As 10 melhores maneiras de faturar clientes para que sua agência seja paga

Faturar clientes pode ser uma chatice. Eles podem perder a conta, esquecer de enviar um cheque ou qualquer número de cenários possíveis. Antes que você perceba, a data de vencimento já passou e o fluxo de receita da sua agência está diminuindo. O que você pode fazer?

Primeiro, é importante lembrar que as faturas não pagas podem ser irritantes não apenas para você, mas também para o seu cliente. Talvez eles não tenham pago porque o processo não foi totalmente explicado a eles ou é desajeitado e desatualizado. Seu método de faturamento pode afetar o relacionamento com os clientes e, em última análise, o quão bem você retém clientes.

Abaixo estão dez dicas para melhorar seu processo de faturamento. Essas táticas, como solicitar um depósito ou usar um método de cobrança recorrente, podem realmente garantir que as necessidades de seus clientes sejam atendidas e, ao mesmo tempo, garantir que sua agência seja paga mais rapidamente. É o melhor ganha-ganha.

10 maneiras de faturar os clientes e receber o pagamento em seus termos

1. Estabeleça expectativas claras no contrato

Talvez a melhor maneira de garantir que sua agência seja paga prontamente seja esclarecer os termos de pagamento antes que um cliente assine um contrato. Faça desta uma conversa ativa em vez de apenas incluir as expectativas nas letras miúdas. Isso evita a confusão do cliente sobre quando pagar, como pagar e qual é a política de multas por atraso.

Reservar um tempo para discutir os processos de pagamento também permite que você saiba se o cliente tem algum pedido especial. Por exemplo, o cliente prefere receber uma fatura por correio ou eletronicamente? Eles preferem pagar com cartão de crédito ou cheque?

Discutir as expectativas durante o processo de integração do cliente não apenas reduz a chance de que eles tenham que ser perseguidos mais tarde por faturas não pagas, mas também mostra que você está disposto a acomodar suas preferências de pagamento. Resumindo, é uma maneira simples e fácil de fornecer atendimento adicional ao cliente e aumentar a fidelidade do cliente.

2. Peça um depósito

Pagar um depósito em uma grande compra não é incomum. Não é diferente ao contratar uma agência de marketing ou publicidade. Além de fornecer à agência uma receita inicial, fazer com que os clientes paguem um depósito realiza duas coisas:

• Elimina quaisquer clientes de “bandeira vermelha”.
  Se você perceber que um novo cliente está excessivamente focado no custo ou resistente a pagar um depósito, é provável que ele não pague as faturas futuras em dia. Abordar o assunto de pagar um depósito agora pode evitar muita frustração mais tarde.
• Ele garante que a mecânica do processo de faturamento esteja funcionando corretamente.
  Se o cliente pediu para receber uma fatura pelo correio ou deseja pagar via PayPal, iniciar o relacionamento com um depósito ajuda a garantir que o processo funcione como deveria. Dessa forma, quando a próxima fatura chegar, ambas as partes podem se sentir confiantes sobre como proceder.

3. Inclua informações de contato e detalhes do projeto na fatura

As faturas geralmente são passadas para a equipe financeira de uma organização ou para alguém com autoridade para tomar decisões de compra. Ter as informações de contato de sua agência marcadas na fatura facilita o contato de outras partes interessadas em potencial caso tenham alguma dúvida.

Outra coisa é certificar-se de que a fatura está sendo cobrada da pessoa correta. Se o seu contato principal não for a pessoa que paga as contas, descubra quem é. Você pode economizar muito tempo para você e seu cliente cobrando diretamente dessa pessoa.

Veja como o QuickBooks faz isso com seu software de fatura:

Além dos espaços reservados para informações de contato, este modelo de fatura FreshBooks também inclui espaço para descrições sobre diferentes componentes do projeto:

Embora isso possa parecer senso comum, adicionar detalhes extras pode ajudar a criar confiança entre você e seu cliente. Ser específico sobre os componentes individuais de um projeto, como “página de destino pós-clique criada para campanha de anúncios de redirecionamento do Facebook”, lembra o cliente de todas as diferentes tarefas associadas à criação de uma campanha.

4. Incluir condições de pagamento em atraso na fatura

As chances são de que um cliente não revise sua cópia do contrato para obter as condições de pagamento antes de liquidar uma fatura. Você pode facilitar o trabalho de todos incluindo prazos de pagamento atrasados ​​na parte inferior de cada fatura. Isso pode encorajar os clientes a pagar em dia e evitar que aleguem que não sabiam sobre prazos e multas por atraso.

5. Entregue a fatura prontamente

Muitos profissionais de marketing digital debatem sobre quando enviar uma fatura. Alguns sugerem esperar até uma semana após a entrega de um projeto, ou esperar até que o cliente tenha tempo para desfrutar do produto ou serviço e possa ver os resultados, como aumento de leads ou conversões.

Para receber o pagamento rapidamente, envie a fatura o mais rápido possível. Isso mantém sua agência na mente do seu cliente. Também mostra que você é confiável e atento aos detalhes, o que reafirma que sua agência foi a melhor escolha para começar o trabalho.

6. Mova os clientes para um contrato de retenção com cobrança recorrente

Em vez de esperar até o final de um longo projeto para enviar uma fatura - ou esperar várias semanas ou meses para receber o pagamento - peça ao seu cliente que mude para um contrato de adiantamento.

A partir daí, configure uma opção de cobrança recorrente que faz saques mensais automaticamente da conta bancária ou do cartão de crédito do cliente. Isso não apenas economiza muito tempo e dor de cabeça para vocês dois, mas também cria um fluxo de caixa mais previsível e estável para sua agência.

Para projetos que exigem mais tempo do que o normal para serem concluídos, um plano de pagamento retentor/recorrente sozinho nem sempre faz sentido. Por exemplo, um cliente pode não estar satisfeito com os resultados do teste A/B e solicitar que mais páginas de destino pós-clique experimentais sejam criadas. Nesse caso, considere o uso de um método de adiantamento por horas, onde você pode enviar uma fatura mensal ou trimestral de cobrança por tempo que exceda as expectativas do adiantado.

7. Faturar clientes online

Se você aprendeu durante o processo de integração que pode faturar seu cliente online, parabéns. Existem vários benefícios nisso, como economia de tempo e dinheiro no envio de faturas em papel, além de opções de pagamento instantâneo para o seu cliente.

Usar o PayPal para faturar clientes é um método de pagamento online popular. A plataforma facilita a inclusão de um botão “Pague agora” para que o cliente possa pagar sua conta imediatamente:

Esse processo de uma etapa pode evitar pagamentos atrasados ​​e manter sua receita previsível e consistente.

8. Use software de faturação

O uso de software baseado em nuvem pode automatizar o processo de faturamento e reduzir a quantidade de tempo que você gasta enviando e acompanhando as contas.

Uma das ferramentas baseadas em nuvem mais populares é o FreshBooks:

Muitos dos recursos do software automatizam as melhores práticas discutidas aqui, incluindo:

• Faturamento de depósito
• Limpando mostrando informações de contato, detalhes do projeto e informações de taxas atrasadas
• Permitir que os clientes paguem online instantaneamente
• Convertendo para uma moeda diferente

Além disso, a própria pesquisa do FreshBooks afirma que seu software economiza para o proprietário médio de uma pequena empresa 192 horas por ano. Com seu plano de nível médio ao preço de $ 25 por mês, é uma opção muito razoável para faturar os clientes.

Se você quiser evitar pagar pelo software de contabilidade na nuvem, considere enviar faturas por meio do PayPal:

O popular portal de pagamentos on-line oferece modelos de fatura gratuitos com muitas opções de personalização, incluindo fácil conversão de moeda para clientes internacionais. A desvantagem? O PayPal ainda cobra sua pequena taxa usual do pagamento final (US$ 0,30 + 2,9% do total).

9. Contabilize taxas e taxas de câmbio ao faturar clientes internacionais

Taxas de câmbio, impostos e outras taxas provavelmente desempenharão um papel importante no faturamento de clientes internacionais. Evite surpresas discutindo o assunto ao mesmo tempo em que esclarece as expectativas de pagamento durante o processo de integração do cliente.

Ajuda fazer pesquisas sobre protocolos para um determinado país, ou você pode redigir faturas com software. Muitas ferramentas de contabilidade na nuvem facilitam as conversões de moeda. O Zoho, por exemplo, oferece a capacidade de criar modelos de fatura em outro idioma:

10. Construa relacionamentos fortes com os clientes

Os clientes que se sentem valorizados além da receita que fornecem à sua empresa provavelmente estarão mais inclinados a pagar em dia. Existem várias maneiras de fazer isso, como oferecer um desconto, ajudá-lo a resolver um problema ou até mesmo enviar um presente inesperado.

No entanto, se você seguiu as dicas aqui compartilhadas, já está na metade do caminho para criar um ótimo relacionamento com seus clientes. Um processo de faturamento consistente oferece várias oportunidades para comunicação clara, construção de confiança e simplificação da vida de seu cliente com excelente atendimento ao cliente.

Comece a receber pagamentos de forma rápida e fácil

Faturar clientes pode ser difícil. Leva tempo para criar e enviar contas, e ainda mais tempo para acompanhar e garantir que as faturas sejam pagas dentro do prazo. Ter um processo de faturamento consistente e claro pode evitar muita frustração de ambos os lados.

Ao definir expectativas claras sobre quando e como a agência pode ser paga, oferecer métodos de pagamento simples e instantâneos que facilitem a vida dos clientes pode fazer com que você pague mais rapidamente e fortaleça seus relacionamentos. Perseguir clientes por faturas não pagas pode se tornar coisa do passado.

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