5 dicas para gerenciar eficazmente a comunicação internacional

Cada vez mais empresas, principalmente na Europa, estão optando por estruturas organizacionais transversais que lhes permitirão conduzir negócios globalmente. A comunicação internacional é vital pela necessidade de seguir estratégias paralelas, transmitindo as mesmas mensagens e construindo uma marca homogênea em diversos mercados.

Quando gerenciamos uma estratégia de comunicação global e tentamos manter uma linha de ação comum, o processo se torna mais complexo com a participação de diferentes atores (agências de comunicação externa, gerentes locais etc.). Os calendários de relações públicas não são os mesmos de todos os as ações são “locais”, o que muitas vezes implica em lançamentos de produtos separados, eventos nacionais e resultados diferentes em relatórios de dados específicos do mercado.

É por isso que hoje quero falar sobre 5 dicas que me ajudaram a gerenciar nosso PR internacional.

Siga um plano de 3 fases: global – local – global

O primeiro e mais demorado passo antes de iniciar nossa atividade de comunicação internacional é focar no planejamento de nosso plano de ação para o próximo ano ou seis meses. Nosso ponto de partida será sempre os objetivos de relações públicas ou comunicação que estabelecemos no início do ano, tanto globalmente quanto para os mercados locais. Alguns desses KPIs podem ser: número de aparições ou menções online, porcentagem de impactos versus menções espontâneas, número de colaborações com influenciadores, crescimento da comunidade online…

E agora começamos na parte global. Marque seu calendário com datas anuais ou eventos a serem incluídos em seu calendário fixo de eventos internacionais . Compartilhe-os com o restante de sua equipe em cada mercado para que eles possam adicioná-los aos seus planos e ideias potenciais para lançamentos ou comunicações locais.

O próximo passo é montar um cronograma de planejamento local para os mercados com as agências de comunicação ou os chefes de cada mercado. Este provavelmente será um processo mais lento, pois cada país tem suas peculiaridades, eventos-chave e formatos desejados. Como posso organizar então? Aqui estão minhas recomendações para os diferentes elementos que compõem o plano que você deve estabelecer com sua equipe.

• Coleção de eventos a serem realizados ao longo dos próximos 6 meses a um ano que exibirão nossa marca publicamente (seja como palestrantes, desenvolvimento de conteúdo conjunto, estandes em conferências, etc.)
• Compilando uma lista de datas do calendário local: momentos que podem gerar oportunidades especiais de comunicação. Todos os países têm uma série de datas-chave que podem ser boas para ações de comunicação (Dia Internacional da Mulher, eleições gerais, etc.)
• Propostas de ações associadas a esses eventos, datas ou objetivos iniciais . Deixe suas agências de comunicação usarem sua criatividade para novas propostas.

Depois de definir as ações a serem incluídas em seus planos finais de comunicação com as equipes e agências locais , é hora de começar a coordenar — e o que é mais importante para qualquer Gerente de Comunicação: é hora de delegar . Uma vez que as ações, datas, detalhes e assim por diante tenham sido definidos, deixe suas equipes locais tomarem as rédeas. Agora você deve começar a adotar uma abordagem global, acompanhando o progresso e medindo os resultados.

Segmente seu banco de dados de contatos usando critérios geográficos e de idioma

Antes de iniciar uma campanha ou ação de RP em âmbito internacional, é fundamental ter um banco de dados de contatos atualizado e segmentado. Especialmente se você estiver trabalhando com um software de gerenciamento de comunicação ou CRM – o que é melhor quando você tem muitas equipes diferentes ao redor do mundo. Nesse caso, é fundamental aplicar filtros por localização geográfica e idioma, tanto para as entradas dos meios de comunicação quanto para seus jornalistas e influenciadores. O contexto é sempre fundamental para obter resultados precisos.

Aplicação de critérios geográficos e linguísticos para inscrições para meios de comunicação

Busque jornalistas e influenciadores por critérios geográficos e linguísticos

Dessa forma, as equipes locais podem filtrar facilmente os contatos por mercado ou país. Às vezes, as comunicações são liberadas de um país ou mercado específico, como mercados “anglófonos” ou “hispânicos”. É por isso que um banco de dados segmentado corretamente permite agilizar o processo de identificação de influenciadores que possam estar interessados ​​em colaborar com algo que estamos lançando em uma determinada região.

Organize a atividade da sua equipe de relações públicas em um calendário global

Ao gerenciar um plano de comunicação internacional em que as datas globais se sobrepõem às locais — ações de relações públicas, entrevistas com jornalistas, eventos, lançamentos de produtos etc. — pode ser muito difícil ficar por dentro de tudo isso e acompanhar cada ação adequadamente.

Alguns meses atrás, falamos sobre como organizar um calendário para conteúdo de PR em nosso blog. No entanto, além de apenas agendar o conteúdo, também é necessário um calendário de gestão da equipe de comunicação para vincular todas essas ações e permitir a busca por datas específicas de acordo com os mercados. Isso permitirá que você saiba quem é o responsável por determinadas ações em um determinado dia e facilita muito sua coordenação global.

Tenha um sistema de qualificação padronizado para todos os seus impactos

Ao gerenciar as atividades de comunicação interempresarial, é comum apresentar resultados diferentes ao final de cada trimestre, seis meses ou um ano para mostrar o retorno do seu trabalho em escala global e local.

É por isso que é essencial definir KPIs em todos os mercados durante a fase de planejamento e início. Se não o fizermos, não poderemos comparar ou medir campanhas globais e analisar adequadamente os resultados.

Ao mesmo tempo, quando se trata de qualificar os impactos para cada país — desde os meios de comunicação, blogs ou nas redes sociais — é fundamental ter um critério padronizado previamente definido. Isso garantirá que cada gerente ou agência de relações públicas qualifique cada menção da mesma maneira, usando critérios idênticos. Isso garantirá resultados precisos em todos os seus relatórios.

Folha de qualificação do Launchmetrics

Crie diretrizes globais para explicar tudo às suas equipes para padronizar os métodos de relatório. Os gerentes e agências de relações públicas devem saber o significado de cada parâmetro e como realizar cada processo de qualificação. Da mesma forma, devem ser realizadas reuniões semestralmente para check-in, atualização de conceitos antigos, aplicação de novos critérios e atualização de todas as equipes.

Reúna relatórios globais e relatórios de campanhas individuais para acompanhar sua comunicação internacional

Como mencionamos anteriormente, é muito provável que, como diretor de comunicação, você precise relatar resultados para períodos de tempo específicos que forneçam detalhes de mercados individuais e também de seu desempenho globalmente. Essa é a única maneira de acompanhar seu progresso e trabalhar em áreas que precisam ser melhoradas.

No entanto, os resultados não são obtidos imediatamente na comunicação, e é por isso que é melhor colocar o trabalho e certificar-se de que você está registrando todos os seus impactos diariamente. Tudo isso virá de relatórios de mídia social. Dessa forma, quando for a hora de apresentar relatórios trimestrais de engajamento de relações públicas e influenciadores, análise de reputação e notoriedade da marca, você terá detalhes enriquecedores para compartilhar, pois passou o tempo monitorando e coletando cuidadosamente seus resultados.

Por fim — na hora de compartilhar esses resultados com sua equipe e a gestão da empresa — é sempre melhor apresentar os impactos da mídia e dos blogs de forma visualmente atraente. Também precisa ser de fácil compreensão para os executivos. Lembre-se, trata-se de mostrar todo o seu esforço e trabalho duro. Gosto de usar webzines e revistas de mídia social como ferramentas para criar esse efeito, pois me permitem organizar meu trabalho e são responsivos a qualquer dispositivo.

Exemplo ou webzine ou revistas sociais

E você? Você tem alguma dica para gerenciar a comunicação internacional? Deixe-me um comentário, e vamos discutir!