O que é o Microsoft Teams? Como usar, preços e mais

Muitas equipes estão trabalhando remotamente devido ao COVID-19; as equipes estão sendo forçadas a usar ferramentas virtuais para comunicação, como o Microsoft Teams, para colaborar efetivamente!

Embora o Microsoft Teams seja uma ferramenta eficaz, também é difícil navegar!

Neste artigo, exploraremos como você pode usar os principais recursos e funções do Microsoft Teams para usar o programa como profissional. Começaremos aprendendo os fundamentos do uso do Microsoft Teams.

O que é o Microsoft Teams?

O Microsoft Teams é um serviço de colaboração em equipe baseado em nuvem que faz parte do Microsoft 365. Os principais recursos do Microsoft Teams incluem mensagens comerciais e chamadas de vídeo, além de chamadas junto com o compartilhamento de arquivos. Como resultado, empresas de todos os tamanhos podem usar o Teams.

As equipes são a principal oferta de comunicação unificada (UC) baseada em nuvem da Microsoft. Ele concorre com produtos semelhantes, incluindo Slack, Cisco Webex e Google Workspace. Como um aplicativo de comunicação para negócios, o Teams permite que funcionários locais e remotos trabalhem juntos em conteúdo quase em tempo real e quase em tempo real em vários dispositivos, como laptops e dispositivos móveis. Além disso, o Microsoft Teams se integra a outros aplicativos de negócios da Microsoft, como Exchange, PowerPoint e SharePoint.

O Microsoft Teams é especialmente útil para colaboração remota, pois mantém as equipes que são trabalhadores dispersos em contato e se comunicando. A epidemia de COVID-19 obrigou as empresas em todo o mundo a adotar amplamente o Microsoft Teams – e outros softwares de colaboração como plataforma de comunicação para facilitar o trabalho remoto.

O Microsoft Teams geralmente é implantado em todas as organizações, não apenas em departamentos corporativos específicos. Em alguns casos, o Teams pode substituir o email na comunicação interna da empresa entre os funcionários.

Os recursos do Microsoft Teams o diferenciam de outros softwares de colaboração.

Canais e Equipes. As equipes são compostas por canais. Os canais são fóruns de discussão para colegas de equipe.

Conversas entre equipes e canais. Os membros da equipe podem participar e visualizar várias conversas no canal Geral. Eles também podem utilizar o recurso @ para conectar outras pessoas a conversas em diferentes canais, como o Slack.

Função de bate-papo. A função básica de bate-papo é normalmente encontrada na maioria dos aplicativos de colaboração e pode ser usada entre grupos, equipes e até indivíduos.

Armazenamento de documentos no SharePoint. Cada equipe que utiliza o Microsoft Teams terá um site no SharePoint Online que inclui a pasta padrão para bibliotecas de documentos. Os arquivos compartilhados em todas as conversas serão salvos automaticamente na pasta. As opções de segurança e permissões podem ser personalizadas para atender a dados confidenciais.

Videochamadas online e compartilhamento de tela. Desfrute de videochamadas suaves e rápidas com funcionários que trabalham em sua empresa ou clientes fora de sua empresa. Os recursos de videochamada são ótimos para incluir na plataforma para colaboração. Você também pode se beneficiar do compartilhamento de área de trabalho fácil e rápido para suporte técnico e colaboração multiusuário em tempo real.

Reuniões on-line. Esse recurso pode melhorar sua comunicação em reuniões corporativas e até mesmo treinar por meio de reuniões online, que podem acomodar até 10.000 participantes. As reuniões online podem acomodar qualquer pessoa que esteja fora ou dentro de uma empresa. O recurso também vem com um auxílio para software de agendamento e anotações, bem como upload de arquivos e mensagens de bate-papo durante a reunião.

Audioconferência. Esse é um recurso que você não encontra na maioria das plataformas de colaboração. Com uma conferência de áudio, é possível participar da conferência online por telefone. Com um número de acesso que abrange milhares de locais, os usuários que viajam podem participar sem acesso à internet. É importante observar que isso exigirá licenciamento adicional.

Preços e planos das equipes da Microsoft

Vamos começar com o básico. O MS Teams é um programa que difere em preço com base no uso. O custo do MS Teams também pode mudar de ano para ano e é atualizado regularmente. O custo do MS Teams está incluído no preço do Office 365 em níveis superiores. Portanto, você pode baixar o MS Teams gratuitamente, mas se decidir comprá-lo, normalmente comprará a opção do Microsoft 365 Business Basic ou do Microsoft 365 Business Basic. Há uma variedade de níveis de preços.

• Livre. Na versão gratuita, os Encontros podem ser agendados com até 100 pessoas; no entanto, você não pode acessar as gravações da reunião. Há muitos recursos para colaboração e bate-papo, mas não há aplicativos de produtividade, serviços, segurança ou opções de conformidade. Esta é uma excelente opção quando são necessários recursos básicos de colaboração e comunicação. As empresas menores normalmente exigem apenas a edição básica do MS Teams, mas há tantos benefícios significativamente aprimorados do Office 365 que comprá-lo pode ser mais benéfico.
• Microsoft 365 Business Basic: US$ 5,00 por usuário por mês . Você pode ter reuniões que podem ter até 300 pessoas. O serviço vem com recursos de bate-papo e colaboração; no entanto, não há serviços, aplicativos de produtividade, opções de segurança e conformidade ou ferramentas de administração. Portanto, não há recursos avançados além dos demais recursos do pacote Office 365.
• Microsoft 365 Business Standard: nisso, você pode aproveitar os aplicativos e serviços de produtividade. Isso inclui hospedagem de email do Exchange e armazenamento pessoal para arquivos, versões para desktop e Microsoft Bookings. Vai custar-lhe 12,5 $ por mês.
• Office 360 ​​E3: Você pode ter reuniões com até 10.000 pessoas e ter até 500.000 usuários. Os recursos de segurança, conformidade, suporte e administração estão acessíveis. A maioria das empresas não exigirá esse nível de suporte e funcionalidade, mas as empresas maiores geralmente o fazem. Vai custar-lhe 20 $ por mês.

• Licenças complementares: existem várias outras licenças para usar recursos específicos do Microsoft Teams e fornecer mais flexibilidade. Audioconferência, números gratuitos, salas de chamadas e planos de comunicação avançada estão disponíveis para empresas de qualquer tamanho. Clique aqui para ver a lista completa e outras.

Como usar o Microsoft Teams

A conclusão é que, no final das contas, o Microsoft Teams tem tudo a ver com colaboração.

Os cenários em que você provavelmente ganhará usando o Teams é a colaboração em um departamento, grupo ou projeto ou com pessoas que não fazem parte da sua empresa. Quais são as melhores maneiras de organizar o Teams para lidar com esses cenários?

Microsoft Teams usado por departamentos

Cada departamento da empresa (por exemplo, marketing e RH) pode ter seu próprio grupo atribuído no Teams.

Você também pode criar canais para cada tópico de colaboração.

Exemplos: Modelos e procedimentos . Os membros da equipe colaboram e compartilham seus conhecimentos em documentos – tudo neste canal.

A maior parte de nossa colaboração é feita por meio de canais para membros da equipe.

Microsoft Teams para gerenciamento de projetos

Você pode formar uma nova equipe para cada um de seus clientes, e cada tarefa ou projeto em que você trabalha atribuído a um cliente recebe um canal individual.

Os canais são o local onde o trabalho é concluído e podem ser um método fantástico para facilitar conversas sobre projetos e fluxos de trabalho específicos. É possível criar até 200 canais públicos e 30 canais privados ao longo da existência de uma equipe. O número de canais inclui canais que você cria e exclui.

Para determinar se o canal é público ou privado, considere a sensibilidade do assunto em torno de onde o canal está organizado.

Por exemplo, você pode querer que o canal Brainstorming permaneça aberto para garantir que todos na equipe possam contribuir sempre que estiverem pensando em algo ou uma ideia. Ao mesmo tempo, você pode querer restringir o acesso ao seu canal de Orçamento para selecionar apenas os membros da equipe que precisam ser informados.

Uma pasta adicional é criada na biblioteca de documentos do SharePoint se você criar um canal. Tudo relacionado ao projeto agora está localizado centralmente no SharePoint, permitindo que qualquer pessoa trabalhe com o SharePoint e o Teams.

Tenha em mente que a escolha é boa. As pessoas gostam de trabalhar como gostariam de trabalhar. Portanto, tentamos facilitar a vida deles fornecendo uma opção para o Teams no menu Inicialização Rápida do SharePoint. O lançamento rápido permite que você se conecte a um URL; ou seja, você pode acessar o Teams e encontrar a URL do canal geral:

Para obter instruções detalhadas sobre como inserir links abaixo dos títulos comuns do Quick Launch, consulte a seção sobre como adicionar hiperlinks no Quick Launch no Microsoft Docs.

Todos na equipe podem alternar entre o Teamwork e o SharePoint rapidamente. Atualmente, há um limite de 100 canais para cada equipe. Isso deve ser suficiente por um tempo; no entanto, sempre há algumas exceções.

Use o Microsoft Teams em reuniões de vídeo e voz

As conferências de áudio e vídeo são uma parte crescente do Teams que substituiu o popular aplicativo Skype for Business Online da Microsoft.

Esse foi particularmente o caso após a epidemia, pois as empresas se apressaram para possibilitar reuniões virtuais entre funcionários remotos. A Microsoft relatou um aumento de 1000% nas reuniões usando vídeo quando as empresas fecharam suas portas e enviaram funcionários para casa. Eles também relataram um aumento dramático nos usuários ativos diários do Teams, entre 32 milhões de usuários no início de março para 75 milhões no final de abril.

Para aproveitar a rápida mudança no ambiente de trabalho e aliviar a fadiga da videoconferência, a Microsoft foi rápida em adicionar novos recursos para aprimorar a capacidade de trabalhar remotamente, incluindo chamadas de vídeo como recurso principal.

Um dos avanços mais significativos foi o lançamento do modo Juntos no verão deste ano. Ele cria um ambiente virtual como uma sala de conferência ou café, redimensionando os feeds de vídeo dos usuários e colocando as filmagens em um ambiente mais autêntico (no mínimo, em comparação com os quadrados no estilo Brady Bunch ) para criar um espaço mais compartilhado propício para conversas. A Microsoft introduziu mais dessas cenas e layouts personalizados em setembro.

Para reduzir as distrações, a supressão de ruído em tempo real está agora disponível. Ele usa algoritmos de aprendizado profundo para bloquear o ruído de fundo e reter apenas o sinal da fala.

As equipes também oferecem recursos básicos de videochamada, incluindo planos de fundo personalizados, levantamento de mãos, gravações de compartilhamento de tela e legendas ao vivo. Espera-se que outras salas de destaque muito procuradas estejam disponíveis no final de 2020.

Além de videoconferências para grupos, os usuários podem usar o Teams para transmitir eventos em toda a empresa e vídeos de transmissão ao vivo que até 10.000 funcionários podem usar (ou 20.000 usando um complemento de licença Advanced Communications).

Os recursos de chamada de áudio incluem filas de chamadas de correio de voz na nuvem, filas de chamadas, roteamento direto para provedores de telecomunicações atuais, bem como a conferência de áudio.

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