O que é um número de fatura?

Cada fatura é única e, portanto, precisa de um número identificador exclusivo (um número de fatura).

Ter um sistema de numeração de faturas bem organizado e eficiente ajudará sua empresa a receber pagamentos mais rapidamente.

O primeiro passo para conseguir isso é criar um sistema de numeração de faturas claro e eficiente.

Vamos examinar mais detalhadamente os números das faturas e as práticas recomendadas para gerá-los.

O que é um número de fatura?

Um número de fatura é um código exclusivo atribuído a uma fatura específica para registrá-la e identificá-la. Pode incluir letras, números e caracteres especiais, como barras e hífens.

Os números das faturas são consecutivos ou sequenciais (ou seja, seguem uma sequência lógica). Eles também são uma exigência legal para todas as faturas.

Eles geralmente aparecem no topo da fatura e (se em formato digital) como o nome do arquivo.

Os benefícios dos números de fatura

Os números de fatura ajudam os humanos e o software a registrar, organizar e reconhecer faturas rapidamente.

Isso se aplica tanto ao remetente quanto ao destinatário das faturas. Por exemplo, durante o processo de cobrança, um número de fatura permite que os clientes recuperem faturas específicas mais rapidamente.

Os números das faturas são particularmente úteis para duas facetas do gerenciamento de faturas.

1. Rastreamento

Manter-se atualizado com as faturas emitidas pode ser difícil.

Isso importa se você é proprietário de uma pequena empresa gerenciando suas próprias contas ou faz parte de um departamento de contas dedicado e ocupado.

Deixar de acompanhar com precisão as faturas é particularmente importante quando se trata de faturas vencidas .

Pode levar rapidamente a problemas de fluxo de caixa que terão efeitos indiretos em outros aspectos das operações comerciais.

Os números das faturas ajudam no rastreamento de pagamentos e nas informações do projeto. Essa é uma parte essencial do processo de faturamento, seja a emissão de faturas ou o processamento de faturas.

2. Revisão

Os números das faturas tornam a revisão de faturas e contas geralmente muito mais simples.

Um sistema de numeração sequencial pode ser projetado com clientes específicos ou tipos de clientes em mente, além de prazos e até escalas de projetos. Você pode, por exemplo, identificar todas as faturas de cobrança mínima com uma seção específica do código.

Feita da maneira correta, a numeração de faturas torna a revisão de diferentes segmentos de negócios, períodos ou relações comerciais muito mais simples e eficiente.

Como gerar um número de fatura

A forma como você gera um número de fatura depende em parte do número de faturas emitidas. Um sistema simples de numeração de faturas será suficiente se você tiver um pequeno grupo de clientes.

Mas o potencial de dimensionamento futuro deve sempre ser mantido em mente. Um sistema de numeração projetado para um punhado de clientes não funcionará tão bem quando sua base de clientes se expandir.

Antes de apresentarmos algumas maneiras possíveis de criar números de fatura, devemos primeiro enfatizar que, geralmente, não há uma regra definida sobre exatamente qual sistema de numeração você deve usar, exceto que não deve conter lacunas .

Exceções podem ocorrer em jurisdições específicas. Por exemplo, no Reino Unido, as faturas que incluem IVA devem ser sequenciais.

Caso contrário, existem melhores práticas e normas gerais de negócios, mas, em última análise, cabe à sua empresa qual sistema de numeração você escolhe.

1. Usando apenas números

Uma das formas mais simples de gerar um número de fatura é pela data e depois pelo número da fatura em sua sequência. Por exemplo:

• 202301 2022

Se houver um grande volume de faturas a cada mês, é útil adicionar uma data mais detalhada:

• 20230701 2022

Este método é útil para acompanhar quando as faturas foram enviadas. Eles também podem ser atualizados a cada ano (e mês), o que facilita a recuperação de faturas específicas do que simplesmente usar o ano.

O formato de data acima (AAAA/MM) ajuda a manter os arquivos organizados cronologicamente, mas você pode usar o formato de data que preferir, incluindo os com dias.

Um problema com as sequências acima é que o número de sequência da fatura (01) pode se confundir com o mês ou dia. Também não identifica qual empresa está associada a cada um.

Você pode atribuir um número de cliente e até mesmo um número de projeto a cada número de fatura. Por exemplo:

• 202307010101 2022

2. Usando números e letras

Ter um número de fatura exclusivo é útil. Mas adicionar letras para representar o nome da empresa receptora torna ainda mais conveniente para referência futura.

Por exemplo, se as faturas enviadas para a 'Empresa A' e a 'Empresa B' forem assim:

• CA202301 [Descritor da empresa (Empresa A), ano, posição sequencial da fatura]
• CB20230701 [Descritor da empresa (Empresa B), ano, mês, posição sequencial da fatura]

Aqui, cada um foi reduzido à abreviação 'CA' e 'CB'.

As letras não precisam ser tão limitadas. Na verdade, esses números de exemplo não são particularmente distintos.

Outras empresas clientes também podem ter nomes começando com C. Portanto, é aconselhável uma abreviação mais descritiva, como CMYA e CMYB.

As letras também podem ser usadas para distinguir faturas de outros documentos, como notas de crédito ou cotações.

• INVCB20230701 [Descritor do documento (fatura), descritor da empresa (Empresa B), ano, mês, posição sequencial da fatura]

3. Usando números, letras e caracteres separadores

Caracteres separadores como um hífen (-), barra (/) ou sublinhado (_) são muito úteis para facilitar a leitura dos números de fatura por humanos.

Considere a diferença visual entre o seguinte:

• INVCMYA202301
• INV-CMYA-2023-01

Os caracteres separadores também ajudam a evitar erros causados ​​pelo tipo de erros que números e letras sequenciais podem causar.

Por exemplo, se um número de cliente for igual ou semelhante a parte de um número de data, os dois podem se confundir se listados lado a lado sem um separador.

Como funciona a numeração de faturas com faturas incorretas ou alteradas?

Quando você está emitindo faturas regularmente, erros podem acontecer.

Você pode acidentalmente solicitar pagamentos duplicados, atribuir condições de pagamento erradas, etc. Nesses casos, há uma solução simples: emitir uma nota de crédito.

Notas de crédito são documentos que você pode emitir para faturas erradas ou alteradas. Eles listam o valor devido a um cliente, que o cliente pode resgatar posteriormente.

Ao usar notas de crédito, você pode manter um registro de numeração de fatura claro e consistente.

Que outras informações são essenciais para faturas?

Além de atribuir números de fatura a cada fatura, as informações a seguir são essenciais para adicionar a cada fatura.

• O nome da sua empresa, endereço e informações de contato
• Nome da empresa do seu cliente, endereço e informações de contato
• Detalhes dos produtos e/ou serviços fornecidos, incluindo descrições, datas de fornecimento e custos de cada item
• A data em que a fatura foi emitida
• O valor total devido (incluindo qualquer informação relacionada a impostos, se aplicável)

Conclusão

Os números de fatura são parte integrante do processo de faturamento.

Cada fatura deve ter seu próprio número de fatura exclusivo, um tipo de ID de fatura individual. Isso não é apenas útil para a contabilidade, mas também um requisito legal.

A forma como você atribui os números das faturas é importante. A criação de um sistema de numeração de faturas claro e lógico ajudará você a rastrear pagamentos e revisar suas faturas e contas de maneira mais geral.

Há muitas maneiras de você fazer isso. Uma combinação de números, letras e caracteres separadores o ajudará a implementar um sistema de numeração que pode ser dimensionado com eficiência.

As informações contidas no número da fatura podem incluir a data, o nome do cliente, o número do projeto e o número de sequência cronológica da fatura.

Uma vez que você tenha um bom sistema de numeração de faturas, sua empresa e seus clientes se beneficiarão da clareza e conveniência que ele traz.