Dominando a eficiência: um guia para gerenciar vários sites WordPress para clientes SMB

Publicados: 2023-06-20

É segunda-feira de manhã e você está planejando sua semana. Você olha para o seu calendário do Google e se pergunta como ele já está tão lotado (é tão fácil dizer “Vamos nos encontrar na próxima semana” quando ainda não é na próxima semana). Além das reuniões com clientes e sua equipe, você precisa agendar a tempo para realmente realizar as tarefas.

Comece a vender serviços de sites hoje. Baixe nosso “Guia de 6 etapas para vender serviços de sites para empresas locais” agora mesmo.

Uma maneira de ajudar com a crise da manhã de segunda-feira? Incorpore maneiras mais eficientes de realizar seu trabalho. Você pode não conseguir encontrar mais horas no dia, mas com as ferramentas e dicas certas, você pode definitivamente fazer mais com as horas que tem. Se uma das coisas que você precisa fazer é gerenciar vários sites WordPress para clientes, há muito o que fazer para verificar essa tarefa da sua lista da maneira mais simples possível.

Índice

Configure fluxos de trabalho eficientes
- Software e aplicativos de fluxo de trabalho
- Crie um plano de comunicação
Centralize o gerenciamento com um painel para vários sites WordPress
Mantenha a segurança e os backups
- A importância do arquivamento
Monitore o desempenho de seus vários sites WordPress
- Dicas e ferramentas para melhorar o desempenho do site

A linha de fundo
- Perguntas frequentes
  - Quais são alguns desafios comuns ao gerenciar vários sites WordPress para clientes?
  - Como posso monitorar o desempenho de vários sites WordPress?

1. Configure fluxos de trabalho eficientes

Vamos começar do começo: um fluxo de trabalho eficiente leva a um trabalho eficiente. Veja como você faz isso:

Audite seu fluxo de trabalho atual. Pode ser tentador mergulhar de cabeça e criar um novo fluxo de trabalho do zero, o sistema perfeito com o qual você sempre sonhou. Mas antes de reinventar a roda, dê uma olhada em seu fluxo de trabalho atual para gerenciar vários sites WordPress. O que está funcionando e, mais importante, o que não está. Isso não precisa ser excessivamente complicado.
Faça uma lista de iniciar/parar/continuar. Siga as etapas do seu processo atual e decida se deve parar de fazer as coisas dessa maneira ou continuar. Identifique as lacunas e adicione-as à coluna inicial.
Construa seu novo sistema. Faça todas as suas anotações e mapeie um novo fluxo de trabalho. Não se esqueça de anotar quem é o responsável por cada tarefa, quem precisa aprovar etc. Percorra mentalmente a lista de verificação como se estivesse executando cada etapa de um projeto real.
Leve-o para um test drive. A única maneira de saber se o seu novo processo funciona para gerenciar vários sites WordPress é testá-lo. À medida que você e sua equipe implementam o fluxo de trabalho atualizado, peça a eles que façam anotações sobre o que funciona e onde pode haver espaço para melhorias.
Atualizar e iterar. Quando tiver tempo suficiente para coletar feedback, faça alterações em seu fluxo de trabalho para que ele atenda às suas necessidades. Nenhum processo é concluído - ou perfeito -, portanto, esteja aberto para fazer ajustes e seja flexível à medida que suas necessidades mudam.

Seu fluxo de trabalho para gerenciar vários sites provavelmente terá muitas peças em movimento: listas de verificação para tarefas, atribuição/delegação de tarefas a membros específicos da equipe, estabelecimento de cronogramas e transferência para clientes. Existem muitas ferramentas de gerenciamento de projetos que você pode usar (muitas com baixo ou nenhum custo) para ajudar a gerenciar vários sites no WordPress.

Software e aplicativos de fluxo de trabalho

Trello: Esta ferramenta de gerenciamento de projetos facilita a colaboração com sua equipe. Listas de arrastar e soltar, automação e um quadro visual significam que você saberá rapidamente onde está o status de cada tarefa.
Asana: se você deseja mais relatórios e personalização, prefere trabalhar em estilo de lista ou tem uma equipe maior, o Asana pode ser a ferramenta de gerenciamento de projetos para você.
Microsoft Project: Já está usando o Teams e o MS Suite of tools? O MS Project pode ser usado para cronogramas, planejamento de projetos, controle de tempo e quadros Kanban.
Airtable: adora uma boa planilha? O Airtable assume a forma de um banco de dados com o fluxo e a automação de uma ferramenta de colaboração de gerenciamento de projetos. É simples, mas eficaz e não requer muito tempo para configurar.
Monday.com: Se a facilidade de uso é uma prioridade ao gerenciar vários sites WordPress, vale a pena dar uma olhada nesta ferramenta de gerenciamento de projetos. O preço é baseado em um mínimo de três assentos, então você terá que envolver toda a sua equipe.
Notion: mais do que uma ferramenta de gerenciamento de projetos, o Notion pode ser usado para anotações, cronogramas, listas de tarefas e muito mais. Pode ser muito para configurar inicialmente, mas se você planeja usá-lo para tudo, pode valer a pena o investimento de tempo.
Slack: não é estritamente uma ferramenta de fluxo de trabalho, mas o Slack pode manter sua equipe trabalhando perfeitamente. Você também pode integrar muitos dos outros aplicativos e softwares que usa para facilitar as coisas e mantê-lo no caminho certo.
Zapier: Falando em automações, você pode usar o Zapier para configurar todo tipo de integração entre as ferramentas. Configure Zaps para fazer coisas como notificar os membros da equipe, informar os clientes sobre o progresso, criar tarefas de eventos ou e-mails e muito mais.

Crie um plano de comunicação

Uma vez que você tenha os blocos de construção para o seu fluxo de trabalho para gerenciar vários sites WordPress e as ferramentas necessárias para dar suporte a isso, você precisa descobrir como manterá seus clientes informados e satisfeitos. Pode ser muito fácil esquecer de atualizar seus clientes sobre o progresso quando você sabe que as coisas estão sob controle e indo bem internamente.

Definir expectativas claras sobre as comunicações e seguir esses planos pode ajudar bastante no gerenciamento de relacionamentos. Aqui estão algumas coisas a considerar para o seu plano de comunicação com o cliente:

Qual é o método de comunicação preferido do cliente? E-mail? Uma reunião presencial semanal pessoalmente ou por vídeo? Slack?
Defina e concorde com resultados e cronogramas
Determine quais informações são importantes para os clientes saberem e o que faz sentido manter
Decida com que frequência você compartilhará atualizações (e use a automação onde puder)
Quem assumirá a liderança na comunicação com o cliente? É melhor ter um ponto de contato para eliminar qualquer risco de mensagens confusas

2. Centralize o gerenciamento com um painel para vários sites WordPress

Uma vez que seu fluxo de trabalho e planos de comunicação sejam os mais eficientes possíveis, é hora de implementar uma ferramenta para gerenciar vários sites WordPress a partir de um painel.

Se você usa o Website Pro da Vendasta para criar, hospedar e gerenciar vários sites WordPress, o poderoso painel de administração pode tornar a vida muito mais fácil. Muitas agências que criam vários sites WordPress para clientes SMB recorrem ao Website Pro da Website Pro Vendasta como seu criador de sites preferido. Isso ocorre porque é um criador de sites poderoso e intuitivo, hospedado na plataforma Google Cloud e de marca branca para que eles possam dimensionar e aumentar sua lista de clientes.

O Admin Dashboard permite que as agências gerenciem vários sites WordPress da maneira mais eficiente possível.

Veja tudo rapidamente. Fique de olho em quantos sites você gerencia, o status da versão do WordPress e quais precisam de atualizações de plugins ou temas.
Fique por dentro da manutenção. Receba notificações de atualizações críticas e faça-as diretamente no painel. Chega de procurar senhas ou encontrar a única pessoa em sua equipe com acesso.
Insights ao seu alcance. Procurando atualizar seu cliente ou responder a uma pergunta? Tenha todas as estatísticas que você precisa em um só lugar.
Feche essas guias. Evite a sobrecarga do navegador com uma nova janela ou guia sempre que precisar verificar uma conta específica.

3. Mantenha a segurança e os backups

Seus clientes confiam em você para manter seus sites seguros e protegidos. É por isso que você precisa estar no topo dos backups e da segurança ao gerenciar vários sites WordPress. Usar a hospedagem certa é outra consideração quando se trata de segurança — a hospedagem na web do Google Cloud é uma forte linha de defesa. Existem outras opções de hospedagem disponíveis, como Amazon Web Services (AWS), mas quando se trata de AWS x Google Cloud, o Google ainda tem a vantagem de ser a melhor opção para revenda de hospedagem.

Para proteger os dados de seus clientes (e todo o seu trabalho duro), é crucial manter os temas e plugins atualizados. Os desenvolvedores fazem atualizações regularmente para solucionar vulnerabilidades de segurança e adicionar recursos de segurança aprimorados. O software desatualizado pode se tornar um alvo principal para ataques, portanto, a atualização é o primeiro passo na prevenção de agentes externos mal-intencionados.

A importância do arquivamento

Versões mais antigas de temas e plug-ins geralmente podem se tornar incompatíveis com softwares mais recentes, colocando você em risco de perda de dados. Mesmo com protocolos de segurança aprimorados, sempre existe o risco de perder tudo, por isso os backups são essenciais. Você pode definir backups para acontecerem automaticamente ou executá-los manualmente - mas eles precisam ser inegociáveis. Ao escolher uma solução de marca branca do WordPress como o Vendasta para os sites de seus clientes, você poderá usar os vários plugins de segurança e backup disponíveis. Cada um vem com características e benefícios específicos, para que você possa encontrar aquele que melhor se adapta às necessidades de seu cliente.

Se você utilizar o Vendasta para criar sites, as atualizações automatizadas e o painel permitirão que você mantenha temas e plug-ins atualizados, faça backup dos dados de seus clientes e durma mais tranquilamente quando se trata de segurança e proteção de dados.

Se você oferece suporte a pequenas e médias empresas de comércio eletrônico, considere a implementação de compras seguras SSL também para os sites de seus clientes.

4. Monitore o desempenho de seus vários sites WordPress

Quando você tem muitos sites WordPress para gerenciar para clientes, é importante ficar de olho no desempenho desses sites. Eles estão carregando rapidamente, funcionando sem problemas e facilmente acessíveis para todos os visitantes do site? Se você não estiver acompanhando o desempenho, seus clientes poderão ver uma perda de visitantes, diminuição do engajamento das pessoas que chegam ao site e menor receita geral.

Dicas e ferramentas para melhorar o desempenho do site

Otimize para conflitos de plug-in. O WordPress tem muitos plugins, o que pode ser ótimo. Mas às vezes eles não jogam bem juntos. Antes de perder tempo tentando encontrar um motivo obscuro para um desempenho inferior, verifique os plug-ins de vários sites do WordPress para garantir que não haja problemas. Especialmente após uma atualização, revise e teste para garantir que o site esteja funcionando conforme o esperado.
Descarte os problemas do servidor. Se você perceber tempos de carregamento mais lentos ou um downgrade no desempenho geral, verifique o servidor. Se for um problema de servidor, talvez seja hora de considerar a hospedagem do site e se está funcionando para você (e seus clientes).
Verifique seu cache. Existem muitos plug-ins para ajudar a gerenciar o armazenamento temporário de dados para manter as coisas funcionando rapidamente. Hummingbird, WP Rocket, W3 Total Cache ou WP Super Cache são opções a serem exploradas.
Otimize as imagens. As imagens são o padrão para a maioria dos sites – elas tornam as coisas mais interessantes, atraentes e atraentes. Mas, se não forem otimizados adequadamente, podem levar a um desempenho ruim e ter o efeito oposto ao pretendido. Quando se trata de imagens otimizadas, uma redução no tamanho do arquivo, nas dimensões ou em ambos pode resultar em tempos de carregamento mais rápidos. E sim - há um plugin para isso. Smush, Imagify e ShortPixel podem ajudar.
Minimize as solicitações HTTP. Cada elemento em um site precisa de uma solicitação HTTP para carregar. Se você minimizar o número de solicitações para itens como arquivos e imagens CSS e Javascript, poderá aumentar potencialmente o desempenho do site. Você pode fazer isso combinando CSS e Javascript, reduzindo o código, ativando o carregamento lento, reduzindo o tamanho das imagens e desativando plug-ins desnecessários.
Use uma rede de distribuição de conteúdo. Uma rede de distribuição de conteúdo entrega seu site ao usuário final a partir de um servidor mais próximo geograficamente, reduzindo a latência e o tempo de carregamento. Cloudflare é um exemplo de CDN com o qual você provavelmente já está familiarizado.
Monitore scripts de terceiros: coisas como análises, códigos de rastreamento e widgets de mídia social são todos scripts de terceiros e podem afetar o desempenho de seus vários sites WordPress. Realize uma revisão regular e mantenha apenas os scripts que você e seus clientes (e visitantes de seus sites) consideram úteis.

A linha de fundo

Com alguns ajustes em seu fluxo de trabalho, as ferramentas e automações certas e monitoramento de desempenho regular, gerenciar vários sites WordPress para clientes pode ser fácil – ou pelo menos não difícil.

Perguntas frequentes

Quais são alguns desafios comuns ao gerenciar vários sites WordPress para clientes?

Gerenciar vários sites WordPress para clientes pode ser um desafio. Para garantir o sucesso, estabeleça metas realistas, mantenha uma boa comunicação e use ferramentas como um painel centralizado para monitorar todos os sites de clientes. O gerenciamento de tempo é fundamental, e a segurança e proteção de dados, desempenho e atualizações e manutenção devem ser lembrados.

Como posso monitorar o desempenho de vários sites WordPress?

Para monitorar efetivamente o desempenho de vários sites WordPress, você pode usar ferramentas como o painel de administração do Website Pro da Vendasta, PageSpeed Insights, GTmetrix e Pingdom para rastrear os tempos de carregamento e a capacidade de resposta. Além disso, instale plug-ins para monitoramento de tempo de atividade para alertá-lo sobre qualquer tempo de inatividade. Por fim, use plug-ins de monitoramento de desempenho para identificar possíveis problemas que possam causar lentidão, como plug-ins desatualizados, imagens grandes ou não otimizadas e hospedagem de baixa qualidade.