Como organizar você e seu tempo como freelancer

Ser freelancer é mais do que apenas organizar sua agenda diária, ter seus contatos e recursos sob controle, ser super produtivo e começar o dia às 8h. Saber se organizar como freelancer também é aprender a entender seu tempo e recursos como ferramentas para se tornar prolífico e contente com esse estilo de vida.

Neste artigo, discutiremos como abordar os três grandes fatores na vida de todo freelancer: tempo, recursos e mente. Quando estiver familiarizado com todos os três, você terá mais facilidade em formar sua própria programação. Você pode até encontrar coisas novas que você não sabia que precisavam ser abordadas em seu próprio fluxo de trabalho diário.

Organize seu tempo para ficar por dentro de tudo

Naturalmente, primeiro queremos descobrir como organizar nosso tempo.

Porque o tempo é sempre essencial, e precisamos mais dele, certo? Seguem algumas dicas de como organizar melhor o seu dia.

Acompanhe seu tempo para encontrar os coletores de tempo

No centro da organização do tempo está a disciplina.

Aderir a um cronograma é um dos hábitos mais difíceis de aprender, porque tendemos a nos desviar. Seja a procrastinação devido ao nosso cérebro de macaco ou fatores externos, como crianças, cuidar de entes queridos, recados e assim por diante.

É por isso que, por mais tedioso que pareça, precisamos começar a controlar nosso tempo. Antes mesmo de construir sua agenda, passe uma semana anotando todas as atividades que você faz. Acompanhe até mesmo seus distratores mais comuns, como Facebook ou Instagram, conversando com amigos e colegas de trabalho, ou apenas sua atenção divagando.

Quando você conseguir somar esse tempo no final do dia, terá uma ideia mais clara de como evitar cometer esses erros. Como resultado, sua agenda será mais organizada e proposital.

O importante é seguir um cronograma

Todos nós trabalhamos de maneiras diferentes. Algumas pessoas funcionam melhor pela manhã, enquanto outras podem atingir seus horários de pico apenas à noite.

Portanto, é crucial saber quando você é o mais produtivo para fazer a melhor programação para si mesmo.

Caso contrário, você está organizando cegamente seu tempo. Tarefas importantes podem cair em intervalos de tempo quando sua energia está mais baixa, enquanto as triviais ficam nas horas de pico. Logo, você fica para trás e encara o barril de longas horas de trabalho e horas extras.

O importante é saber que isso não significa que você precisa começar seu dia de trabalho às 8h. A partir das 11h é igualmente válido. Não funciona da mesma forma para todos.

É a estrutura que importa.

Organize seus objetivos de longo prazo e trabalhe em direção aos menores

Suas habilidades de organização melhorarão drasticamente se você tentar planejar os meses à frente, depois as semanas e depois mudar para as tarefas diárias.

E aqui está o porquê.

Defina suas metas de longo prazo

Certa vez, um amigo freelancer me deu uma ótima ideia: reserve um tempo para planejar seus objetivos de longo prazo. Especialmente se freelancer é seu trabalho em tempo integral.

E com isso, ele não quis dizer “terminar o projeto A em duas semanas”. Era mais sobre fazer as perguntas:

Onde quero estar daqui a dois meses?

Quantos novos clientes quero adquirir nos próximos seis meses?

Como posso entrar em uma comunidade freelancer?

Seu roteiro pode ficar assim:

Imaginar sua carreira de freelancer meses ou mesmo anos depois lhe dará uma estrutura sólida. Você traça um caminho para si mesmo, e saber qual direção está tomando torna todas as suas escolhas de agendamento e recursos mais objetivas.

Defina suas metas de curto prazo

Indo pela tabela acima, fica mais claro como você pode agendar suas semanas e dias. Você não estará simplesmente trabalhando no dia-a-dia em metas de curto prazo, mas terá algo específico para trabalhar.

Os prazos tornam-se mais apertados e fazem mais sentido. Além disso, você se estressa menos com as pequenas coisas, pois sempre terá o quadro geral em mente.

Planeje seu horário de trabalho

Existem várias maneiras de abordar suas horas de trabalho. E como mencionamos, eles diferem de pessoa para pessoa.
Veja como os freelancers normalmente organizam suas horas de trabalho:

1. Trabalhar em duas ou três partes ao longo do dia, com pausas mais longas para recados ou tempo de lazer entre elas.
2. Trabalhando em várias partes mais curtas que se expandem ao longo do dia (seja por causa de conflitos de vida pessoal ou fusos horários de clientes e colaboradores)
3. Trabalhando em um único pedaço de 8 horas como se fosse um trabalho de escritório das 9 às 5.

Todos os três métodos são válidos e é melhor dar uma semana para cada um deles para ver qual deles combina melhor com você.

Organize seu espaço e recursos para produtividade máxima

Na seção a seguir, discutiremos por que você precisa organizar não apenas seu espaço de trabalho, mas outros aspectos de sua vida pessoal.

Ter uma boa compreensão dos horários que não sejam o seu trabalho pode lhe dar a prática necessária para lidar com mais obrigações ou fazer malabarismos com as que você já tem.

Saiba como automatizar algumas de suas tarefas

Procurando conselhos dos próprios freelancers, mergulhei na comunidade freelancer do Reddit. E entre muitas dicas úteis sobre motivação, cliente e gerenciamento de projetos, encontrei uma que realmente se destacou.

O freelancer em questão mencionou como sua doença crônica os obrigou a organizar seus recursos para que o fluxo de trabalho nunca seja interrompido. Eles trabalham horas muito limitadas por semana, então o cronograma tem que ser hermético. E para ser honesto, é um cronograma com o qual todos podemos aprender:Automatizei uma série de e-mails de boas-vindas informativos e úteis para novos clientes e automatizei meu funil de vendas principal

Isso é uma coisa particularmente útil para automatizar, porque alivia você de ter que criar um novo e-mail de saudação todas as vezes. Você também pode configurar sua caixa de entrada para classificar os e-mails na chegada em categorias apropriadas.Criei processos de trabalho, pastas de trabalho, planilhas e workshops repetíveis para tornar mais fácil para meu cliente fornecer conteúdo e informações que preciso deles. Eu só tenho que pegar o que eu preciso deste arsenal.

Em vez de ter uma longa correspondência de e-mail com o cliente, simplesmente deixá-lo preencher um formulário economiza muito tempo para ambos os lados.Eu tenho um treinador para quando me sinto preso e não sei por quê

Os treinadores de produtividade só cresceram em popularidade. Estamos lentamente começando a aceitar que nem todos nós temos grande disciplina, somos capazes de aprender e aplicá-la, ou sair da rotina profissional por conta própria. Portanto, ter um coach para orientá-lo em um problema organizacional depois de esgotar todos os recursos é uma ótima opção.Tenho uma pequena rede de outros proprietários de pequenas empresas fazendo trabalhos adjacentes à minha. Eu aconselho os clientes a trabalhar com esses maravilhosos co-criadores também. Com outros, tenho parcerias em que prestamos serviços completos e basicamente 'dividi a conta'.

Uma maneira realmente boa de estabelecer conexões significativas e descarregar o trabalho que pode fazer mais mal do que bem à sua produtividade. Além disso, você pode pagar por serviços que, de outra forma, estariam fora de sua faixa de preço.

Pratique a organização através de outras áreas de sua vida

É difícil manter uma carreira bem organizada se outros aspectos de sua vida estão escorregando por entre os dedos.

Agora, isso não significa que você deve ser uma potência organizacional. Trata-se mais de organizar conscientemente outras coisas em sua vida para obter “prática” suficiente.

1. Por exemplo, comece a classificar e armazenar documentos importantes (se ainda não estiver), como relatórios médicos e financeiros, correspondências importantes, contratos etc. Isso o ajudará a se acostumar com a compartimentação.
2. Separe um dia por semana para planejar suas refeições – em que dias você vai cozinhar, quando vai fazer o pedido e quando vai fazer as compras. Basta pensar em todo o tempo e estresse economizados porque você terá suas refeições planejadas. Uma das piores coisas é perceber que você tem uma tarefa para terminar, mas está com fome, é hora do almoço, e você precisa reservar um tempo para cozinhar, perder tempo navegando em restaurantes ou comer qualquer lanche que tenha para matar a fome .
3. Programe o horário regular de limpeza da casa. Mesmo que haja três pratos na pia – lave-os. Separe as coisas em suas prateleiras, limpe a mesa, jogue fora tudo o que você não está mais usando.

Quanto mais você passar pelos movimentos físicos de classificação e organização, mais fácil será fazer o mesmo para seus arquivos e processos relacionados ao trabalho (documentação do projeto, relatórios de despesas, faturas, gerenciamento de tarefas e prazos, etc).

Alcance o equilíbrio mental organizando sua mente

Embora tenhamos discutido como a organização tem tudo a ver com criar essa “memória muscular” por meio da prática, tudo é inútil a menos que estejamos atentos a isso. Nenhuma quantidade de tarefas agendadas em um dia ou uma semana será suficiente se não organizarmos nossos pensamentos.

Aqui falaremos sobre como alcançar o foco máximo e como isso se reflete em nossa agenda, como ficar satisfeito com as tarefas sendo feitas em vez de perfeitas e práticas conscientes para treinar nosso cérebro a se organizar.

Com essas dicas, você será capaz de superar qualquer estresse mental que vem com o controle das coisas. Além disso, ajudará na preparação e reorganização quando você encontrar obstáculos.

Aprenda sobre o estado de fluxo e pratique-o

Mihaly Csikszentmihalyi, um renomado psicólogo húngaro, foi o primeiro a cunhar o termo “estado de fluxo” e reconhecê-lo na mente humana. Ele observou isso como o momento em que um indivíduo fica tão absorto em seu trabalho que todas as distrações e assuntos externos se tornam sem importância.

Como é o estado de fluxo?

1. Foco completo e absoluto na tarefa em mãos;
2. Objetivos e recompensas são claros, há feedback instantâneo;
3. A percepção do tempo é alterada (você para de pensar nisso – uma hora pode parecer dez minutos, ou dez minutos parecem uma hora);
4. O trabalho é fácil;
5. Você ganha uma sensação de controle completo sobre o trabalho;
6. As tarefas são desafiadoras o suficiente para tornar o esforço divertido;
7. O processo parece recompensador;
8. Todo o senso de si se foi (sem estresse, preocupações, distrações, etc).

Como entrar no estado de fluxo?

O Dr. Travis Bradberry, autor de Emotional Intelligence 2.0 , citou vários estudos que mostram como nossos cérebros precisam de tempo para ficarem totalmente imersos em uma tarefa. Então, é inútil se estressar por não entrar no ritmo imediatamente.

Especialmente se acharmos a tarefa tediosa ou simplesmente não gostarmos dela.

Para entrar em um estado potencial de Flow, Bradberry aconselha a mantê-lo por vinte minutos. Persistir por esse tempo aumenta suas chances de alcançá-lo. Isso nos traz de volta a não agradar nosso cérebro de macaco que quer que fujamos porque não gostamos do trabalho.

Às vezes, precisamos ser pais de nossas mentes e ser rigorosos sobre isso.

Trabalhe para fazer as coisas em vez de deixá-las perfeitas

Terminar uma tarefa é muito mais útil do que ficar repetindo até que esteja perfeita.

Se você luta para começar algo porque tem medo de cometer erros ou ter primeiras tentativas de baixa qualidade, tente se concentrar em iniciar o trabalho de qualquer maneira .

Erik Fisher tem um ótimo episódio de podcast sobre esse assunto, com Jon Acuff. Eles discutem simplesmente começar a funcionar, não importa o quão ruim achamos que o começo vai ser. Coloque ideias ruins no papel, faça um brainstorming e faça o máximo de rascunhos que puder. É a única maneira de terminar as tarefas mais rapidamente E alcançar esse resultado perfeito.

Diversifique suas tarefas diárias

Esta é uma luta pessoal que enfrento de tempos em tempos.

Nos meus empregos anteriores, aprendi que prospero quanto mais tarefas tenho ao longo do dia.

Especialmente quanto mais diversificados forem. Eu costumava trabalhar em design de jogos, então meu dia consistia em:

• verificar com outros membros da equipe, pois nossas tarefas eram interdependentes;
• fazendo QA em compilações de jogos;
• escrever o documento de design do jogo;
• discutir mudanças, prazos e possíveis atrasos com o produtor;
• tomar notas durante as reuniões e escrever as tarefas da equipe depois delas;

E muito mais, dependendo de quão longe estávamos com a produção.

No entanto, agora como escritor, meu dia se resume a tarefas relacionadas a escrever um ou dois artigos.

E se tudo o que tenho a fazer é escrever um artigo, rapidamente começarei a procrastinar, já que meu cérebro continua fazendo as mesmas tarefas repetidamente. E assim, aprendi a me dar diferentes tipos de tarefas para manter o dia dinâmico.

• Eu pesquiso novos tópicos em potencial e anoto recursos;
• Converso com outros escritores para trocar ideias e obter feedback;
• Faço brainstorming com meu colega de SEO sobre novas abordagens de conteúdo;
• Sugiro novas ideias ao nosso líder de equipe e solicitar diversas tarefas;
• Pergunto com colegas de trabalho sobre o trabalho deles e tento aprender aqui e ali;

Satisfaz o desejo por diversas tarefas e mantém minha agenda dinâmica o suficiente para me manter produtivo.

Se você tiver problemas para se concentrar, como eu, procure atividades alternativas para preencher seu tempo – aulas on-line gratuitas, ouvir podcasts e fazer anotações, inscrever-se em workshops etc.

Abster-se de multitarefas o máximo que puder

Já discutimos multitarefa em vários artigos, então não vou falar sobre isso aqui também.

A ideia central é manter o foco em uma única tarefa de cada vez. Estudos mostraram que nossa concentração cai no momento em que mudamos de uma tarefa para outra. Esse fenômeno é chamado de mudança de contexto .

O interessante é que, se mantivermos o Flow em mente e como leva 20 minutos para se concentrar totalmente, é mais fácil entender por que a multitarefa é ruim para você. Toda a sua agenda pode ser adiada, causando atrasos, estresse e culpa.

Pratique organizar seus pensamentos

Nathanial Drew fez um vídeo interessante sobre como organizar melhor seus pensamentos.

Embora ele se concentre principalmente no efeito que tem no processo criativo, as ideias funcionam tão bem, não importa em que campo você esteja.

• Continue liberando espaço em sua cabeça

Como Drew diz: “há uma tonelada de porcaria lá”. Estamos superestimulados o tempo todo. Às vezes, não conseguimos nem focar em um vídeo de 10 minutos. Então, para podermos organizar nossos pensamentos, precisamos limpar a memória de curto prazo com a maior frequência possível.

Isso é feito melhor escrevendo as coisas em vez de memorizar “para mais tarde”. Como e-mails, nomes de lugares, pessoas para entrar em contato, marcar compromissos e assim por diante. Isso permite que seu cérebro se concentre na memória de longo prazo e no processamento adequado de informações.

• Trate suas ideias como um enólogo

Drew usa essa metáfora para ilustrar como, para seguir com uma ideia, você tem que testar e sacrificar cada uma que vem à sua cabeça. Assim como você testa uvas em um vinhedo. Algumas ideias parecerão ótimas, mas não darão o melhor resultado final.

Quando você quer se tornar mais organizado, há muitos recursos. Apenas para lidar com as tarefas diárias, você pode escolher entre a matriz de Eisenhower, “comer o sapo”, bloqueio de tempo e o princípio de Pareto, para citar alguns. Mas para saber qual funciona melhor, você precisa experimentá-los. Talvez o melhor método para você seja aquele que você nem considerou!

• Discuta seus métodos com outras pessoas

Troque ideias, peça feedback e experiências de outras pessoas. Embora a tentativa e o erro sejam inevitáveis, às vezes você pode evitar erros aprendendo com os outros. Converse com amigos, familiares, outros profissionais que você conhece ou poste online. Divulgue suas ideias e experiências.

Prazer em cometer erros

Uma coisa que eu defendo fortemente ao escrever artigos como esses é abraçar as falhas. É algo com o qual luto também e, de certa forma, posso estar repetindo esse conselho para me manter sob controle.

Como dissemos anteriormente, você não será perfeito desde o início. Haverá erros de agendamento, você se distrairá, seus recursos e documentos ficarão uma bagunça, você perderá coisas/contatos, deixará sua mesa desorganizada ou trabalhará mais horas por dias a fio. O gerenciamento do tempo será uma bagunça de vez em quando.

A mídia convencional reforça essa ideia de que se organizar e estar no topo de sua carreira é tão fácil quanto seguir alguns tutoriais do YouTube. Então a pressão está imediatamente lá. Mas quanto mais cedo você perceber que erros serão cometidos e aprender a se perdoar, mais rápido você alcançará a melhor versão de si mesmo.

Apenas tenha em mente que você tem que aprender com seus erros ou então não há progresso. Você ficará preso em uma rotina de carreira com um ciclo de fracasso e auto-aversão.

Empacotando

Existem muitas maneiras de se organizar como freelancer. Como vimos, talvez a organização mais importante esteja em nossa perspectiva do trabalho à frente, em nossas carreiras e em nossas mentes. Para realmente controlar nosso tempo e agenda, há muita preparação e ajustes ao longo do caminho.

Simplesmente trate suas habilidades de organização como uma oportunidade de aprendizado constante. Mude-o como achar melhor e aprenda com seu eu passado.