Escolhendo um sistema telefônico para vários locais de escritório em 2024

Tentar transferir uma chamada entre vários escritórios é um pesadelo. Você tem que treinar o chamador para permanecer em espera, desconectar manualmente, depois discar novamente para o outro escritório e rezar para que alguém atenda o telefone imediatamente. Uma vez conectado, você deverá apresentar o chamador novamente desde o início.

É ainda pior quando você precisa organizar uma reunião ou teleconferência para toda a empresa. Sem uma maneira fácil de discar, você depende do envio de várias linhas de conferência e códigos de acesso por e-mail para diferentes equipes e escritórios.

Se esse cenário de comunicação desarticulada parece familiar, você provavelmente está usando sistemas telefônicos desatualizados em vários locais e escritórios. Felizmente, existe uma maneira muito melhor, graças às comunicações unificadas (UC).

Vejamos como você pode atender a todas as suas necessidades de negócios por meio de uma plataforma de comunicação integrada baseada em nuvem para voz, vídeo, mensagens e compartilhamento de arquivos.

Por que você deseja um sistema telefônico unificado para vários locais

Ter uma solução verdadeiramente UC para uma empresa com vários locais oferece benefícios incríveis em comparação com as restrições das configurações de soluções telefônicas tradicionais e desconectadas. Aqui estão algumas vantagens principais:

Melhores experiências do cliente

Os sistemas telefônicos PBX locais tradicionais operam isoladamente de cada local, sem integração inerente entre eles. Ao fazer a transição para um sistema telefônico baseado em nuvem, você quebra essas barreiras e cria uma plataforma de colaboração única e contínua para toda a sua organização em todos os locais.

Aqui está um exemplo rápido: digamos que você administre uma rede de restaurantes popular em uma cidade grande. Os clientes costumam discar o número errado sugerido pelo Google para fazer reservas. Com um sistema telefônico unificado, sua equipe pode transferir a chamada para o local desejado sem forçá-los a desligar e discar um número de telefone novo e desconhecido.

Com um provedor de comunicação unificada como Nextiva, sua equipe pode colaborar por telefone, vídeo, mensagens e compartilhamento de arquivos em um único aplicativo. Isso permite comunicação e colaboração contínuas, independentemente da distância física ou localização.

Colaboração aprimorada

A maioria dos sistemas telefônicos com vários locais combina ferramentas essenciais de colaboração no local de trabalho, como videoconferência HD, chamadas de voz/VoIP, mensagens de equipe, compartilhamento de tela e backup/compartilhamento de arquivos em uma interface intuitiva. Essa convergência permite que equipes e funcionários distribuídos em todos os locais do seu escritório se conectem e colaborem sem esforço usando as ferramentas necessárias sob demanda.

Por exemplo, membros remotos da equipe podem fazer a transição de uma chamada de voz para uma videoconferência com compartilhamento de tela. Eles também podem compartilhar e colaborar em arquivos, documentos ou atualizações por meio de canais integrados de mensagens em equipe.

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Melhor experiência dos funcionários

Com uma solução de comunicação baseada na nuvem, sua equipe pode acessar todos os recursos de comunicação e colaboração a partir de qualquer dispositivo com conexão à Internet, incluindo smartphones e tablets, quando estiver trabalhando remotamente ou viajando.

Isso permite uma experiência de força de trabalho mais móvel e flexível do que os sistemas telefônicos tradicionais vinculados a escritórios físicos. Seus funcionários podem fazer e receber chamadas, participar de videoconferências, verificar o correio de voz e conversar com colegas, estejam eles no escritório, em casa ou em trânsito.

Gerenciamento simplificado para TI

Uma das maiores vantagens de uma solução de comunicação unificada são os recursos de administração centralizados que ela fornece à equipe de TI ou administradores por meio de um único portal de gerenciamento baseado na web.

Em vez de gerenciar sistemas PBX locais separados de forma independente em cada escritório, sua equipe de TI pode usar um sistema telefônico em nuvem para gerenciar centralmente todo o provisionamento de usuários, configurações, roteamento de chamadas , políticas de segurança, atualizações de sistema e solução de problemas a partir de um console unificado.

Escalabilidade para crescimento

Adicionar sites ao seu sistema telefônico existente para vários escritórios é simples e fácil à medida que sua empresa se expande e cresce em novos locais de construção ou mercados.

Sério, é fácil apontar e clicar. Você não precisa de um plano de migração de vários meses (ou de vários anos). Não há necessidade de instalações complexas no local ou reconfigurações de novos hardwares ou sistemas PBX.

Como o serviço UC reside na nuvem, seu administrador simplesmente precisa provisionar o novo local e os novos usuários usando o portal de gerenciamento centralizado. Isso permite dimensionar facilmente a funcionalidade e acomodar o crescimento dos negócios sem grandes interrupções do sistema ou recursos técnicos em comparação com configurações locais tradicionais.

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Custo-benefício

Com um PBX na nuvem , você elimina os principais custos iniciais de capital necessários para comprar, implantar e manter hardware e infraestrutura complexos de PBX no local em cada local de escritório que você opera.

Em vez disso, você paga uma taxa de assinatura mensal previsível por usuário pelos serviços UCaaS em todos os seus locais. Este modelo de preços proporciona melhor previsibilidade de custos e pode ser mais rentável a longo prazo do que os custos combinados de equipamento, manutenção e suporte no local.

O que procurar ao escolher uma solução de comunicações unificadas

Com o aumento da demanda por UC na nuvem, não faltam fornecedores de VoIP e UCaaS tentando atender às necessidades de empresas com vários locais como a sua.

Mas nem todas as soluções são criadas iguais, então aqui estão alguns fatores a serem observados:

1) Necessidades centralizadas

O recurso principal de que você precisa é um provedor de serviços de UC que possa unificar suas necessidades de comunicação e colaboração empresarial em uma solução única e totalmente integrada em todos os escritórios e locais. Isso deve incluir:

• Chamadas de VoIP/voz na nuvem : recursos fáceis de usar para chamadas de voz/vídeo e conferência para chamadas recebidas e suporte ao cliente
• Mensagens unificadas: recursos integrados de correio de voz, bate-papo, SMS, fax e até mesmo transcrição de correio de voz para e-mail
• Reuniões online : videoconferência em HD com compartilhamento de tela
• Ferramentas de colaboração : canais de compartilhamento de arquivos, backup e mensagens em equipe
• Aplicativos móveis : capacidade de acessar todas as ferramentas de qualquer dispositivo/local

Se sua empresa investe em aplicativos Microsoft 365 ou Office, é ideal encontrar uma solução de UC que ofereça integração profunda com o Microsoft Teams. Isso permite que você faça/receba chamadas, visualize mensagens de voz e compartilhe arquivos diretamente na interface do Teams que sua equipe já usa no dia a dia.

2) Integração e conveniência do usuário

Você desejará um sistema telefônico VoIP que seja rápido e fácil de implantar em toda a sua organização, sem grandes treinamentos de usuários ou obstáculos de gerenciamento de mudanças. As soluções de gerenciamento de chamadas baseadas em nuvem têm uma vantagem inerente sobre os sistemas locais rígidos em termos de instalação fácil de usar e interfaces intuitivas.

Os principais fornecedores de UC, como Nextiva, oferecem uma experiência de usuário moderna com um design de interface limpo e direto em seus aplicativos móveis e de desktop. Seus funcionários devem ser capazes de fazer chamadas intuitivamente, gerenciar reuniões, acessar correio de voz, bater papo e aproveitar outros recursos unificados do sistema sem necessidade de treinamento ou preparação extensiva.

Os recursos de chamada do sistema, em particular, deveriam ser de fácil utilização – por exemplo, deveria ser possível transferir chamadas entre locais e ramais com apenas alguns cliques.

3) Comunicação em vários locais

Facilitar a comunicação entre sites sem atrito é essencial. Procure uma plataforma de comunicação empresarial com recursos robustos de tratamento de chamadas, como:

• Transferências e encaminhamento de chamadas independentes de localização : com apenas alguns cliques, os funcionários podem transferir facilmente chamadas de voz entre diferentes escritórios, ramais e dispositivos móveis/usuários remotos.
• Recepcionistas virtuais : encaminhe os chamadores para a pessoa/departamento certo de forma eficiente usando uma recepcionista virtual avançada para fornecer aos chamadores um menu para entrar em contato com a equipe ou escritório certo.
• Diretório corporativo unificado : encontre e conecte-se rapidamente com colegas em qualquer local, simplesmente pesquisando no diretório centralizado por nome ou departamento.

Um sistema UC que fornece independência a diferentes locais torna a comunicação perfeita em sua organização com vários locais.

4) Administração centralizada

A administração e a supervisão centralizadas são recursos cruciais que simplificam enormemente as implantações de UC em vários locais e as tarefas de gerenciamento contínuo.

Com visibilidade da integridade do sistema e dos dados de desempenho em tempo real em todos os locais, sua equipe de TI pode solucionar problemas rapidamente, otimizar o roteamento de chamadas e garantir um tempo de atividade consistente para sua infraestrutura de comunicação. A análise unificada também fornece inteligência valiosa sobre volumes de chamadas, padrões de uso, comportamentos de colaboração em equipe e muito mais para impulsionar melhores estratégias de negócios.

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Unifique suas comunicações comerciais com Nextiva

Você ganha muito mais funcionalidade com um sistema telefônico baseado em nuvem projetado para vários locais e escritórios. Aqui estão várias maneiras de melhorar suas comunicações corporativas:

• Colaboração perfeita entre locais por meio de ferramentas integradas de voz, vídeo, mensagens e compartilhamento de arquivos
• Uma experiência aprimorada de serviço telefônico móvel para funcionários com acesso a comunicações de qualquer lugar
• Gerenciamento simplificado por meio de administração e provisionamento centralizados
• Recursos robustos de tratamento de chamadas multi-site e multi-linha, como transferências, atendentes e integração de diretório
• Escalabilidade sem atualizações complexas para adicionar facilmente novos locais à medida que você cresce,
• Economia com preços previsíveis de assinatura na nuvem por usuário

Ao avaliar soluções de comunicação empresarial , priorize aquelas que proporcionam uma experiência de usuário intuitiva, recursos centralizados e unificados, otimização de vários locais, segurança/confiabilidade robustas e um histórico comprovado de atendimento a empresas como a sua.

Nextiva surge como o provedor UCaaS completo preferido, feito sob medida para empresas com vários locais nos EUA. Sua plataforma de comunicação em nuvem integra chamadas VoIP, videoconferência, mensagens de equipe, aplicativos móveis e ferramentas de produtividade em uma solução fácil de usar.

Os principais recursos multi-site incluem transferências contínuas de chamadas entre locais, gerenciamento centralizado de todos os escritórios, integrações de CRM e preços por usuário que simplificam o dimensionamento. Com treinamento integrado, suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e tempo de atividade de nível empresarial, Nextiva oferece um sistema telefônico VoIP pronto para o futuro para pequenas, médias e grandes empresas com vários locais.

Assuma o controle de suas necessidades de comunicação hoje. Unifique toda a sua organização com Nextiva e desbloqueie colaboração aprimorada, mobilidade e economia de custos em todos os seus locais.