Torne seu marketing mais eficiente com processos repetíveis

Eu sou uma daquelas pessoas que fazem muito. Eu gosto de fazer listas e gosto de fazer . As pessoas sempre acham que é porque eu bebo muito café, o que é verdade. Mas isso é apenas parte do que me torna prolífico.

Eu encontrei uma maneira de ser eficiente – para fazer muito – simplificando o trabalho que faço repetidamente. Reservar um tempo para configurar modelos e processos repetíveis antes do tempo realmente me deixa mais rápido. É o meu truque secreto. Vamos olhar por trás da cortina para ver como eu uso esses processos para economizar tempo.

O que é um processo repetível?

Um processo repetível é essencialmente qualquer coisa que você faz repetidamente e precisa de um resultado semelhante. Quando você escreve boletins regulares, publica diariamente em seu CMS ou extrai dados a cada mês, você está repetindo elementos de trabalho. Por que não formalizar um processo? Nem tudo pode ser repetido literalmente, é claro – mas quando suas etapas gerais de instruções são sempre as mesmas, você está no caminho certo para o que estou falando.

Por que você precisa de um processo repetível

A razão natural pela qual você deve considerar processos repetíveis é economizar tempo e dinheiro. E é isso que todos – você, seu chefe, seu cliente – sempre querem ouvir. Sim, levará algum tempo de configuração, como explicarei. Mas o resultado pode realmente economizar tempo a longo prazo.

Como eu uso processos repetíveis

Eu costumava criar um boletim informativo para minha equipe de clientes. Foi uma ferramenta de comunicação interna que capturou dados e entregas do mês.

Mas – conversa de verdade – eu não queria gastar muito tempo com isso. Eu tinha um monte de outros trabalhos no meu prato. Felizmente, meu cliente concordou. “Não gaste mais de uma hora nisso todo mês”, ela aconselhou. Ela também queria que eu trabalhasse com mais sabedoria – afinal, ela estava pagando pelo meu tempo e preferia que fosse usado em projetos de alto ROI.

E, no entanto, a tarefa do boletim informativo ainda precisava ser feita. Queríamos compartilhar nosso trabalho com nossa equipe.

Então, criei um modelo. Primeiro, fiz um brainstorm com o cliente sobre o tipo de conteúdo que queríamos incluir a cada mês. Em seguida, determinei uma estrutura para o boletim informativo, incluindo baldes de conteúdo. Por fim, trabalhei com um designer para polir.

Esse esforço inicial levou tempo? Absolutamente. Provavelmente passei 10 ou mais horas naquela primeira edição. Mas a partir de então, foi realmente uma tarefa plug-and-play muito mais fácil.

Seguindo em frente, estabeleço um horário em meu calendário todos os meses para fazer o trabalho. Bloqueei algumas horas ( shh , não diga ao meu cliente que levei duas horas, não uma). Então, simplesmente usei esse tempo dedicado para obter os dados, listar as vitórias, escrever, editar e liberar. Feito.

O que aprendi e por que isso foi uma vitória

Esse modelo e processo acabaram economizando muito tempo. Eu sabia o que tinha que realizar e sabia exatamente que janela de tempo eu tinha para trabalhar naquele boletim. Evitei que meu cérebro girasse e se preocupasse sem parar sobre o que incluir em cada edição. Eu já sabia quais dados eu estava minerando, quais vitórias eu deveria destacar, como seria o boletim informativo e quanto espaço eu tinha para cobrir minhas histórias. Mais importante, eu sabia que tinha tempo reservado para trabalhar nisso. Assim que o lembrete em meu calendário tocou, alertando-me sobre a tarefa, pude ir direto ao trabalho, em vez de ficar inquieto e preocupado com o design e os baldes de conteúdo.

Meus colegas de equipe e clientes também perceberam a recompensa do esforço pré-trabalho. Eles observaram a aparência consistente do boletim informativo. Eles viram o esforço não como um envio singular – um e-mail único para ignorar – mas sim como um verdadeiro “boletim informativo”. Eles realmente esperavam recebê-lo – e, eventualmente, este comunicado se tornou uma valiosa ferramenta de marketing interno. As pessoas até perguntaram como enviar conteúdo para ele. Bônus!

Então, por que estou gastando tanto tempo falando sobre um boletim informativo quando este é um blog sobre processos repetíveis? Porque, simplesmente, um modelo de newsletter é um processo repetível. É algo que eu tinha que fazer todo mês – repetiu.

Tipos de processos repetíveis

As métricas são outro processo repetível no qual você pode economizar tempo. Para ser franco, luto com a mineração de dados. Não sou treinado em Excel e bancos de dados – apesar de saber que são uma parte essencial do meu trabalho como profissional de marketing. A verdade é que sou uma pessoa de conteúdo e palavras em primeiro lugar. O mesmo aconteceu com muitos dos membros da minha antiga equipe de marketing, que foram contratados como criadores de palavras. Quando chegou a hora de provar como aquelas palavras estavam funcionando para nós, bem... foi um pouco desastroso. Nós definitivamente produzimos uma miscelânea de resultados. Cada um de nós tinha uma maneira diferente de exibir dados e compartilhá-los com nosso líder de equipe e clientes.

Felizmente, tínhamos um especialista em banco de dados em nossa equipe que se prontificou a ajudar. (Além disso, essa é uma das grandes vantagens de fazer parte de uma equipe. Você pode admitir quando não está trabalhando dentro de sua competência principal e pedir ajuda quando precisar. Você pode delegar.) Para começar, nós, como equipe, estabelecemos exatamente quais dados todos precisávamos verificar diariamente, semanalmente e mensalmente. Em seguida, nosso guru do banco de dados foi à cidade para configurar consultas do Excel – um tipo de processo repetível – que ajudou a extrair os dados. Tudo o que precisávamos fazer era clicar na função “atualizar dados” em nossa planilha do Excel e – voila – novos dados apareceram. Isso economizou muito tempo e muitas dores de cabeça.

O faturamento pode ser um processo repetível, assim como o rastreamento de envios de conteúdo para empresas de relações públicas, verificação de fatos de seu conteúdo e até mesmo a criação de agendas para reuniões de equipe.

A reutilização de conteúdo em vários canais de marketing também pode ser um candidato a um processo repetível. Não é tanto um processo, mas o ato de reutilizar e reciclar o que você já fez – reaproveitando para outros usos – é uma espécie de trabalho repetido. E pode absolutamente economizar tempo e dinheiro.

Usando processos repetíveis para treinamento interno

Você treina constantemente novos contratados sobre como as coisas funcionam em seu escritório, como mostrar a eles como criar uma página da Web ou publicar em seu CMS? Se esses processos são usados ​​regularmente, por que não documentá-los e criar um tutorial interno? Esse é um tipo de processo repetível que pode ajudar você a economizar tempo em treinamento interno.

A documentação interna ajuda no planejamento de contingência durante os períodos de inatividade (ou se sua equipe encolher repentinamente e as pessoas deixadas para trás tiverem que assumir o trabalho que outros costumavam fazer). E é claro que esses registros também ajudam quando alguém simplesmente se muda – e você traz uma cara nova.

Quando seus processos são documentados, você não precisa gastar muito tempo com sessões de treinamento pontuais e instruções. Em vez disso, você pode compartilhar a documentação do processo e sentar-se com os funcionários para responder a quaisquer perguntas.

Não se esqueça de testar seus processos

Uma última coisa antes de fecharmos. Se e quando você decidir criar modelos ou documentar instruções, não se esqueça de testar. A última coisa que você quer é criar um documento de processo repleto de erros que acaba causando mais estresse – e trabalho – para você e sua equipe. Execute um teste, passo a passo, para garantir que suas instruções sejam claras e o processo seja sólido.

O que você pode fazer?

Então, o que você pode transformar pessoalmente em um processo repetível? É provável que você tenha pelo menos uma tarefa que possa colocar em uma forma de piloto automático. Talvez seja a maneira como você consulta suas métricas. Ou a maneira como você estimula sua equipe para contribuições de conteúdo para seu boletim informativo. Ou a maneira como você projeta um deck. O calendário também pode ser um processo repetível, como minha tradição anual de planejamento de janeiro.

Meu pedido é que você reserve um tempo para pensar sobre as tarefas que realiza repetidamente – todos os dias, todas as semanas, todos os meses, todos os anos. O primeiro passo é listá-los. Então dê uma boa olhada. Qual deles poderia se tornar candidato a um processo? Você pode escrever um rápido esboço passo a passo que documente o que precisa ser feito, para que na próxima vez que você voltar a ele, você possa pular direto? Pergunte aos seus colegas de equipe também. Existe alguma coisa que eles fazem regularmente, mas parecem ter dificuldade - ou mesmo algo que simplesmente leva muito tempo? Essas tarefas também são candidatas a serem consideradas para documentos de processo repetíveis.

Depois de configurar o processo, é relativamente simples executá-lo – enxaguar e repetir, indefinidamente, para obter a máxima eficiência.

A Act-On valoriza muito o “tempo para obter valor”. Ser rápido – começar a trabalhar rapidamente – é uma das principais coisas que nos diferenciam. Da mesma forma, processos repetíveis em seu bolso traseiro podem fazer com que você comece a trabalhar mais rapidamente com sua lista de tarefas. Mesmo sem beber litros de café.

De volta para você

Como você otimizou a eficiência por meio de processos repetíveis em seu próprio trabalho? Compartilhe suas dicas aqui.