pudessem executar suas próprias decisões e ninguém tivesse que convencer ninguém de nada. De fato, quanto mais poder de decisão estratégica for compartilhado entre pessoas que não podem confiar umas nas outras, mais a análise formal pode se tornar importante.” Anne Langley

Assim, você pode ficar sobrecarregado com a paralisia da análise em uma equipe em que os colegas de trabalho não confiam uns nos outros e precisam fornecer evidências com mais frequência. Ou quando você não confia em si mesmo o suficiente, ou está preocupado, suas ideias e decisões precisam ser justificadas e apoiadas por montanhas de evidências.

Obtenha um segundo par de olhos

Na maioria das vezes, ficamos presos em analisar demais, é quase impossível recuar e ter uma visão objetiva da situação.

Pedir ajuda, seja de um colega de trabalho, de um líder de equipe ou de alguém em quem você confia, pode tirá-lo desse buraco. Veja se eles podem fazer uma pequena pesquisa por conta própria, apresentá-los com os dados condensados ​​ou simplesmente procurar conselhos sobre como eles lidariam com essa sobrecarga de informações específica.

Encontre um compromisso

Comprometer é quando você tenta encontrar um meio-termo entre dois lados conflitantes, mas igualmente válidos. Um gerente pode tentar encontrar um meio-termo entre dois funcionários inflexíveis na equipe usando seu método para uma única tarefa.

Da mesma forma, você pode ser o gerente que encontra um compromisso entre duas abordagens diferentes.

Se você apostou os prós e os contras, e ambos os métodos (ou ferramentas ou abordagens) parecem válidos para você, simplesmente escolha um e encontre uma maneira de usar o outro como uma opção de reserva.

Faça a si mesmo as 4 perguntas a seguir

Quando tudo mais falhar, talvez seja necessário voltar à prancheta. Agora, isso não significa que você precisa abandonar a pesquisa completamente e começar de novo. Porque agora, olhar objetivamente para o dilema é quase impossível.

O que você precisa fazer é minimizar os danos, economizar energia e se reagrupar. E você pode obter um melhor curso de ação fazendo a si mesmo estas 4 perguntas:

1. Qual a importância desta decisão?
2. O resultado da minha decisão afeta alguém mais adiante no desenvolvimento do projeto?
3. Preciso tomar essa decisão agora? Posso dormir nele?
4. Minha decisão pode causar problemas adicionais? Como posso evitar isso?

A primeira situação que vem à mente é quando você se depara com um prazo de “dia seguinte”. Pense em um estudante universitário que sabe que provavelmente vai reprovar em um trabalho para amanhã. Eles vão quase instintivamente começar a pensar em diferentes maneiras de compensar o trabalho – pedir uma extensão, trabalho adicional para compensar os pontos perdidos, calcular quantos pontos eles precisam em quaisquer trabalhos futuros para garantir uma boa nota final, etc.

Como evitar a paralisia da análise

Nesta seção, vamos dar uma olhada em maneiras pelas quais você pode se armar para garantir que a paralisia da análise seja erradicada de sua vida. Como “um ponto a tempo economiza nove”, você descobrirá que há muito mais dicas e truques aqui do que na seção anterior.

Como a paralisia da análise causa muito sofrimento mental, problemas de confiança, reveses na carreira e estresse, você descobrirá que a maioria desses conselhos abordará exatamente isso.

Aprenda a reconhecê-lo quando surgir

A melhor arma em seu arsenal é a capacidade de sentir a paralisia da análise antes que ela levante sua cabeça feia. De acordo com Crystal Raypole da healthline.com, normalmente, quando você precisa tomar uma decisão, você terá uma lista mental ou literal de várias opções e, em seguida, reduzi-la.

Alguns indicadores podem ser:

• Abrir sua 5ª aba no Google porque você não confia nas outras 4 fontes é suficiente;
• Uma lista de prós e contras com mais de 5-10 itens;
• Passar mais de um dia pesquisando decisões menores e menos importantes;
• Meditando sobre os dados em seu tempo livre (obcecado com isso).

Capturar o ciclo de ruminação muito mais cedo economizará muito tempo. Você poderá parar e reconsiderar seu próximo passo – para obter uma segunda opinião, seguir seu instinto ou avaliar se a decisão é tão importante que precisa de horas de pesquisa.

Limite seu tempo de trabalho

Especificamente, limite a quantidade de tempo que você gasta pesquisando. Dê a si mesmo um prazo, um tempo limite para parar e tomar a decisão. A menos que você esteja disposto a ser rigoroso com seu tempo de trabalho, você usará qualquer oportunidade para procurar mais dados ou outras opções para lidar com uma tarefa.

Algumas maneiras pelas quais você pode agendar seu tempo de pesquisa:

• Comece a usar o bloqueio de tempo (temos um tutorial de bloqueio de tempo e modelos gratuitos aqui);
• Divida sua pesquisa em segmentos menores e limite-a a intervalos curtos (15 minutos para cada artigo, por exemplo);
• Faça uso de um aplicativo de bloqueio de tempo;
• Faça a pesquisa após as tarefas mais importantes

A pesquisa pode deixá-lo mentalmente esgotado, deixando pouca ou nenhuma energia para tarefas mais importantes.

Escolher quando e por quanto tempo pesquisar suas opções, recursos e informações economiza energia e ajuda seu cérebro a se disciplinar para levar menos tempo para refletir sobre suas escolhas.

Pratique em escolhas menores

Se você achar que a indecisão é a maior causa de paralisia de análise para você, então praticar como tomar decisões rápidas em situações menos intensas pode ajudar. Ou transformá-lo em um jogo.

Por exemplo, escolha um filme em seu serviço de streaming com base na miniatura, e não nos comentários. Ou escolha uma refeição para viagem que você nunca experimentou, sem procurar os ingredientes (a menos que você tenha alergias, é claro). Dê um passeio no seu bairro em uma rota aleatória, apenas deixe seus pés te levarem.

E embora esses exemplos possam parecer um pouco arriscados, eles são inofensivos o suficiente para mostrar que o mundo não desmorona com base em suas decisões. Você sobreviverá a uma refeição medíocre ou a uma avenida barulhenta. Deixe seu cérebro se acostumar com o fato de que nem tudo pode ser calculado, e tudo bem.

Limite seus recursos

Às vezes, encontrar uma fonte confiável pode ser um gatilho para a paralisia da análise. Somos sugados pelo grande número de sites e, em pouco tempo, temos mais de 10 abas abertas e continuamos abrindo novas para (in)validar uma fonte.

Aproveite o tempo para fazer uma lista de sites respeitáveis ​​que você sabe que pode confiar. Pergunte entre seus colegas de trabalho também. Marque-os e classifique-os para que, ao iniciar uma nova tarefa ou projeto, gaste menos tempo se perguntando se as informações encontradas são confiáveis ​​ou não.

Classifique suas decisões por importância

Para aqueles que tratam todas as decisões igualmente, tente classificá-las em uma escala. Dessa forma, você sabe quais decisões precisam de tempo e análise e quais exigem reações instantâneas. Economize sua energia.

Faça uma lista de tudo o que precisa ser feito naquele dia (no trabalho, em casa ou ambos) e dê uma nota de 1 a 5. Trate as tarefas com pontuação mais baixa como algo que não deve levar mais de um minuto ou dois, e aqueles que pontuam mais alto como coisas que precisam de um dia (ou mais).

As probabilidades são de que nem todas as tarefas serão 5 em um determinado dia.

Alinhe as decisões com seus objetivos

Digamos que você esteja construindo um site. E você precisa decidir qual layout de primeira página funciona melhor.

Você pode passar dias brincando com as opções, capturando todas as possibilidades e recebendo feedback de amigos, familiares, Reddit, Instagram… ou você pode lançar o site como está e corrigir as coisas com o passar do tempo. Depende se:

1. Você precisa lançar o site o mais rápido possível, ou
2. Você precisa impressionar os clientes que estão esperando em seu portfólio.

Tenha sempre seus objetivos em mente. Se o seu objetivo é construir um portfólio impressionante, é claro que você gastará tempo e recursos para encontrar a melhor opção. Mas se você não tem uma base de clientes, mas deseja começar o mais rápido possível, não há necessidade de parar.

Fique confortável com a incerteza

Sua mente precisa se acostumar com o fato de que você não será capaz de prever todos os resultados. Se houver dez opções para escolher, você terá que se preparar para mais de um resultado possível com cada uma delas. E não só é impossível, mas também é mentalmente desgastante e uma perda de tempo.

Crie o hábito de se perguntar “e se…” o mínimo possível. Depois de eliminar uma opção, ou decidir contra algo, deixe-a de lado. Concentre-se nas opções restantes.

Ensine ao seu cérebro que não importa o caminho que você tome, o sucesso não é garantido. Você só pode fazer o seu melhor em um determinado momento.

Trabalhe em sua confiança

Como mencionamos, a paralisia da análise pode causar (mas também pode ser resultado de) baixa auto-estima. Quando você não sente que suas ideias são válidas, que sua opinião é válida ou que outra pessoa tem mais credibilidade do que você, a coleta de dados é a única maneira de obter validação.

Para evitar esse gatilho de paralisia da análise, trabalhe sua autoconfiança. Existem vários métodos de vencer a procrastinação que o levam a confiar mais em si mesmo e em suas escolhas. Confie em si mesmo que você pode lidar com qualquer consequência que possa vir de uma escolha errada, e lentamente começará a achar mais fácil tomar decisões difíceis sem pensar demais.

Os 9 passos de Stacey Barr para evitar a paralisia da análise

Stacey Barr, especialista em medidas de desempenho, delineou um ótimo guia sobre como evitar a paralisia da análise. Quando se trata de estruturar seu processo de pesquisa para não desencadear o ciclo vicioso da coleta de dados, ela aconselha dividi-lo em 9 etapas:

• Frase a pergunta

Formule a questão com precisão e clareza. Escreva em algum lugar. Muitas vezes perdemos a questão central no mar de informações. Então, mantê-lo na frente de seus olhos o tempo todo ajudará você a fazer um esforço concentrado.

• Que tipo de resposta você está procurando? (para ajudar a escolher o método de pesquisa)

Isso determina o tipo de pesquisa que você deseja fazer. Você está comparando duas coisas? Você está fazendo uma lista de todos os métodos possíveis para resolver uma tarefa? Pense na forma que a resposta assumirá, o que também pode ajudá-lo a diminuir o número de fontes.

• Que tipo de análise você vai empregar?

Barr diz que você deve se perguntar – que tipo de processo você precisa passar para obter a resposta no formulário que você configurou? Precisa de um resumo? Um relatório detalhado? Uma análise preditiva?

• Que tipo de dados você precisa?

Por exemplo, horas trabalhadas em um projeto, métricas de desempenho, faixas de valores etc. Isso ajuda você a pensar com antecedência sobre como os dados serão apresentados.

• Reúna os dados
• Classifique os dados e valide-os

A etapa anterior inclui coletar os dados sem ser muito detalhado ainda. Somente quando você tiver todos os recursos disponíveis, você deve começar a verificar erros mais aprofundados. O tempo todo, no entanto, resistindo à vontade de voltar ao passo 5. Esse passo está feito, e você só pode seguir em frente.

• Analisar

Aplique a análise com base nos critérios que você escolher.

• Interprete os resultados

Resuma ou explique os resultados de forma concisa. Certifique-se de que as informações sejam claras e compreensíveis, independentemente de serem para você ou para outra pessoa.

• Responda à pergunta

A abordagem de Barr é de imenso valor para análises formais no local de trabalho. No entanto, com alguns ajustes, você pode adaptar as etapas para uma análise mais informal. Como escolher a melhor plataforma a ser usada para gerenciamento de projetos.

Em conclusão

A paralisia da análise é um problema muito real e uma das principais causas da procrastinação. Nossa produtividade é impactada não apenas pelo tempo desperdiçado em pesquisa, mas pela nossa energia mental sendo drenada e nossa autoconfiança despencando. Embora existam maneiras de nos livrarmos do ciclo de pensamento excessivo, o melhor método para combater esse fenômeno é trabalhar em ser mais consciente – pesquisando de forma mais inteligente, limitando nosso tempo, acostumando-se à incerteza e trabalhando em nossa autoconfiança – apenas para citar alguns.

Como a paralisia da análise pode ter diferentes gatilhos, as soluções também podem variar. Faça um esforço consciente para descobrir quais são esses gatilhos para você e você estará no caminho certo para uma recuperação rápida.