O que é uma fatura? Definição e função da fatura

Ao estudar negócios, você pode ver o termo “fatura” com alta frequência. Ao receber uma caixa de entrega, você também verá um papel intitulado “fatura”, com uma lista de seus produtos encomendados aos fornecedores. O processo de faturamento pode ser demorado, mas não pode ser ignorado ou ignorado a qualquer custo.

Neste artigo, abordaremos o conceito de fatura para obter uma compreensão aprofundada da importância, funcionalidade e aplicabilidade da fatura em transações gerais .

O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento que registra os produtos e serviços que as empresas fornecem aos seus clientes e estabelece as obrigações que os clientes têm de pagar por esses produtos e serviços. Em outras palavras, uma fatura atesta o acordo entre fornecedores e clientes na compra de bens e serviços, e criará uma conta a receber para os fornecedores.

Tipos de faturas

Existem vários tipos de faturas com base na escala do seu negócio ou nos seus produtos e serviços prestados.

• Fatura padrão - Esta é a forma mais comum de fatura aplicável em quase todos os setores e geralmente é criada por pequenas empresas para reduzir os custos de preparação de faturas. Uma fatura padrão inclui os elementos básicos de uma fatura, como nome e endereços de contato, número da fatura e valor do pagamento devido.
• Fatura de débito - A fatura de débito é usada quando surge um aumento no valor que os clientes devem às empresas. Ou seja, esse tipo de fatura facilita o ajuste da fatura existente. Por exemplo, você trabalha como freelancer. Você enviou ao seu cliente uma fatura que estimou suas horas de trabalho em um determinado projeto, mas na verdade você trabalhou horas extras no final. Nesse caso, você pode enviar ao seu cliente uma fatura de débito pelas horas de trabalho adicionais faturadas. Uma fatura de débito sempre incluirá um número total positivo.
• Fatura de crédito - Uma fatura de crédito, também conhecida como nota de crédito, é emitida pelas empresas quando os clientes exigem um desconto ou reembolso ou quando solicitam a correção de erros em faturas anteriores. Uma fatura de crédito sempre incluirá um número total negativo. Por exemplo, quando seus clientes exigem um reembolso de $ 100 em um determinado produto, o número exibido na fatura de crédito será - $ 100.
• Fatura comercial - Ao contrário de quaisquer faturas ou contas que normalmente são recebidas em lojas de varejo ou restaurantes off-line, as faturas comerciais são emitidas especialmente por empresas de comércio exterior. As faturas comerciais básicas contêm os detalhes necessários que verificam as vendas internacionais típicas, incluindo quantidade de remessa, volume, formato de embalagem, descrições de produtos, método de pagamento e peças da máquina. Quanto aos personalizados, pode haver alguns elementos adicionais, como origem do país, número de identificação da operadora e notas/assinaturas de verificação de autenticidade.
• Fatura do quadro de horários - Este tipo de fatura é usado regularmente no setor de trabalho. Uma fatura de quadro de horários é usada quando um funcionário é avaliado em um período de tempo (geralmente por hora) pelo empregador. O tipo de fatura é mais preferido em profissões intelectuais que não as técnicas e é fornecido principalmente a psicólogos, consultores de negócios, agências criativas ou advogados. A fatura do quadro de horários também é comumente aplicada para serviços de aluguel, como aluguel de carro, fantasia ou utensílio de cozinha.
• Fatura vencida - Quando a data de pagamento (indicada na fatura inicial) vencer e o cliente ainda não tiver efetuado o pagamento, as empresas emitirão uma fatura vencida como forma de renovar o pagamento. A fatura vencida deve ser enviada logo após o cliente perder a data de vencimento do pagamento. E além dos serviços adquiridos e custos totais, também estão incluídos juros ou taxas de atraso / atraso.
• Fatura recorrente - A fatura recorrente é emitida pelas empresas para cobrar dos clientes o mesmo valor devido periodicamente. À primeira vista, pode parecer semelhante à fatura provisória, mas existem algumas diferenças importantes entre elas para distinguir. Enquanto o ínterim permite que você divida o total de pagamentos em pequenos períodos para um grande projeto com um fim definido, a fatura recorrente é emitida indefinidamente. Esse tipo de fatura é preferido por empresas que fornecem serviços de pacote mensal, como software de TI ou soluções de marketing de mídia social.
• Fatura pró-forma - Uma fatura pró-forma será enviada aos seus clientes antes da prestação dos serviços. Não é um pedido de pagamento, mas sim um lembrete de pagamento ou uma estimativa dos custos finais do trabalho realizado. A estimativa, no entanto, é bastante exata e, geralmente, quase não há alterações na transação final.
• Fatura provisória - A fatura provisória é normalmente usada para projetos grandes e demorados com vários marcos. Um freelancer ou empresa enviará suas faturas aos clientes assim que um marco importante for concluído. Essas faturas dividirão a soma do pagamento em partes menores, o que será benéfico para gerenciar o fluxo de caixa do seu negócio.
• Fatura final - Como o nome indica, a fatura final é a última fatura enviada aos seus clientes quando um determinado projeto é concluído para solicitar o pagamento. Esta fatura será mais detalhada do que a fatura pró-forma ou provisória, pois você terá que incluir tudo o que forneceu aos seus clientes e também o saldo total devido.

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Faturas x contas

A diferença entre faturas e faturas está no ponto de vista dos fornecedores e dos clientes . Uma fatura, conforme mencionado na seção anterior, é o documento que registra que os produtos e serviços são produzidos e enviados aos clientes. Pode ser entregue antes ou depois do recebimento dos produtos. Normalmente, as empresas de transporte incluem a fatura na caixa de entrega para que os clientes possam verificar novamente os itens que encomendam.

Uma conta, no entanto, é mais como um pedido de pagamento . Comumente, uma conta é impressa e entregue aos clientes antes que eles paguem para solicitar o pagamento imediato. Esta forma de documentação é geralmente incluída sem fatura em restaurantes ou lojas de varejo off-line.

Faturas x recibos

As faturas são usadas para solicitar o pagamento dos compradores, acompanhar as vendas, ajudar a controlar o estoque e facilitar a entrega de bens e serviços. Em alguns casos especiais, as empresas faturam para estimar suas receitas, bem como sugerir opções de pagamento para seus clientes, como pagamento à vista, descontos para “madrugadores”, parcelamento ou pagamento em prazo maior.

Um recibo é a documentação de que o pagamento foi feito para finalizar uma venda. Às vezes, guardar um recibo pode provar que você é o proprietário de um determinado produto. Ele lista bens ou serviços, preços, créditos, descontos, impostos, valor total pago e forma de pagamento. Os recibos são usados ​​por compradores ou clientes para provar que pagaram por um item, especialmente em situações em que exigem reembolso por produtos defeituosos ou defeituosos.

Os destinatários das faturas e recibos são normalmente clientes, mas contadores, guarda-livros ou terceiros receberão especialmente recibos como prova de pagamento do cliente para fins financeiros e contábeis futuros.

Faturas vs. Ordens de Compra

As pessoas costumam ficar confusas em distinguir faturas com ordens de compra (POs), mas a diferença é realmente significativa. O mais reconhecível é que os pedidos de compra são feitos antes das transações, enquanto as faturas são feitas após as transações. Um pedido de compra é feito para verificar os pedidos dos clientes e, em seguida, enviado aos fornecedores. As empresas também usam pedidos de compra para aprovar a quantidade específica de produtos e serviços necessários para o fornecimento.

Por outro lado, uma fatura registrará o recebimento de produtos e serviços, juntamente com seus preços e condições de pagamento. Em outras palavras, uma fatura é a “resposta” final ao pedido de compra; e enquanto um pedido de compra detalha um contrato de venda, uma fatura o confirma.

O que é um número de fatura?

Um número de fatura, também conhecido como ID de fatura, é um código exclusivo atribuído a cada fatura. O número da fatura é um dos fatores mais importantes do faturamento, pois é documentado para esclarecer transações individuais entre empresas e seus clientes e facilitar o acompanhamento de pagamentos e a realização de tarefas contábeis.

Sem o número da fatura, a fatura não terá validade legal. Um número de fatura pode incluir números e caracteres. Lembre-se que mesmo quando o número da fatura não for necessariamente gerado sequencialmente, certifique-se de que os números não se repitam um após o outro.

O que inclui uma fatura? - Uma amostra de fatura

Diferentes tipos de faturas incluem diferentes elementos. No entanto, existem alguns componentes obrigatórios para ativar legalmente uma fatura:

As datas

Existem três tipos de datas para colocar em uma fatura: data de fornecimento, data de fatura e data de vencimento do pagamento . Enquanto a data do fornecimento e a data da fatura têm apenas a função de informar quando os produtos e serviços são emitidos e quando é criada uma fatura, a data de vencimento do pagamento tem um significado muito maior. Sem a data de vencimento, não há garantia de que você será pago em dia e receberá as contas a receber.

Nomes e endereços

Você terá que adicionar os nomes e endereços de sua empresa e de seus clientes. Se você usa um software de contabilidade para gerar faturas, apenas os endereços de e-mail dos clientes são necessários, mas ainda é necessário coletar o endereço físico caso seus clientes exijam que um documento offline seja enviado a eles.

Nomes de contato

Certifique-se de incluir os nomes de contato de suas empresas e indivíduos e soletrar corretamente. A ortografia incorreta levaria a uma frustração indesejada e pioraria a experiência do cliente.

Número da fatura

O número da fatura é extremamente essencial para o rastreamento do registro de compras e o arquivamento do banco de dados, portanto, inclua um número exclusivo para otimizar seu processo de gerenciamento de faturas. Para maior certeza, considere usar um sistema de numeração subsequente.

Detalhes dos itens comprados

Os itens adquiridos incluem produtos e serviços. Uma descrição especificamente detalhada dos nomes e quantidades dos produtos ajudará a evitar confusões inúteis entre fornecedores e clientes. Sem essas informações, os clientes podem não saber para que serve a fatura recebida e não podem efetuar o pagamento.

O montante devido

Pode parecer óbvio, mas esse elemento tem um papel determinante para evitar atrasos no pagamento. Especifique os preços, unidades e custos totais dos itens comprados e não se esqueça de colocá-los na soma.

Termos de pagamento

Esses termos geralmente são marcados na parte inferior da fatura para notificar os clientes sobre o prazo para pagar. Por exemplo, você pode especificar com “líquido 30 dias”, o que implica que o pagamento deve ser feito em até 30 dias.

Você pode dar uma olhada nesta amostra de fatura padronizada para obter uma aparência mais concreta.

Para que serve uma fatura?

As empresas precisam entregar faturas para exigir pagamentos. Uma fatura é um documento juridicamente vinculativo que apresenta o acordo de ambas as partes com o preço definido e os termos e condições de pagamento. Além disso, usar faturas pode ajudar mais do que isso.

Manutenção de registros

Uma fatura tem um papel determinante na manutenção de registros de vendas. Isso possibilita conhecer as mercadorias vendidas e quem está envolvido nas transações.

Controle de pagamento

Uma fatura também tem um papel indispensável para fins contábeis. Ele ajuda o vendedor e o comprador a acompanhar seus pagamentos e valores devidos.

Proteção legal

Uma fatura adequada é prova de acordo sobre um envolvimento de preço entre o vendedor e o comprador. Portanto, tem validade legal para proteger os comerciantes de cometerem ações fraudulentas.

Declaração de impostos

O registro e a manutenção de todas as faturas de venda ajudam a empresa a relatar sua receita e garantir que seja pago o valor adequado de impostos.

Analista de negócios

A análise de faturas pode ajudar as empresas a coletar dados dos comportamentos de compra de seus clientes e identificar tendências de consumo, produtos populares, prazos de compra e muitos outros. Isso ajudará sua empresa a criar as melhores estratégias de marketing mais tarde.

Como faturar seus clientes?

As empresas podem utilizar geradores de faturas online ou uma fatura pré-impressa para uso posterior. Você criará uma fatura somente depois de entregar os produtos ou serviços aos seus clientes ou quando concluir um projeto. É quando você mantém os detalhes do trabalho em mente e pode ter uma chance maior de ser pago a tempo. Para faturar seus clientes sem problemas, você pode seguir esta diretriz:

Etapa 1: esclarecer as expectativas dos clientes no contrato

Para garantir que você seja pago prontamente, deixe claro seus termos de pagamento antes que seu cliente assine um contrato. O processo de 'esclarecimento' deve ser conduzido como uma conversa completa que não seja apenas uma discussão de pré-impressão. Ao conhecer suas expectativas, você também pode descobrir se eles têm algum pedido especial, e isso ajudará a reduzir a taxa de faturas não pagas e provar sua disposição em acomodar as preferências de pagamento dos clientes.

Etapa 2: identificar os itens a serem entregues

Você teria que incluir os nomes dos produtos e serviços com sua quantidade ou taxa. Se você estiver usando um software online, o total de cada item é calculado. Cada item recebe sua própria linha e o total de todas as linhas é adicionado.

Passo 3: Solicite um depósito

Para uma compra grande, é necessário receber um depósito para garantir que seus clientes paguem a fatura em dia. Normalmente, um novo cliente tende a hesitar em relação ao preço, o que representa uma grande chance de atrasar a data de vencimento do pagamento. Pedir um depósito neste momento é o mais indicado para evitar frustrações no futuro.

Depois que seus clientes pagarem o depósito, inclua as informações na fatura. Sinta-se à vontade para adicionar qualquer informação de desconto também.

Etapa 4: esclarecer as condições de pagamento e oferecer diferentes métodos de pagamento

Se você quiser ter certeza de que receberá o pagamento em dia, deverá esclarecer rigorosamente as condições de pagamento na parte inferior das faturas. Os clientes tendem a negligenciar ou ignorar a seção do contrato de condições de pagamento antes de reivindicar uma fatura, portanto, você deve incluir as condições de pagamento em atraso para garantir que seus clientes paguem em dia e evitem situações indesejadas em que os clientes alegam que não sabiam da data de vencimento do pagamento ou taxas extras de atraso.

Quando um cliente paga, o número da fatura deve ser anotado no recibo de venda e correspondido ao recibo de venda em seu software de contabilidade, para que fique claro que a fatura foi paga. O pagamento retira o valor pendente de sua conta de contas a receber.

Passo 5: Envie a fatura imediatamente

As faturas podem ser enviadas por correio ou e-mail ou fax para um cliente. Para receber o pagamento rapidamente, entregue a fatura o mais rápido possível. Isso mantém o seu negócio na frente da mente do seu cliente. Também mostra que você está atento aos detalhes, o que mais uma vez garante que seu negócio seja a melhor escolha para os serviços escolhidos.

Faturamento online em vez de faturamento em papel

O método de criação de faturas com papéis e canetas foi sendo substituído gradativamente pelo faturamento online, com o auxílio da tecnologia. Estima-se que uma fatura em papel custe às empresas até US $ 30 dólares, desde a preparação, impressão e processamento até a entrega e atendimento ao cliente pós-venda.

No entanto, o que as empresas e seus clientes experimentam não é equivalente ao alto custo - atraso na entrega de faturas, dificuldade no gerenciamento de faturas e erros indesejados decorrentes. Devido a esse inconveniente, muitas empresas usaram de forma conclusiva abordagens de faturamento baseadas em nuvem para reduzir custos e acelerar o processo de faturamento. Atualmente, a maioria das faturas são criadas e enviadas na plataforma digital.

Como criar uma fatura?

Etapa 1: selecione uma abordagem de criação de fatura

Conforme mencionado na seção anterior, os métodos tradicionais e tecnológicos de criação de faturas ainda estão em uso paralelo hoje em dia. Mas, obviamente, a abordagem de faturamento digital possui uma vantagem mais considerável sobre as faturas de rastreamento do sistema baseado em papel. Use um programa de banco de dados ou software de geração de faturas se você planeja usar um computador para faturas.

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Etapa 2: crie um modelo para suas faturas.

Você deve deixar alguns espaços em branco na primeira parte das faturas para incluir os endereços de contato de seus clientes e os nomes de suas empresas. Uma fatura padronizada deve conter algumas informações básicas, como a data de compra do cliente, a lista de itens comprados com sua quantidade e preços totais, além de uma descrição opcional dos itens.

Etapa 3: adicione o nome e o endereço da sua empresa

Deixe um espaço na parte superior da sua folha de fatura para o logotipo da sua empresa ao usar o software de geração automática de faturas. A regra também é aplicada para faturamento em papel - cole um cartão de visita na parte superior da cópia da fatura. O papel timbrado da fatura ajuda seus clientes a identificar sua empresa e beneficiar seu processo de arquivamento.

Etapa 4: criar um espaço de assinatura na parte inferior da fatura

As assinaturas são provas de verificação para ajudar sua empresa a evitar problemas legais no futuro. Por exemplo, caso seus clientes façam alguma reclamação sobre os preços após a entrega dos serviços, você pode mostrar a assinatura deles na fatura referente ao contrato inicial.

Etapa 5: insira um número de fatura na parte superior

Cada fatura precisa de um número de fatura exclusivo para melhor rastreamento e arquivamento. Se você tiver um problema com um cliente, poderá procurar a cópia da fatura nos arquivos do banco de dados digitalizando o número da fatura na parte superior das cópias da fatura.

Palavras finais

Depois de se familiarizar com a definição e a função da fatura , você achará o processo fácil o suficiente para ajudá-lo a parecer mais profissional em nome de sua empresa, receber pagamentos mais rapidamente, lidar com erros ou problemas com mais sensatez e gerenciar seus produtos e serviços com mais eficiência.

Além de entender o conceito central de faturamento, colocar o processo em prática é igualmente importante. A melhor forma é aproveitar a tecnologia moderna, utilizando geradores de faturas online ou faturação eletrónica, para minimizar esforços desnecessários e obter resultados finais otimizados.

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