Como minimizar os atrasos nas operações em uma franquia de serviços domésticos

Este artigo sobre as operações diárias para proprietários individuais de franquias de serviços domésticos foi escrito pelo consultor Joe Peters, de Baltimore.

Os atrasos são um incômodo para sua franquia de serviços domésticos, pois interrompem seus processos de negócios e podem afetar negativamente sua lucratividade.

É crucial fazer o trabalho no prazo, conforme acordado com seus clientes. Se você falhar nisso, corre o risco de perder clientes e ganhar uma má reputação, o que pode afetar negativamente todo o seu negócio a longo prazo.

Trazemos-lhe cinco dicas fáceis de seguir que o ajudarão a trabalhar na redução de atrasos e na otimização do seu negócio.

Torne o horário de trabalho acessível

Evite falhas de comunicação e atrasos, disponibilizando o cronograma geral de trabalho para toda a sua equipe. Sua equipe pode manter sua carga de trabalho semanal em mente enquanto planeja suas tarefas .

Se você tem uma ferramenta de software de gerenciamento de franquias na qual qualquer pessoa da equipe pode simplesmente fazer login, você está permitindo que eles tenham uma visão geral completa do que está por vir.

Eles podem fazer check-in diariamente para ver o que precisam fazer naquele dia e se certificar de que estão no caminho certo. Esse tipo de sistema praticamente elimina o reagendamento . Se uma equipe não puder cumprir um compromisso, é mais provável que perceba a tempo quando tiver uma visão clara de suas tarefas semanais ou mensais.

Como resultado, você vai ouvir sobre isso mais cedo. Portanto, você poderá planejar e encontrar um substituto sem perder negócios ou reprogramar. Essa opção não apenas promove a responsabilidade, pois cada funcionário é responsável pelo gerenciamento de seu tempo e compromissos, mas também leva a funcionários satisfeitos – incríveis 75% dos funcionários ficam mais felizes quando sentem que têm a propriedade de criar seu próprio horário.

Invista em um sistema de agendamento baseado em nuvem se quiser ter um software acessível, fácil de usar e que traga todos os benefícios mencionados acima. Os membros da sua equipe simplesmente terão que fazer login para ter acesso às suas agendas, o que fará com que eles se sintam mais conectados e no controle de seus trabalhos.

Conheça seus limites

Estar ciente do que você pode realizar de forma realista o ajudará a aceitar trabalhos que você pode concluir dentro do cronograma. Assumir trabalhos para os quais você não tem pessoas ou habilidades causará atrasos . As empresas geralmente se excedem porque não querem recusar um cliente.

Embora essa atitude seja compreensível, ela pode levar a mais problemas do que apenas perda de receita. Ao fazer um negócio, você oferece ao cliente certas condições que promete cumprir. No entanto, se você não tiver pessoas, conhecimento ou experiência suficientes para terminar o trabalho, sofrerá contratempos e terminará atrasado. Como resultado, suas críticas ruins podem custar a você clientes em potencial.

Tenha em mente que conhecer seus limites leva a uma melhor satisfação do cliente . Quando você estiver ciente de suas habilidades, bem como de suas limitações, você só assumirá os trabalhos que tiver certeza de que sua equipe pode fazer prontamente e corretamente. Caso contrário, você deixará seus clientes na mão por não cumprir o padrão – e ganhará críticas ruins por causa do desempenho ruim. Familiarize -se com os pontos fortes e fracos de sua equipe e sua agenda, o que o ajudará a entender quanto trabalho eles podem realizar em um dia ou semana. Compreender as capacidades de sua equipe pode ajudá-lo a decidir quais trabalhos aceitar e recusar, evitando atrasos e melhorando seu fluxo de trabalho geral.

Melhorar a comunicação

Uma boa comunicação não só com a equipe, mas com o cliente ajuda a acabar com os atrasos.

Manter contato com sua equipe aumenta a produtividade e ajuda a realizar o trabalho, beneficiando tanto a empresa quanto o cliente.

Os membros de sua equipe trabalham em campo e têm experiência em primeira mão com a tarefa e quaisquer problemas que possam surgir. Peça o feedback deles para entender como você pode ajudá-los, seja na forma de treinamento, suporte adicional, garantindo mais tempo para tarefas específicas ou contratando mais pessoas.

Eles também poderão notificá-lo se estiverem esperando um atraso. Entender as necessidades e condições do seu cliente permite que você não perca tempo com aspectos inconsequentes da tarefa , agilizando o processo. Quando você sabe o que o cliente quer, você pode entregá-lo.

Às vezes, os clientes não estão satisfeitos com um aspecto específico do trabalho e querem que você refaça algumas coisas ou comece de novo. Para garantir que você esteja na mesma página, mantenha contato com o cliente durante todo o processo e peça feedback com frequência. Quando sua equipe informar sobre um problema ou atraso, informe o cliente para mantê-lo informado.

Para melhorar a comunicação, faça check-ins com sua equipe, especialmente após os trabalhos concluídos, para saber a opinião deles sobre todo o processo.

Mantenha contato com seus clientes por e-mail e mídias sociais , onde você pode transmitir seu ponto de vista e receber feedback sobre seu trabalho. Promover a comunicação e o feedback pode ajudá-lo a identificar e resolver problemas no local de trabalho e manter todos informados.

Treine seus funcionários

O treinamento de qualidade equipa sua equipe com as habilidades e conhecimentos necessários para acompanhar os prazos. Quando uma equipe recebe treinamento adequado, ela pode se organizar melhor porque entende quanto tempo levará para terminar o trabalho. Esse conhecimento permitirá que eles iniciem cada tarefa exatamente quando devem e deixe espaço suficiente para possíveis erros ou contratempos, eliminando assim atrasos reais. Além disso, uma equipe que confia em seu conhecimento de seu trabalho também é melhor nisso .

Quando você dedica um tempo para treinar os funcionários e explicar cada aspecto do trabalho em detalhes, é mais provável que eles sejam bons nisso, o que aumenta a produtividade . O treinamento pode levar algum tempo, mas valerá a pena. Os trabalhadores estarão confiantes e autônomos na execução de suas tarefas, o que leva a um melhor desempenho .

• Dê aos seus funcionários a chance de ter experiência prática durante o treinamento, pois isso permitirá que eles retenham melhor as informações
• Você pode juntar novos contratados com funcionários experientes para que eles tenham a chance de aprender com os melhores.
• Garanta que sua equipe tenha acesso a materiais de treinamento, apresentações e instruções para ajudá-los no local

Os funcionários podem perder muito tempo recuperando esses dados, e é por isso que você deve encontrar uma maneira de garantir que eles tenham todas as informações prontamente disponíveis em uma base de conhecimento unificada.

Invista tempo e energia em treinamento, pois funcionários qualificados diminuem o risco de atrasos e erros.

Certifique-se de que suas equipes tenham o inventário certo

Saber qual equipamento você tem e onde ele está garante que você faça o trabalho no prazo. Ter o equipamento certo é vital para cumprir os prazos . É provável que existam certas ferramentas ou equipamentos que sua equipe considera indispensáveis ​​no campo. Na verdade, você os treinou para usar essas ferramentas em suas operações diárias.

Quando uma ferramenta é extraviada, o funcionário precisa parar de trabalhar e encontrá-la antes que possa continuar, o que resulta em atrasos. Você deve fornecer as ferramentas corretas para sua equipe para que eles possam terminar seu trabalho. Se todos da equipe tiverem todas as ferramentas necessárias para desempenhar suas funções, devem mantê-las organizadas e em local seguro.

Quando o trabalho é organizado de forma eficaz, os funcionários podem perceber quando algo está faltando ou danificado, o que significa que eles podem informá-lo prontamente e solicitar uma substituição.

Infelizmente, 43% das pequenas empresas não rastreiam seu inventário corretamente ou usam métodos ineficientes. Não faça parte dessa estatística. Quando sua empresa cresce e você começa a ter muitas ferramentas para contar, quanto mais rastrear com eficiência, considere o uso de sistemas de rastreamento que permitem marcar cada equipamento e rastreá-lo usando GPS.

Acompanhe seu equipamento para garantir que seus funcionários tenham tudo o que precisam para funcionar conforme o esperado.

Takeaways para proprietários de uma franquia de serviços domésticos

Como foi observado, os atrasos podem custar receita e clientes, por isso é crucial eliminá-los sempre que possível. Comece a fazer isso compartilhando o horário de trabalho com todos os funcionários, permitindo que eles acompanhem suas tarefas. Da mesma forma, trabalhe para reconhecer quando recusar uma oferta, especialmente quando você não está 100% qualificado para fazer o trabalho ou está com falta de pessoal.

Se você treinar bem seus funcionários e permitir que eles dêem feedback, isso o ajudará a melhorar e a lidar com os erros de maneira eficaz. Além de tudo isso, certifique-se de que sua equipe tenha todo o equipamento necessário para realizar seu trabalho.

Ao executar todas essas etapas, você experimentará pouco ou nenhum atraso, resultando em clientes e funcionários satisfeitos.

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