O Guia do Iniciante para Sistemas Telefônicos Multilinha e Principais Escolhas de Telefone

Se sua empresa está crescendo rapidamente, é provável que você tenha superado o sistema telefônico de sua empresa.
A incapacidade de lidar com muitas chamadas ao mesmo tempo custa suas vendas e prejudica a experiência do cliente. Um sistema telefônico multilinha oferece funções essenciais, como realizar chamadas e muito mais.
A melhor parte é que você não precisará de mais tomadas telefônicas ou alterações nos seus números de telefone. Existem algumas maneiras de configurar um sistema telefônico comercial para oferecer suporte a várias linhas.
Este guia irá ajudá-lo a encontrar o sistema telefônico multilinha certo que atenda às suas necessidades.

• O que é um sistema telefônico multilinha?
• Como funcionam os sistemas de telefonia multilinha?
• Tipos de telefones multilinha
• Como configurar um sistema telefônico multilinha
• Recursos avançados do sistema telefônico
• Benefícios de um sistema telefônico multilinha

O que é um sistema telefônico multilinha?

Um sistema telefônico multilinha permite que você lide com duas ou mais chamadas simultaneamente. Ele permite que os funcionários coloquem chamadas em espera, disquem números internos ou externos e retornem à linha.
Os telefones com várias linhas diferem dos telefones com uma única linha que só podem manter uma chamada telefônica por vez. Da mesma forma, eles têm um número de telefone atribuído a eles. Quando a linha estiver em uso, os chamadores serão direcionados para um correio de voz ou um sinal de ocupado.

Quando você contrata novos funcionários e amplia sua base de clientes, a abordagem de linha única atrapalha seu crescimento.
As empresas podem configurar um sistema telefônico multilinha de duas maneiras principais:

• Sistema telefônico multilinha local – Esse sistema telefônico local antigo requer equipamento de telecomunicações. Os exemplos incluem um PBX (Private Branch Exchange) ou Key System Unit (KSU). Ambos precisam de muitas habilidades técnicas para gerenciar.
• Sistema telefônico multilinha baseado em nuvem – Este moderno sistema telefônico existe na nuvem para fornecer linhas telefônicas ilimitadas para uso dos telefones. Os sistemas de telefonia em nuvem não precisam que os usuários estejam no local para alcançar um tom de discagem. Exemplos disso incluem serviços de telefonia VoIP mais recentes e alguns PBXs IP.

Os proprietários de empresas raramente tocavam nos sistemas telefônicos tradicionais depois de instalá-los. Na maioria das vezes, um único dispositivo com várias linhas e números de telefone atendeu às necessidades de negócios.
Ao mesmo tempo, os sistemas PBX eram acessíveis para configurar e manter. À medida que a tecnologia evoluiu, técnicos qualificados tornaram-se escassos. Hardware e talento tornam isso muito caro para manter. Além disso, eles não têm a funcionalidade vital para trabalhar remotamente.
O sistema telefônico multilinha baseado em nuvem aproveita a tecnologia Voice over Internet Protocol ( VoIP ). Este sistema telefônico mais recente funciona usando uma conexão com a Internet em vez de linhas separadas. Esses sistemas telefônicos são mais capazes e econômicos para empresas de todos os tamanhos.

Como funciona um sistema telefônico multilinha?

Um sistema telefônico multilinha cria uma rede telefônica interna com ramais separados. Essa funcionalidade permite que as operadoras retenham chamadas recebidas e vejam a presença em tempo real de outros ramais.
Tradicional e baseado em nuvem são dois tipos de sistemas telefônicos que suportam várias linhas telefônicas. Você deve conhecer as diferenças entre cada tipo de sistema telefônico.

Sistemas tradicionais de telefonia multilinha

Os sistemas de telefonia analógica multilinha vêm em dois tipos.
A primeira é onde um único telefone fixo fornece funcionalidade de duas linhas usando fios existentes. Você os conectaria em tomadas telefônicas usando fios amarelos e pretos. Você precisará pagar por uma linha extra da companhia telefônica para usá-la. Os monofones analógicos podem alternar linhas e colocar chamadas em espera usando o botão de flash.
O segundo tipo é um Private Branch Exchange — ou PBX para abreviar. Aceita várias linhas telefônicas por meio de linhas fixas básicas ou troncos. Eles fornecem recursos de telefone, como correio de voz, encaminhamento de chamadas e viva-voz. Se você tiver que discar 9 para alcançar uma linha externa, você tem um PBX.
Os chamadores receberão um sinal de ocupado quando suas linhas de entrada estiverem em uso. Essa limitação é uma preocupação notável para um negócio que precisa crescer.
Os sistemas telefônicos tradicionais precisam de telefones de mesa que aceitem várias linhas. Esses telefones oferecem recursos como fones de ouvido ou telefone sem fio (DECT). No entanto, sua popularidade continua a declinar em favor de sua alternativa: VoIP.
Os sistemas telefônicos multilinha executados na nuvem oferecem o melhor dos sistemas VoIP e PBX. Vamos olhar sob o capô para ver como eles funcionam.

Sistemas de telefonia multilinha baseados em nuvem

O sucessor do sistema de telefonia tradicional é o sistema de telefonia em nuvem. Eles oferecem recursos de várias linhas com escalabilidade ilimitada. Além disso, eles oferecem muitos recursos empresariais sob demanda incluídos.

Como isso é possível?
Este tipo de sistema telefônico multilinha usa Voice over Internet Protocol. Ignore a companhia telefônica local inteiramente com VoIP. Como um provedor de VoIP empresarial confiável , a Nextiva fornece um sistema telefônico completo na nuvem com um tempo de atividade impressionante.
Um sistema de telefonia em nuvem converte chamadas em pacotes de dados. Ele os transmite para um data center próximo. Em questão de milissegundos, o telefone IP converte o áudio no som que você pode ouvir. O provedor de VoIP oferece um PBX virtual dedicado a seus usuários de classe empresarial.
“Virtual” é uma distinção importante quando se trata de sistemas de telefonia multilinha.
As extensões de telefone não são linhas telefônicas físicas. Também não há tomadas de telefone. São representações lógicas de um PBX em nuvem para enfileirar chamadas ou fornecer estacionamento de chamadas. Você pode enfileirar até 525 chamadas por linha. Isso é um monte de chamadas!
Contanto que você tenha uma conexão de internet confiável, você pode ter quantas linhas quiser.

Tipos de telefones multilinha (e casos de uso)

Escolher os telefones para sua empresa não precisa ser um jogo de azar. Existem alguns tipos de telefones que podem ser usados ​​com seu sistema telefônico multilinha. Ter mais linhas nem sempre significa melhor.
Dividimos os telefones com base no número de linhas junto com exemplos.

telefones de 2 linhas

Um sistema telefônico de duas linhas é ideal para pequenas empresas que têm um volume de chamadas previsível.
Exemplos de casos de uso de empresas que podem usar duas linhas incluem:

• Solopreneurs com uma linha para vendas e uma segunda para atendimento.
• Pequenos escritórios com dois funcionários, para que cada um tenha uma linha.
• Pequenos varejistas para receber chamadas e uma linha para gerenciamento.

Você pode encontrar telefones de mesa VoIP de duas linhas por aproximadamente US$ 80. O Poly VVX 150 é uma ótima opção para quem tem orçamento limitado.

telefones de 4 linhas

Se você achar que os funcionários precisam colocar chamadas em espera, transferência a quente, um telefone de quatro linhas é uma ótima opção.
Confira estes exemplos de um telefone de quatro linhas em uso:

• Pequenas agências com representantes de vendas e gerentes de contas para atender as chamadas recebidas dos clientes.
• Equipes de atendimento ao cliente com representantes de suporte ligam de volta para clientes, fornecedores e funcionários.
• Recepcionistas com necessidade de atender e transferir várias chamadas recebidas.

Os preços dos telefones de quatro linhas começam em cerca de US$ 160 por aparelho. O Poly VVX 250 ou o Cisco IP Phone 6851 são ótimas opções para um telefone VoIP de serviço pesado.

Telefones de 6 a 12 linhas

O próximo nível de telefones multilinha oferece melhor desempenho do que telefones VoIP menores. Eles têm chipsets mais rápidos, mais memória e ainda mais personalização do que os telefones padrão. Nesse nível, eles oferecem recursos avançados, como presença na linha e teclas programáveis.
Estas serão a melhor opção para essas necessidades de negócios:

• Assistentes executivos que fazem a triagem e precisam saber o status da linha de seu executivo.
• Supervisores de equipe que precisam monitorar várias chamadas de uma só vez.
• Executivos de contas seniores que precisam verificar estoque e preços com a gerência.

Telefones de mesa acima de cinco linhas geralmente custam acima de US$ 250. O econômico telefone VoIP Nextiva X-885 suporta 12 linhas por apenas US$ 190.
Para a máxima flexibilidade, experimente o telefone VoIP Nextiva X-835. Aqui está uma análise do entusiasta do sistema telefônico empresarial Prince Rich:

Vídeo: Análise do dispositivo Nextiva X-835 por Rich Technology Group

Número flexível de linhas telefônicas

O desafio de escolher um telefone com um número predefinido de linhas telefônicas disponíveis? Você precisa entender suas necessidades de comunicação de negócios e antecipar suas necessidades futuras.
Não importa o número de linhas que sua empresa usa, é sempre melhor ter telefones que possam lidar com mais. É importante ressaltar que esses telefones precisam apenas de um fio, o que facilita a instalação.
E se você precisar de quatro linhas telefônicas na maior parte do ano, mas até dez durante as estações mais movimentadas?
Com os sistemas telefônicos tradicionais, você não consegue dimensionar seu volume de chamadas rapidamente. E se você estiver contratando agressivamente, terá que adicionar mais linhas e comprar novos aparelhos.
É aí que entra o VoIP hospedado . Quando suas necessidades mudam, você pode adicionar mais linhas telefônicas quando precisar delas diretamente no painel de administração.
Em vez de comprar novos aparelhos, eles podem usar um aplicativo de telefone comercial em seu smartphone. Bum, feito!

Como configurar um sistema telefônico multilinha

Se você seguir a rota tradicional do sistema telefônico, precisará da companhia telefônica para instalar todas as linhas. Você também precisará reservar um orçamento robusto para um PBX local e um técnico para configurar tudo. Você precisará configurar telefones de mesa para interagir com seu PBX.
Um sistema telefônico multilinha baseado em nuvem é uma alternativa mais simples. Tudo que você precisa é de uma conexão com a internet, e leva apenas cerca de 20 minutos.

Aqui estão as quatro etapas para configurar seu sistema telefônico virtual com várias linhas:

1. Escolha um serviço de telefone comercial. Selecione um plano com base nas necessidades do seu negócio. A Nextiva tem uma variedade de planos de telefone repletos de recursos poderosos. Você também pode experimentá-lo gratuitamente.
2. Atribuir extensões de telefone. No seu portal de administração, você pode começar a adicionar extensões internas de cada um dos membros da sua equipe. Isso facilita a discagem interna e as transferências de chamadas.
3. Grave suas saudações de telefone. Carregue sua saudação personalizada ou grave uma do seu telefone (ou computador). Deixe uma primeira impressão duradoura quando as pessoas ligarem para sua empresa.
4. Comece a fazer e atender chamadas: Se você ainda não tem um telefone VoIP, não precisa esperar que ele chegue. Comece com seu smartphone iOS ou Android graças a um aplicativo de softphone .

Você terá um sistema telefônico multilinha em menos de uma hora. Os telefones VoIP da Nextiva vêm equipados com todas as suas configurações, então você precisa conectá-los.

Recursos avançados em um sistema telefônico multilinha

O que você pode fazer com um sistema telefônico multilinha? Eles oferecem muito mais do que vários ramais telefônicos. Alguns recursos variam entre PBXs locais e sistemas de telefonia em nuvem.
Vamos mergulhar nos principais recursos de VoIP que você deseja ter em seu sistema telefônico multilinha.

1) Atendente automático

Um atendedor automático direciona as chamadas recebidas para a pessoa ou equipe certa com base na entrada do teclado do chamador.
O uso de um atendimento automático melhora a experiência do cliente, reduzindo o tempo de espera. Você também transmitirá uma imagem de uma empresa profissional, independentemente do tamanho da sua empresa.
Economize tempo graças a esses scripts de atendimento automático prontos.

2) Chamada em espera e estacionamento de chamadas

A espera de chamada permite pausar uma chamada para que você possa falar com um colega ou atender outra chamada. O estacionamento de chamadas é semelhante, mas com o benefício extra de permitir que outras pessoas recuperem a chamada que você colocou em espera.
A retenção e o estacionamento de chamadas oferecem a você o benefício de resolver todas as chamadas de clientes. Além disso, a música em espera envolve os chamadores e anuncia mensagens personalizadas, como opções de pagamento.

3) Análise de chamadas

Medir os volumes de chamadas e associá-los à atividade de negócios ajuda a dimensionar sua organização. O serviço de telefone pela Internet de nível empresarial da Nextiva exibe dados de chamadas em tempo real e análises de negócios.
De relance, os supervisores podem visualizar relatórios e criar painéis personalizados para que a liderança e a equipe tenham o melhor desempenho.

4) Encaminhamento de chamadas

O recurso de encaminhamento de chamadas permite transferir chamadas para qualquer número de telefone ou dispositivo. Dependendo do seu provedor, você também pode encaminhar chamadas para o correio de voz, telefone de mesa ou celular.
O encaminhamento de chamadas ajuda você a permanecer operacional, inclusive quando estiver fora do escritório. Você pode eliminar chamadas perdidas e oportunidades de negócios perdidas.

5) Roteamento de chamadas

O roteamento de chamadas é um recurso VoIP que direciona as chamadas de entrada para qualquer pessoa com base em qualquer critério que você definir. Essa lógica inclui as seleções de hora, ID do chamador e atendedor automático.
Você pode encaminhar suas chamadas para sua equipe usando qualquer uma destas políticas:

• Round-robin: as chamadas são distribuídas de forma igual em toda a equipe
• Regular: as chamadas são atendidas em ordem cronológica
• Uniforme: as chamadas vão para o agente que está há mais tempo disponível
• Simultâneo: todos os telefones tocam e o agente que atender primeiro atende a chamada
• Ponderado: você define uma proporção de chamadas a serem roteadas para cada agente

6) Correio de voz empresarial

Se você não atender sua chamada no horário, permita que seus chamadores deixem uma mensagem de voz. Isso significa que você não perderá um lead em potencial ou a chance de encantar um cliente. Caso contrário, eles podem recorrer ao seu concorrente.
O correio de voz comercial também pode enviar transcrições de correio de voz para seu e-mail ou mensagem de texto. Mantenha-se atualizado sobre seus correios de voz para que você possa acompanhar em tempo hábil.

7) Tela pop

A tela pop mostra informações em tempo real sobre os chamadores no momento em que o telefone toca. O Call Pop da Nextiva mostra dados como o sentimento do cliente e interações anteriores. Isso se integra ao seu CRM e leva a experiência do cliente para o próximo nível.

8) Números gratuitos

Números comerciais gratuitos ajudam você a ganhar uma presença nacional. Os números de ligação gratuita apresentam um código de área 800/888/866 que não cobra ligações de telefones fixos.
Estabeleça confiança com seu público e acompanhe as chamadas recebidas em campanhas de marketing. Você também pode obter um número gratuito como 1-800-CONTACTS e construir uma marca ainda mais forte.

9) Audioconferência

Use uma chamada em conferência para organizar reuniões usando seu telefone ou uma conexão com a Internet. As chamadas em conferência são essenciais para qualquer sistema telefônico moderno, mas geralmente são um complemento para configurações de telefones fixos.
A chamada de conferência reúne os participantes sem um PBX caro ou um serviço de terceiros. Você pode desfrutar de reuniões produtivas com colegas, parceiros ou clientes. Uma solução VoIP baseada em nuvem significa que os participantes também desfrutam de qualidade de chamada HD.

10) Gravação de chamadas

Gravar chamadas telefônicas aumenta a responsabilidade e as oportunidades de treinamento com sua equipe. Ele revela insights poderosos sobre seus clientes em potencial e a experiência do cliente.
Adaptado de call centers de alto volume, a gravação de chamadas VoIP não precisa de cassetes ou equipamentos. Personalize este recurso para gravar todas as chamadas, selecionar usuários ou sob demanda.

Benefícios de um sistema telefônico multilinha

Você ainda precisa ser convencido sobre as vantagens de um sistema telefônico multilinha? Aqui estão algumas vantagens a serem consideradas.

Custos mais baixos

Descer a rota do sistema de telefonia na nuvem é a melhor maneira de fornecer várias linhas telefônicas para sua equipe.
Um sistema de telefone fixo baseado no Plain Old Telephone System (POTS) custa, em média, US$ 50 por linha. Esse plano de chamadas geralmente é apenas para chamadas locais. Ele também não possui nenhum dos recursos de telefone comercial que as empresas usam hoje.
Não é segredo que as empresas mudaram de empresas como AT&T, Verizon, CenturyLink e Frontier para a nuvem. Eles estão economizando até 65% em seus custos de comunicação.
Os sistemas de telefonia VoIP custam menos de US$ 20 por linha por mês. Você também não pagará pela instalação, servidor PBX ou cobrança de pedágio, graças às chamadas ilimitadas .

Confiabilidade

Seu sistema telefônico precisa ser confiável e seguro. Os sistemas telefônicos locais deixam você vulnerável a quedas de energia ou de rede.
Os sistemas de telefonia VoIP contam com vários data centers para redundância. Sua empresa funciona ininterruptamente, não importa o que aconteça com a infraestrutura telefônica.
Além disso, os principais provedores de serviços aderem aos padrões, incluindo PCI, SOC 2 e HIPAA . Concentre-se em seus clientes em vez de se preocupar com auditorias de segurança. Viva!

Flexibilidade

Suponha que você esteja contratando remotamente, abrindo novos escritórios ou mudando para uma força de trabalho híbrida. Nesse caso, você precisa de um sistema telefônico que permita que os funcionários trabalhem de qualquer lugar.
Um sistema de telefone multilinha tradicional os limita ao escritório. Isso torna a comunicação um desafio quando eles estão trabalhando remotamente .
Um sistema telefônico baseado em nuvem oferece a flexibilidade de equipar sua equipe com as ferramentas necessárias. Eles podem trabalhar com a conveniência de seu telefone celular e uma conexão com a internet.

Escalabilidade

Se sua empresa está crescendo e você não quer que a tecnologia atrapalhe, um sistema VoIP em nuvem é sua melhor aposta. Ele permite que você adicione linhas telefônicas com facilidade. Até mesmo adicionar mais locais ao mesmo sistema telefônico pode ser feito sem qualquer habilidade técnica.
Quando você tem um pico na demanda ou aumenta o número de funcionários, seu serviço telefônico não o impede. Procure a fila de chamadas para outra maneira de dimensionar sua equipe de atendimento ao cliente.
Provedores de telefonia em nuvem como o Nextiva possuem um tempo de atividade e disponibilidade impressionantes de 99,999%.

Conveniência

Um sistema telefônico multilinha simplifica a vida para você e seus funcionários. Eles se tornam mais produtivos e podem impulsionar a empresa.
Graças a recursos como atendentes automáticos e números gratuitos, você ganhará confiança entre seus clientes. Se você precisar configurar um call center de entrada , poderá fazer isso em menos de um dia.
Já se foram os dias em que a sua companhia telefônica o deixava encalhado. Se você precisar de uma mão amiga, entre em contato conosco 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Experimente o melhor sistema de telefonia empresarial

Ao escolher um sistema telefônico comercial, pense em suas necessidades hoje e daqui a alguns anos. Qual é a maneira ideal de interagir com os clientes? Sua plataforma de comunicação pode fazer ou quebrar seu sucesso.
Um sistema telefônico multilinha local pode limitar seu potencial. Ele o impede, aumentando os custos e negando à sua equipe a funcionalidade avançada de que ela precisa.
Os sistemas telefônicos baseados em nuvem são o padrão-ouro para startups, empresas de médio porte e empresas. A US News nomeou a Nextiva como o melhor serviço de telefonia empresarial em todo o país em 2020 e 2021.
A Nextiva fornece um sistema telefônico multilinha completo por menos da metade do custo dos telefones fixos. Obtenha tudo a partir de $ 18,95/mês e você não vai olhar para trás.