Como lidar com casos no call no show + exemplos e modelos

Você já teve um funcionário que não notificou sua ausência?

Em caso afirmativo, você sabe como as situações de não comparecimento podem ser desafiadoras e estressantes. Quando isso acontece, você deve encontrar um substituto, e o desempenho dos outros funcionários é prejudicado, pois eles devem realizar várias tarefas entre seu próprio trabalho e o do funcionário ausente. Além disso, se você não lidar bem com isso, todo o seu negócio pode sofrer.

Então, como lidar com casos de no call no show - especialmente quando eles aparecem de novo e de novo?

Estamos aqui para ajudá-lo a responder a essa pergunta e configurar um sistema que reduzirá o número de casos de não comparecimento. Nesta postagem do blog, você pode ler sobre o seguinte:

• O que é um caso sem chamada, sem show,
• Razões válidas para uma situação de não comparecimento de chamada,
• Dicas sobre como lidar com casos de no call no show e
• Por que você deve ter uma política de não comparecimento e como criar uma.

Qual é a definição legal de no call no show?

De acordo com o Law Insider, um “No Show, No Call” é definido como absenteísmo do trabalho agendado sem ligar ou comparecer ao trabalho. ” Simplificando, um no call no show é uma situação em que um funcionário não comparece a um turno agendado e não informa a empresa por telefone, e-mail ou outro meio de comunicação.

Nos Estados Unidos, as políticas de não comparecimento não são regulamentadas por lei federal, mas a maioria dos empregadores tem o direito de demitir funcionários que não comparecem ao trabalho sem notificar o empregador.

No entanto, pode haver algumas exceções. De acordo com o Departamento de Trabalho e Indústrias do Estado de Washington, os funcionários desse estado “ganham pelo menos uma hora de licença remunerada por doença a cada 40 horas” que trabalham. Assim, não são obrigados a comunicar ao seu superior hierárquico se faltarem ao trabalho por motivo de doença grave (mental ou física), ou se necessitarem de cuidar de um familiar doente, entre outras coisas.

Uma situação semelhante ocorre quando um funcionário é protegido pela licença do Americans with Disabilities Act (ADA) ou do Family Medical Leave Act (FMLA). Além disso, se um funcionário estiver coberto por um contrato sindical, os termos do contrato podem reger a política de não comparecimento.

Assim, os empregadores têm o direito de estabelecer suas próprias políticas de não comparecimento, desde que não violem nenhuma outra legislação trabalhista, como as leis antidiscriminação. Ao desenvolver uma política de não comparecimento, consulte um advogado trabalhista ou o Departamento do Trabalho em seu estado para garantir que sua empresa não esteja violando nenhuma lei trabalhista federal, estadual ou local.

Que desculpas de não comparecimento são válidas?

Uma desculpa válida de não comparecimento requer uma situação em que um funcionário não pode ligar e informar seu gerente sobre sua ausência.

De acordo com o advogado Terry Katz, os seguintes são motivos válidos para faltar ao trabalho:

• Acidentes de carro e outros (especialmente se um funcionário ou seus familiares forem feridos),
• Emergências (por exemplo, situações em que a vida dos empregados ou de seus familiares esteja em perigo), e
• Morte de um ente querido.

Seria extremamente difícil para um funcionário ligar antes de seu turno programado durante as emergências mencionadas, portanto, essas situações devem ser consideradas motivos válidos. Portanto, os gerentes devem manter esses motivos em mente ao desenvolver uma política de não comparecimento.

Em geral, é difícil definir quais são as desculpas de no call no show válidas porque cada caso é um caso. Cabe aos gerentes estabelecer regras básicas e identificar algumas desculpas gerais válidas que serão aceitáveis ​​no local de trabalho. No entanto, devem examinar cada caso individualmente, tratando todos de forma justa e igualitária.

Como lidar com casos de no call no show

Somos todos humanos e cometemos erros. Às vezes também acontecem coisas inesperadas e emergências. Assim, um caso de no call no show ocorrerá pelo menos uma vez, portanto os gerentes devem estar preparados com antecedência.

Mas, como você, como gerente, pode lidar com casos sem chamada e sem show?

Criamos uma lista de dicas sobre como reduzir as situações de no call no show e como lidar com elas quando elas ocorrerem.

Dica # 1: Tenha uma política de não comparecimento de chamadas

Uma política de não comparecimento é uma das ferramentas mais importantes que você pode usar para reduzir e lidar com casos de não comparecimento. Com uma política de não comparecimento, empregadores e gerentes podem colocar as regras do local de trabalho por escrito e estabelecer regras gerais de comparecimento e absenteísmo dos funcionários.

Uma política de não comparecimento inclui:

• Regras para casos de no call no show,
• Ações disciplinares que a empresa empreenda em caso de no call no show, e
• Motivos aceitáveis ​​para não comparecimento de chamada.

Por que você deve incluir ações disciplinares em sua política?

Bem, regras e advertências transmitidas verbalmente carecem de peso, e os funcionários frequentemente as esquecem ou ouvem por acaso. Quando os funcionários sofrem as consequências de situações de não comparecimento estabelecidas em um documento oficial da empresa, eles levarão esses avisos muito mais a sério.

É por isso que é fundamental ter uma situação de não comparecimento claramente definida e suas consequências descritas em uma política formal de não comparecimento.

Dica nº 2: use um aplicativo de entrada/saída

Ter um sistema de rastreamento de tempo de trabalho e atendimento é extremamente útil em situações de não comparecimento, pois você pode detectar facilmente quando alguém está faltando. Isso é especialmente importante quando você administra uma grande empresa com muitos funcionários. Gerenciar tantos funcionários é uma tarefa desafiadora, e o controle de presença pode ser simplificado usando um software de controle de presença e tempo.

Com um aplicativo gratuito de rastreamento de tempo, como o Clockify e seu quiosque de relógio de ponto especializado, você sempre saberá se seus funcionários chegaram ao trabalho ou não. Você pode configurar facilmente um quiosque compartilhado na entrada da sua empresa e permitir que seus funcionários entrem e saiam de um único dispositivo.

Quando todos os funcionários cronometram dessa maneira, é fácil ver quem está ausente do trabalho. Assim, você pode tomar as providências necessárias e lidar com situações de no call no show em tempo hábil.

Dica nº 3: use um aplicativo de bate-papo em equipe

Um local de trabalho moderno requer um modo de comunicação eficiente e rápido para evitar ou reduzir situações de não comparecimento. Existem inúmeras ferramentas de bate-papo e colaboração disponíveis, como o Pumble, que oferecem uma variedade de recursos destinados a permitir a comunicação em tempo real entre dois ou mais funcionários.

Dessa forma, seus funcionários podem entrar em contato com você a qualquer momento e notificá-lo se houver uma emergência e não puderem comparecer ao trabalho. Eles também podem anexar um documento como prova escrita do motivo pelo qual não podem vir ao trabalho.

A comunicação aprimorada pode levar a uma melhor colaboração e trabalho em equipe, que são a chave para uma melhor produtividade e uma melhor organização do trabalho.

Quando você tem um sistema de comunicação confiável e um bom relacionamento entre os colegas de trabalho, os casos de ausência de chamadas são quase inexistentes.

Dica nº 4: Incentive a comunicação aberta com seus funcionários

Uma comunicação aberta e honesta com seus funcionários é essencial para um negócio de sucesso. Você deve tentar encorajar uma comunicação transparente com seus funcionários e promover uma cultura na qual as pessoas se sintam à vontade para pedir folga ou assistência quando estiverem lidando com questões pessoais. Isso levará a uma melhor colaboração e organização da equipe.

Por fim, se seus funcionários se sentirem à vontade para pedir folga sempre que precisarem ou não hesitarem em contar a você sobre quaisquer problemas que tenham, os casos de não comparecimento podem se tornar uma coisa do passado. Uma comunicação boa e honesta é construída com base na confiança e, quando há confiança, seus funcionários se sentem à vontade para contar a você sobre seus problemas e por que não podem vir trabalhar.

Dica nº 5: defina quantas chamadas não comparecem antes da rescisão

O número de não comparecimento antes do cancelamento não é fixo e pode variar de acordo com a política da empresa e as circunstâncias de cada situação. Alguns empregadores podem ter uma política rígida, como três faltas de chamada em um ano levando à demissão, enquanto outros podem adotar uma abordagem mais flexível.

Finalmente, os empregadores determinam quantos não comparecimentos são permitidos antes da rescisão. Após consultar a equipe de RH, eles devem indicar claramente esse número na política de não comparecimento da empresa.

Dica nº 6: determine o que fazer se um funcionário não comparecer ao trabalho

Existem certas etapas que você, como gerente, deve seguir quando um funcionário não aparece para trabalhar e não o notifica de sua ausência.

Estas etapas são:

• Passo #1 : Informe os recursos humanos e tente ligar para o funcionário.
• Etapa 2: faça uma ligação para a lista de contatos de emergência do funcionário se ele não atender.
• Passo nº 4: Se você conseguir entrar em contato com o funcionário ou seu contato de emergência e descobrir o motivo do não comparecimento, poderá decidir qual será o próximo passo - se o funcionário tiver uma situação de emergência, consulte se você puder ajudar, ou se o funcionário não tiver um motivo aceitável, encontre um substituto primeiro e depois aplique as ações disciplinares.
• Passo #5: Documente a ausência no arquivo do funcionário.
• Passo nº 6: Avalie a situação — você deve considerar as circunstâncias que cercam a ausência, como o registro de frequência anterior do funcionário e o motivo da ausência.
• Etapa # 7: Aborde a ausência com o funcionário - se o funcionário tiver um histórico de falta de comparecimento, você deve ter uma reunião com o funcionário para discutir o problema e as consequências das ausências contínuas.
• Passo nº 8: Implemente ação disciplinar — se a ausência for uma violação da política da empresa, você deve implementar ação disciplinar.

Cada situação é única, e os empregadores devem considerar todas as circunstâncias relevantes, bem como seguir as leis e regulamentos que se aplicam ao seu local de trabalho, incluindo licença da American with Disabilities Act (ADA) ou Family Medical Leave Act (FMLA). Porque se você demitir um funcionário por violar a política de não comparecimento, ele pode ter um caso mais forte de discriminação FMLA ou ADA se tiver uma licença no ano anterior.

Dica #7: Recompense o bom comportamento

Uma das boas formas de incentivar a pontualidade e reduzir situações de no call no show é dar recompensas na forma de incentivos ao bom atendimento.

A psicologia nos ensinou que as recompensas são grandes motivadores e ainda mais eficazes do que as punições. Bons sistemas de recompensa têm o potencial de aumentar a motivação e o desempenho dos funcionários em até 44%.

Você deve considerar dar os seguintes incentivos aos seus funcionários:

• Bens tangíveis, como presentes, cestas de presentes e oportunidades de viagem,
• Recompensas intangíveis, como reconhecimento ou elogio do funcionário, e
• Incentivos monetários, como bônus ou vales-presente.

Dica nº 8: implemente ação disciplinar por violação da política de não comparecimento

Assim como você deve recompensar o bom comportamento, você também deve tomar medidas disciplinares contra um funcionário que violar a política de não comparecimento.

Os gerentes geralmente decidem quais são essas ações, mas tenha cuidado. Enquanto você deseja construir disciplina e ganhar o respeito de sua equipe, você também deseja evitar situações no estilo Diabo veste Prada ou Chefe Horrível em que, em vez de ganhar o respeito, eles começam a se ressentir de você.

Não existe uma política única de no call no show, cabendo a cada empresa definir suas próprias regras internas quanto à política de no call no show, uma vez que os casos de no call no show não são regulamentados por lei. Ao fazer isso, lembre-se das leis estaduais e federais do estado em que sua empresa está localizada, como a legislação trabalhista, para que você não as quebre aplicando sua política de não comparecimento.

Por exemplo, quando ocorre um incidente de no call no show, você pode emitir:

• Uma advertência verbal para a primeira ocorrência,
• Uma advertência por escrito para o segundo incidente, e
• Suspensão ou rescisão do contrato de trabalho pela terceira ocorrência.

Essas ações disciplinares devem ser claramente declaradas em uma política de não comparecimento, para que os funcionários saibam as consequências de seu comportamento.

Por outro lado, ao decidir que tipo de ação disciplinar incluir, você deve considerar cuidadosamente o FMLA e o ADA para reduzir a possibilidade de ser acusado de demissão sem justa causa.

Além disso, embora não seja exigido por lei, você deve documentar todos os avisos verbais e escritos anteriores para ter evidências de que alertou e informou seus funcionários sobre a má conduta deles e que deu a eles a chance de mudar seu comportamento - caso o empregado demitido processa você por rescisão injusta.

Por que você deve ter uma política para casos de não chamada e nenhum show?

Ter uma política de no call no show pode trazer muitas vantagens para sua empresa e protegê-la desses casos de no call no show imprevistos. Você deve estar preparado com antecedência e ter definido claramente as regras da política de não comparecimento.

Aqui estão alguns dos benefícios mais comuns de ter uma política de não comparecimento.

Benefício nº 1: Melhorar a produtividade dos funcionários

Um dos benefícios mais importantes de ter e aplicar uma política de não comparecimento para o seu negócio é certamente melhorar a produtividade dos funcionários.

De acordo com a Society of Human Resource Management, as ausências não programadas do trabalho resultam em uma queda de 36,6% na produtividade.

Então, qual é a ligação entre não comparecimento de chamada e menor produtividade?

Bem, quando ocorre uma falta de chamada, você fica sem um funcionário cujo trabalho deve ser concluído independentemente. Como resultado, você encontrará um substituto ou dividirá sua carga de trabalho entre outros funcionários. Essa situação pressiona toda a equipe, resultando em estresse, ansiedade e esgotamento. Naturalmente, trabalhar em tal ambiente só prejudicará a produtividade dos funcionários.

Embora você não possa esperar evitar que o não comparecimento de chamadas aconteça novamente, você pode reduzi-lo significativamente introduzindo uma política de não comparecimento de chamadas.

Consequentemente, a produtividade e a eficiência de seus funcionários aumentarão. Seus funcionários poderão se concentrar em suas tarefas, em vez de tentar realizar várias tarefas ao mesmo tempo, fazendo o próprio trabalho e o de seus colegas.

Por fim, ter uma política de não comparecimento e aplicá-la corretamente beneficiará sua empresa e a ajudará a funcionar de maneira suave e eficiente.

Benefício nº 2: prevenir o abuso do sistema

Sem uma política de não comparecimento, alguns funcionários podem tirar proveito do sistema ao não comparecer ao trabalho sem aviso prévio, sabendo que não haverá consequências. Uma política de não comparecimento ajuda a evitar isso, responsabilizando os funcionários por informar seu empregador quando não puderem trabalhar.

De acordo com Jeffers, Danielson, Sonn & Aylward, PS:

“ A lei e os regulamentos permitem que os empregadores exijam que os funcionários os notifiquem assim que possível sobre a necessidade de usar licença médica remunerada e geralmente antes do início de um turno perdido. ”

Dito isto, um funcionário pode ser obrigado a fornecer um aviso prévio de sua ausência. Portanto, ao apresentar claramente a seus funcionários as regras e consequências de não comparecimento em sua política, você está evitando o abuso do sistema. Quando você tem uma política de não comparecimento em vigor, seus funcionários entenderão o que é e o que não é permitido. Como resultado, eles são menos propensos a tirar proveito do sistema.

Benefício nº 3: Economizar dinheiro

Sem uma política de não comparecimento, é provável que você gaste dinheiro procurando um substituto para o funcionário ausente ou compensando outros funcionários por horas extras. Portanto, implementar uma política de não comparecimento pode realmente economizar seu dinheiro.

Aqui estão as maneiras pelas quais o não comparecimento de chamadas pode ter um impacto financeiro em sua empresa:

• Custos de horas extras — quando um funcionário não comparece ao trabalho, outros funcionários podem ter que fazer horas extras para cobrir seus turnos, o que pode aumentar os custos de mão de obra. De acordo com a Society of Human Resource Management, o custo total de horas extras devido a ausências como percentual da folha de pagamento foi de 5,7% em 2013.
• Custos de substituição — os custos de contratação de trabalhadores temporários ou outros trabalhadores extras (que não sejam funcionários existentes) para cobrir as ausências dos funcionários.
• Aumento do custo do absenteísmo - se não houver regras sobre não comparecimento de chamadas, os funcionários verão uma oportunidade de faltar ao trabalho com mais frequência. Como resultado, suas finanças e negócios sofrerão. De acordo com a Society of Human Resource Management, o custo total de perda de produtividade como porcentagem da folha de pagamento de ausência não planejada foi de 6,7% em 2013.

Uma política de não comparecimento pode ajudá-lo a reduzir esses custos, introduzindo regras claras sobre casos de não comparecimento e aumentando a conscientização dos funcionários sobre as consequências de quebrar essas regras.

Quando os funcionários entendem que haverá consequências se não comparecerem ao trabalho sem aviso prévio, é mais provável que sejam confiáveis ​​e compareçam aos turnos agendados.

Conseqüentemente, você não terá que gastar dinheiro e tempo procurando e treinando um substituto, e outros trabalhadores serão mais produtivos porque não terão que assumir o trabalho de outra pessoa.

Como criar uma política de no call no show

A criação de uma política de não comparecimento envolve:

• Definir as expectativas de comparecimento dos funcionários - ser pontual e informar seus supervisores quando eles não puderem trabalhar, e
• Descrever as consequências de não atender a essas expectativas.

Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para criar uma política de não comparecimento para sua empresa.

Passo #1: Defina o propósito da política

Declare claramente o objetivo da política, que normalmente é garantir que os funcionários estejam cientes das expectativas e consequências de não comparecer ao trabalho sem a devida notificação. As expectativas variam de acordo com a empresa, mas geralmente estão relacionadas à pontualidade e assiduidade do funcionário, bem como à notificação oportuna de ausências.

Etapa 2: especifique o que qualifica uma ocorrência de não comparecimento de chamada

Dê uma definição clara do que constitui um no call no show (ou seja, um funcionário que não comparece ao seu turno agendado sem aviso prévio).

Etapa 3: descreva a política

Declare claramente que qualquer funcionário que não comparecer ao trabalho sem a devida notificação será considerado um não comparecimento.

Etapa 4: definir a notificação adequada

Os empregadores devem especificar na política o que constitui notificação adequada, como fornecer aviso prévio a um supervisor ou gerente, pessoalmente ou por meio de:

• Telefone,
• E-mail, ou
• Mensagem de texto.

Como Laurence Donoghue, advogado da Morgan, Brown & Joy explicou no artigo do SHRM:

“ Dada a variedade de ferramentas de comunicação que temos agora, acho que é mais difícil para um funcionário justificar uma falha na ligação.”

Em conclusão, como empregador, você deve especificar o que constitui notificação adequada de ausência e o prazo dentro do qual os funcionários devem notificar os supervisores.

Passo #5: Estabeleça o procedimento disciplinar

Forneça detalhes sobre as consequências das infrações de no call no show, como:

• Uma advertência verbal para a primeira ocorrência,
• Uma advertência por escrito para a segunda ocorrência,
• Suspensão salarial pela terceira ocorrência, e
• Rescisão do contrato de trabalho pela quarta ocorrência.

Passo #6: Inclua uma lista de eventos aceitáveis ​​de não comparecimento de chamadas

Permita exceções em caso de emergência ou circunstâncias imprevistas e deixe claro que os trabalhadores devem notificar seus supervisores ou gerentes o mais rápido possível para explicar sua ausência.

Essas exceções podem incluir:

• Condições climáticas extremas,
• Doença pessoal ou de um familiar próximo,
• Acidentes graves e muito mais.

Etapa # 7: Comunique claramente a política de não comparecimento de chamadas aos seus funcionários

Explique as regras da política a todos os funcionários de maneira clara e direta, seja por meio de:

• Um manual do funcionário,
• Uma reunião pessoal ou
• Um email.

Além disso, você deve permitir que seus funcionários façam quaisquer perguntas que possam ter sobre a política de não comparecimento.

Etapa 8: revise e atualize a política

Revise e atualize a política conforme necessário, levando em consideração as mudanças na empresa, as leis e regulamentos em seu estado e o feedback dos funcionários.

Permita que os funcionários dêem seus comentários sobre a política de não comparecimento. Dessa forma, você evita mal-entendidos e garante que os funcionários conheçam seus direitos e obrigações.

Além disso, você deve manter-se atualizado sobre todas as mudanças nas leis federais e estaduais, como a legislação trabalhista, para garantir que esteja em conformidade ao aplicar sua política de não comparecimento.

Passo #9: Considere qualquer lei local, estadual ou federal que possa afetar sua política de não comparecimento

Conforme mencionado na etapa anterior, você deve estar sempre informado sobre as leis trabalhistas estaduais.

A política deve estar de acordo com as leis e regulamentos do estado e do país. É importante consultar um advogado antes de finalizar e implementar qualquer política para garantir que ela esteja em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis, como a Lei de Padrões Justos de Trabalho (FLSA), que rege o seguinte:

• Definição de pagamento de horas extras,
• Regulamentação do tempo de trabalho e
• Controle de tempo do funcionário.

Exemplo de política de não comparecimento de chamadas

Como já dissemos, ter uma política de não comparecimento é uma das maneiras mais importantes de lidar com situações de não comparecimento.

Às vezes, você estará muito ocupado para criar sua própria política ou não saberá por onde começar. Para facilitar para você, criamos um modelo de política de não comparecimento que você pode usar nessas ocasiões.

Como você pode ver na captura de tela abaixo, esta política de não comparecimento cobre todas as etapas que mencionamos anteriormente, como:

• O objetivo da política,
• Procedimento de política,
• ação disciplinar e
• Desculpas válidas.

Faça o download de um modelo de política de não comparecimento gratuito

Quando você quiser usar este modelo de no call no show para sua empresa, você precisa incluir o nome da sua empresa, bem como o tipo de ação disciplinar que deseja aplicar quando ocorrer um no call no show.

Como faço para escrever uma carta de rescisão por no call no show?

Quando um funcionário tem uma série de não comparecimentos, a última ação disciplinar é a demissão.

Nesses casos, você deve enviar uma carta de rescisão ao funcionário, que é um documento formal escrito em tom profissional e respeitoso.

A carta de rescisão deve incluir os seguintes detalhes:

• Nome e cargo do funcionário,
• A(s) data(s) do trabalho perdido,
• Uma declaração de que o funcionário não ligou ou não compareceu ao trabalho sem aviso prévio,
• Um lembrete da política de não comparecimento da empresa e como as ações do funcionário a violaram,
• A data da rescisão e
• Sua assinatura e informações de contato.

É importante ter uma política clara e consistente de não comparecimento.

Para facilitar o processo de rescisão de um funcionário para você, criamos um modelo de carta de rescisão gratuito que você pode baixar.

Baixe o modelo de carta de rescisão

Como você pode ver na captura de tela acima, este modelo de carta de rescisão inclui todos os elementos necessários que mencionamos, e você só precisa incluir informações sobre sua empresa e o funcionário a quem está enviando.

Agora, em geral, você é obrigado a documentar todos os avisos antes da rescisão?

Bem, o FLSA exige apenas a documentação e o registro das horas trabalhadas pelos funcionários. Além disso, você não é legalmente obrigado a documentar advertências anteriores ou dar advertências por escrito a seus funcionários, mas é uma boa prática. Advertências por escrito e documentação de todas as advertências anteriores e ações disciplinares são importantes para você como empregador, porque reduzem a probabilidade de você ser acusado de demissão sem justa causa. Eles mostram que você deu uma chance ao seu funcionário para mudar seu comportamento.

Resumindo: introduza uma política de não comparecimento de chamadas

Embora os casos de não comparecimento não sejam incomuns em um local de trabalho, você deve ser capaz de reduzi-los e controlar a situação seguindo as dicas que listamos nesta postagem do blog, como:

• Tendo uma política de não comparecimento,
• Usando um aplicativo de entrada/saída,
• Ter um aplicativo confiável de bate-papo em equipe,
• Incentivar a comunicação aberta entre gerentes e funcionários, e
• Recompensar o bom comportamento e tomar medidas disciplinares por má conduta.

Com essas dicas, você estará preparado para qualquer situação inesperada de no call no show, enquanto o número de situações de no call no show será reduzido. A assiduidade e a produtividade dos funcionários também melhorarão, pois eles estarão focados apenas em suas próprias tarefas.

Além disso, com nosso modelo gratuito de apólice de não comparecimento, você tem tudo o que precisa para criar a apólice da sua própria empresa. Finalmente, esta política irá ajudá-lo a reduzir o não comparecimento de chamadas e evitar desculpas ridículas de “um cachorro comeu meu dever de casa”.

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