Como fazer estimativas precisas de tempo de trabalho

As estimativas de tempo precisas ajudam você a planejar e analisar seu trabalho - como resultado, você gerencia seu tempo e tarefas corretamente.

Mas é relativamente fácil cometer um erro no tempo estimado para concluir um projeto – principalmente porque as pessoas parecem ser notoriamente ruins em adivinhar o tempo que levam para terminar algo.

Esse erro de cálculo é bastante comum e pode acontecer de:

• Otimismo eles vão terminar mais rápido, ou
• O desejo de dar a si mesmos mais tempo do que realmente precisam.

Portanto, os dois cenários a seguir são mais prováveis ​​de acontecer:

• Você pode estimar menos tempo e apressar o projeto no final - em vez de levar algumas horas extras para revisões e ajustes necessários, ou
• Você pode estimar mais tempo, terminar mais cedo e passar as horas restantes antes do prazo procrastinando – em vez de alocar esse tempo extra para um projeto diferente.

Esta postagem de blog ajudará você a melhorar a precisão de suas estimativas de tempo de trabalho, além de fornecer um modelo gratuito para uma calculadora de estimativa de tempo útil.

As consequências de fazer estimativas de tempo ruins (e como evitá-las)

Estimativas de tempo ruins podem e vão atrapalhar sua programação e até mesmo atrasar seus prazos realistas.

Conseqüentemente, a entrega tardia do projeto pode fazer com que o cliente com quem você está trabalhando não se torne um cliente recorrente.

Alguns clientes podem até marcar o resultado do seu projeto como um fracasso caso você descumpra o prazo estimado.

Tudo isso mostra o quanto definir estimativas de tempo precisas é crucial para cultivar um negócio de sucesso.

Portanto, tenha sempre em mente que todos os projetos dependem de estimativas de tempo e afetam os cronogramas de todos os envolvidos neles.

Então, como você faz estimativas de tempo?

Bem, você faz estimativas de tempo precisas para as tarefas do seu projeto, é vital dividir essas tarefas em atribuições menores.

A atividade de dividir as tarefas em tarefas menores é chamada de “microprodutividade”.

A microprodutividade consiste nos seguintes processos:

• Identificando a tarefa principal,
• Fragmentando a referida tarefa em subtarefas,
• Listando todas as subtarefas,
• Estimar o tempo necessário para concluir cada subtarefa e até mesmo
• Estimando o tempo que você pode alocar para intervalos entre subtarefas.

Ao adotar com sucesso essa habilidade, você aprenderá a maneira correta de tornar todas as suas tarefas gerenciáveis ​​e factíveis.

Por exemplo, “escrever uma postagem no blog” simplesmente não pode ser uma única tarefa, pois na verdade requer várias tarefas diferentes – como:

• Fazendo pesquisas,
• Procurando referências relevantes,
• Procurando palavras-chave relevantes para melhorar seu conteúdo,
• Escrevendo um esboço organizado,
• Escrevendo o conteúdo real,
• Revisão, verificação ortográfica e gramatical,
• Escrever títulos eficazes,
• Escrevendo meta descrições,
• Criação de visuais e
• Upload de postagens para o WordPress.

No exemplo acima, buscar a microprodutividade significa dividir uma tarefa principal em 10 tarefas menores e ainda alocar um intervalo de tempo separado para cada uma.

O efeito psicológico desta abordagem irá:

• Ajude-nos a ser mais orientados para objetivos,
• Aumente nossa auto-imagem positiva,
• Levar a menos tempo gasto procrastinando e, no final
• Ajude-nos a fazer melhores estimativas de tempo.

7 dicas definitivas para fazer estimativas de trabalho precisas

Para ajudá-lo a se tornar um especialista em estimativa de tempo, compilamos as fórmulas, dicas e truques mais importantes de estimativa eficiente.

Vamos mergulhar direto nas dicas práticas e explicar o processo de fazer estimativas de trabalho precisas com mais detalhes.

Dica nº 1: Faça uma lista de tarefas que você precisa concluir

Você não pode ir longe sem saber o que precisa fazer para chegar lá.

Portanto, antes de fazer estimativas de tempo, certifique-se de definir uma lista de tarefas que você precisa concluir durante um período de tempo.

A melhor prática é fazer uma lista de tarefas simples, na qual você descreva suas tarefas e tarefas do dia.

☐ Ligue para Henry B.

☐ Reunião com a equipe de marketing

☐ Escreva a proposta do projeto

☐ Mande um e-mail para Elinor sobre a festa de Becky

☐ Participe de um brunch de negócios com clientes

☐ Encontro com Luke S.

☐ Preencha o quadro de horários

Depois de ter suas tarefas e tarefas definidas dessa maneira, será mais fácil fazer estimativas do tempo necessário para concluí-las.

Você poderá alocar uma certa quantidade de tempo para cada tarefa - e, como resultado, será menos provável que você saia desses prazos.

É por isso que definir metas claras é, por padrão, da maior importância - e também por que a cronometragem pessoal o ajudará a ficar no topo das coisas.

Então, vamos dar um exemplo dessas estimativas e, portanto, o total do dia.

• Ligue para Henry B. — 10 minutos
• Reunião com a equipe de marketing — 25 minutos
• Escreva a proposta do projeto — 4,5 horas
• Mande um e-mail para Elinor sobre a festa de Becky — 10 minutos
• Participar de um brunch de negócios com clientes — 1,5 horas
• Encontro com Luke S. — 25 minutos
• Preencha o quadro de horários — 5 minutos

No final, você pode calcular facilmente o tempo total estimado para o dia somando essas horas estimadas (por exemplo, 7 horas e 15 minutos).

Dica # 2: Coloque um esforço extra em estimativas de tempo para suas prioridades

Outro aspecto importante da estimativa de tempo adequada são suas prioridades.

Pela regra geral, você deve sempre alocar a maior parte do seu tempo para tarefas e atribuições prioritárias.

E, para acertar e minimizar o desperdício de tempo, você terá que se esforçar mais para definir as estimativas de tempo para suas tarefas prioritárias e suas atribuições diversas.

Portanto, suas prioridades são suas tarefas mais importantes e urgentes – são tarefas que têm um prazo preciso que você precisa cumprir ou tarefas que são cruciais para a meta que você deseja realizar no dia.

Por exemplo, você precisa escrever uma proposta de projeto de aproximadamente 1.000 palavras para amanhã — sua capacidade de estimar o tempo para essa tarefa pode influenciar se você consegue completá-la ou não.

A primeira coisa que você precisa fazer é fazer um esboço para sua proposta e definir os subtítulos. Eles podem servir como tarefas separadas, para as quais você deve definir estimativas de tempo separadas - da seguinte maneira:

• Estime o número de palavras que você escreverá para cada subtítulo:
  • (por exemplo, “ Visão geral: 100–150 palavras ”, “ Metas: 200–300 palavras ”, etc.)
• Estime o tempo necessário para escrever e editar cada subtítulo, em relação ao número de palavras:
  • (por exemplo, “ 100–150 palavras – 30 minutos ”, “ 200–300 palavras – 1 hora ”, etc.)

Quando terminar de estimar o tempo para os subtítulos, some esses números — esse é o tempo total estimado para a tarefa prioritária.

Para obter os melhores resultados para você especificamente, você deve calcular seu horário nobre biológico – ou seja, o horário durante o dia em que você provavelmente será produtivo, focado e motivado para concluir suas tarefas. Este é o momento em que você provavelmente terminará suas tarefas mais rapidamente - portanto, salve esses intervalos de tempo para suas tarefas prioritárias.

Em uma nota adicional, se você alocar a maior quantidade de tempo para sua tarefa prioritária – você está essencialmente sinalizando a si mesmo que deve concentrar toda a sua energia nessa tarefa.

Dica 3: Use a Fórmula de Estimativa de Tempo

Ao procurar uma abordagem estereotipada para definir o número de dias que você levará para concluir um projeto, você não precisa procurar além da Fórmula de estimativa de tempo, baseada na Técnica de Avaliação e Revisão do Programa (também conhecida como PERT) .

Então, quais são os tipos de estimativa de tempo em PERT?

PERT é um método de cálculo do tempo do projeto - envolve uma fórmula de estimativa de tempo que leva em consideração:

• Estimativa de tempo otimista (A)
• Estimativa de tempo mais provável (B)
• Estimativa de tempo pessimista (C)

Vejamos um exemplo, para entender melhor como funciona o PERT.

A estimativa de tempo otimista (A)

Este é o menor tempo possível que você acha que levará para terminar um tipo de projeto - também é conhecido como a estimativa do melhor caso e implica em uma navegação tranquila ao longo do projeto.

Em suma, a estimativa de tempo otimista se aplica quando tudo está indo perfeito:

• Todos em sua equipe terminam seu trabalho no prazo,
• Não são necessárias revisões,
• Sem problemas com o orçamento, e
• Sem problemas com os materiais e equipamentos.

Por exemplo, experiências passadas lhe ensinaram que a estimativa otimista de tempo para um tipo de projeto em sua equipe é de 225 dias, o que significa que A = 225 .

A estimativa de tempo mais provável (B)

Esta é a quantidade realista de tempo que você acha que levará para terminar um tipo de projeto.

Também é conhecida como a estimativa mais provável e implica uma viagem média ao longo do projeto.

A estimativa de tempo mais provável se aplica quando tudo sobre a forma como seu projeto está progredindo é médio:

• Tudo vai geralmente de acordo com o plano,
• A maioria das pessoas termina suas tarefas no prazo, e
• Há um número médio de revisões necessárias.

Por exemplo, experiências passadas lhe ensinaram que a estimativa de tempo mais provável para um tipo de projeto em sua equipe é de 360 ​​dias, o que significa que B = 360 .

A estimativa de tempo pessimista (C)

Esta é a maior quantidade de tempo possível que você acha que levará para terminar um tipo de projeto.

Também é conhecida como a estimativa do pior caso e implica em icebergs em todo o projeto.

A estimativa de tempo pessimista se aplica quando você encontra vários problemas antes de finalmente concluir o projeto:

• A maioria dos membros da sua equipe tem problemas para terminar antes do prazo,
• Muitas revisões são necessárias antes de enviar o projeto para revisão final,
• Principais problemas com seus materiais e equipamentos, e
• Principais problemas com o seu orçamento.

Por exemplo, experiências passadas lhe ensinaram que a estimativa de tempo pessimista para um tipo de projeto em sua equipe é de 375 dias, o que significa que C = 375 .

O cálculo real - A Fórmula de Estimativa de Tempo

A Fórmula de Estimativa de Tempo leva em consideração que todos esses tipos de estimativas são igualmente possíveis, e a própria fórmula (E) é a seguinte:

E = (A+4B+C)/6

Se pegarmos o otimista listado (A = 225), o mais provável (B = 360) e a estimativa de tempo pessimista (C = 375), veja como os números se acumulam:

E = (225+4*360+375)/6

E = 340

Portanto, é mais provável que você termine o referido projeto em 340 dias.

Mas, à medida que as complicações acontecem, você precisará expandir seu cálculo e seu prazo - é aqui que o desvio padrão entra em ação.

A fórmula fica da seguinte forma:

SD = (CA)/6

A fórmula de desvio padrão leva em consideração apenas as estimativas de tempo otimistas e pessimistas e informa o quão precisa é sua estimativa de tempo total:

SD = (375-225)/6

SD = (150)/6

SD = 25

Se o desvio padrão for 25 dias, isso significa que o projeto pode levar entre 25 dias a mais do que a fórmula de estimativa de tempo informa e 25 dias a menos. Então, no final das contas, esse tipo de projeto pode demorar entre 315 e 365 dias .

Dica #4: Use uma calculadora de duração do projeto

Uma calculadora de duração do projeto é baseada no anteriormente falado:

• Estimativa de tempo, e
• Fórmulas de desvio padrão.

Você ainda obterá o número aproximadamente estimado de dias necessários para concluir o projeto - mas o obterá mais rapidamente, porque o cálculo será tratado automaticamente.

Veja como você pode criar uma calculadora de duração de projeto simples no Excel, usando:

• A Fórmula de Estimativa de Tempo (E = (A+4B+C)/6), e
• A Fórmula de Desvio Padrão (SD = (CA)/6).

Para a célula "Fórmula de estimativa de tempo", escreva: =ROUNDUP((C4+C5*4+C6)/6)

Para a célula “Desvio Padrão”, escreva: =ROUNDUP((C6-C4)/6)

Para a célula “Menor duração estimada do projeto”, escreva: =ROUNDUP(C8-C9)

Para a célula “Duração mais longa estimada do projeto”, escreva: =ROUNDUP(C8+C9)

Agora, você precisa inserir seus dados nas seguintes células:

• Estimativa de tempo otimista,
• Estimativa de tempo mais provável, e
• Estimativa de tempo pessimista.

Depois de fazer isso, os dados indicarão o tempo estimado e o desvio padrão.

Além disso, a duração estimada mais curta e mais longa será calculada automaticamente.

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Usar a função ROUNDUP é opcional — mas altamente recomendado porque você arredondará o número estimado de dias para um número inteiro.

Para usar as mesmas fórmulas para projetos adicionais, basta segurar e arrastar o cursor na borda das células que contêm as fórmulas, conforme mostrado abaixo.

Portanto, se você inserir "145", "234", "345", verá que o tempo estimado para concluir o projeto é de 238 dias, com um desvio padrão de 34 dias - o que significa que você provavelmente levará entre 204 e 272 dias para finalizar este tipo de projeto.

Dica nº 5: Acompanhe seu tempo

Uma calculadora de duração do projeto informa quantos dias você provavelmente precisará para terminar um projeto, o que é útil para fornecer uma estimativa aproximada ao cliente.

Mas você também precisará de uma estimativa mais precisa, para planejar e analisar seu trabalho em detalhes, bem como criar um cronograma funcional a ser seguido enquanto trabalha em um determinado projeto - é aqui que um rastreador de tempo se torna crucial.

Um rastreador de tempo torna a estimativa de tempo uma ciência exata. Ele informa quanto tempo você gastou em projetos anteriores no total — em horas, minutos e segundos — e permite identificar as tarefas que levaram a maior parte do seu tempo.

Também informa em que tipo de trabalho você passou a maior parte do tempo — por exemplo, tarefas de “front-end” ou “back-end”.

Por que o controle de tempo é importante para o gerenciamento de projetos?

Bem, para começar, ao manter registros de rastreamento de tempo, você poderá fazer estimativas de tempo para um tipo específico de projeto, que na verdade são baseadas em suas experiências passadas completamente verificáveis.

Para coletar seus dados de controle de tempo, você pode facilmente iniciar um cronômetro toda vez que começar a trabalhar em uma tarefa e associá-lo ao projeto certo.

Quando terminar de trabalhar nesta tarefa, pare o cronômetro. Ao fazer isso, você adicionará esse tempo ao seu tempo total para esse projeto.

Há também uma alternativa a esse processo - você pode inserir manualmente o tempo em sua planilha de horas, após a conclusão de uma tarefa específica.

Ao final do projeto, você terá o tempo exato que gastou nele agora e provavelmente gastará no mesmo tipo de projeto no futuro - assim, você poderá fornecer uma estimativa precisa para seus clientes.

Além disso, você poderá distinguir entre suas horas faturáveis ​​e não faturáveis, bem como entender quanto dinheiro você ganhou trabalhando no projeto, ajudando assim a melhorar o gerenciamento de custos do projeto no futuro.

Como você pode rastrear o tempo para definir estimativas de tempo: exemplo nº 1

Você pode até transformar horas em dias e ver a precisão da sua calculadora de duração do projeto.

Vamos dar um exemplo – você gastou 283 horas e 39 minutos em um projeto.

Bem, isso se traduz facilmente em 35,5 dias que você passou trabalhando neste projeto por 8 horas por dia.

Mas essa não é a única maneira de gerenciar e definir estimativas de tempo em um rastreador de tempo.

Como você pode rastrear o tempo para definir estimativas de tempo: exemplo nº 2

Clockify também oferece um sistema de estimativa onde você poderá definir estimativas para tarefas e o projeto em geral, antes de comparar seus resultados de rastreamento em tempo real com essas estimativas.

Assim, assim que começar a controlar o tempo, você poderá comparar seu progresso em tempo real com suas estimativas enquanto trabalha.

Você também poderá ver a porcentagem de trabalho concluído, em comparação com suas estimativas em todos os momentos.

Dessa forma, você não apenas poderá ver que suas estimativas de tempo originais estavam erradas, mas também poderá ver quanto.

Portanto, você estará trabalhando em sua habilidade de estimar e definir o cronograma certo do projeto, ao mesmo tempo em que evitará a pressão causada por prazos irreais.

Dica #6: Calcule o tempo que você vai perder

Ao fazer estimativas de tempo para um projeto, é fácil ignorar o tempo que você está destinado a desperdiçar - então, não se esqueça de levar em conta o seguinte:

• Interrupções,
• Distrações, e
• Procrastinação ociosa.

Primeiro, liste as atividades em que você provavelmente “perde tempo” todos os dias no trabalho.

Em seguida, atribua a eles uma estimativa de tempo:

• Sair para fumar a cada 2 horas – 25 minutos
• Ir à padaria próxima para comprar scones para um lanche da tarde – 15 minutos
• Preparar uma xícara de café a cada 3 horas — 15 minutos
• Conversando com colegas — 45 minutos

Você pode até adicionar o tempo gasto em reuniões e arrumando sua caixa de entrada de e-mail a esse tempo perdido — afinal, essas atividades não contribuem para a finalização do projeto e apenas o afastam das prioridades reais:

• Reuniões – 1 hora e 20 minutos
• Gerenciamento de caixa de entrada — 1 hora

Você pode fazer estimativas de tempo de cabeça para essas atividades ou pode fazer um experimento semanal e acompanhar o tempo exato que leva para concluir essas atividades por dia.

Rastreamento de tempo perdido para fazer estimativas de tempo precisas

Por exemplo, se você acompanhar os seguintes resultados para reuniões diárias:

• 40 minutos na segunda-feira
• 45 minutos na terça-feira
• 30 minutos na quarta-feira
• 45 minutos na quinta-feira
• 40 minutos na sexta

Em seguida, você pode usar 40 minutos como seu tempo médio para uma reunião em estimativas futuras:

(40+45+30+45+40)/5=40

Acompanhando o tempo perdido para estimar quanto você gasta focado no projeto

No final, para obter o total de tempo perdido por dia, basta somar os números - digamos que todos os desperdiçadores de tempo listados, de pausas para café a reuniões, somam 4 horas.

Portanto, se você trabalha 8 horas por dia e desperdiça 4 horas, basicamente gasta apenas cerca de 4 horas focado no projeto.

Calcular corretamente a quantidade total de tempo perdido em um dia melhorará sua precisão ao fazer estimativas de trabalho. Esta etapa irá ajudá-lo a tornar o gerenciamento do tempo mais fácil.

Afinal, se você estiver ciente de que na verdade tem apenas metade do tempo que pensava ter para concluir suas tarefas, é mais provável que defina prazos diferentes e mais realistas. Ou melhor ainda, você tentará reduzir seus desperdícios de tempo e, assim, melhorar seus níveis de produtividade.

Dica # 7: Agende um tempo adicional, apenas no caso

Os dados que você obtém do seu rastreador de tempo mostram o tempo exato que você gastou em projetos semelhantes antes e quanto você provavelmente gastará na próxima vez.

Portanto, em 9 de 10 casos, se você passou 71 dias em um projeto (ou 283 horas e 39 minutos por 4 horas/dia), provavelmente gastará uma quantidade de tempo semelhante na próxima vez.

Mas, por precaução, aloque algum tempo adicional para este projeto, para problemas inesperados e deficiências que geralmente vêm com os 10% desses projetos.

Você provavelmente conhece o ditado: “Melhor prevenir do que remediar”.

Você nunca sabe quando essa porcentagem pode aumentar e quando precisará de dias e horas adicionais para concluir o projeto para a completa satisfação de seu cliente.

Conclusão: As estimativas de trabalho precisas são importantes (e você obterá melhores resultados ao longo do tempo)

No final, fazer estimativas de tempo precisas não é tão difícil.

Você só precisará:

• Analise seu trabalho em tarefas diárias e faça estimativas para essas tarefas separadas,
• Coloque energia extra para estimar corretamente o tempo para tarefas prioritárias,
• Faça um esforço para controlar o tempo que você gasta em projetos e tarefas,
• Considere o tempo que você perde todos os dias e
• Considere o tempo adicional que você pode precisar para terminar o projeto.

Para um toque extra, você pode usar a Fórmula de Estimativa de Tempo do PERT e contar com uma simples Calculadora de Duração do Projeto para calcular suas estimativas diárias.

Ao seguir essas dicas, você tornará suas estimativas de tempo precisas e precisas, além de planejar seus horários com mais facilidade. O gerenciamento de projetos tem tudo a ver com dependências, e essas dicas ajudarão você a ter uma compreensão mais profunda do seu fluxo de trabalho, que será refletido em seus próximos projetos. Tudo isso garantirá que seus clientes o vejam como um profissional confiável, que cumpre sua palavra.

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