Por que as bases de conhecimento de noção não são suficientes + 5 alternativas

Recentemente, encontrei alguém explicando como o uso do Notion para seu planejamento pessoal mudou sua vida.

Isso foi na época em que estávamos usando o Notion como uma equipe de trabalho. Eu nunca tinha usado o Notion completamente e fiquei intrigado com este post de uso pessoal do Notion. Então eu tentei minha mão no Notion.

Eu não estava totalmente impressionado.

Foi ótimo para uso pessoal, mas cheguei à conclusão de que não era tão bom para o trabalho em equipe. Ele simplesmente não tinha alguns dos recursos avançados que um banco de dados de conhecimento precisava.

Então eu conduzi algumas pesquisas pessoais sobre alternativas

Mas ei, antes de começar com minhas descobertas, vamos dar uma olhada em:

• O que é noção,
• Por que pode não ser o melhor para uma base de conhecimento e, em seguida,
• Algumas ótimas ferramentas que podem substituir o Notion como base de conhecimento

Vamos entrar nisso.

O que é noção?

O Notion é um espaço de trabalho completo que reúne recursos interessantes, como anotações, acompanhamento de projetos, base de conhecimento e muito mais. Sendo adequado para uso pessoal e corporativo, o Notion também é um ótimo lugar para trabalho colaborativo e pode ser usado offline. Com seu design minimalista e alta facilidade de uso, tornou-se cada vez mais popular ao longo dos anos desde que foi lançado em 2016.

O Notion é um sistema de gestão do conhecimento?

Sim.

Com seu design de produto compacto, mas extenso e uma interface minimalista, o Notion pode ser usado como um sistema de gerenciamento de tarefas pessoais e um sistema de gerenciamento de projetos, bem como um sistema de gerenciamento de conhecimento.

Então, basicamente, o Notion é um wiki pessoal ou da empresa com o qual você pode fazer anotações, armazenar recursos da empresa ou colocar qualquer coleção de conhecimento.

Mas isso não significa que seja perfeito.

Como o Notion é tão versátil e flexível quando se trata de casos de uso, ele se torna impedido por sua própria natureza de se tornar uma base de conhecimento completa.

Vamos falar sobre por que o Notion pode não ser a melhor opção para você se estiver procurando uma ferramenta de gestão do conhecimento para sua equipe/empresa.

4 razões pelas quais o Notion pode não ser o melhor corte para bases de conhecimento

Existem 4 razões pelas quais você provavelmente pode escolher uma ferramenta melhor do que o Notion para suas bases de conhecimento, seja você uma pequena empresa ou empresa.

Esses são:

1- Não pode usar ferramentas de base de conhecimento completas

A noção é um tipo de ferramenta do tipo vale-tudo.

Ele se destaca nisso. E o problema é exatamente esse.

A noção é que um amigo que você teve no ensino médio que simplesmente não consegue decidir o que quer fazer. Tentam tudo e acabam sendo medíocres em tudo.

Então eles se encontram trabalhando em um trabalho das 9 às 5 que nunca quiseram fazer com muita informação sobre todo o resto.

Além disso, à medida que o Notion melhora em tudo o que eles estão tentando se destacar, eles terão que cobrar mais. Para recursos que você provavelmente não usará se estiver nele para uma base de conhecimento.

Pense duas vezes.

2- Projetado para uso pessoal

A noção não é tão ruim se você estiver criando uma base de conhecimento pessoal .

Não tanto para a colaboração.

A razão pela qual o Notion é tão recomendado por indivíduos para uso pessoal é porque foi projetado para uso pessoal. Fica desleixado e muito desorganizado quando usado por duas ou mais pessoas, quanto mais grandes equipes.

3- Não compatível com uso multicanal

Um dos maiores problemas de usar o Notion como base de conhecimento é o fato de que ele não pode ser usado em um ambiente diferente.

Você tem que abrir uma nova guia para chegar ao Notion. Toda vez.

Obviamente, isso não é muito desejável quando você deseja criar uma base de conhecimento que deve ser fácil de usar e acessível a todos.

4- Complicado demais

A Notion se orgulha de sua interface de usuário altamente personalizável com quadros kanban, opções de visualização e modelos interessantes.

Temos que dar a eles, eles são muito bons.

Mas eles também são a razão pela qual a noção pode ficar muito complicada às vezes. O McDonald's ficou famoso quando padronizou seu cardápio e o manteve com muito menos opções do que antes.

O sucesso é através da simplicidade para ambas as extremidades do produto.

Portanto, no geral, o Notion é ótimo quando você o usa como base de conhecimento pessoal ou ferramenta de gerenciamento de projetos. Mas ei, chega de falar sobre Notion.

Vamos dar uma olhada em algumas ferramentas digitais que são ótimas alternativas ao Notion.

Principais alternativas à gestão do conhecimento de noção

1- Guru

Organizar as informações da empresa. Acesse-o em qualquer lugar.

E eles tornam isso possível simplificando a comunicação interna, ajudando a integração de novos funcionários e tornando as informações acessíveis em qualquer lugar, a qualquer hora.

Suas integrações dignas de uso são uma grande vantagem.

Principais recursos do guru

Oferecendo recursos em vários casos de uso focados, o Guru possui um conjunto de recursos que realmente destaca seu trabalho.

• Criação e armazenamento de conteúdo
• Gerenciamento de usuário, função e acesso
• Ferramentas de colaboração
• Análise
• Pesquisa inteligente
• Compartilhamento de conhecimento
• Catalogação/categorização

Guru vs Noção

Em termos de recursos, Notion e Guru são muito semelhantes. Especialmente por ser uma ferramenta dedicada.

No entanto, eles diferem muito também.

Um recurso que o Guru tem que o Notion não tem são os fóruns, que facilitam a colaboração. O Guru também disponibiliza as bases de conhecimento em diferentes canais, enquanto o Notion não.

No geral, o Notion ainda é uma ferramenta muito popular, mas o Guru parece ser quase tão popular que acabou recebendo menos atenção.

Preço Guru

O Guru possui 3 planos diferentes e uma versão gratuita, além de uma opção de avaliação gratuita. Esses planos são:

Starter – grátis para 3 usuários, $ 5 para cada usuário após 3 /mês

Construtor – $ 10 usuário/mês

Especialista – US$ 20 por usuário/mês

Você sabia que pode usar o Guru com o recurso do centro de recursos do UserGuiding? De uma chance!

2- Confluência

O Confluence da Atlassian é um “ espaço de trabalho remoto amigável onde conhecimento e colaboração se encontram”, como dizem em sua primeira página.

E é muito convincente olhar para as críticas positivas.

Assim como o Notion, o Confluence é uma ferramenta que ajuda as empresas a construir wikis, criar checklists de integração e compartilhar conhecimento interno. No entanto, embora o Confluence seja muito semelhante ao Notion, existem algumas diferenças fundamentais que tornam o Confluence uma ferramenta mais focada e experiente.

Principais recursos do Confluence

• Gerenciamento de Conteúdo e Espaço
• Feedback no conteúdo
• Gerenciamento de site
• Costumização
• Versionamento e histórico de versões
• Modelos

Confluência vs Noção

Embora já tenhamos dito que Noção e Confluência são bastante semelhantes, também são bastante diferentes onde importa.

Por exemplo, sendo o Confluence um produto da Atlassian, ele se integra perfeitamente com o Jira e outras ferramentas da Atlassian e, no geral, tem mais opções de integração do que o Notion.

Enquanto o Notion permite apenas comentar, o Confluence permite que usuários individuais enviem mensagens uns aos outros dentro da ferramenta. independentemente do nível da empresa.

O Confluence é muito menos flexível e personalizável que o Notion, no entanto, isso pode ser um profissional, considerando como é fácil configurar e usar a ferramenta pela primeira vez.

É justo dizer que o Confluence é uma ótima alternativa ao Notion para opções e integrações mais colaborativas.

Preços do Confluence

O Confluence oferece uma versão gratuita e três outros planos. A versão gratuita pode ser utilizada com até 10 usuários individuais, enquanto os demais planos são cobrados de acordo com o número de usuários.

Padrão – US$ 5,50 por usuário/mês

Premium – $ 10,50 ou usuário/mês

Enterprise – Personalizado, faturado anualmente

Você sabia que pode usar o Confluence com o recurso do centro de recursos do UserGuiding?

3- Documento 360

O Document360 também é uma das ferramentas mais populares, especialmente entre empresas em crescimento. Ele ajuda a dar poder aos criadores de conteúdo, ao mesmo tempo em que oferece simplicidade aos consumidores de conteúdo.

O poder do Document360 vem de seu design de base de conhecimento elegante e de suas bases de conhecimento internas e externas.

Portanto, se você está procurando uma ferramenta para aliviar a carga dos ombros de sua equipe de suporte ao cliente, ao mesmo tempo em que mantém seu conhecimento interno em uma única fonte, o Document360 é a solução.

Principais recursos do Document360

• Portal de autoatendimento
• Catalogação/categorização
• Discussões / Fóruns
• Gerenciamento de conteúdo
• Pesquisa de texto completo
• Portal de autoatendimento

Document360 vs Notion

Provavelmente, a maior vantagem de preferir o Document360 ao Notion é a capacidade de criar bases de conhecimento internas e externas.

Embora ambas as ferramentas tornem possível convidar usuários individuais para determinados documentos, wikis e tabelas, o Document360 também permite que os usuários atribuam funções aos usuários individuais que eles convidaram.

O Document360 tem muitas integrações com ferramentas populares como Google Analytics, Olark, Hotjar e Intercom, enquanto o Notion não tem tantas.

Preço do Document360

O Document360 oferece uma avaliação gratuita de acesso total e possui 4 planos diferentes.

Startup – $ 79 por projeto/por mês

Negócios – $ 239 por projeto/por mês

Enterprise – $ 399 por projeto/por mês

Enterprise Plus – Personalizado

Você sabia que pode usar o Document360 com o recurso do centro de recursos do UserGuiding?

4- Base de Conhecimento ProProfs

Classificado entre os melhores softwares de base de conhecimento disponíveis, o ProProfs Kowledge Base é uma ferramenta de base de conhecimento verdadeiramente dedicada. É o que quero dizer quando digo que o Notion não pode ser comparado a um software de base de conhecimento completo.

O que faz a diferença?

A forma como os ProProfs sabem exatamente o que querem fazer e o que estão fazendo. O foco faz uma grande diferença.

Principais recursos do ProProfs

• Catalogação/categorização
• Ferramentas de colaboração
• Gerenciamento de conteúdo
• Discussões / Fóruns

• Gestão da Base de Conhecimento
• Portal de autoatendimento

ProProfs vs Noção

Uma das diferenças mais importantes entre o Notion e o ProProfs é que o ProProfs permite que os usuários também criem bases de conhecimento externas, seja para perguntas de suporte comuns ou para um centro de ajuda independente.

Como o ProProfs também lida com assuntos externos de suas bases de conhecimento, ele também ajuda nas classificações do Google e no SEO. Dessa forma, possibilita que os usuários encontrem sua base de conhecimento e interajam com ela facilmente.

A Base de Conhecimento ProProfs tem um conjunto notável de integrações do Google Apps, Jira e Salesforce para Zendesk e Freshdesk.

Preços do ProProfs

O ProProfs tem uma avaliação gratuita de 15 dias e três planos diferentes para o Knowledge Base Creator e o Help Center Creator.

Planos da Central de Ajuda Pública

Essentials – $ 30 autor/mês

Premium – $ 40 autor/mês

Empresa – personalizado

Base de Conhecimento Privada

Essentials – US$ 2 por usuário/mês

Premium – US$ 3 por usuário/mês

Empresa – personalizado

Você sabia que pode usar o ProProfs Knowledge Base com o recurso do centro de recursos do UserGuiding?

5- Clique para cima

Em termos de popularidade, o ClickUp está entre as ferramentas que estão na mesma liga que o Notion.

E poderia até assumir com facilidade.

A coisa sobre ClickUp é que essencialmente é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que também está tentando ser uma ferramenta de base de conhecimento. Esse é essencialmente o caso do Notion, uma ferramenta de anotações que tenta se tornar uma ferramenta de base de conhecimento.

Então, qual dos principais focos dessas ferramentas é mais útil quando você está criando uma base de conhecimento?

Agora, isso não é algo que você pode decidir sem dar uma olhada em alguns recursos.

Principais recursos do ClickUp

• Controles de acesso/permissões
• Alertas/Notificações
• Gerenciamento de Atribuições

• Gestão de fluxo de trabalho
• Bate-papo em tempo real
• Gerenciamento de conteúdo

ClickUp vs Noção

A maior vantagem do ClickUp sobre o Notion são seus recursos de gerenciamento de tarefas. Você pode criar tarefas, colocar prazos nelas, atribuí-las a usuários em funções específicas e até mesmo criar subtarefas nessas tarefas. Enquanto isso, no Notion, você pode fazer atribuições básicas sem muito rastreamento de progresso.

Os diferentes tipos de visualização do ClickUp, como visualizações de calendário e carga de trabalho, permitem que os usuários saibam quando cada usuário tem uma tarefa vencida ou o que cada usuário tem em sua agenda. Dessa forma, é mais fácil para os usuários colaborarem e solicitarem que determinados conhecimentos sejam coletados na base de conhecimento.

Como o ClickUp é essencialmente uma ferramenta de gerenciamento de projetos, é naturalmente mais fácil vincular documentos, wikis e qualquer tipo de nota a tarefas e acessá-los por meio de uma determinada tarefa. Portanto, é justo dizer que o ClickUp possui mais integrações dentro de si e fora da ferramenta em comparação com o Notion.

Preços de cliques

O ClickUp tem uma versão gratuita e outros 4 planos:

Ilimitado – $ 5 por membro/por mês

Negócios – $ 9 por membro/por mês

Business Plus – $ 19 por membro/por mês

Empresa – personalizado

Você sabia que pode usar o ClickUp com o recurso do centro de recursos do UserGuiding?

Conclusão

Uma coisa é certa: a noção é uma ferramenta competente.

Está, sem dúvida, entre os melhores do mercado. O que nos faz buscar alternativas é o fato de que pode não ser a escolha certa para todos, principalmente para aqueles que não precisam de todos os ofícios desse mestre-de-obras.

Portanto, espero que esta lista de alternativas seja útil para aqueles que pensam que o Notion pode ser um exagero para você.

Boa sorte com sua base de conhecimento!

perguntas frequentes

A noção é um sistema de gestão do conhecimento?

É sim. Mas o Notion também é uma ferramenta de anotações, bem como um software de gerenciamento de projetos.

Como você usa a noção de gestão do conhecimento?

Para usar o Notion como um sistema de gerenciamento de conhecimento, os usuários podem criar seus próprios wikis, bases de conhecimento e documentos.

O que é uma boa base de conhecimento?

Uma boa base de conhecimento interna ou externa é aquela que é acessível, fácil de usar e clara na categorização e definição.

Para que serve a base de conhecimento?

Uma base de conhecimento pode ser interna e externa, a primeira para funcionários e documentação da empresa, enquanto a segunda é para suporte de autoatendimento para usuários.

Como você cria uma base de conhecimento pessoal?

O Notion é uma ótima ferramenta para criar uma base de conhecimento pessoal, bem como outras ferramentas como Guru, ClickUp, ProProfs Knowledge Base, Document360 e Confluence.

Como configurar um sistema de gestão do conhecimento?

Para configurar uma base de conhecimento interna ou externa, os usuários podem usar uma ferramenta sem código como Notion, Guru ou Confluence.

Obsidian é melhor que noção?

Ferramentas como Obsidian e Notion têm seus pontos fortes, então depende dos recursos que os usuários procuram para decidir qual é o melhor.

Como organizar um sistema de gestão do conhecimento?

Com ferramentas como Notion, Guru e Confluence, os usuários podem facilmente categorizar e catalogar bases de conhecimento.