O que é um sistema de telefonia IP e minha empresa precisa de um?

E se você pudesse economizar até 60% na configuração atual do seu telefone fixo? Em troca da economia de custos, você teria um sistema telefônico comercial mais confiável que suas equipes remotas podem acessar de qualquer lugar.
É mais do que possível colher esses benefícios mudando da configuração da sua rede telefônica pública comutada (PSTN) para um sistema telefônico IP moderno.

O que é um telefone IP?

Quando pensamos em um sistema telefônico tradicional, pensamos em telefones fixos e em uma sala de servidores para receber chamadas. Você precisa de várias linhas telefônicas para conectar os servidores a cada telefone analógico, resultando em um labirinto de cabos em todo o escritório.
Um sistema telefônico IP (ou IP PBX ) resolve esse problema. O servidor é baseado em nuvem; você não precisa de uma sala de servidores dentro do seu escritório. Isso significa que você não precisa sofrer com labirintos de fios de cobre e pode aceitar chamadas usando uma conexão com a Internet.

Todo o sistema telefônico IP funciona com tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) . Isso significa simplesmente que você pode fazer e receber chamadas usando qualquer tipo de conexão à Internet.
Então, como é um telefone IP?
As soluções VoIP permitem atender chamadas em qualquer dispositivo conectado à Internet, conhecido como telefone IP ou SIP. Isso inclui:

• Telefones celulares (como Apple ou Android)
• Um laptop
• Seu computador

Resumindo: qualquer aparelho pode ser um telefone VoIP, desde que tenha acesso à Internet e um aplicativo de telefonia IP compatível.

Como funciona um sistema de telefonia IP?

Em termos básicos: todas as chamadas recebidas são direcionadas para o servidor virtual hospedado pelo seu provedor. Seu provedor de VoIP então converte a chamada em um arquivo de áudio e transmite os dados para um telefone IP.
Você estará então conectado ao chamador normalmente – apenas com a transmissão real sendo feita pela Internet, em vez de por uma torre de celular.
Aqui estão os componentes essenciais de um sistema de telefonia IP:

1) Um PABX virtual

Também conhecido como PBX em nuvem , é o servidor que gerencia as chamadas recebidas e as converte em um arquivo de áudio. Você precisará de um servidor hospedado na nuvem para fazer e receber chamadas pela Internet.

2) Porteiro de voz

Um sistema telefônico de escritório tradicional usa PSTN para fazer chamadas usando conexões de celular. No entanto, o seu novo sistema telefônico IP usa gatekeepers de voz para controlar o acesso ao seu sistema.
Você usará este componente para determinar quem pode usar seu sistema VoIP, quando e quais dispositivos estão conectados.

3) Portais

Este componente gerencia como as conexões telefônicas são feitas. Com um, você pode usar um telefone IP para ligar para um número não VoIP.
Os gateways podem funcionar com uma regra de roteamento de menor número de chamadas, o que significa que eles encontrarão automaticamente a maneira mais rápida de conectar suas chamadas de saída ao número que você está discando, seja VoIP ou telefone fixo.

4) Telefone fixo IP

Você pode transformar o equipamento que já possui em um telefone IP com um Adaptador de Telefone Analógico (ATA).
Eles são conectados ao seu telefone de mesa tradicional e à Internet. Eles convertem sua voz em um arquivo de áudio e encontram um endereço IP para o número para o qual você está ligando. Isso significa que você pode fazer chamadas VoIP através de equipamentos não conectados à Internet.

Comutação de circuitos vs. comutação de pacotes

Quer saber como isso difere de uma configuração de linha fixa tradicional (comutação de circuito)? Um sistema de telefonia IP usa comutação de pacotes.
O VoIP divide suas conversas em pequenos pacotes de dados que transmite pela Internet.
Um adaptador de telefone analógico (ATA) converte esses dados no formato analógico que você finalmente ouve. Dessa forma, seus telefones IP não ocupam linha quando não é necessário.

Tipos de sistemas de telefonia IP

Ambos os tipos de sistemas telefônicos IP funcionam usando um PBX (Private Branch Exchange). Isso pode vir de duas formas:

1) No local

Com o PBX local, todos os equipamentos e hardware necessários para fazer chamadas VoIP estão em seu escritório.
É o fio de cobre, a conexão telefônica do servidor para a mesa de que falamos anteriormente; aquele tradicionalmente instalado em escritórios.
Um sistema telefônico IP local se conecta a um PBX dentro do seu escritório, usando uma conexão LAN. Você pode facilmente adicionar recursos avançados adicionais e ter a opção de fazer backup de telefones através de troncos SIP adicionais.
O melhor de tudo é que você tem controle sobre o funcionamento do seu sistema telefônico VoIP. Você pode alterar as linhas, adicionar e alterar conexões – tudo dentro do seu escritório. Porém, pode ser necessário contratar suporte de TI interno para fazer isso.

2) Baseado em nuvem (ou virtual)

PBX hospedado, ou PBX em nuvem, é onde uma empresa terceirizada cuida de tudo relacionado ao seu sistema de telefonia IP. A configuração e a manutenção são feitas virtualmente – você não precisa que um engenheiro venha ao seu escritório para instalá-lo.
Tudo que você precisa é de uma conexão forte com a Internet como seu “hardware” e um dispositivo para instalar o software do telefone IP (como um smartphone).
Pense em um sistema telefônico comercial baseado em nuvem como o equivalente moderno de um sistema tradicional.
Você ainda poderá fazer e receber chamadas telefônicas de alta qualidade, mas sem manutenção e configuração dispendiosa.

Devo usar uma solução local ou baseada na nuvem?

A escolha entre sistemas telefônicos IP locais ou baseados em nuvem depende de seus recursos.
Embora o local ofereça a opção de ter controle total sobre seu sistema, você corre o risco de confiar na experiência interna para gerenciar seu sistema de telefonia IP. Isso pode sair bastante caro – quando você precisa recorrer a recursos de suporte externos, você incorre em um custo adicional.
Há também uma pequena chance de que as peças de que você precisa estejam fora de estoque ou não estejam mais em serviço. Por último, você precisa de espaço em seu escritório para poder adicionar os equipamentos necessários. Nem toda empresa pode se dar ao luxo de ter um espaço livre para dedicar aos servidores telefônicos.
Os sistemas telefônicos IP baseados em nuvem, no entanto, só precisam do que você provavelmente já possui: um serviço de Internet de alta qualidade.

Benefícios dos sistemas de telefonia IP

Você está se perguntando se vale a pena abandonar seu sistema telefônico atual em favor de um sistema telefônico IP que usa a Internet para fazer chamadas? Aqui estão seis coisas a considerar.

1) É mais barato configurar e manter

Provavelmente, a coisa mais importante a se considerar quando você é proprietário de uma pequena empresa é o orçamento. Você não quer pagar muito para aceitar ligações de negócios. Mas é aí que um sistema de telefonia IP se destaca.

Um sistema de telefonia IP é mais barato do que uma configuração com fio antiga de duas maneiras. Primeiro: você não precisa de equipamentos totalmente novos para começar a usar a nova rede.

Você só precisa de duas coisas que já possui: uma conexão com a Internet e um aparelho ou softphone conectado à Internet.

Isso significa que seu sistema telefônico IP corre menos risco de precisar de manutenção. Não há chance de quebra de fios ou superaquecimento dos servidores. Você está simplesmente se comprometendo a manter um aplicativo de software atualizado – algo que seu provedor de VoIP irá lembrá-lo, de qualquer maneira.

2) Eles são mais confiáveis

Se você estiver usando uma rede telefônica com fio, entenderá como ela pode ser pouco confiável. Você pode ter telefones fixos temperamentais ou fios duvidosos que só funcionam quando estão em uma posição específica.

Frustrante, certo?

Com sistemas de telefonia IP, você depende apenas de uma coisa: uma conexão com a Internet. Mas mesmo que a Internet caia, você ainda poderá fazer chamadas graças ao encaminhamento flexível de chamadas que você está sempre ativo.

Basta alterar suas configurações para desviar chamadas para outro aparelho usando uma conexão de Internet diferente. (Por exemplo: se o Wi-Fi do seu escritório cair, desvie as chamadas para o seu celular que usa 4G.) A qualidade da sua chamada não será prejudicada.

O mesmo vale para interferências climáticas, problemas de hardware e quedas de energia. Você pode manter seu sistema de telefonia IP constantemente funcionando, desviando chamadas para o correio de voz ou para um telefone celular. Não há mais tempo de inatividade.

3) É compatível com controle remoto

De acordo com nossa pesquisa, mais de 38% das empresas possuem colaboradores que trabalham remotamente. Além disso, 88% dos profissionais de negócios realizam comunicação de trabalho através de seus dispositivos móveis pelo menos uma vez por semana.

Os sistemas de telefonia IP atendem a trabalhadores remotos.

Por que? Porque você pode adicionar o número do celular comercial ao seu sistema de telefonia IP e desviar chamadas para o dispositivo, mesmo quando ele não estiver no escritório.

Além disso, se estiverem trabalhando em casa , mensagens instantâneas ou videoconferências facilitam a colaboração.

O VoIP permite fazer chamadas telefônicas de baixo custo e enviar mensagens de texto gratuitas pela Internet. É por isso que um sistema de telefonia IP é essencial se você tiver uma grande população de funcionários que trabalham em casa, como um contact center virtual.

4) Dimensionar seu sistema de telefonia IP é fácil

Fazendo chamadas em conferência em telefones fixos? Esteja preparado para pagar custos adicionais de hardware e conectividade. Cada vez que você contratar um novo membro da equipe, também precisará contratar um engenheiro para instalar uma linha telefônica em sua mesa.

No entanto, isso não é um problema com telefones IP. Basta ligar para o seu provedor de VoIP, adicionar a pessoa à sua conta online e baixar o software para o dispositivo dela. É isso aí: eles estão abertos para negócios. (E liga.)

Isto é especialmente bom para call centers . Você sempre precisa contratar novos agentes de suporte ao cliente à medida que sua empresa cresce. Um sistema telefônico IP facilita isso, desde que ofereça uma Unidade Multi-Conferência (MCU).

Os sistemas de telefonia IP também permitem que tantas pessoas participem de uma chamada quanto a largura de banda da Internet permitir.

Isso permite que você construa uma plataforma de comunicação unificada para o seu negócio.

Toda a sua comunicação – sejam videochamadas, suporte ao cliente ou treinamento de equipe – acontecerá em um só lugar: a Internet.

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5) Você pode aumentar a satisfação do cliente

Se você estiver usando um sistema de telefone fixo tradicional para receber chamadas, provavelmente estará frustrando seus clientes. Eles irão direto para o correio de voz se o número de telefone para o qual ligaram estiver ocupado. Isso não é ótimo para atendimento ao cliente.

No entanto, você pode usar seu sistema de telefonia IP para fazer quantas chamadas desejar. Você não precisará de um número de telefone adicional para atender várias chamadas, pois elas podem ser colocadas em espera para o próximo agente disponível.

As filas de chamadas minimizam as chamadas rejeitadas e proporcionam uma excelente experiência ao cliente.

Além disso, um sistema de telefonia IP aumenta ainda mais a satisfação do cliente porque não há cobrança para fazer chamadas VoIP para VoIP.

Se seus clientes também usam um sistema de telefonia IP (como Nextiva ou Skype) para ligar para você, eles não precisarão desembolsar custos caros para chamadas de longa distância. É totalmente gratuito ligar para você.

6 recursos do telefone IP para procurar

• Correio de voz : quando um funcionário não consegue falar com o telefone, o correio de voz e o encaminhamento de chamadas são úteis. Verifique se o seu provedor de serviços permite que os chamadores deixem uma mensagem e veja se eles oferecem um serviço de correio de voz para e-mail. Dessa forma, você pode acompanhar as chamadas perdidas verificando as mensagens em sua caixa de entrada.
• Gravação de chamadas : se você trabalha em um setor fortemente regulamentado, precisará de gravação de chamadas. Também pode ser usado para melhorar o sucesso do cliente e treinar seus representantes de vendas . Você terá uma biblioteca de chamadas telefônicas gravadas e reais para usar como exemplos.
• Atendimento automático : Este recurso do telefone IP “dá as boas-vindas” a cada chamador com uma mensagem automática e os encaminha para pessoas diferentes, dependendo do motivo pelo qual estão ligando. Ele fornece uma experiência rápida e simples ao cliente.
• Identificador de chamadas: altere seu identificador de chamadas para mostrar o nome e o número de telefone da sua empresa antes de fazer uma chamada. Isso ajuda você a se relacionar com a área local da pessoa para quem está ligando.
• Conferência de áudio e vídeo : você precisa de vários membros da equipe na mesma chamada? Procure um sistema de telefonia IP com recursos robustos de conferência, não apenas para chamadas de áudio, mas também para videoconferências.

Mais uma coisa que você deve considerar é a segurança . Pode ser tentador optar pelo provedor de menor custo, mas uma opção mais segura é um fornecedor que ofereça o melhor suporte e segurança para telefones comerciais multilinhas .

Não hesite em perguntar ao seu fornecedor sobre seus credenciamentos, como eles identificam e mitigam ameaças potenciais e como lidam com protocolos de segurança internamente.

Quanto custam os sistemas de telefonia IP?

Com Nextiva, você pode selecionar um de nossos planos de preços de quatro níveis e ajustar os controles deslizantes de acordo com quantos assentos seu negócio exigiria.

1) Sistemas VoIP essenciais

Os sistemas VoIP básicos custam a partir de US$ 20 por mês por usuário. Eles geralmente vêm com portabilidade de número gratuita , um número local ou gratuito e chamadas ilimitadas.

Os pacotes básicos também devem vir com atendimento automático, música em espera e envio de fax online gratuito.

2) Sistemas VoIP profissionais

Com os sistemas Pro VoIP, você terá tudo isso, além de mensagens de texto e chamadas em conferência ilimitadas.

Você também receberá o App Nextiva, que permite total mobilidade para o seu atendimento telefônico. Você também pode ter a opção de gravar uma saudação profissional e atender chamadas comerciais em qualquer dispositivo com o aplicativo.

3) Sistema VoIP empresarial

Os sistemas VoIP corporativos permitem que você obtenha tudo isso e muito mais, incluindo gravação de chamadas, correio de voz para texto e análise de voz. Os preços e a economia de custos para sistemas VoIP empresariais dependem do tamanho da sua organização e das suas necessidades gerais.

Como configuro um sistema de telefonia IP?

Pronto para começar a usar um sistema de telefonia IP para a comunicação empresarial? Para encontrar a melhor configuração para o seu escritório, responda a algumas destas perguntas básicas sobre VoIP :

• Número de telefones necessários para coberturaQuantidade de números de telefone (e se você precisar de números diferentes para escritórios regionais)
• O número aproximado de chamadas recebidas e efetuadas que você fará

1) Quantos usuários você tem?

Depois de entender o número de usuários que você terá, você poderá determinar se sua cobertura atual de Internet é suficiente para suportar o novo sistema telefônico do escritório .

Você pode avaliar a quantidade de dados que seu serviço de Internet existente pode suportar usando uma ferramenta de teste de velocidade.

Compreender o número de usuários é uma coisa, mas você ainda precisa saber o número de linhas reais necessárias para dar suporte ao seu negócio. Sugerimos que você observe três fatores principais, incluindo:

2) Qual hardware você deseja usar?

Quer você decida usar um sistema PBX local ou baseado em nuvem, sua configuração de hardware exigirá alguns recursos padrão.

Uma conexão de Internet de alta qualidade é garantida, mas você também precisará de um roteador e servidor, tronco SIP, roteadores sem fio e telefones IP para conectar-se aos servidores e permitir que os funcionários façam chamadas.

3) Escolha seu provedor VoIP

Por último, para concluir a configuração do seu telefone IP, você terá que selecionar um provedor de serviços VoIP baseado em nuvem para instalar seus telefones.

Sua vida será mais fácil se você escolher um provedor de VoIP que ajude na sua configuração. Com o Nextiva, por exemplo, você não precisa instalar tudo manualmente.

Tudo o que é necessário é uma conexão com a Internet, um fone de ouvido e um microfone. Então você está aberto para negócios!

Hora de fazer um upgrade?

A melhor época para ter um sistema de telefonia IP foi ontem. A segunda melhor hora é hoje.

As boas notícias? Você pode dar os primeiros passos agora mesmo. Pergunte-nos como podemos ajudar sua empresa a prosperar com um sistema de telefonia IP , a partir de apenas US$ 19 por mês.