Como e por que medir e analisar a produtividade dos funcionários

Medir a produtividade dos funcionários pode trazer mudanças vitais para a forma como uma empresa opera. Influencia positivamente tanto o nível micro (funcionário) quanto o macro (empresa) de trabalho. Queremos oferecer a você um guia detalhado que aborda:

• A importância de medir a produtividade dos funcionários
• Quais métodos e métricas usar e
• Como os métodos variam dependendo das empresas individuais

O que é produtividade nos negócios

A produtividade pode ser facilmente confundida com a eficiência na produção.

A produção é a quantidade de saída com base na entrada. Portanto, calcular a quantidade de produção que você obtém com base no tempo, recursos e dinheiro investidos não é, na verdade, produtividade.

Produtividade é a eficiência com que os recursos, dinheiro e tempo estão sendo usados ​​para produzir a saída. Como base para partir, a seguinte é a fórmula para medir a produtividade dos funcionários:

Saída/Entrada = Produtividade

Entrada

Insumo é o número de unidades (mão de obra, horas de trabalho, energia, dinheiro) investidas na produção de um item ou na prestação de um serviço.

Dependendo do setor, a entrada pode ser qualquer coisa:

• Quilowatts de potência (com maquinário operacional)
• Horas trabalhadas (trabalhos em que a folha de pagamento é calculada por hora)
• Volumes (libras ou quilogramas)

Saída

Saída é o número de itens/bens produzidos ou serviços prestados, com base na quantidade de entrada.

Por exemplo, um designer dedica três horas de trabalho para produzir cinco rascunhos para o logotipo de uma empresa.

Pela fórmula fica assim:

5 rascunhos/3 horas de trabalho = 1,6 rascunhos por hora

Ou você pode calcular a produtividade com base em quanto uma empresa ganha por hora em um determinado período de tempo:

US$ 120.500 em mercadorias/1.730 horas = US$ 69,65 (US$ 70) por hora

Ou quanto cada funcionário individual contribui para a saída. Você usaria os mesmos ganhos, basta dividi-los pelo número de funcionários:

US$ 120.500 em mercadorias/45 funcionários = US$ 2.677 por funcionário

Embora a fórmula em si seja direta, ela precisa de alguma expansão quando a aplicamos ao local de trabalho moderno. E aqui está o porquê.

Onde as águas ficam turvas

Medir a produtividade nunca é tão simples quanto usar o modelo de saída/entrada.

Frederick Winslow Taylor, um engenheiro mecânico do século 19, começou a analisar a produtividade desde que ele próprio era um trabalhador braçal.

Ele observou a produtividade como uma progressão na habilidade de alguém. Por exemplo, um pescador em um barco, que usa uma rede para pescar. Em primeiro lugar, Taylor observaria e analisaria cada etapa do processo e encontraria aquelas que poderiam ser eliminadas. Os chamados “perdedores de tempo”. Eliminar esses passos desnecessários e deixar apenas os essenciais ajuda o pescador a ser mais desembaraçado e produtivo.

Em segundo lugar, ele argumentaria que podemos encontrar uma maneira de redesenhar suas ferramentas – consertar o barco, ou encontrar um melhor, obter uma rede mais resistente, etc. E certamente, o pescador seria ainda mais produtivo. Como Peter F. Drucker explica em seu artigo, historicamente vimos esse método funcionar por centenas de anos. Eliminar etapas desnecessárias e melhorar as ferramentas dos trabalhadores aumenta a produtividade. E continua até agora: basta comparar os computadores pessoais de 1995 e os de 2020 – e o que os PCs de hoje podem fazer pelo trabalhador médio.

Mas o que acontece se tentarmos aplicar o mesmo método a, digamos, um funcionário de RH?

As ferramentas redesenhadas e aprimoradas proporcionam melhor resultado?

Eles são capazes de alcançar mais pessoas em um escritório?

O que levanta a questão – a produtividade do RH é calculada em quantos funcionários eles falam em um dia, ou quão bem eles os ajudam com seus problemas? O que medimos?

Para medir e melhorar a produtividade com precisão, primeiro você precisa discernir se sua empresa faz trabalho manual ou trabalho de conhecimento .

Trabalho manual versus trabalho de conhecimento

O trabalho manual concentra-se principalmente na quantidade, visando atingir os requisitos mínimos de qualidade. É visto principalmente em fábricas, fábricas, linhas de montagem... qualquer tipo de produção em massa. O trabalhador recebe as ferramentas e o know-how, empregando habilidades que já conhece. E esses mesmos recursos que recebem são deixados para trás quando saem da empresa.

O trabalho do conhecimento concentra-se igualmente na quantidade e na qualidade. Alguns exemplos incluem educação (o número de alunos não é tão importante quanto o conhecimento que eles transferem), saúde (médicos, enfermeiros, técnicos de laboratório) e muito mais. Enquanto eles recebem ferramentas para trabalhar, os trabalhadores do conhecimento são responsáveis ​​por seu próprio aprendizado, compartilhamento de habilidades, inovação e recebem mais autonomia. E quando eles saem de uma empresa, o conhecimento que eles adquiriram vai com eles.

E como o trabalho manual puro pode ser medido com uma fórmula direta como a acima, o trabalho do conhecimento contém mais fatores que precisam ser abordados. Para manter este artigo razoavelmente curto, estaremos apenas analisando o trabalho do conhecimento.

Então, quais são boas métricas para medir a produtividade dos funcionários?

Como medir a produtividade

Como mencionamos, o núcleo do trabalho do conhecimento se reflete em uma pergunta:

“Qual é a tarefa?”

Para um gerente de projeto, a tarefa pode ser algo diferente a cada dia. Um dia, eles passam a maior parte do tempo respondendo e-mails, entrando em contato com clientes e participando de reuniões de escritório. Enquanto no dia seguinte, eles podem estar analisando o progresso do projeto, alterando prazos, discutindo outras etapas com os líderes do departamento e muito mais.

Para um balconista, parece que a tarefa já é conhecida – vender produtos. No entanto, eles também precisam estocar as prateleiras, arrecadar o dinheiro no final do turno, fazer a papelada dos reabastecimentos, receber remessas, limpar,…

Portanto, para medir com precisão a produtividade, Drucker afirma que começa perguntando o seguinte:

• Qual é a sua tarefa?
• Qual deve ser a sua tarefa?
• Que contratempos tornam suas tarefas mais difíceis?
• Quais etapas devem ser eliminadas?

Somente quando um funcionário reflete sobre essas questões, ele pode começar a abandonar as etapas desnecessárias que impedem a produtividade. Essas respostas os ajudarão a encontrar maneiras de resolver determinados problemas, auxiliando no aumento da produtividade.

1. O método de produtividade do trabalho

Produtividade parcial do trabalho

Esse método usa a fórmula de produtividade mais simples que mencionamos acima – a proporção de entrada para entrada.

Ele calcula e mostra a proporção de uma única entrada, por exemplo, quantas horas são necessárias para criar um logotipo. As horas de trabalho são o insumo mais comum, simplesmente porque é o aspecto chave da economia e da produtividade dos funcionários. Outras entradas são:

• Mão de obra/trabalho
• Custos de energia
• Materiais utilizados
• Capital/Financeiro

As empresas às vezes preferem o método de produtividade parcial do trabalho, pois calcula uma entrada independentemente do coletivo, os dados são fáceis de interpretar, melhorar e comparar com outros setores. Assim, nosso líder de equipe de design pode comparar a produção de três horas de seu designer com outros designers do mesmo calibre.

Mas, ao mesmo tempo, não mostra produtividade no contexto de todo o desempenho, o que pode dar resultados enganosos.

Produtividade do trabalho multifatorial

Esse método de produtividade calcula o produto em relação ao trabalho e ao capital, uma vez que esses dois são geralmente tratados como os insumos mais importantes.

Produção/(Insumo de trabalho (horas trabalhadas) + Insumo de capital ($ investido)) = Produtividade multifatorial

A produtividade multifatorial ajuda a identificar a saída levando em consideração as entradas mais importantes. É também assim que a produtividade é calculada em nível nacional. No entanto, ainda deixa de fora outras entradas, de modo que você nunca pode obter uma imagem precisa da produtividade geral da empresa.

Produtividade total do trabalho

Por fim, a produtividade total do trabalho incorpora todos os insumos acima na fórmula:

Produção total/Todos os insumos (materiais + horas de trabalho + energia + capital + outras despesas) = ​​Produtividade total do fator

A saída total neste método diz respeito a todos os valores tangíveis da saída, não apenas o valor monetário ou o número de itens/produtos/serviços. Inclui:

1. Número de produtos acabados
2. Dividendos
3. Interesse, e
4. Outros rendimentos

Esse método é excelente quando uma empresa precisa ver sua produtividade geral, mas se mostra difícil de calcular, por exemplo, e também não consegue identificar o quanto cada entrada individual afetou a produtividade. Portanto, seria necessário coletar dados adicionais para leituras mais precisas.

2. O método de horas trabalhadas

As horas de trabalho parecem ser a unidade de entrada mais comum ao calcular a produtividade dos funcionários. O local de trabalho moderno exige que os trabalhadores assumam tarefas que não são necessariamente o foco de sua descrição de trabalho. Lembra do exemplo do designer?

No caso deles, outras responsabilidades incluem participar de sessões de brainstorming, reuniões em pé, responder e-mails, monitorar o progresso de novos recrutadores, etc. Eles dificilmente estão apenas pesquisando e projetando o site da empresa e as ilustrações. E quanto mais alto sobem, as responsabilidades mudam.

Portanto, medir as horas trabalhadas parece ser a maneira mais confiável, pois os funcionários também são pagos por hora.

O método de horas trabalhadas possui três subcategorias: horas produtivas , unidades por hora e horas por unidade.

Horas produtivas

Medir a produtividade apenas por meio de horas produtivas significa que você se concentrará apenas no tempo que os funcionários gastam nas tarefas que receberam. A única maneira de coletar essas informações com precisão é empregar um sistema de rastreamento de tempo.

Você apresenta um software de controle de tempo para toda a empresa e faz com que as pessoas comecem a cronometrar cada tarefa importante. Certos produtos, como o Clockify, permitem rotular cada tarefa em uma categoria apropriada (correções de bugs, Jira, reuniões, redação de relatórios etc.). E você pode filtrar esses rótulos para ver quanto tempo foi gasto em tarefas específicas versus o tempo gasto em tarefas que não contribuem para o andamento do projeto.

O sistema de marcação no Clockify mostra quais tarefas demoram mais ou menos.

As tarefas de marcação podem fornecer relatórios de produtividade realmente detalhados, desde que sejam usadas com precisão. Você pode encontrar guias sobre o assunto aqui:

Categorizando entradas de tempo

Unidades por hora

Novamente, para poder usar a fórmula da produtividade, devemos decidir o que usar como entrada e saída.

Por exemplo, uma empresa gerou $ 130,00 dólares em produtos em quatro meses. Foram necessários 15 funcionários, 22 dias de trabalho por mês e 8 horas de trabalho por dia.

A saída é de $ 130.000. A entrada são as horas acumuladas que os funcionários levaram para gerar essa receita. Então, precisamos calcular a entrada primeiro. O cálculo será mais ou menos assim:

Nossa produção definida é 130.000, mas para descobrir quantas horas foram necessárias para produzir o capital, precisamos multiplicar os valores de todos os fatores. O resultado são 10.560 horas para fazer um produto.

E para obter o valor da produtividade, precisamos dividir os dois valores. Podemos então ver que 22 funcionários produzem 12,3 unidades por hora no período de 4 meses

Esse tipo de cálculo geralmente é usado por empresas de manufatura complexas, como Sony , Volkswagen, Siemens, Bosch, etc.

Unidades por hora

E para calcular quantas unidades os funcionários fazem por hora, basta inverter a fórmula de produtividade acima.

Se eles fizerem 12,3 unidades por hora, então teríamos que dividir 60 minutos por 12,3.

Na economia do conhecimento, essa fórmula é aplicável se você quiser calcular, por exemplo, o número de ligações de vendas que cada vendedor faz por hora, ou em telemarketing e atendimento ao cliente.

Também é adequado para empresas de manufatura menores e trabalhos como docagem, carregamento, processamento de alimentos, etc.

Como adaptar a fórmula de produtividade

Dissemos que a economia do conhecimento tem vários fatores que precisam ser levados em conta. Os funcionários não têm “apenas essa tarefa”. A maioria terá tarefas que não estão inteiramente em sua descrição de trabalho, o que afetará sua produtividade.

Então, como você pode calculá-lo com precisão, tendo em mente os diferentes fatores?

Crie uma linha de base

Para poder analisar os resultados, primeiro você precisa criar uma linha de base – o ponto de referência em relação ao qual você medirá seus resultados de produtividade.

Isso significa comparar seus custos esperados aceitáveis ​​(quanto dinheiro, energia, mão de obra, horas de produção) com os resultados reais.

No exemplo do nosso designer, 1,6 rascunhos por hora pode ser o nível de produtividade esperado para seu gerente – a linha de base. No entanto, se a linha de base for, digamos, 2 rascunhos por hora, o gerente poderá dizer que o designer está com baixo desempenho.

Aqui estão as etapas específicas para adaptar a fórmula de saída/entrada às suas próprias necessidades:

Etapa 1: determine sua entrada

Decida qual aspecto da produtividade você deseja avaliar. Isso determina sua entrada.

Pode ser horas de trabalho, unidades produzidas, horas produtivas, custo por hora, etc.

Etapa 2: determine sua saída

A saída é o resultado final: o produto final. Pode ser um projeto de marketing, aquisição de clientes, vendas bem-sucedidas em um mês, receita, etc.

Passo 3: Aplique a fórmula

Depois de decidir sobre os valores de entrada e saída, basta usá-los na fórmula básica e calcular o resultado.

Saída/Entrada = Produtividade

Etapa 4: compare com a linha de base

Quando você obtiver os resultados, compare-os com o que você determinou ser um nível produtivo. Pode ser o número de horas trabalhadas ou a quantidade de recursos/dinheiro gastos na produção de uma parte de um produto e assim por diante.

Dependendo dos fatores que você está incluindo, o cálculo pode se tornar um pouco mais complexo, como nos exemplos acima.

3. Medindo a produtividade além dos números

Embora não seja uma medida de produtividade por si só, analisar a produtividade por meio de objetivos pode ser muito mais útil do que números simples. Especialmente na economia do conhecimento.

Devido aos inúmeros aspectos que afetam a produtividade de uma pessoa, não podemos confiar apenas em números. Portanto, além da abordagem estereotipada, você desejará empregar um (ou mais) dos seguintes métodos:

Medindo através do gerenciamento de tempo

O método mais usado para medir a produtividade dos funcionários é o quão bem eles gerenciam seu tempo. Se eles levam mais ou menos tempo em tarefas específicas, quanto tempo é gasto em coisas braçais ou desperdiçado. Os estudos realizados são surpreendentes e revelam muito sobre nossos hábitos.

Algo tão simples quanto um quadro de horários pode fornecer uma ótima visão geral de toda a equipe e das contribuições de cada funcionário para a produção geral.

Aqui está um exemplo de um quadro de horários individual e de equipe no Clockify e um relatório gerado com base nas métricas de rastreamento de tempo.

Com um rastreador de tempo digital, você pode atribuir funcionários a um projeto e permitir que eles acompanhem o tempo em cada uma de suas tarefas. Eles podem até rotulá-los, para que você possa acompanhar facilmente em qual aspecto do projeto eles estão sendo mais produtivos. Da mesma forma, você pode ver onde eles estão encontrando obstáculos e resolvê-los a tempo.

Medindo por meio de metas estabelecidas

Duas empresas dentro do mesmo setor podem ser igualmente produtivas e bem-sucedidas, mas ainda têm métodos totalmente diferentes.

Pode-se focar em abrir novos caminhos, construir produtos melhores, assumir riscos inovando. Isso mantém seus clientes engajados e esperando para ver o que vem a seguir.

O outro trabalha para melhorar a experiência do usuário já existente, aperfeiçoando seus serviços e tornando-os mais acessíveis a um público mais amplo. Moemen Ahmed, da Gleeds Construction Consultancy, deu um ótimo exemplo com a BMW e a Toyota :

“ Ambas as empresas estão bem estabelecidas com uma longa herança de sucesso, no entanto, cada uma delas implementa uma estratégia totalmente diferente.

A Toyota é bastante famosa por sua estratégia de 'Qualidade Total', que tende a se concentrar em fornecer ao mercado mais amplo visível um produto que contenha todas as funcionalidades necessárias com excelente qualidade e por um preço viável para a maioria dos consumidores. A Toyota liderou e foi pioneira nesse tipo de estratégia, especialmente durante as décadas de 1980 e 1990 e provou ser muito bem-sucedida em cumprir suas promessas aos consumidores em todo o mundo.

Por outro lado, a BMW é uma empresa que busca implementar alta tecnologia e funcionalidades extras para seus consumidores. A estratégia da BMW se concentra em entregar um produto de alto nível que ofereça prestígio ao consumidor e uma experiência luxuosa por um preço relativamente alto. A BMW não tem como alvo uma grande fatia do mercado total de automóveis, em vez disso, concentra-se apenas em setores de primeira linha. ”

Estudos mostraram que os funcionários que estão cientes dos objetivos gerais de sua empresa são muito mais produtivos. Eles se sentem mais conectados e têm um senso de propósito e lugar dentro da estrutura da empresa. Para medir a produtividade a partir da definição de metas, você pode tentar:

• Defina marcos que aproximem a organização da meta
• Defina prazos menores, pedaços de tempo alcançáveis ​​para cada departamento
• Observe o gerenciamento de carga de trabalho dos funcionários
• Encontrar com

No final, você pode usar o cálculo de horas produtivas para ver o tempo necessário para atingir o marco.

No entanto, você pode conseguir o mesmo sem fórmulas – se o marco foi alcançado, você está no caminho certo. Mas se não foi, você pode começar a identificar os problemas em cada departamento e encontrar maneiras de trazê-los de volta aos trilhos.

Medindo por meio de objetivos

Com esse método, você pode ver como a produção de cada funcionário contribui para as operações de maior escala da empresa.

Uma maneira confiável é usar avaliações de desempenho. Eles são métodos de rastreamento e observação do desempenho geral do trabalho de um funcionário e podem variar de rastreamento de presença a relacionamentos entre escritórios e amabilidade. Em última análise, dá-lhe uma ideia da produtividade dos funcionários em um nível mais empírico.

As medições são amplamente descritivas, usam objetivos específicos e contam com avaliações regulares 1:1 (a cada um, três ou seis meses). Escrevemos um arquivo sobre rastreamento de desempenho, que achamos que pode ser útil ao usar esse método.

• Por que e como criar padrões de desempenho (com exemplos)
• Gestão de desempenho: dicas para criar uma estrutura eficaz
• Como acompanhar o desempenho dos funcionários (com modelos)
• Como calcular e avaliar o desempenho dos funcionários
• Revisão de desempenho: 6 métodos comuns

Medindo com o feedback de 360 ​​graus

Esse tipo de medição baseia-se na coleta de informações dos colegas de trabalho de um funcionário específico. O primeiro uso conhecido deste método foi pela Esso Research and Engineering Company na década de 1950, e desde então passou por inúmeras adaptações e mudanças.

No entanto, a ideia central permanece a mesma: a produtividade de uma pessoa é avaliada pelas pessoas com quem trabalha diariamente. E não apenas de seus próprios departamentos.

Alguns estão preocupados que este método pode não ser confiável. Nunca se pode saber quão objetivos os colegas de trabalho de alguém podem ser e, além disso, avaliá-los com base apenas em seu desempenho no trabalho. Felizmente, estamos avançando na correção desse problema fornecendo treinamento adequado para feedback de 360 ​​graus.

Por fim, é recomendado apenas para pequenas empresas, pois seus funcionários terão mais oportunidades de colaboração e contato.

É crucial decidir sobre um período de corte em que você possa avaliar se o método está funcionando para você. Além disso, você acompanhará as mudanças nas demandas do mercado e dos clientes, porque o cenário econômico muda de vez em quando, independentemente do setor.

Reavaliar seus métodos e adaptá-los a cada seis meses a um ano (até mais cedo, se necessário) é uma boa maneira de acompanhar as medições de produtividade. Porque se os custos de mão de obra forem reduzidos, seus clientes-alvo mudarem ou os recursos crescerem exponencialmente, todos eles afetarão amplamente a forma como o trabalho é feito.

O que afeta a produtividade dos funcionários dentro de uma empresa?

Agora vamos dar uma olhada em alguns dos departamentos de uma empresa (especificamente TI) e todos os fatores que respondem por seus níveis de produtividade.

Para obter experiência em primeira mão, entrevistamos alguns líderes da equipe da Clockify para saber suas opiniões sobre como medir a produtividade e como eles a abordam.

Suporte ao cliente

Primeiro foi nossa própria líder de suporte ao cliente, Jovana Kandic, sobre como eles observam a produtividade e os fatores que são medidos e analisados:

“ Geralmente, a produtividade no suporte ao cliente é medida pelo número de tickets resolvidos, tempo de primeira resolução, tempo de primeira resposta,... E isso é apenas em relação aos tickets. Também analisamos o número de mensagens de bate-papo aceitas, porcentagem de chamadas perdidas ou perdidas, tempo médio de resposta e afins.

É altamente mensurável, porque temos muitas métricas, mas também há o risco de perder o ponto central em todos os dados. ”

Este é outro ponto a favor de uma abordagem mais empírica para medir a produtividade sempre que possível. Confiar demais em números pode prejudicar os funcionários, especialmente quando fatores externos não são levados em consideração.

Recursos Humanos

Também pedimos a Biljana Rakic, chefe de RH da Clockify, sua opinião sobre o assunto:

“ Analisamos valores quantitativos, como quantos funcionários abordamos para consulta e avaliação em um mês, por exemplo. Mas também levamos em consideração a satisfação geral, e quantos treinamentos e cursos podemos oferecer em um ano.

Além disso, monitoramos e medimos o processo de recrutamento – o número de candidatos contatados, a taxa de resposta e afins. Também começamos a incluir pesquisas de satisfação, nas quais os candidatos em potencial podem avaliar a experiência com o representante de RH.”

Programadores

Por fim, nosso programador líder, Ljubomir Simin, compartilhou seus dois centavos sobre como lida com as métricas de produtividade:

“ Bem, por um lado, você tem métricas quantificáveis ​​– como o número de commits de código ou operações no GitLab, atividade de controle de origem (número de alterações, revisões, etc). Os dados são meio sintéticos, mas fornecem uma linha de base.

Por outro lado, existem métricas orientadas a resultados – a pessoa cumpriu os prazos, quantos bugs havia, etc. Eu pessoalmente prefiro medir a produtividade com base em prazos maiores, quando se trata de recursos mais importantes que queremos implementar. Tarefas menores, como aquelas que você faz várias por dia, têm muito pouco impacto, na verdade. No entanto, avaliamos tudo isso de uma forma ou de outra durante as avaliações de desempenho.”

Por que você deve medir a produtividade dos funcionários

Agora, todas essas informações levantam a questão: calcular a produtividade dos funcionários e analisar todos esses dados realmente vale a pena?

Benefícios em larga escala de medir a produtividade

1. Melhor utilização dos recursos

Como mencionado anteriormente, a produtividade é o resultado de quão bem os recursos e habilidades são utilizados para produzir um resultado. Saber como seus funcionários trabalham, qual software eles usam e como eles se comunicam com colegas de trabalho pode dar uma ideia de onde seus recursos são subutilizados ou se você precisa introduzir algo novo.

Você saberá se deseja obter um novo software, fornecer treinamento e cursos adicionais, se houver muitas horas extras etc.

2. Identifica etapas desnecessárias

Lembra-se do exemplo com o pescador, desde o início? Produtividade tem tudo a ver com conservar a energia do funcionário para ajudá-lo a se concentrar nas tarefas que importam. Eles não devem gastá-lo em tarefas que podem ser eliminadas ou executadas por outros.

Funcionários sem sobrecarga são mais produtivos, mais felizes e ansiosos para trabalhar mais (mas não mais – portanto, não use esta oportunidade para aumentar sua carga de trabalho!).

3. Reduz o custo em todos os níveis

Quando você calcula a produtividade com base na relação entre a produção e o capital investido, ao longo do tempo você pode ver onde fazer alterações no orçamento. Talvez alguns processos custem mais do que o necessário, algo que você não saberia sem os dados de produtividade que reuniu ao longo do tempo.

O mesmo vale para os custos de tempo, energia e mão de obra.

4. Mantém você adaptável ao mercado

É como manter um dedo no pulso da empresa. Quando o mercado muda, também mudam as estratégias da sua empresa para acompanhar a demanda, os concorrentes e as tendências. Os funcionários podem sofrer pressão e políticas aumentadas ou alteradas.

Acompanhar sua produtividade por meio de um método estabelecido pode sinalizar problemas muito antes, antes de qualquer dano permanente.

5. Reflete o desempenho do sistema

Quando você estiver ciente dos níveis de produtividade de seus funcionários, com o tempo, isso mostrará como seu sistema está funcionando. Será mais fácil implementar as mudanças e você saberá exatamente quando, onde e como, sem prejuízo para a empresa. Sem perda de tempo, sem perdas financeiras, e transições menos estressantes.

Benefícios individuais de medir a produtividade

1. Menos perda de tempo

As razões para o desperdício de tempo podem ser muitas. No entanto, um dos maiores fatores sempre parece ser as mídias sociais, tempos de inatividade mais longos durante os intervalos, atrasos nas tarefas de finalização e assim por diante. Medir a produtividade pode revelar esses bolsões de inatividade e com que frequência eles ocorrem.

Embora você possa fechar os olhos para algum tempo perdido se isso acontecer com pouca frequência, muito disso pode causar procrastinação pesada, o que resulta em trabalho apressado e estresse por causa de prazos iminentes. E a maioria dos funcionários nem sabe quanto tempo passou navegando sem pensar!

À medida que você acompanha o tempo deles e analisa os relatórios, você pode usar esses dados para explicar como essa distração enganosamente curta aumenta muito. Se eles estão cientes ou não, os funcionários começarão a ficar mais atentos e, juntos, você pode até definir objetivos para diminuir o tempo de navegação.

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2. Aumento de produtividade

Um sistema estabelecido para analisar a produtividade agiliza a ética de trabalho das pessoas. Sabendo que seu trabalho está sendo avaliado e recompensado de acordo, é mais provável que se sintam realizados e motivados a trabalhar mais.

Mais satisfação no trabalho leva a menos estresse e menos rotatividade para a empresa.

3. Funcionários mais qualificados

Conforme mencionado anteriormente, os resultados das medições de produtividade podem apontar lacunas no fluxo de trabalho em tempo hábil e identificar com precisão o motivo disso. Embora muitos deles possam ser fatores que estão fora de seu controle (questões familiares, questões financeiras, saúde mental ou física, etc.), aqueles que você pode ver e controlar carecem de habilidades ou direção.

Você pode corrigir isso organizando treinamento adequado, aperfeiçoando habilidades específicas, fornecendo materiais de leitura ou mentores para ajudar a preencher quaisquer lacunas no conhecimento.

4. Funcionários mais motivados

Medir a produtividade significa que você pode avaliar seus funcionários com mais frequência. Esta é uma oportunidade para lembrá-los da direção da empresa e deixá-los saber seu papel nela. Assim, você os está ajudando a formar ideais e objetivos profissionais que podem se alinhar aos da empresa.

Isso permite que eles se sintam menos como uma engrenagem em uma máquina e mais como parte integrante da imagem.

Por fim, o coach de produtividade e autor de The Productivity Zone, Penny Zenker, defende a determinação do que você considera produtividade e como saber isso pode fazer ou quebrar um plano de melhoria de produtividade. Nesta entrevista, ela fala sobre gerenciamento de energia, por que prazos mais curtos podem ser melhores e como os métodos de produtividade precisam ser adaptados a cada pessoa.

Em conclusão

A medição da produtividade é um tópico que abrange muitos caminhos diferentes. Com este artigo, queríamos apresentar quantas facetas existem para isso. E embora as fórmulas e métricas possam parecer complexas, a ideia central permanece incrivelmente simples: Produtividade = Saída/Entrada.

No entanto, o que podemos concluir das pesquisas, artigos e depoimentos de especialistas publicados aqui é que confiar apenas em dados pode prejudicar sua análise. Você precisa ter alguma forma de entrada de pessoa para pessoa e feedback de outros funcionários para formar uma imagem completa da produtividade de uma pessoa.

Porque, em última análise, a produtividade é afetada por muitos fatores. E quais você decide levar em consideração depende dos próprios ideais e objetivos da sua empresa. Esperamos que este artigo tenha fornecido algumas informações úteis sobre os princípios gerais (e alguns mais específicos) de medição de produtividade. Boa sorte!