4 etapas para aumentar a produtividade com o software de gerenciamento de projetos
Publicados: 2022-05-07Aumente a produtividade trabalhando de forma mais inteligente, não mais difícil.
Aqui está a verdade da questão: você é produtivo por apenas cerca de três horas por dia, ou 40% de sua semana de trabalho.
A maioria dos trabalhadores está ocupada o dia todo, então o que está ocupando todo o nosso tempo e, ao mesmo tempo, prejudicando nossa produtividade?
Os principais culpados são e-mails e reuniões (só ler e responder a e-mails ocupa cerca de 30% da sua semana de trabalho), mas também é preciso conversar com colegas de trabalho sobre coisas não relacionadas ao trabalho, verificar as mídias sociais e pegar lanches e café no intervalo quarto.
Claro, não estamos recomendando abrir mão de suas conversas de segunda-feira de manhã com seu melhor amigo do trabalho ou recusar-se a participar dos cafés de sua equipe – esses são aspectos importantes da construção de capital social, essencial para equipes de alto desempenho.
No entanto, existem ações específicas que você pode tomar para aumentar sua produtividade e recuperar alguns dos 60% de sua semana de trabalho normalmente perdida para “ocupação”.
Neste artigo, destacaremos quatro maneiras de usar as ferramentas de gerenciamento de projetos (PM) para ser mais produtivo.
4 maneiras de melhorar o desempenho no trabalho
1. Timebox seu trabalho (em sessões de 90 minutos)
Timeboxing consistentemente no topo das listas de dicas de produtividade (com boas razões), e ainda assim poucos de nós são ensinados a trabalhar dessa maneira. Essa técnica envolve atribuir um período fixo de tempo a uma tarefa, agendá-la e, em seguida, focar em mais nada durante esse tempo (mais sobre isso na dica três). Isso significa que não há multitarefa!
Esse método ajuda você a planejar efetivamente seu trabalho em um dia de trabalho de oito horas, algo que uma lista de tarefas não realiza. O timeboxing fornece um detalhamento visual do que você pode realizar razoavelmente durante uma semana de trabalho, o que ajuda a priorizar as tarefas para cumprir os prazos, além de servir como um registro do que você está trabalhando.
Você pode usar seu calendário de trabalho digital para organizar seu dia, bloqueando o tempo para trabalhar em tarefas específicas.
Exemplo de time boxing do SPICA ( Fonte )
Como o software PM pode ajudar
De acordo com a Harvard Business Review, o timeboxing de seu trabalho em um calendário compartilhado em sua ferramenta de PM beneficia você e sua equipe/colegas de algumas maneiras, incluindo:
- Fornece transparência sobre o que você está trabalhando e (mais importante) quando . Isso significa que você pode colaborar de forma mais eficaz com sua equipe e planejar melhor seu trabalho em torno das reuniões.
- Fornece estimativas de tempo mais precisas ao planejar projetos futuros, pois você terá um registro de quanto tempo levou para concluir tarefas semelhantes no passado.
Ou, se você trabalha melhor anotando suas tarefas, pode baixar nosso modelo de time boxing.
Se você optar por marcar o tempo em um calendário digital ou em nosso modelo, planeje o trabalho em sessões de 90 minutos e agende uma pequena pausa depois. Forçar-se a trabalhar em uma tarefa com mais de 90 minutos (a duração quando a produtividade está no pico) afeta negativamente seu ritmo ultradiano e, na verdade, prejudica o desempenho. Quando se trata de níveis de produtividade, lento e constante realmente vence a corrida!
2. Limitar o trabalho em andamento
De acordo com uma pesquisa do American Institute of Stress, mais de 80% dos funcionários se sentem estressados no trabalho e citam as cargas de trabalho excessivas como um fator importante. A sobrecarga de trabalho significa que a quantidade de tempo necessária para concluir as tarefas diárias excede as horas disponíveis em um dia. Isso pode levar a um equilíbrio de vida profissional insalubre, esgotamento e baixa moral dos funcionários.
O que causa a sobrecarga? Normalmente, é uma combinação de fatores como o número de itens de trabalho abertos, a variabilidade dos itens de trabalho e a alta utilização de recursos. O tempo de espera para tarefas em uma fila aumenta em relação a essas três coisas.
Mas o que é alta utilização de recursos? Refere-se à quantidade de trabalho que os funcionários recebem para concluir. O truque é encontrar o equilíbrio certo para sustentar a produtividade: espere uma taxa de utilização muito alta e arrisque seus funcionários a se queimarem. Espere uma taxa de utilização muito baixa e subutilize sua equipe de funcionários (além disso, eles podem ficar entediados).
O ponto ideal para melhorar a produtividade está entre 70% e 80% de utilização, de acordo com o analista do Gartner, Robert Handler. Isso significa que, para otimizar a produtividade, os empregadores devem incentivar os funcionários a atingir metas realistas e trabalhar de 70% a 80% de sua produção máxima. Os tempos de espera começam a aumentar exponencialmente quando excedem 80%.
Trabalhando com 70% de sua produção máxima, uma tarefa estimada em duas horas para ser concluída aguardará na fila por 0,9 horas e levará um total de 2,9 horas para ser concluída (tempo de espera + tempo estimado para conclusão). Em 80%, ele aguardará na fila por 1,5 horas e levará um total de 3,5 horas para ser concluído. Mas com 99% de utilização? Essa mesma tarefa de duas horas aguardará na fila por 37,1 horas, levando um total de 39,1 horas para ser concluída.
Quando se trata de produtividade no local de trabalho sustentável ao longo do tempo, às vezes menos é mais. Ao estar atento à carga de trabalho de seus funcionários, você não apenas verá níveis mais altos de produtividade, mas também aumentará o moral e o engajamento dos funcionários.
Como o software PM pode ajudar
A solução é simples. Se você quiser fazer mais trabalho, limite o trabalho em andamento. O software PM pode ajudar a fazer isso de várias maneiras, incluindo:
- Acompanhando o tempo necessário para várias tarefas, aumentando assim a precisão do seu nível de estimativa de esforço.
- O uso de um quadro Kanban para gerenciamento de tarefas permite definir limites reais de trabalho em andamento (WIP) para regular o número de itens de trabalho abertos em seu quadro.
- O planejamento de capacidade de recursos permite planejar a utilização eficiente dos funcionários disponíveis.
3. Desative as notificações
Você sabia que leva em média 23 minutos para voltar à tarefa após uma interrupção?
Algumas interrupções no local de trabalho estão fora de seu controle, como quando alguém para para um bate-papo rápido em sua mesa (às vezes sobre uma tarefa relacionada ao trabalho, mas com mais frequência sobre o episódio da noite passada de “Whatever We're All Watching Now”). Mas a maioria das interrupções que enfrentamos durante o dia de trabalho são autoimpostas: notificações de e-mail, mídias sociais, nossos telefones e ferramentas automatizadas que usamos.
Cada vez que você para o que está fazendo para ler uma dessas notificações, sua produtividade sofre um grande impacto (o tempo gasto respondendo à notificação + 23 minutos para voltar à tarefa).
Ao desativar suas notificações (ou pelo menos adiá-las), você elimina a distração e pode reinvestir parte desse tempo em suas tarefas.
Como o software PM pode ajudar
Se você estiver fazendo timeboxing no seu trabalho, desative as notificações para suas sessões de 90 minutos e planeje horários específicos para verificar essas ferramentas em seu dia para obter uma produtividade ideal.
- A maioria das ferramentas de PM permite que os usuários definam um status. Use isso para indicar no que você está trabalhando e por quanto tempo, para que qualquer pessoa que tentar entrar em contato com você saiba quando esperar uma resposta. Em seguida, defina a ferramenta para “não perturbe”.
- Preocupado em ficar escuro no e-mail? Não seja. O e-mail é um dreno enorme na produtividade (o trabalhador médio verifica seu e-mail 36 vezes por hora). Na realidade, poucos problemas exigem uma resposta imediata que não pode esperar até o próximo intervalo agendado. (Se você está realmente preocupado em ser visto como MIA, considere usar uma resposta automática informando às pessoas quando esperar uma resposta.)
4. Exiba o trabalho visualmente
Um estudo da Planview descobriu que os trabalhadores são 20% mais produtivos quando as informações de que precisam são exibidas visualmente.
A visualização de dados ajuda a absorver informações rapidamente e pode transmitir mais significado do que apenas palavras (por exemplo, usar amarelo para relatar áreas de preocupação em um relatório de status do projeto para alertar as partes interessadas de que os itens precisam de atenção). A visualização de dados é comumente usada para relatórios, mas não é usada o suficiente para o gerenciamento do fluxo de trabalho diário.
Como o software PM pode ajudar
Quase todas as opções de software de PM disponíveis oferecem recursos que podem ajudar a exibir informações visualmente (como usar cores para representar diferentes status ou rotular projetos diferentes).
No entanto, existe uma ferramenta simples de gerenciamento de tarefas que pode ajudar a aumentar a produtividade de toda a equipe: um quadro de tarefas (também chamado de quadros Kanban). Os quadros de tarefas têm colunas que representam diferentes estágios do fluxo de trabalho (por exemplo, a fazer, em andamento e concluído). As tarefas são exibidas como cartões que você move para diferentes colunas à medida que a tarefa se move pelo fluxo de trabalho.
As equipes podem saber rapidamente o status de cada item de trabalho no quadro. Placas mais avançadas permitem que você defina limites de WIP para regular o número de itens de trabalho abertos, ajudando as equipes a manter o ritmo ideal.
Exemplo de um quadro Kanban no SwiftKanban ( Fonte )
As equipes podem saber rapidamente o status de cada item de trabalho no quadro. Placas mais avançadas permitem que você defina limites de WIP para regular o número de itens de trabalho abertos, ajudando as equipes a manter o ritmo ideal.
Quer mais?
Encontramos uma tonelada de pesquisas interessantes sobre dicas de produtividade ao escrever este artigo, nem todas centradas no uso de software para aumentar a eficiência. Aqui estão algumas dicas de estilo de vida para incorporar no seu dia-a-dia enquanto você se esforça para dar o seu passo mais produtivo:
- Fazer caminhadas. O exercício não apenas oferece um aumento de 15% na produtividade geral, mas há evidências substanciais de que caminhar pode ajudá-lo a desestressar e combater a depressão. Ao fazer isso, pode aumentar o aprendizado, a memória e a cognição.
- Durma o suficiente. A privação do sono dos funcionários custa aos empregadores até US$ 65 bilhões por ano. Você sofre um déficit de 40% em sua capacidade de criar novas memórias sem dormir, bem como uma queda de 70% na atividade das células imunológicas. O chutador? Os déficits de sono estão diretamente ligados ao declínio cognitivo precoce e à doença de Alzheimer.
