Como justificar suas faturas para clientes como freelancer

Todos sabemos que a comunicação com o cliente é um dos maiores fatores decisivos se voltamos a trabalhar com eles ou não. Isso cria confiança, pinta você como um profissional e você quer que eles saibam que seu projeto está em boas mãos, certo? Bem, justificar suas faturas pode desempenhar um papel importante no sucesso desse relacionamento cliente-freelancer. Ele representa os alicerces de uma parceria de longo prazo bem-sucedida – os clientes provavelmente voltarão, recomendarão seus serviços, deixarão comentários positivos e começarão a confiar em seu julgamento sem questionar.

Por que devo justificar minhas faturas?

Já mencionamos isso na introdução e, para acrescentar, justificar suas faturas pode protegê-lo de clientes que evitam o pagamento fazendo reivindicações injustificadas. Ou eles não estão satisfeitos com o resultado por esse preço, ou eles “não entendem” por que você cobraria mais pela revisão, ou discordam de sua escolha de demorar mais em uma tarefa específica.

E caso você ainda não esteja convencido, veja como os relatórios de trabalho/projeto anexados às faturas beneficiam sua carreira.

Relatórios evitam mal-entendidos

Os clientes vêm de todos os tipos - alguns ficam perfeitamente felizes com você apenas enviando uma fatura e ficando fora de seus cabelos. Outros querem um pouco mais de elaboração, porque, afinal, o dinheiro é deles, e eles querem saber para onde vai.

Um relatório bem estruturado torna mais fácil mostrar aos clientes exatamente o que você cobrou e por quê. Não podemos presumir que todos sabem o que nosso trabalho envolve. É por isso que explicações simples percorrem um longo caminho.

Se o seu relatório mostrar por que você, por exemplo, cobrou tantas horas de pesquisa, você cobre várias oportunidades possíveis para um mal-entendido:

1. O cliente não pensará que você está tentando enganá-lo;
2. Você não vai parecer um procrastinador ou inábil;
3. Você construirá respeito devido à transparência;
4. Haverá uma trilha escrita caso o cliente tente alterar o negócio ou as taxas posteriormente.

Talvez essa tarefa específica tenha sido um pouco mais complexa do que o cliente deixou transparecer, ou você teve problemas técnicos, ou simplesmente queria fazer o melhor trabalho possível, e o resultado final reflete isso. Não tenha medo de comunicar abertamente suas razões para fazer as tarefas de uma maneira específica e mantenha seus métodos.

As faturas justificadas nutrem a transparência

Quando os clientes perceberem que você está disposto a discutir livremente seu fluxo de trabalho e mostrar a eles como você trabalha, eles ficarão mais confiantes de que você não tem nada a esconder. Normalmente, as pessoas que são excessivamente protetoras de seus horários de trabalho ou não os têm, são uma bagunça completa ou não estão à altura dos padrões do cliente.

Isso só leva à desconfiança e mostra aos clientes que você não está disposto a responder suas possíveis perguntas ou receber conselhos ou sugestões. Se você não quer que suas faturas sejam questionadas e questionadas, encontre-as na metade do caminho. Mostre que você é uma pessoa confiável e profissional.

Os relatórios ajudam a construir uma reputação positiva

Como já mencionamos, adotar a prática de justificar suas faturas por meio de relatórios ajuda você a melhorar sua reputação no setor.

Clientes satisfeitos são mais propensos a recomendá-lo a seus parceiros de negócios, conhecidos, etc. O bom boca a boca geralmente vale mais do que todo o networking que você pode fazer.

Como justificar sua fatura

A justificativa de faturas é melhor feita por meio de relatórios de andamento do projeto. As etapas para criar um relatório sólido que beneficie você e o cliente são bastante simples. Mas é preciso alguma preparação e mudanças de hábitos, como preencher planilhas de horas e acompanhar o tempo em quase todas as tarefas.

Se isso não for um problema para você, o processo a seguir será muito fácil. Dê uma olhada nos elementos que seu relatório e discussão devem incluir.

Apresente os clientes às taxas do setor

Em primeiro lugar – seus clientes devem saber a taxa média por hora (ou por projeto) para o seu setor e ramo específico.

Você também pode explicar a eles como as taxas diferem dependendo

Apenas certifique-se de encontrar uma fonte confiável de informações, apoiada por dados globais. Aqui estão algumas taxas de freelancer e consultoria para 2021 que pesquisamos e compilamos.

Acompanhe seu tempo

A espinha dorsal de todo bom relatório é seu quadro de horários.

É aqui que você mantém todas as tarefas agendadas, contabilizadas e rastreia quanto tempo leva para concluir cada aspecto do projeto em que está trabalhando. Se você não está acostumado com essa prática, considere pegar o controle de tempo e descubra qual método de controle de tempo é mais adequado para você.

Agora, o rastreamento de tempo é obviamente o mais útil para calcular horas faturáveis ​​e não faturáveis. Mas não estamos aqui para obter instruções sobre faturamento. Estamos aqui para ver como o rastreamento de tempo ajuda a justificá-lo. Por exemplo, é assim que um quadro de horários digital se parece:

Fonte: Clockify.me

Agora, vamos dar uma olhada em uma dessas entradas e como essa forma de controle de tempo ajuda a justificar as faturas.

Esta é uma visão detalhada de uma entrada de tempo específica no Clockify. Além de mostrar quando você trabalhou em uma tarefa e por quanto tempo, você também tem a opção de descrever o processo com o máximo de detalhes que desejar. Isso é perfeito para preparar seus relatórios. Simplesmente escreva como foi a tarefa, se demorou mais ou menos e por quê. Dessa forma, quando você tiver que gerar um relatório, terá todas as informações necessárias prontas para o cliente.

Acompanhe seu progresso

Um rastreador de tempo digital também pode acompanhar o progresso do seu projeto.

Quando você inicia um projeto, você faz estimativas de quanto tempo certos aspectos do projeto e as próprias tarefas durarão. Por meio de estimativas, você pode dizer ao seu cliente aproximadamente quanto tempo levará para terminar tudo.

Em um rastreador de tempo digital, você pode inserir essas estimativas e, à medida que trabalha todos os dias e acompanha seu tempo, verifique como elas se comparam aos tempos de trabalho reais. Por exemplo:

Fonte: Clockify.me

Algumas das estimativas nas entradas acima eram de que o desenvolvimento levaria 20 horas, mas levou 10 horas, enquanto o marketing foi avaliado corretamente. Isso também pode ser uma informação inestimável ao justificar suas taxas.

Liste todos os problemas que você teve ou “solavancos na estrada”

Elabore sobre o que causou o problema e as etapas que você executou.

Às vezes, uma tarefa demora mais, acabando por custar mais ao cliente. Você pode evitar o estresse de possíveis acusações ou críticas observando e anotando a causa do problema antes de abordá-lo. Dessa forma, as informações permanecerão atualizadas para quando você precisar apresentá-las ao cliente posteriormente.

Você pode tranquilizá-los sobre suas decisões antes que eles tenham a oportunidade de formar uma opinião negativa quando virem os números.

Não entre em muitos detalhes

Encontre o comprimento perfeito e a linguagem perfeita.

A maioria dos clientes não vai querer ler páginas de relatórios, por mais exigentes que sejam. Eles simplesmente ignorarão o relatório e provavelmente ligarão para você para obter uma versão resumida dele. No final, você não fez nada além de perder tempo com um relatório que ninguém vai ler.

Seu melhor curso de ação seria sentar e discutir seus relatórios com o cliente. Deixe-os saber o que você costuma acompanhar e veja quais informações eles precisam ou não. Não há necessidade de adivinhação do seu lado, e o cliente sabe o que esperar.

Por fim, você pode dar uma olhada em como nós da Clockify usamos o rastreador de tempo para faturar os clientes. Ele lista o processo passo a passo em explicações claras.

Frases para usar ao justificar suas faturas

Não podemos criar um modelo completo sobre como abordar seu cliente ao explicar suas decisões de faturamento. Nem toda indústria é igual, nem mesmo dois freelancers na mesma linha de trabalho! O que podemos fazer é fornecer a você uma lista de boas aberturas e fechamentos para suas reuniões, ligações e e-mails.

Primeiro, convide o cliente para uma reunião

Você deseja estabelecer contato com o cliente, para poder explicar suas taxas e como elas se relacionam com seu fluxo de trabalho. Começaremos com um modelo de e-mail convidando o cliente para essa reunião específica:

Olá, XY

Espero que este e-mail encontre bem.

É um prazer conhecê-lo, e estou ansioso para trabalhar com você neste projeto. Farei o meu melhor para lhe fornecer os resultados com os quais você ficará feliz.

Estou lhe enviando este e-mail para sugerir que marquemos uma reunião, ou uma ligação, onde eu possa explicar um pouco melhor como vou trabalhar neste projeto. Acredito que esta seja uma excelente maneira de você compartilhar suas expectativas e de eu explicar por que cobro essas tarifas. Você terá uma análise rápida e simples do meu trabalho, para saber para onde vai seu dinheiro e ter certeza de que não há custos ocultos.

Minhas relações profissionais são baseadas na transparência, e acho que elas correm muito mais tranquilas quando tudo está aberto.

Estou livre em (DATA E HORÁRIO). Deixe-me saber o que você pensa, e se alguma dessas horas funciona para você.

Ansioso por saber sobre você.

Atenciosamente,

ZY

Claro, você é livre para mudar a frase que quiser, para torná-la mais pessoal.

Frases para usar ao justificar sua fatura

Para manter esta seção curta e agradável, aqui estão alguns abridores (e encerramentos) que você pode usar, tanto em e-mails quanto pessoalmente.

• “Pela experiência em projetos semelhantes a este, descobri que os problemas mais comuns são (XY), e demoram mais para serem concluídos. Portanto, você pode esperar tempos de trabalho potencialmente mais longos nessa área.”
• “Estas são as taxas médias da indústria…”
• “Como combinamos antes…”
• “Deixe-me saber se alguma parte do meu processo de cobrança não estiver clara.”
• “Obrigado por dedicar um tempo para passar por isso comigo.”
• “Em quais aspectos do desenvolvimento do projeto você gostaria de focar em nossos relatórios de progresso?”

Como lidar com disputas

Há momentos em que você provavelmente vai escorregar e perder algumas dessas etapas. Talvez você não prepare o que era necessário para um relatório sólido, ou seu cliente desvie em uma de suas decisões. Caso você não tenha conseguido evitar mal-entendidos (que muitas vezes podem acontecer), há várias coisas que você pode fazer.

Agora, pode haver muitos motivos para disputas, e os relacionados ao faturamento incluem:

• O projeto demorou muito
• A taxa de horas faturáveis ​​não estava clara desde o início
• Houve trabalho adicional com o qual o cliente não concordou

Como você aborda uma disputa de fatura? Como você lida com a justificativa de sua fatura profissionalmente?

1. Analise a situação

Seu primeiro instinto deve ser identificar quem fez a supervisão – você ou o cliente.

Se foi você que causou o mal-entendido, envie-lhes um e-mail de desculpas, garantindo que você resolverá o problema. Isso funciona para quando o problema está no produto final:

• Eles não estão satisfeitos com a qualidade do produto

Você volta para a prancheta com novas instruções, mas também informa que você faturará novamente e cobrará pelo tempo adicional. Seja muito claro sobre isso, pois alguns tentarão evitar pagar porque simplesmente “não gostam” do seu trabalho, apesar das revisões.

Abaixo está um exemplo de um ótimo e calmo tratamento de uma dessas situações.

Fonte: Clientsfromhell.net

• Eles não entendem por que algumas coisas demoraram muito ou muito pouco

Para combater isso, você deve abrir seus relatórios, planilhas de horas e todas as notas que você escreveu enquanto trabalhava no projeto. Marque uma reunião ou uma ligação, mostrando vontade de justificar sua fatura e as escolhas feitas.

Se o cliente é quem está por trás do mal-entendido, há novamente duas maneiras de fazer isso:

• Acidentalmente causando um problema

Geralmente devido ao esquecimento de fazer perguntas importantes no início ou ao não lembrar de coisas com as quais você concordou. Um simples e-mail lembrando-os de seus acordos, seções do contrato e quaisquer trocas de e-mail que você teve irá refrescar sua memória.

• Propositalmente causando um problema

Estes são geralmente clientes que ficam avarentos com seu dinheiro. Trazer reclamações após o fato é apenas uma troca fantasiosa de mercado de pulgas. Embora clientes como esses possam ser raros, todo freelancer os conheceu pelo menos uma ou duas vezes na vida.

Manter a documentação organizada salvou muitos freelancers antes que os clientes tivessem a chance de se esquivar do pagamento. Mesmo considerando o envolvimento do advogado deve ser sua escolha em casos extremos. Você merece ser pago.

2. Tenha provas à mão

Durante todo esse tempo, enfatizamos a importância de documentar tudo. É a única maneira de garantir que seu trabalho, reputação e pagamento estejam protegidos.

Não exclua e-mails, faça capturas de tela de textos e logs de bate-papo e resumos de reuniões ou chamadas.

️ Nota importante:

Evite gravar reuniões e ligações sem o conhecimento do cliente, pois é ilegal! Você deve pedir consentimento para gravar qualquer coisa primeiro. Se eles recusarem, simplesmente digite um resumo do que você concordou durante a reunião/chamada e encaminhe o e-mail. Peça-lhes para ver se o seu resumo está correto e, se confirmarem, você acabou de fazer mais uma “trilha de papel” que poderia funcionar a seu favor.

3. Permaneça civilizado

Não importa como o cliente reaja, nada supera a civilidade e as boas maneiras.

Por mais difícil que seja, mantenha a cabeça fria mesmo quando a pessoa ficar teimosa ou simplesmente não conseguir entender o que você está tentando comunicar. Vindo de experiência pessoal, compusemos uma lista de modelos para solicitar o pagamento ao cliente sem ser rude.

Conclusão

A justificativa de faturas não deve ser uma reflexão tardia quando o cliente começa a suspeitar de sua ética de trabalho. Para evitar que isso aconteça, você deve realmente justificar suas faturas logo no início, quase no início de sua parceria. Quando os clientes sabem por que você cobra tanto quanto cobra desde o início, é menos provável que façam alterações ou reclamações mais tarde.

Manter uma documentação precisa e detalhada (folhas de horas, e-mails e relatórios) também garante que você tenha vantagem caso surja uma disputa. Em última análise, breves detalhamentos de seu processo de precificação ajudam a criar confiança por meio da transparência. É mais provável que os clientes trabalhem com você novamente e até recomendem você a seus colegas.

Você tem alguma prática própria? Compartilhe suas experiências conosco em [email protected] e poderemos apresentá-lo em um de nossos próximos artigos.