Como medir a produtividade dos funcionários na economia do conhecimento

Trabalhadores que pensam para viver. É assim que podemos descrever os “trabalhadores do conhecimento”. Em geral, esses funcionários aplicam seus conhecimentos para produzir produtos ou prestar serviços. Peter Drucker, que inventou o termo “trabalhadores do conhecimento”, disse que esses funcionários seriam a parte mais valiosa de uma organização do século 21 devido à sua criatividade e produtividade.

Falando nisso, como você mede a produtividade na indústria do conhecimento e do trabalho manual não deve incluir as mesmas regras. Neste artigo, vamos esclarecer como avaliar a produtividade dos trabalhadores do conhecimento, abordando:

• as diferenças entre medir a produtividade no trabalho manual e a economia do conhecimento,
• passos a tomar, e
• passos a evitar ao medir a produtividade dos trabalhadores do conhecimento.

Medindo a produtividade dos funcionários no trabalho manual versus conhecimento

Desde os anos 1900, a economia mudou da indústria para a economia do conhecimento. Atualmente, quase metade da força de trabalho total é composta por funcionários do conhecimento, como programadores, advogados, contadores e outros. Além do trabalho de conhecimento, há o trabalho manual.

Quando se trata de trabalho manual ou físico, o foco é colocado na quantidade. É claro que a qualidade também é importante, mas os trabalhadores precisam cumprir os requisitos mínimos de qualidade.

Como você pode saber se um funcionário manual é produtivo? Bem, há uma fórmula de produtividade simples.

Fórmula de produtividade

Com uma saída , expressamos o número de itens criados ou serviços prestados, enquanto uma entrada define um número de unidades, que podem ser horas de trabalho, mão de obra ou dinheiro. Por exemplo, um padeiro faz dez pães (saída) em duas horas (entrada). Então, ele assa cinco pães por hora.

Mas você pode aplicar essa regra no trabalho do conhecimento? Na verdade. Por exemplo, um médico consegue tratar três pacientes em uma hora. Agora, não é fácil determinar se esse médico é produtivo porque cada paciente tem seu próprio problema, o que exige um tratamento particular. Assim, um médico pode passar mais ou menos tempo com um paciente.

É por isso que no trabalho do conhecimento, tanto a quantidade quanto a qualidade precisam ser levadas em consideração . Portanto, você não pode avaliar a produtividade de um trabalhador do conhecimento observando apenas a quantidade de trabalho. No exemplo de um médico, a quantidade pode ser o número de pacientes com os quais um médico teve uma consulta. Além da quantidade, você deve considerar os fatores de qualidade também. Nesse caso, qualidade significa que um médico ouve o paciente com atenção, faz perguntas relevantes, sugere um tratamento ou medicamentos adequados.

Além da qualidade e da quantidade, há outra diferença entre o trabalho manual e o de conhecimento, a das tarefas. Como você definiria suas tarefas em ambos os tipos de trabalho? Peter Drucker percebeu que o trabalho do conhecimento é bastante complexo, então propôs fazer uma pergunta simples: “ Qual é a tarefa ?”

Então, falando em trabalho manual, você pode nomear suas tarefas com facilidade. Por exemplo, as tarefas de um cabeleireiro incluem cortar, pintar, lavar e pentear o cabelo.

Mas, e o trabalho do conhecimento? Definir atribuições na economia do conhecimento pode ser bastante desafiador porque esse tipo de trabalho geralmente inclui muitas tarefas diferentes. Tomemos um arquiteto como exemplo. Seu trabalho é desenvolver projetos de construção, criar e apresentar propostas de projetos, definir cronogramas, supervisionar processos de construção, reunir-se com clientes e muitas outras tarefas.

Além disso, algumas atribuições trazem mais valor do que outras. Por exemplo, alguns trabalhadores do conhecimento passam muitas horas por semana em reuniões em vez de fazer suas tarefas principais, como escrever uma proposta de projeto. No final do dia, as tarefas principais são as que contam.

Assim, com tantas tarefas diversas nas mãos dos trabalhadores, os gerentes podem achar difícil avaliar seus funcionários do conhecimento.

Etapas a serem seguidas ao medir a produtividade dos trabalhadores do conhecimento

Vimos que estimar a produtividade dos funcionários na economia do conhecimento pode ser exigente. No entanto, é possível. Se você é um gerente ou líder de equipe, aqui estão algumas etapas que você pode seguir ao avaliar a produtividade de seus funcionários.

Definir métricas claras

Para poder medir a produtividade de seus funcionários, você precisará definir um sistema de linha de base para medir. Isso significa que, para cada posição, deve haver resultados de trabalho claros. Definir essas expectativas também será benéfico para seus funcionários. Eles saberão exatamente o que devem fazer para melhorar a produtividade e o desempenho.

Por exemplo, em uma equipe de mídia social, as métricas podem incluir o número de postagens publicadas por semana ou o número de mensagens diretas que um funcionário conseguiu responder durante uma semana.

Graças às métricas, você poderá comparar os resultados do trabalhador com esses padrões para descobrir se um trabalhador foi produtivo. Além disso, todos os funcionários serão avaliados igualmente.

Estabelecimento de um sistema de definição de metas

Além de definir métricas específicas, você também deve ter um sistema de definição de metas. As metas desempenham um papel crucial em todas as equipes porque ajudam os funcionários a permanecerem na tarefa, acompanhar seu progresso e ser mais produtivos. É vital que os objetivos da equipe estejam alinhados com os objetivos da empresa.

Como os líderes de equipe podem definir esse sistema? Fazendo uma lista de verificação que os funcionários podem usar ao trabalhar em tarefas específicas. Portanto, os gerentes podem avaliar a produtividade de seus trabalhadores analisando o progresso dos funcionários. Os gerentes podem ver o progresso quando os funcionários estão cumprindo cada meta da lista.

Isso dará aos trabalhadores uma compreensão mais clara de como devem organizar seus dias para atingir as metas da equipe. Por exemplo, uma lista de verificação para um redator de conteúdo pode abranger esses objetivos:

• fazendo pesquisas,
• elaborar um esboço de blog,
• escrever um post no blog, e
• revisar uma postagem de blog antes de enviá-la a um gerente ou cliente.

Além disso, os líderes podem realizar reuniões diárias ou semanais, durante as quais toda a equipe pode falar sobre as próximas metas. Você também pode empregar alguns sistemas padronizados, como Objetivos e Resultados-Chave (OKR).

Revisando a conclusão das tarefas

Depois de definir métricas e metas dentro da equipe, os funcionários saberão quais tarefas precisam fazer e quando precisam completá-las. Além disso, descrições de tarefas e prazos precisam ser transparentes. Dessa forma, todos os trabalhadores se responsabilizarão pelas atribuições em sua lista. Portanto, os gerentes podem verificar se um funcionário foi produtivo revisando as tarefas concluídas ao longo de um dia ou de uma semana.

Você e sua equipe podem usar ferramentas de gerenciamento de projetos para essa finalidade. Além disso, os gerentes podem solicitar relatórios diários ou semanais de seus funcionários. Esses relatórios devem incorporar todas as tarefas que um trabalhador completou durante o período definido.

É crucial salientar aqui que os gerentes precisam considerar tanto a qualidade quanto a quantidade de atribuições ao revisá-las.

Incentivando o rastreamento do tempo

O controle do tempo é uma maneira inestimável de descobrir mais sobre suas atividades diárias, como quanto tempo você gasta em várias tarefas durante o dia. Se você incentivar seus funcionários a monitorar seu tempo de trabalho, eles aprenderão mais sobre seus padrões de produtividade. Então, se necessário, eles poderão reorganizar seus dias para melhorar a produção. Mais importante, como gerente, revisar suas horas registradas ajudará você a avaliar a produtividade dos funcionários.

Por exemplo, você e sua equipe podem registrar o tempo usando um rastreador de tempo automático como o Clockify. O software monitora todos os programas ativos em seu computador e todos os sites que você visita. No final do dia, você terá uma visão geral que contém todos os intervalos de tempo registrados com mais de 10 minutos. Em outras palavras, você terá seu próprio cronograma de produtividade.

As linhas do tempo de produtividade são visíveis apenas para uma pessoa que acompanha o tempo. E, como você pode ver aqui, você pode escolher quais atividades deseja adicionar como entrada de tempo. Em seguida, selecionando atividades específicas, os funcionários podem criar um quadro de horários que podem compartilhar posteriormente com um supervisor ou gerente. Em seguida, os gerentes podem avaliar a produtividade dos funcionários revisando os quadros de horários.

Em geral, o rastreamento de tempo também ajuda a identificar o tempo perdido. Alguns exemplos de perda de tempo são quando você não está fazendo suas tarefas prioritárias, mas lidando com as menos importantes. Ou quando você participa de reuniões nas quais não é necessário. Como você pode imaginar, tarefas como essas podem prejudicar sua produtividade.

Passos a evitar ao medir a produtividade dos trabalhadores do conhecimento

Por outro lado, aqui estão algumas ações que você deve evitar ao avaliar funcionários na economia do conhecimento.

Microgerenciamento

Para verificar a produtividade de seus funcionários, você está constantemente solicitando atualizações ou tentando controlar cada movimento que eles fazem. Coloque-se no lugar deles: você seria capaz de realizar seu trabalho e terminar todas as tarefas no prazo em situações como essa? Provavelmente não. Lidar com essas distrações certamente pode diminuir a produtividade dos funcionários.

Portanto, como líder, evite microgerenciar sua equipe. Deixe seus funcionários trabalharem por conta própria. Afinal, se você já definiu padrões e metas dentro de sua equipe, os funcionários têm tudo o que precisam para fazer seu trabalho. Dessa forma, você mostra a seus funcionários que confia neles, e incentivar a honestidade também é importante.

Negligenciando fatores pessoais

Ao medir a produtividade dos funcionários, lembre-se de levar em consideração também os fatores pessoais. Às vezes, os trabalhadores enfrentam problemas e estresse que não estão relacionados ao trabalho, o que pode resultar em níveis mais baixos de produtividade.

Agora, se você tiver um relacionamento honesto com seus funcionários, eles provavelmente o informarão sobre seus problemas em casa. Nesse caso, você deve deixar seu funcionário gastar um pouco mais de tempo em uma tarefa ou pedir a outra pessoa da equipe para ajudá-lo a concluir uma tarefa.

Conclusão

Avaliar a produtividade dos funcionários do conhecimento significa considerar tanto a qualidade quanto a quantidade de seu trabalho. Como os trabalhadores do conhecimento têm várias tarefas com as quais lidam todos os dias, isso torna as avaliações muito mais difíceis. Então, o que os gerentes devem fazer para medir a produtividade dos funcionários?

As etapas vitais que os líderes de equipe devem tomar são estabelecer métricas e metas claras dentro de uma equipe. Portanto, os trabalhadores saberão o que se espera deles e os gerentes terão padrões para medir a produtividade dos funcionários. O próximo passo lógico será revisar se os funcionários concluíram suas tarefas. Além disso, os líderes podem promover o controle do tempo porque essa rotina ajuda os trabalhadores a aprender sobre seus hábitos de produtividade.

Ao mesmo tempo, os gestores precisam evitar algumas ações ao revisar a produtividade de seus funcionários. Microgerenciar os trabalhadores para descobrir quão produtivos eles são apenas tornará os funcionários menos eficazes. Além disso, os líderes precisam entender que um motivo para a queda de produtividade de um trabalhador às vezes está em questões pessoais.