Como gerenciamos uma equipe distribuída globalmente - dicas de gerentes de rebanho

Como você gerencia uma equipe quando todo o seu negócio muda?

2020 trouxe uma série de grandes mudanças organizacionais para as empresas em todo o mundo. Muitos estão aprendendo a se adaptar a equipes distribuídas pela primeira vez. Para ser justo, a curva de aprendizado é bastante íngreme, por isso tem sido principalmente tentativa e erro, à medida que as empresas descobrem o que funciona e o que não funciona.

Felizmente, a Flock é uma empresa distribuída há alguns anos, com funcionários espalhados por Mumbai, Bangalore e Boston, entre outros. À medida que os líderes de negócios em todo o mundo continuam a criar melhores práticas e abordagens para gerenciar suas novas equipes remotas, verificamos com os líderes seniores da Flock algumas dicas e truques para gerenciar uma equipe distribuída globalmente.

Conheça nossos gerentes

Shourya Saha é chefe de suporte ao cliente da Flock. Um estrategista experiente, Saha definiu e executou com sucesso soluções estratégicas em parceria com equipes de liderança em empresas internacionais antes de vir para a Flock.

Ninad Raval é chefe de produto e design da Flock. Raval gerenciou e dirigiu equipes de design e produto por quase duas décadas, concentrando-se principalmente em SaaS e espaços de comércio eletrônico.

Quais ferramentas você usa para acompanhar as tarefas de sua equipe e seu progresso?

Em toda a empresa, o Flock usa ferramentas como Jira, Asana, North, Google Docs e Sheets para gerenciar tarefas, organizar arquivos e colaborar. Conectamos todas essas ferramentas usando integrações no Flock, para que tudo fique em um só lugar.

Nossa equipe de produtos usa uma combinação do North e do Google Sheets para rastrear prazos de projetos e métricas de desempenho, OKRs e iniciativas. Para tarefas que exigem suporte multifuncional de desenvolvimento ou design, eles usam o Jira e o Google Docs para colaborar.

Para equipes como o Suporte ao Cliente, que é muito orientado a dados, ferramentas de CRM como Zendesk e visualização de dados no Metabase ajudam a acompanhar o desempenho e agilizar a comunicação. O Shourya acompanha o progresso do suporte ao cliente quantitativamente, medindo métricas, incluindo, mas não se limitando a, Produtividade, Satisfação do Cliente, Resolução na Primeira Chamada e muito mais. Para análise qualitativa, ele incentiva a equipe a realizar revisões aleatórias de casos. A equipe de suporte (e todas as equipes internas da Flock) também usam ferramentas de videoconferência como Flock e Zoom para se conectar cara a cara, mesmo quando estão a quilômetros de distância.

Com que frequência você se reúne com sua equipe distribuída?

“Como equipe de suporte, nos reunimos uma vez por semana”, diz Saha. “Normalmente, falamos sobre o desempenho da semana passada, analisamos qualquer processo, política ou atualização de tecnologia relevante para a equipe, compartilhamos as melhores práticas e chamamos aqueles que podem ter feito um trabalho excepcional.”

Nossa equipe de produtos mantém as coisas mais casuais do que o suporte, reunindo-se todas as sextas-feiras para uma “Equipe TGIF” para discutir novos aprendizados e tópicos interessantes, além de relaxar com um bate-papo rápido ou um jogo.

Com que frequência você se reúne com os funcionários 1:1?

Tanto Saha quanto Raval dizem que se reúnem com seus líderes de equipe 1:1 uma vez por mês.

“A conversa entre os líderes e os engenheiros é mais tática”, diz Saha. “Comigo, é mais cultural, planejamento geral de carreira e progresso. Dessa forma, garantimos que a equipe esteja focada em objetivos de longo e curto prazo.”

Raval também se concentra no desenvolvimento de carreira pessoal e coaching em 1:1, além de resolver obstáculos e problemas relacionados ao processo visando OKRs. Ele usa os lembretes do Flock para configurar reuniões recorrentes, bem como um documento compartilhado com o funcionário para reunir pontos de discussão antes da reunião e acompanhar as anotações mais tarde. Ele recomenda limitar a discussão a 30-55 minutos para manter as reuniões 1:1 produtivas.

Como você garante que as reuniões de equipe sejam eficazes?

A dica de Raval para reuniões eficazes é garantir que cada reunião tenha um formato diferente que funcione. Suas reuniões semanais de gerenciamento de projetos (GP) são presididas por funcionários de forma rotativa, para que todos permaneçam envolvidos e as discussões sejam mais frutíferas. Aqui está um esboço da agenda para essas reuniões semanais do PM:

Agenda de Reunião da Equipe de Gerenciamento de Projetos

• Saiba no que todos os outros estão trabalhando e como eles podem obter a ajuda de qualquer pessoa
• Faça perguntas e pense em metas de curto e longo prazo
• Alguma coisa nova ou excitante que alguém queira compartilhar com a equipe?
• Bloqueadores ou atualizações da equipe
• Processos de PM, Design e Desenvolvimento, sugestões e feedback

A cada semana, o atual anfitrião da reunião passa o bastão nomeando um novo anfitrião que é responsável pela próxima reunião do PM. O anfitrião coleta itens de discussão de todos os membros da equipe para criar uma agenda e garante que a reunião seja agendada e atendida. Eles também são responsáveis ​​por conduzir a reunião, garantir que todos os itens da agenda sejam abordados e manter as discussões relevantes e valiosas para todos os participantes. Por fim, se o anfitrião não comparecer ao encontro, ele terá que comprar lanches para todos durante a reunião! :)

Algum conselho para os gerentes que lideram uma equipe distribuída pela primeira vez?

Raval simplifica:

• Tenha 1:1s regulares
• Reúna-se com equipes casualmente
• Defina claramente os objetivos e resultados
• Documentar feedback e reconhecimentos

Saha oferece dois conselhos adicionais:

• Conheça sua equipe. Cada indivíduo tem aspirações e talentos diferentes. Acompanhe esses.
• Conheça o seu negócio. Você pode não ter a oportunidade de atender a cada aspiração individual, mas isso pode ajudá-lo a criar novos caminhos para seus subordinados diretos.

Por exemplo, Saha diz: “Contratei pessoas com experiência em desenvolvimento de software e foi muito difícil mantê-las em um trabalho de suporte. Com o tempo, criei oportunidades onde eles poderiam criar aplicativos que ajudam a melhorar o desempenho da nossa equipe. Isso é um ganha-ganha!”

Ambos os gerentes concordam que liderar uma equipe cultural e geograficamente diversificada exige uma pausa em ser “todos os negócios”. Os funcionários são motivados por suas sensibilidades culturais e origens sociais que orientam sua motivação e servem como oportunidades de conexão.

Mas, muitas vezes, a verdadeira chave para gerenciar uma equipe distribuída é gerenciar a si mesmo.

“Use todos os canais de feedback para melhorar a si mesmo”, aconselha Saha. “É impossível fazer tudo certo pela sua equipe e pelo negócio todas as vezes. Você vai falhar. Incentive as pessoas a fornecer feedback de melhoria. Continue reiterando que você é bem-vindo. Faça pesquisas anônimas. Compartilhe o resultado com a equipe.”

Quer mais dicas? Baixe nosso guia para engajamento de funcionários hoje mesmo.