Como e por que acompanhar atividades e hábitos diários

Eu não tenho tempo. Ouvimos essa frase quase todos os dias, de nossos colegas de trabalho, familiares e amigos. Mas, na maioria dos casos, as pessoas não têm uma compreensão clara de como realmente gastam suas horas de trabalho e lazer.

Agora, a chave para se tornar um mestre do seu tempo é bastante simples. Você precisa acompanhar suas atividades diárias para ter uma melhor compreensão das tarefas e hábitos diários. Assim, você saberá quais ações precisa ajustar para obter horas extras.

Nesta postagem do blog, discutiremos:

• benefícios do rastreamento de atividades,
• dois métodos de rastreamento de suas tarefas diárias e
• como manter o controle de hábitos.

Benefícios do rastreamento de atividades

Se você costuma sentir que não tem tempo suficiente para todas as suas tarefas diárias, considere acompanhar o que faz durante o horário de trabalho. Compilamos uma lista dos principais benefícios do rastreamento de atividades:

• Você vai ganhar o controle do seu tempo,
• você será mais realista e organizado,
• você fará melhores estimativas de tempo,
• você será mais responsável e produtivo, e
• você aprenderá a realizar uma única tarefa em vez de multitarefa.

Vamos explorar cada benefício com mais detalhes.

Você vai ganhar o controle do seu tempo

Laura Vanderkam é autora de vários livros sobre gerenciamento de tempo e produtividade. Em seu discurso no TEDWomen 2016, ela falou sobre nossa percepção do tempo. Vanderkam queria provar que você pode controlar seu tempo e gastá-lo como quiser.

Portanto, ela fez uma pesquisa envolvendo mulheres ocupadas. Os participantes tiveram que acompanhar suas atividades durante uma semana, tanto suas horas de trabalho quanto de lazer.

Ao analisar os dados, Vanderkam notou que um dos participantes teve uma emergência doméstica. Este participante registrou cada hora que gastou para corrigir esse problema, que foi de sete horas no total (durante a semana).

Agora, embora fosse uma emergência, essa situação nos mostra que sempre há horas suficientes em um dia ou em uma semana. Além disso, esta pesquisa prova que você pode encontrar tempo para tudo o que deseja fazer, mas pode não estar ciente disso.

Como você ganha controle sobre o seu tempo?

• Comece anotando todas as atividades que você faz ao longo do dia. É provável que você perceba que talvez gaste muito tempo fazendo atividades específicas, como assistir televisão por duas horas por dia. Ou percorrendo suas contas de mídia social. Ao mesmo tempo, você acha que não tem tempo suficiente para tomar um café com os amigos ou ir ao cinema.
• O próximo passo é repensar sua agenda. Tente limitar o tempo que você gasta fazendo algumas atividades que não são tão importantes para que você consiga horas extras para aquele café com os amigos.

Ao manter seu diário de atividades, você administrará muito melhor seu tempo. Assim, você fará o que gosta de fazer.

Outro ponto interessante que Vanderkam mencionou em seu discurso é que o tempo é altamente elástico.

“Não podemos dar mais tempo, mas o tempo se estenderá para acomodar o que escolhemos colocar nele”, acrescentou.

Cabe a nós o que vamos escolher colocar nele, e essas são as prioridades.

Além disso, Vanderkam sugere fazer uma lista de prioridades na sexta-feira à tarde. Essa lista deve conter as atividades que você planeja para a próxima semana, em três categorias:

1. Carreira,
2. Relacionamentos, e
3. Auto.

Certifique-se de adicionar 2-3 prioridades para cada categoria.

Você será mais realista e organizado

Em seu livro The Productivity Project , Chris Bailey diz que ser realista sobre o quanto você pode realizar é crucial.

“Sem tomar consciência de como você gasta seu tempo atualmente, é difícil refletir se você está agindo de maneira que corresponda aos seus valores e tarefas de maior impacto. Manter um registro de tempo é uma ótima maneira de encontrar seu ponto de partida, seu nível básico.”

Como você pode ver, rastrear seu tempo e tarefas o ajudará a perceber qual é sua linha de base. Assim, você poderá traçar metas e planos racionais para o futuro. Por exemplo, se você perceber que há alguns intervalos de tempo nas quartas e quintas-feiras, use esses períodos para fazer um brainstorming de ideias para o próximo projeto.

Além disso, ter dados precisos sobre quanto tempo você precisa para cada tarefa significa poder organizar melhor os dias de trabalho. Outro passo prático que você pode dar é criar uma lista de tarefas para amanhã, na noite anterior. Lembre-se de anotar prazos para cada um.

Além disso, assim que você começar a registrar cada pequena atividade ao longo do dia, também verá como gasta seu tempo livre. Assim, aquelas duas horas de televisão mencionadas anteriormente podem ser trocadas com alguma outra ação, como andar de bicicleta por uma hora e depois tomar banho na hora seguinte.

Você fará melhores estimativas de tempo

Vamos ser sinceros, você nem sempre pode prever quanto tempo levará para comprar mantimentos, levar seus filhos para a escola ou terminar uma tarefa importante no trabalho. De fato, muitos estudos mostram que geralmente subestimamos o tempo necessário para concluir uma tarefa.

De acordo com a pesquisa Explorando a “falácia do planejamento” , menos da metade dos participantes conseguiu concluir suas atividades no tempo previsto. Os resultados também mostraram que, quando as pessoas fazem previsões sobre suas atividades, elas se concentram no caso específico do passado e seus detalhes. No entanto, as pessoas devem ver uma imagem maior – revise todos os casos anteriores com detalhes. Dessa forma, eles se lembrariam dos problemas que tiveram com casos anteriores; assim, eles fariam previsões mais realistas.

Por exemplo, na sexta-feira passada, você teve a sorte de terminar suas compras e voltar para casa em menos de uma hora. Mas, geralmente, você precisa de quase duas horas para essa tarefa, por causa do engarrafamento. Assim, deverá dedicar mais tempo a esta atividade, algo entre uma hora e meia e duas horas.

Em geral, para fazer estimativas de tempo precisas, você precisa acompanhar suas atividades. Isso significa anotar todas as tarefas ao longo do dia. Então, depois de algumas semanas, você poderá fazer previsões mais precisas sobre suas tarefas diárias.

Você será mais responsável e produtivo

Alguns dias você será mais produtivo do que outros. Como você já sabe, quando não consegue manter o foco no trabalho, pode recorrer às mídias sociais ou começar a ler as últimas notícias. Ou, quando você tem que estudar para um exame importante, mas em vez disso, você assiste suas séries favoritas. Isso é o que chamamos de tempo perdido .

Mas, o que acontece quando toda a sua semana é improdutiva? Você provavelmente não conseguirá atingir suas metas semanais.

Aqui está o que sugerimos: acompanhe seu tempo perdido, da mesma forma que você registra as atividades que conclui. Dessa forma, quando você vir entradas como “navegar na web” ou “assistir séries”, este será o seu alerta. Então, amanhã, você fará o possível para não repetir essas ações, o que resultará em melhor desempenho e maior motivação.

Além disso, rastrear suas atividades também pode ajudá-lo a melhorar os níveis de produtividade. Pamela Ayuso é uma empreendedora e incorporadora imobiliária que escreve um blog sobre crescimento de negócios. Ela acredita que, como todos temos as mesmas 24 horas do dia, nossa melhor aposta é usá-las da maneira mais produtiva.

“Ao rastrear as atividades diárias, conseguimos identificar quais tarefas estão absorvendo a maior parte do nosso tempo. Com os dados em mãos, podemos então fazer as alterações necessárias para que possamos gastar nosso tempo da melhor maneira possível.”

Assim, se você deseja manter o foco em suas tarefas e ser mais produtivo, lembre-se de manter um registro de suas atividades ao longo do dia.

Você aprenderá a realizar uma única tarefa em vez de multitarefa

“A multitarefa surge da própria distração. ” – Marylin vos Savant

Embora não seja realmente uma distração, a multitarefa é uma ilusão. Earl Miller, professor de neurociência do MIT, acredita que nosso cérebro pode mudar o foco de uma coisa para outra com extrema rapidez. Mas, o cérebro não pode se concentrar em ambas as coisas ao mesmo tempo.

Então, você pode pensar que pode cozinhar seu jantar e lavar a louça simultaneamente. Mas, as chances são de que você esqueça de adicionar esse tempero importante ou acidentalmente quebre um copo.

Quando se trata de controlar o tempo e registrar suas atividades, você deseja ter informações claras e precisas sobre o que faz. Isso significa fazer cada tarefa separadamente para que você possa registrá-las corretamente. Portanto, você melhorará suas habilidades de tarefa única e evitará multitarefa. Além disso, quando você presta atenção em apenas uma atividade, seus resultados serão melhores, para não dizer mais deliciosos.

Como você acompanha suas tarefas diárias?

Agora que você aprendeu as principais vantagens de acompanhar suas atividades diárias, vamos explorar duas maneiras de manter um registro de suas tarefas:

1. Método de caneta e papel, e
2. Acompanhando suas atividades com Clockify.

Método caneta e papel

Criado por Neville Medhora, este método é uma solução ideal se você preferir usar ferramentas de escrita tradicionais, como caneta e papel.

Então, no início do seu dia de trabalho, pegue um pedaço de papel e comece a escrever o seguinte:

• A data : mantenha a data no topo da sua lista. Este pequeno detalhe será importante para futuras referências.
• Todas as tarefas do dia : certifique-se de incluir as tarefas mais importantes do dia e ser realista sobre isso. Se você acha que é capaz de fazer seis tarefas complexas, anote apenas estas. Se desejar, você pode adicionar atividades não relacionadas ao trabalho, que planeja fazer depois do trabalho. Mantenha-os no final da sua lista.
• Horários das reuniões : esta é uma informação extremamente útil se você costuma ter várias reuniões ao longo do dia. Basta adicioná-los no lado direito do seu papel, como um lembrete.
• Horas monitoradas: fique de olho na hora em que você começa a trabalhar em uma tarefa e quando termina. Em seguida, anote o prazo para essa atividade no lado direito do papel, abaixo do lembrete da reunião. Faça o mesmo para todas as outras tarefas. Anotar esses blocos de tempo lhe dará uma ideia melhor de como você gasta suas horas de trabalho, quais tarefas exigem mais tempo e você verá o quão produtivo você foi naquele dia.
• Resumo diário : no final do seu dia de trabalho, escreva um resumo do seu dia – suas realizações diárias.

Aqui estão várias outras dicas práticas que a Medhora sugere:

️ Escreva sua lista de tarefas na noite anterior . Assim, quando você começa sua jornada de trabalho pela manhã, você só precisa seguir a lista.

️ Divida suas tarefas em partes menores e gerenciáveis. Assim, em vez de ter uma tarefa maior, você terá várias tarefas para concluir. Além disso, você se sentirá satisfeito sempre que riscar a tarefa que acabou de terminar.

️ Um truque simples que você pode usar quando sentir vontade de procrastinar – use outro papel com um pedaço de fita adesiva no topo. Em seguida, cole esse papel em sua lista e ajuste-o para que você possa ver apenas sua primeira tarefa. Mesmo que você não esteja com vontade de trabalhar no momento, ver apenas uma tarefa no momento significa que você não será incomodado com outras da lista.

Para saber mais detalhes sobre essa técnica simples, confira o vídeo explicando esse método.

Acompanhamento de atividades com Clockify

Como alternativa, se você preferir usar um software para acompanhar suas atividades diárias, experimente o Clockify como seu próprio aplicativo de registro de atividades.

Veja como você pode registrar suas atribuições com esta ferramenta:

• Crie uma conta Clockify .
• Baixe um rastreador de tempo . Certifique-se de que você pode usar Clockify em seu telefone, em seu computador ou como uma extensão do navegador.
• Acompanhe suas atividades . Você pode fazer isso por:
• Usando um cronômetro: inicie seu cronômetro quando começar a trabalhar em uma atividade e pare quando terminar. Lembre-se de anotar a descrição de sua atividade.

• Inserindo suas atividades manualmente escrevendo a descrição de sua atividade e adicionando o tempo.

Digamos que estas fossem suas atividades matinais antes de ir para o trabalho:

• Você foi correr esta manhã das 8h às 9h.
• Então, você tomou um banho e tomou café da manhã, que foi de 30 minutos no total.
• Como seu horário de trabalho é das 10h às 18h, você passa os próximos 30 minutos indo para o trabalho.

Como você pode ver abaixo, é assim que suas entradas ficarão.

Depois de acompanhar tudo o que você fez durante o dia, você receberá uma lista como esta.

Assim, você poderá alterar a duração de atividades específicas, se necessário.

Além desses, existem outros recursos práticos do Clockify.

️ Categorize suas entradas . Você pode adicionar um nome de projeto ou uma tag para cada entrada. Em nosso exemplo, os nomes dos projetos são Tempo de lazer e Projeto A.

️ Analisar atividades . Na seção Painel, você pode revisar todas as suas atividades e filtrá-las por projeto ou status de cobrança. Além disso, no canto direito, você pode ver quanto tempo gastou fazendo cada atividade.

Como você acompanha seus hábitos?

Além de tarefas e atividades em geral, você também pode acompanhar seus hábitos. Construir hábitos envolve seguir uma determinada rotina ou comportamento, mas de vez em quando você precisa analisar seu progresso. Ao fazer isso, você saberá se aquela rotina está dando os resultados esperados e se você precisa modificar algumas ações.

Por exemplo, digamos que você esteja aprendendo a língua finlandesa. Já se passaram seis meses e você não perdeu nenhuma aula. Mas, por algum motivo, você não está satisfeito com seu conhecimento atual de finlandês. Esse feedback diz que você precisa mudar alguma coisa. Talvez você precise fazer sua lição de casa com mais diligência ou trabalhar em suas habilidades de conversação.

Aqui está o problema, quando você estabelece algumas regras básicas para um hábito, você tem que obedecê-las. Além disso, você precisa manter um diário dessas ações diárias/semanais. Quando se trata do nosso exemplo com a língua finlandesa, você terá que diminuir o tempo que gasta aprendendo a língua.

O rastreador de hábitos e como ele funciona

Uma das maneiras mais práticas de analisar seus hábitos é usando o rastreador de hábitos. Em seu livro Atomic Habits , James Clear explica o objetivo principal desse método.

“Um rastreador de hábitos é uma maneira simples de medir se você fez um hábito.”

Veja como usar um rastreador de hábitos:

• Pegue um caderno com calendário ou use uma planilha do Google/Excel .
• Em seguida, anote todos os seus hábitos mensais . Por exemplo, para novembro, seus hábitos podem ser Ler, Treinar, Aprender Finlandês e Fazer Yoga.
• Sempre que você terminar algum hábito, adicione uma marca de seleção, um símbolo X ou qualquer outro sinal ao lado do hábito.

Você pode selecionar os dias para cada hábito, por exemplo:

• Segunda, quarta e sexta – treino,
• Terça e quinta – aprendendo finlandês,
• Sábado e domingo – ioga
• Todos os dias – leitura.

Aqui está um exemplo de como completar todos os hábitos durante a primeira semana de novembro.

Como você pode ver, seus hábitos mensais podem ser divididos em horários idênticos para cada semana do mês. Na verdade, esse método está de acordo com as rotinas e hábitos das pessoas altamente produtivas. Por exemplo, Jack Dorsey, CEO do Twitter e da Square, tem uma rotina diferente para cada dia da semana. Então, segundas-feiras são para gerenciar suas empresas, terças-feiras são para focar em produtos e assim por diante.

Se você seguir esse padrão, terá um mês inteiro cheio de caixas marcadas. Este será certamente o seu impulsionador da motivação. Além disso, após o primeiro mês, você poderá modificar a frequência de alguns hábitos, se necessário. Por exemplo, se você gosta de fazer ioga e isso o ajuda a ficar relaxado, pode fazê-lo três vezes por semana em vez de duas.

Que hábitos você pode medir?

No livro acima mencionado, Clear recomenda a regra dos dois minutos. Isso significa começar com pequenos hábitos primeiro. Pequenos hábitos são todas aquelas ações que você pode completar em dois minutos ou menos.

Por exemplo, estes são alguns pequenos hábitos que você pode fazer diariamente:

• Leia uma página do seu livro favorito.
• Medite por um minuto pela manhã.
• Faça uma flexão ou alongamento por um minuto.
• Acordar e ir para a cama no horário determinado.
• Regue suas plantas à tarde.

Fora isso, você pode mensurar hábitos que impactam sua saúde, como:

• Quanto café você bebe diariamente.
• Quanta água você bebe por dia.
• Se você come vegetais e frutas suficientes.
• Para obter informações mais detalhadas sobre sua nutrição, você pode até acompanhar sua ingestão de proteínas, carboidratos e gorduras.

Agora, e aquelas atividades que você gostaria de evitar ou fazer com menos frequência? Clear os chama de hábitos de evitação. Em geral, essas ações têm um impacto negativo em sua saúde, suas finanças ou produtividade. aqui estão alguns exemplos:

• Eliminar a ingestão de álcool, cafeína ou açúcar.
• Parar de fumar.
• Passar menos tempo na frente da tela (fora do horário de trabalho).
• Gastar menos dinheiro em compras online.

Portanto, assim como você acompanha os hábitos que deseja construir, também pode monitorar os hábitos que deseja evitar.

Como se acostumar com os hábitos de rastreamento?

Mesmo manter um registro de seus hábitos é o hábito que você precisa adquirir. Caso você nunca tenha acompanhado sua rotina, temos algumas dicas simples para ajudá-lo a começar:

️ Preencha o rastreador de hábitos assim que concluir o hábito. Ao fazer isso, você não vai esquecer de anotar suas realizações diárias.

️ Mantenha-o simples . Quando terminar o hábito desejado, basta marcar a caixa com o nome do hábito. Você não precisa adicionar mais detalhes. Além disso, mantenha seu rastreador de hábitos à mão, para que você possa encontrá-lo e preenchê-lo facilmente.

Finalmente, se você quebrar um hábito, tente não repetir esse erro no dia seguinte. Você provavelmente teve razões lógicas para pular uma rotina uma vez, mas certifique-se de voltar aos trilhos no dia seguinte.

Conclusão

Ao manter um registro de suas atividades diárias, você ganhará controle de seu tempo, melhorará suas habilidades organizacionais e produtividade. Além disso, você poderá fazer estimativas de tempo mais precisas e aprender a realizar uma única tarefa, em vez de multitarefa. Se você não tiver certeza de como começar a rastrear suas ações, escolha um dos dois métodos abordados neste artigo.

Além disso, sugerimos registrar seus hábitos também. Construir um hábito nem sempre é fácil. Mas, sempre que você completar seu hábito diário e anotá-lo, você se sentirá bem com sua realização. Além disso, o rastreador de hábitos ajudará você a manter sua rotina, o que às vezes pode ser uma verdadeira luta.