21 ferramentas de colaboração online para aumentar a produtividade dos negócios

Com o surgimento da Internet e da tecnologia móvel ao longo das décadas, o mundo dos negócios se expandiu rapidamente. Com esse crescimento expansivo, surgem demandas excepcionais dos consumidores — e para atender a esses requisitos, aumentar a produtividade, ficar à frente da concorrência e seguir em frente, é vital que as empresas implementem as ferramentas, aplicativos e estratégias adequadas em suas operações comerciais.

Felizmente, a força de trabalho de hoje é mais flexível do que nunca e as empresas estão contratando funcionários remotos para distribuir parte de seu trabalho. O resultado disso: mais trabalho concluído em menos tempo com um orçamento acessível.

Para obter sucesso com essa estratégia de negócios, a colaboração é fundamental.

O que é colaboração no local de trabalho?

Pela definição de Merriam Webster, colaboração é “o trabalho e a atividade de várias pessoas que contribuem individualmente para a eficiência do todo”.

Em linguagem simples, isso significa trabalhar em conjunto para alcançar um objetivo comum. No local de trabalho, a colaboração refere-se a membros da equipe trabalhando juntos online em tempo real.

Por que a colaboração no local de trabalho é tão importante?

A produtividade da sua empresa pode aumentar de 20 a 30% usando várias ferramentas de colaboração na web.

Com soluções verdadeiramente colaborativas, não há mais necessidade de estar na mesma sala ao mesmo tempo para trabalhar no mesmo projeto. A colaboração permite que as equipes façam brainstorming, contribuam com ideias e perspectivas individuais, compartilhem recursos, tomem decisões e alcancem objetivos juntos — tudo de diferentes locais. Em suma, preenche a lacuna entre discussão e ação como nunca antes.

Os benefícios adicionais da colaboração incluem:

• Mais trabalho concluído sem comprometer os resultados
• Decisões críticas tomadas no início do projeto
• Resolução eficiente de problemas devido a diversas áreas de inteligência
• Indivíduos mais valorizados com base em conjuntos de habilidades exclusivos
• Coesão geral da equipe

Tipos de ferramentas de colaboração online

O termo “software de colaboração” não é apenas um produto único e abrangente. Há uma ampla variedade de aplicativos, ferramentas e serviços disponíveis, cada um desempenhando uma função na colaboração da equipe. Isso faz todo o sentido, considerando que grandes equipes de marketing não precisam das mesmas ferramentas de colaboração que pequenas empresas iniciantes.

Portanto, antes de falarmos sobre alguns dos melhores softwares de colaboração online do mercado, é importante conhecer os diferentes tipos. Embora a maioria das pessoas conheça as ferramentas tradicionais de colaboração de documentos, como G Suite e Microsoft Office Online, elas podem não estar tão familiarizadas com as ferramentas de colaboração online mais avançadas que se enquadram nessas categorias:

• Comunicação
• Projeto
• Compartilhamento de arquivos
• Gerenciamento de Projetos
• Desenvolvimento de software
• Vídeo

Vamos agora examinar algumas das principais ferramentas de colaboração online exclusivas de cada categoria.

21 ferramentas de colaboração online

(Observe que muitos desses aplicativos se dividem em várias categorias e não se limitam a apenas se identificar com a categoria em que se enquadram nesta lista.)

Comunicação

1. Folga

O Slack, uma das startups de crescimento mais rápido até hoje, é outro poderoso aplicativo de mensagens para equipes, usado por milhões de membros remotos de equipes em todo o mundo. Essa ferramenta de comunicação em tempo real opera em canais para melhor se manter organizado com vários projetos e apresenta configurações de notificação e lembrete para ajudar a rastrear conversas.

Você também pode usar hashtags para destacar palavras-chave durante as discussões para que você (e outros membros) possam usar o recurso de pesquisa do Slack posteriormente para encontrar históricos de bate-papo relevantes rapidamente. Com certas contas pagas, todas as mensagens são armazenadas e arquivadas na plataforma.

O Slack permite o envio de mensagens diretas para uma única pessoa, um grupo de indivíduos ou toda a equipe usando @everyone. Ele suporta chamadas de voz e chats de vídeo com membros da equipe também. A integração com serviços como Dropbox, Google Drive e Box permite o compartilhamento de arquivos com recursos de arrastar e soltar.

2. Yammer

O Yammer, uma rede social corporativa com mais de 7 milhões de usuários, fornece uma plataforma para colegas colaborarem e se comunicarem com segurança e privacidade. Os funcionários devem se conectar à rede usando um endereço de e-mail da empresa e podem acessar a plataforma via desktop ou celular.

Os usuários podem ter conversas privadas com colegas individuais e chats públicos em grupos específicos. Eles também podem postar atualizações e “curtir” as atualizações de outros usuários (semelhante ao Facebook).

Agora propriedade da Microsoft, o Yammer pode ser integrado ao SharePoint para uma colaboração fácil e conveniente de documentos. Além disso, os usuários podem colaborar com parceiros e clientes usando grupos externos do Yammer.

3. Chanty

Semelhante às outras ferramentas de comunicação disponíveis, o Chanty permite comunicação e colaboração perfeitas entre pequenas equipes. Possui mensagens instantâneas, chamadas de áudio e vídeo, histórico de pesquisa ilimitado com transcrições de voz, fácil compartilhamento de arquivos e opções de notificação.

O que diferencia o Chanty do resto é seu algoritmo que prevê respostas e economiza um tempo valioso.

Projeto

4. Instapage

O Instapage é a solução colaborativa perfeita para o design de página de destino pós-clique, pois é a única plataforma de página de destino pós-clique que oferece recursos de colaboração integrados para equipes e agências de marketing.

Totalmente integrada ao nosso criador de páginas de destino pós-clique, nossa solução de colaboração permite que os membros da equipe e clientes compartilhem e respondam a comentários, forneçam feedback e resolvam problemas - tudo em tempo real e diretamente na plataforma da página de destino pós-clique.

Em vez de lidar com capturas de tela confusas e marcadas e comunicação dispersa em vários canais desconectados, os profissionais de marketing agora podem projetar e criar suas páginas de destino pós-clique com um processo de revisão simplificado e tranquilo.

5. Esboço

O Sketch é um aplicativo de colaboração de design de nicho com foco na interface do usuário, destinado apenas a usuários de Mac. É ideal para criar protótipos móveis, web e de design gráfico rapidamente e sem desordem desnecessária. Uma vez que esta ferramenta de colaboração online cria um vínculo direto entre a fase de design da web e a fase de desenvolvimento da web, ela está alinhada com os frameworks de front-end.

Um dos maiores recursos do Sketch é a capacidade de criar símbolos ou grupos personalizados que podem ser usados ​​em qualquer número de páginas. O aplicativo também pode criar e salvar vários estilos de texto para cabeçalhos, corpo do texto, botões, etc., e permite que os usuários compartilhem esses estilos para que os membros possam alterar rápida e facilmente um conjunto de texto de uma só vez.

Outros recursos exclusivos do Sketch incluem escalabilidade conveniente, ferramentas de medição fáceis de usar e fácil exportação.

6. InVision

InVision é uma plataforma de colaboração de design que permite que as equipes gerenciem projetos a partir de um único painel. Primeiro, os usuários carregam seus projetos como protótipos interativos com todos os gestos, transições, animações, etc., e então colegas e clientes podem fornecer feedback instantâneo na forma de comentários.

Todos os membros da equipe são incentivados a se manter atualizados com os projetos em tempo real com as listas de tarefas acionáveis ​​em destaque da plataforma.

7. Placa em tempo real

O RealtimeBoard é um software popular para empresas de SaaS por vários motivos — o principal é que eles se integram ao Sketch para permitir que os usuários adicionem suas pranchetas do Sketch ao RealtimeBoard sem precisar carregar cada imagem individualmente.

Em vez de fazer os usuários começarem com uma tela completamente em branco (embora isso também seja uma opção), o RealtimeBoard oferece uma seleção de modelos pré-fabricados para ajudar a estruturar e organizar projetos com mais eficiência. Com todas as telas, a navegação é facilitada com controles de mouse exclusivos e tamanhos de quadro específicos. Os usuários também podem adicionar post-its para anotar ideias e fornecer feedback e, finalmente, melhorar a colaboração com os colegas.

8. IrVisualmente

O GoVisually é um pouco mais avançado que o InVision, pois esta ferramenta permite que clientes e colaboradores deixem comentários e façam anotações nos projetos. As anotações podem ser aplicadas como elípticas, retangulares ou de laço, e a cor e o peso também podem ser personalizados. As revisões do projeto podem ser facilmente visitadas e é simples alternar entre as diferentes versões a qualquer momento.

Quando vários membros da equipe estão trabalhando na mesma página, diferentes camadas são aplicadas para cada usuário (semelhante ao Photoshop). Essas camadas podem ser ocultadas ou exibidas, o que é particularmente útil ao colaborar com muitos membros da equipe ou vários departamentos. Os colaboradores são ilimitados com esta ferramenta.

9. Caixa de entrada do conceito

A caixa de entrada do conceito permite que equipes e clientes deixem comentários e anotações em tempo real em projetos de design, com controle total sobre a transição entre as versões. Os usuários podem fazer upload de seus designs como protótipos totalmente ativos e de alta qualidade para mostrar exatamente como um aplicativo interativo funcionaria.

Outros recursos incluem notificações por e-mail quando comentários são deixados em um design, bem como compartilhamento de vídeo, imagem e documento.

Compartilhamento de arquivos

10. Cauda alta

O Hightail foi projetado para ajudar as empresas a gerenciar seus projetos do início ao fim, permitindo que os usuários compartilhem imagens, vídeos, PDFs e muito mais com outros membros da equipe. Os clientes podem ser adicionados a qualquer momento para fornecer feedback sobre os arquivos antes da conclusão, e todas as alterações são rastreadas e salvas. Além disso, a segurança em nível administrativo pode ser implementada para garantir a privacidade de projetos específicos.

11. SugarSync

Ao contrário de outras ferramentas de compartilhamento de arquivos que simplesmente fazem backup de seus arquivos, o SugarSync faz backup de seus arquivos e de sua estrutura de pastas existente. Isso significa que tudo está no mesmo local em todos os dispositivos, portanto, não importa de qual dispositivo você esteja acessando seus arquivos, eles são rápidos e fáceis de encontrar.

Gerenciamento de Projetos

12. Escrever

O Wrike é uma ferramenta de colaboração na Web com a qual os colegas podem colaborar perfeitamente. Este aplicativo apresenta recursos de rastreamento de tempo, planejamento de projeto detalhado com painéis, visões gerais fáceis de ler de cargas de trabalho e prazos individuais, fluxos de atividades em tempo real e muito mais.

Para responsabilizar todos os membros da equipe, o Wrike permite o rastreamento do progresso individual e mostra a contribuição geral para a equipe. Para agências e outras empresas baseadas em clientes, existem relatórios personalizados que mostram quanto tempo e dinheiro estão sendo gastos em projetos específicos para garantir que você cumpra o prazo e o orçamento.

13. Ásana

Lançada em 2008, a Asana é uma das plataformas de colaboração mais antigas e conhecidas do mercado, utilizada por empresas como Pinterest, Intel, Uber e TED.

Projetado para que as empresas acompanhem o trabalho de seus funcionários, o Asana permite que os empresários criem listas de tarefas para projetos em andamento, definam lembretes para os próximos prazos e enviem mensagens e solicitações aos colegas. Todos os projetos podem ser organizados em formato de lista ou quadro, e uma função de pesquisa permite que os usuários localizem trabalhos anteriores de forma rápida e fácil.

14. Basecamp

Apresentando um conjunto completo de ferramentas colaborativas para gerenciamento conveniente de projetos, o Basecamp é usado por milhares de equipes de projetos em todo o mundo.

Seus principais recursos incluem projetos com atribuições de tarefas e listas de tarefas, compartilhamento de arquivos, painéis separados para clientes individuais, quadros de mensagens, notificações por e-mail e área de trabalho e comentários no aplicativo.

15. Trello

O Trello é outra das ferramentas de colaboração de gerenciamento de projetos mais conhecidas, oferecendo às empresas uma maneira fácil de organizar equipes, projetos e tarefas. Com o uso de quadros de projeto no estilo Kanban e cartões de tarefas individuais (que são essencialmente como notas Post-It), toda a sua equipe pode se manter atualizada com todos os aspectos dos projetos com apenas uma rápida olhada no quadro. Os cartões podem ser facilmente editados, excluídos e movidos, e podem até conter listas de tarefas específicas e atribuições de tarefas.

O Trello possui integrações com muitos aplicativos, incluindo Slack, Google Drive, GitHub e Evernote.

16. GanttPRO

GanttPRO O software gráfico de Gantt pode se tornar uma escolha para aqueles que precisam de um planejamento e rastreamento de projeto precisos. Ao mesmo tempo, oferece vários recursos de colaboração, fornecendo às equipes de projeto maneiras simples de colaborar dentro da ferramenta.

O serviço permite criar e atribuir tarefas aos membros da equipe e acompanhar seu progresso. O GanttPRO oferece oportunidades para comunicação rápida dentro de tarefas, anexos de arquivos, menção de membros da equipe e notificações em tempo real. Graças aos recursos de exportação e compartilhamento, os projetos podem ser facilmente apresentados às partes interessadas ou a qualquer outra pessoa. A carga de trabalho de recursos e os calendários pessoais simplificarão significativamente os processos de gerenciamento de recursos.

Desenvolvimento de software

17. GitHub

O GitHub, um dos repositórios de software mais populares da web, hospedou mais de 9 milhões de projetos de software até o momento. Essa ferramenta se concentra em software de código aberto e possui um sistema de controle de versão chamado Git, onde os desenvolvedores podem hospedar seus projetos de software gratuitamente e conversar sobre “código” com outros desenvolvedores.

18. Bitbucket

Bitbucket é outra ferramenta de colaboração de software amplamente utilizada. Enquanto o GitHub se concentra em software de código aberto, o Bitbucket é projetado para colaboração entre desenvolvedores em empresas de grande porte. Além disso, esta plataforma de colaboração oferece repositórios privados ilimitados, enquanto o GitHub não.

19. Manuscrito

O Manuscript se destaca da multidão adotando uma abordagem mais holística para a construção de software. Em vez de apenas colaborar com outros desenvolvedores, os usuários dessa plataforma podem colaborar com designers, profissionais de marketing e equipe de suporte. Essa ferramenta ainda permite uma comunicação fácil com os clientes sobre solicitações de recursos e bugs.

Vídeo

20. Revisão de vídeo do Vimeo

No início deste ano, o Vimeo lançou sua própria ferramenta de colaboração de revisão de vídeo para permitir que os usuários aperfeiçoem seus vídeos antes de lançá-los para o mundo.

Essa ferramenta permite que os usuários compartilhem cortes preliminares de seus vídeos com clientes e revisores para coletar feedback deles. A qualquer momento durante a exibição, os revisores podem clicar diretamente no vídeo para adicionar uma nota com código de tempo. Isso fornece um processo completo de criação e edição de vídeo do início ao fim, economizando tempo e dinheiro valiosos para os criadores.

21. Frame.io Enterprise

O Frame.io Enterprise oferece a grandes organizações, como empresas de mídia e agências de publicidade, uma solução colaborativa com gerenciamento eficaz de equipes, segurança ideal, suporte aprimorado e muito mais.

Em relação ao gerenciamento de equipes, os CEOs têm visibilidade de toda a empresa, enquanto as equipes individuais podem se concentrar em seus projetos. Os administradores podem criar grupos com base nas necessidades de seus negócios, gerenciar a alocação de recursos e controlar o acesso e a visibilidade da equipe.

No que diz respeito à segurança, a plataforma fornece às organizações medidas de segurança líderes do setor. Como os usuários podem acessar seus projetos de qualquer dispositivo, se um dispositivo for perdido ou roubado, um membro administrativo pode desativar rapidamente as sessões ativas, ajudando a proteger contra uma violação de segurança.

Para fornecer suporte aprimorado, o Frame.io oferece representantes de conta dedicados, suporte ao cliente priorizado e integração personalizada.

Melhore seu fluxo de trabalho com ferramentas de colaboração online

Com a força de trabalho cada vez mais dispersa que vemos hoje, a colaboração online é fundamental para diminuir a distância entre os funcionários e aumentar a produtividade geral das empresas. Com as várias soluções colaborativas discutidas acima, os colegas podem trabalhar simultaneamente em projetos, melhorar a comunicação e reduzir o desperdício de tempo.

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