“As reuniões são um sintoma de má organização. Quanto menos reuniões, melhor.” - Peter Drucker

Ame-os ou odeie-os, as reuniões constituem uma grande parte do que chamamos de trabalho. É como discutimos ideias, compartilhamos atualizações, fazemos brainstorming sobre projetos e fazemos as coisas. No entanto, muitos líderes empresariais consideram as reuniões um mal necessário e é fácil entender o porquê — nos encontramos com muita frequência.

Infelizmente, superar o instinto de “vamos reunir todos em uma sala” pode ser difícil tanto para líderes experientes quanto para novos gerentes. O resultado? Os funcionários têm pouco ou nenhum tempo de fluxo , os projetos sempre parecem ser adiados e a produtividade da equipe sofre.

Os números não mentem!

Seu funcionário médio participa de 62 reuniões por mês , gastando um quinto de suas horas de trabalho em reuniões que, na melhor das hipóteses, são improdutivas. No topo da escada corporativa, fica pior – gerentes de nível médio e liderança sênior gastam de 35 a 50% de seu tempo em reuniões. Em vez de ser um motor de produtividade, uma em cada duas reuniões de negócios é considerada perda de tempo. Em 2019, reuniões mal organizadas custaram às empresas americanas US$ 399 bilhões.

Para ser claro, não podemos nos livrar de todas as reuniões de negócios - elas geralmente nos ajudam a trabalhar juntos, realizar ações coletivas e fazer as coisas - mas podemos (e devemos) ser exigentes sobre as que organizamos para que possamos executar melhores reuniões e ser mais realizado. Além disso, a implementação de medidas como dias sem reuniões, como visto em empresas tão diversas como Facebook, Asana e Okta, pode ajudar a reduzir as reuniões improdutivas e devolver aos funcionários o tempo para se concentrar no trabalho real que precisa ser feito.

O que é um dia sem reunião?

Um dia sem reuniões é um dia de trabalho focado. É essencialmente um dia por semana sem reuniões, para que você (e sua equipe) possam se concentrar em fazer as coisas. Pode ser qualquer dia da semana – algumas empresas escolhem as quartas-feiras, enquanto outras preferem as quintas-feiras para dias sem reuniões. Independentemente disso, todos os funcionários sabem que não devem agendar reuniões em um dia sem reunião, a menos que seja absolutamente necessário - para que todos tenham tempo ininterrupto para fazer seu melhor trabalho.

As vantagens dos dias sem reuniões

• Ajuda os funcionários a manter o foco sem interrupções
• Alcançar um 'estado de fluxo' é mais fácil, então a produtividade aumenta
• Permite que todos, incluindo os gerentes, sejam “realizadores”
• Aumenta o engajamento dos funcionários nas reuniões

Ajuda os funcionários a manter o foco sem interrupções

Reuniões improdutivas são obviamente uma perda de tempo, mas cada reunião também interrompe o “fluxo” de seus funcionários no trabalho e consome horas de trabalho adicionais. Mesmo que seja uma reunião de 30 minutos incrivelmente produtiva, as pessoas levam mais 23 minutos (em média) para voltar ao ritmo. Algumas dessas reuniões todos os dias e antes que você perceba, metade do dia de trabalho já se foi! Sem reuniões, sua equipe desfruta de uma zona de trabalho ininterrupta, perfeita para trabalhos profundos e projetos maiores que continuam sendo deixados de lado.

Alcançar um 'estado de fluxo' é mais fácil, então a produtividade aumenta

Quando as pessoas fazem o que amam sem distrações, elas entram em um 'estado de fluxo' que leva a resultados estelares. Sem reuniões interrompendo o dia de trabalho, os funcionários podem verificar mais tarefas em suas listas de tarefas e ser mais produtivos. Ou eles podem trabalhar em tarefas mais complexas e demoradas em dias sem reuniões e lidar com tarefas menores e mais gerenciáveis ​​no resto da semana.

Permite que todos, incluindo os gerentes, sejam “realizadores”

A maioria dos gerentes está acostumada a dias de agenda, gastando cerca de 35% de suas horas de trabalho em reuniões. A implementação de um dia sem reuniões em toda a empresa oferece a todos, incluindo os gerentes, mais oportunidades de trabalho focado para que possam ser “realizadores”.

Aumenta o engajamento dos funcionários nas reuniões

Muitas reuniões matam não apenas a produtividade, mas também o engajamento. Quase 73% dos funcionários admitem fazer outro trabalho em uma reunião e 39% dizem que adormeceram durante uma. Remover as reuniões da equação por um dia realmente facilita o agendamento de reuniões durante o resto da semana, pois todas as agendas de seus funcionários estão sincronizadas. Além disso, aumenta o engajamento dos funcionários porque seu pessoal fica menos estressado e mais bem preparado para essas reuniões. Como Jonathan Rosenberg, sócio da Jackrabbit Mobile – uma agência de design e desenvolvimento móvel em Austin, Texas, que adotou não um, mas dois dias sem reunião por semana – diz: “todo mundo está bastante focado em colaborar nos dias de reunião”.

Como implementar dias sem reuniões

• Obtenha a adesão de sua equipe
• Combine um dia da semana
• Limpe seu calendário
• Comunicar e incentivar
  

Quando estiver convencido de que menos é mais, pelo menos quando se trata de reuniões, veja como você pode começar com dias sem reuniões e integrá-los à cultura de sua equipe.

Obtenha a adesão de sua equipe

Apresente sua proposta de dia sem reunião e peça feedback. Contribuidores individuais serão fáceis de vender, eles vão adorar mais tempo para um trabalho focado. Para os gerentes, explique como um dia sem reuniões lhes dá tempo para se aprofundar em suas intermináveis ​​listas de tarefas e fazer mais trabalho.

Combine um dia da semana

Conseguir que todos concordem em um dia sem reuniões pode ser difícil. Conduza uma pesquisa em toda a empresa ( faça uma pesquisa em um canal Flock, talvez?) para identificar o que funciona para todos (ou para a maioria das pessoas). Equipes distribuídas ou remotas podem achar mais fácil fazer uma chamada com base em sobreposições de fuso horário.

Limpe seu calendário

Cancele reuniões que não agregam valor. Livre-se das reuniões de status; Em vez disso, use um sistema de gerenciamento de projetos para ficar de olho no progresso. Reagende reuniões municipais, check-ins de equipe e 1:1s para outros dias da semana. Trabalhe com os gerentes para garantir que essa ação seja repetida em toda a empresa para o calendário de cada funcionário.

Comunicar e incentivar

É crucial que todos os funcionários saibam o que esperar dos dias sem reuniões e os benefícios que você espera alcançar. Certifique-se de definir as expectativas corretas, não apenas em termos de reuniões, mas também sobre como os funcionários podem aproveitar ao máximo os dias sem reuniões.

Lembre-se de que, às vezes, pode ser necessário agendar uma reunião em um dia sem reunião, portanto, defina essa expectativa com antecedência. Se você vir reuniões agendadas em um dia designado sem reunião, incentive sua equipe a movê-las e reitere como os dias sem reunião beneficiam a empresa como um todo.

ooo

Mais importante ainda, mantenha-se flexível e aberto a experimentar novas maneiras de fazer com que os dias sem reuniões se encaixem na agenda da sua equipe. Lembre-se de que os dias sem reuniões são para todos em sua equipe, não apenas para os colaboradores ou gerentes individuais. Lidere pelo exemplo e incentive todos – gerentes e líderes incluídos – a fazer uso dos dias sem reuniões. E de vez em quando, faça pesquisas com sua equipe para obter feedback sobre como tornar suas reuniões mais eficientes e eficazes.

Como você se sente sobre a introdução de um dia sem reuniões em seu negócio? Alguma dúvida sobre como implementá-lo em sua organização? Fale Conosco. :)