Diferenças entre gerenciar funcionários internos e remotos

Uma das principais vantagens de trabalhar no local é passar tempo com seus colegas de trabalho, conhecer uns aos outros e aprender mais sobre seus hábitos de trabalho. Para líderes de equipe, essa configuração permite que eles gerenciem seus funcionários com facilidade. No entanto, esse não será o caso ao liderar uma equipe remota.

Quando confrontados com mudanças específicas no ambiente de trabalho, os líderes teriam que modificar a maneira como trabalham. Por exemplo, quando os gerentes precisam mudar para liderar uma equipe remota, em vez de uma equipe de escritório. De acordo com uma pesquisa recente da empresa de treinamento VitalSmarts, 20% dos líderes estão despreparados ou muito despreparados para liderar sua equipe de teletrabalho.

Essas duas configurações de trabalho geralmente incluem um conjunto diversificado de regras. Neste artigo, vamos nos aprofundar nesse tópico esclarecendo:

• a diferença entre um modelo interno e um modelo remoto,
• a diferença entre gerenciar funcionários internos e remotos e
• dicas para gerenciar efetivamente uma equipe remota.

A diferença entre um modelo interno e um modelo remoto

Antes de começarmos a explorar as diferenças entre gerenciar equipes internas e remotas, vamos primeiro definir essas duas categorias de ambientes de trabalho.

Um modelo de equipe interna

Um modelo interno é um modelo em que os funcionários são responsáveis ​​apenas pelas atividades e projetos da organização em que trabalham . Nesse caso, os trabalhadores alinham seu trabalho aos objetivos e valores da empresa.

Os benefícios da contratação de funcionários internos são:

• A propriedade intelectual é segura.

Em todas as empresas, existem alguns dados confidenciais sobre operações comerciais, clientes, etc. Se essas informações forem divulgadas, isso afetaria a reputação da empresa. Mas, essas situações de risco são menos prováveis ​​de acontecer quando os empresários empregam trabalhadores internos.

• Comunicação consistente dentro da organização.

Ser capaz de se comunicar face a face pode fortalecer o relacionamento entre funcionários e gerentes. Além disso, compartilhar o mesmo ambiente de trabalho pode facilitar muito o processo de treinamento sempre que houver novos funcionários.

• Melhor responsabilidade.

Ao decidir contratar funcionários internos ou remotos, muitos empresários optam por equipes de escritório, porque um modelo interno muitas vezes garante um maior nível de responsabilidade dos funcionários.

Por outro lado, também existem algumas desvantagens de um modelo interno:

• Ter custos indiretos.

Se optarem por contratar uma equipe interna, os empregadores terão que pagar despesas adicionais obrigatórias. Ao fazer estimativas de custos dos funcionários, os empregadores também terão que incluir despesas gerais. Os custos indiretos consistem em pagamentos como custos de construção e equipamentos.

• Contratar leva mais tempo e esforço do que contratar funcionários remotos.

Como os trabalhadores internos são contratados a longo prazo, os empregadores se esforçarão para encontrar os candidatos mais adequados. Portanto, esse processo às vezes levará mais tempo. Portanto, contratar uma equipe interna não seria uma opção para projetos urgentes.

• Encontrar candidatos adequados é limitado.

Ao contratar trabalhadores remotos, os empresários podem considerar candidatos de todo o mundo, desde que atendam a critérios predeterminados. Mas, quando se trata de uma equipe interna, os empregadores teriam que encontrar alguém da mesma cidade ou do mesmo país.

Um modelo de equipe remota

Além de empregar uma equipe interna, os empregadores podem optar por contratar trabalhadores remotos. Um modelo de equipe remota é um tipo de terceirização. Nesse caso, as empresas optam por recrutar funcionários remotos para criar uma equipe remota ou distribuída.

As principais vantagens de ter uma equipe remota são:

• Contratando talentos mundiais.

Como os funcionários remotos trabalham à distância, os empregadores podem escolher os candidatos mais adequados de todo o mundo.

• Empregar pessoas a um preço justo.

Para ter benefícios de custo de recursos mais baixos, as empresas podem contratar recursos de países de Nível 2 e Nível 3. Enquanto os países mais ricos pertencem à categoria Tier 1, Tier 2 são países com renda média por pessoa mais baixa. Quanto à categoria Tier 3, trata-se de países em desenvolvimento com baixo poder aquisitivo.

• Menos despesas por funcionário.

Ao ter uma equipe remota, os empregadores não são obrigados a cobrir seguro de saúde, despesas de viagem e outros custos. Assim, haverá menos custos por trabalhador. Além disso, como os funcionários estão em teletrabalho, não será necessário um escritório, portanto, não haverá custos indiretos.

No entanto, existem algumas desvantagens de contratar uma equipe remota:

• Falta de comunicação face a face.

Os trabalhadores remotos não têm escolha a não ser comunicar uns com os outros por e-mail, chats e videoconferências. Sem comunicação pessoal, muitas pessoas podem se sentir isoladas de seus colegas de trabalho. E o isolamento é um dos desafios mais comuns que os trabalhadores remotos enfrentam.

Além disso, empregadores e gerentes precisam liderar a equipe da mesma forma, o que exige mais tempo e esforço. Embora a equipe experiente não tenha problemas de comunicação, ter uma abordagem presencial é essencial durante o processo de treinamento.

• Gerenciamento de fuso horário

Se os funcionários vêm de diversos cantos do mundo, a diferença de horário pode ser um grande obstáculo. Reunir os membros da equipe para uma ligação diária ou semanal sempre seria uma tarefa difícil para um gerente.

• Falha potencial do projeto

Contratar funcionários remotos para um projeto específico pode ser uma missão incerta. Mesmo quando os trabalhadores remotos têm um alto nível de experiência e conhecimento, há uma chance de eles não entregarem o trabalho no prazo. Portanto, esses atrasos podem afetar o sucesso do projeto.

Para resumir, cada modelo vem com suas vantagens e desvantagens. Decidir qual modelo selecionar para sua empresa depende principalmente das necessidades e objetivos de sua empresa.

A diferença entre gerenciar funcionários internos e remotos

“O trabalho remoto é o futuro, mas você precisa de presença física pelo menos duas vezes por ano para realmente criar uma equipe incrível.” – Ricardo Fernandes

Ricardo Fernandez, um dos oradores do TEDxIESEBarcelona, ​​trabalha em teletrabalho há mais de 10 anos com várias empresas. Na palestra que apresentou para o Tedx Talks, Ricardo destacou que é possível estabelecer algum tipo de relacionamento com sua equipe por meio de videoconferência e e-mails. Mas, ele afirma que a presença física é necessária “para adicionar empatia à sua equipe”.

Se você já se perguntou como é liderar uma equipe remota, apostamos que a distância física foi um dos principais obstáculos que vieram à sua mente. Afinal, quando não há proximidade física, fica até difícil conseguir o trabalho em equipe no local de trabalho.

Agora, se compararmos a gestão de equipes internas com as remotas, veremos três desafios críticos relacionados a esta última:

1. Tempo,
2. espaço, e
3. cultura.

Diferença de tempo

Já mencionamos que, dentro de uma equipe de teletrabalho, geralmente há pessoas de diversos fusos horários. Como gerente de uma equipe desse tipo, você precisa agendar reuniões de equipe e outras ligações durante os períodos que funcionam para todos os membros da equipe. Isso é conhecido como “justiça no tempo”. E como você pode imaginar, isso não será uma tarefa fácil.

Além das reuniões de equipe, você precisará pensar nas diferenças de horário ao definir os prazos. Seu colega que mora em Cingapura deve ter o mesmo número de dias para terminar sua tarefa como companheiro de equipe de Seattle.

Por outro lado, você provavelmente não terá esses problemas ao liderar uma equipe interna. Não importa se seu horário de trabalho é fixo ou flexível, você e sua equipe passarão pelo menos algumas horas por dia juntos no escritório. Assim, como líder, você pode se comunicar com eles pessoalmente e gerenciar suas atribuições e prazos com facilidade.

Diferença de espaço

Outro desafio de trabalhar remotamente é a distância física entre os membros da equipe. Ao liderar uma equipe remota, a diferença de espaço afeta principalmente:

• Comunicação dentro da equipe.

A vantagem de trabalhar em uma equipe interna é que você contata seus colegas sempre que precisar de ajuda ou conselho. Se você é um gerente, pode reunir a equipe imediatamente sempre que houver problemas urgentes ou atualizações mais recentes no projeto.

Então, novamente, esse não será o caso dos funcionários remotos. Como eles não estão sentados um ao lado do outro, os colegas de equipe não podem se comunicar pessoalmente. Assim, eles mantêm contato por meio de ferramentas de comunicação online.

Além disso, não há reuniões presenciais como com uma equipe interna. Portanto, como líder remoto, você precisa organizar videochamadas frequentes com toda a equipe. Mas, tente não agendar muitas reuniões. De acordo com o recente relatório da Harvard Business School, a partir de abril deste ano há um aumento de 13% de reuniões por pessoa, em relação ao primeiro trimestre deste ano

(antes de haver bloqueios em todo o mundo devido à pandemia de COVID-19). Felizmente, há um declínio na duração média dessas reuniões – em 20%. Esta pesquisa reuniu 3,1 milhões de trabalhadores da América do Norte, Europa e Oriente Médio.

Para promover uma melhor comunicação e colaboração dentro da equipe, você deve tentar usar o software de gerenciamento de equipe. Por exemplo, o Twist é um aplicativo de comunicação para equipes remotas, enquanto o Asana o ajudará a gerenciar tarefas.

• O processo de rastreamento empregando o desempenho.

Analisar o desempenho dos funcionários é conveniente ao liderar uma equipe interna. Como você está no mesmo ambiente de trabalho que sua equipe, você tem uma visão geral de seus hábitos de trabalho e ética. No entanto, no caso de uma equipe distribuída, monitorar seu trabalho pode ser complicado.

Então, como lidar com essa questão? Uma das soluções mais práticas é um quadro de horários da equipe do escritório. O preenchimento do quadro de horários é bastante simples. Sua equipe precisa inserir as horas trabalhadas em projetos específicos durante a semana. Então, no Painel da Equipe, você pode ver um detalhamento visual da semana deles. Além disso, há um relatório semanal, onde você pode ver quem registrou quantas horas por dia.

Diferença cultural

Falando em diferenças culturais, os gerentes remotos precisam focar sua atenção em:

• barreiras linguísticas e como derrubá-las,
• entender as mensagens corretamente,
• identificando-se com estruturas e contextos culturais de outros colegas, e
• como encontrar um terreno comum entre diversas origens culturais.

Ao organizar programas de treinamento transculturais frequentes para toda a equipe, você se familiarizará mais com culturas variadas. Portanto, seus funcionários remotos também se sentirão mais confortáveis. Mas, se você é o líder de uma equipe interna cujos membros vêm de várias culturas, certifique-se de também organizar essas sessões educacionais.

Agora, aqui está um fato interessante – diferentes culturas podem ter diferentes entendimentos do tempo. Por exemplo, na África do Sul, existem duas expressões comumente usadas:

• “Agora-agora” – acontecerá em breve, e
• “agora mesmo” – ocorrerá em um futuro próximo (nas próximas horas).

Portanto, lembre-se disso se você tiver um colega de trabalho da África do Sul.

Como existem muitas normas culturais peculiares em todo o mundo, você deve fornecer aos seus funcionários algumas publicações interessantes sobre esse assunto. Por exemplo, você pode começar com The Culture Map , um livro de Erin Meyer. Esta peça enfatiza as diferenças culturais e como elas impactam os negócios internacionais.

Dicas de especialistas sobre como gerenciar efetivamente uma equipe remota

Entramos em contato com vários especialistas na área de gestão e desenvolvimento organizacional, para saber mais sobre suas estratégias favoritas para gerenciar equipes distribuídas. Estas são suas sugestões para quem lidera uma equipe remota.

Faça com que os membros da sua equipe remota se sintam conectados e comprometidos

Dra. Cristina Gibson é a Distinguished Professor of Management da Pepperdine Graziadio Business School, em Malibu, Califórnia. Além disso, é coautora do livro Virtual Teams That Work: Creating Conditions for Virtual Team Effectiveness .

Ela acredita que existem vários ingredientes básicos necessários tanto para equipes internas quanto para equipes remotas. Esses são:

• objetivos claros;
• papéis e responsabilidades;
• feedback regular; e
• clima aberto e inclusivo.

Mas, Dr. Gibson acrescenta que em equipes remotas, há uma necessidade maior de garantir que os membros se sintam conectados e comprometidos.

“Trabalhar remotamente pode resultar em sentimentos de isolamento e também distração, dadas as configurações em que costumamos trabalhar quando não estamos em casa. Portanto, é importante fazer um esforço extra para que as reuniões e o check-in sejam envolventes, solidários e envolvam interação social e pessoal, bem como atividades focadas na tarefa. ”

Fique longe da abordagem 'tamanho único'

De acordo com o Dr. Gibson, um erro que os gerentes geralmente cometem é aplicar uma abordagem 'tamanho único' para trabalhadores remotos.

“Cada membro da equipe provavelmente tem uma situação única em sua localização remota e, portanto, o gerente experiente levará tempo para entender as necessidades e prioridades de cada membro, a fim de saber melhor como apoiá-los da maneira que melhor será propícia às suas contribuições para a equipe.”

Ela explica que, para alguns funcionários, isso pode significar maximizar a flexibilidade em termos de horas de trabalho. Mas, para outros, pode significar reuniões mais regulares e rotineiras, enquanto alguns trabalhadores podem precisar de tecnologias específicas.

“Em uma equipe interna, essas necessidades exclusivas podem ser mais óbvias ou intuitivas, mas entender o que cada funcionário precisa para ser produtivo pode exigir um processo de descoberta mais coordenado por parte do gerente.”

Conecte-se com seus trabalhadores remotos em um nível pessoal

Joe Hopkins é Ph.D. em liderança e desenvolvimento organizacional com foco de pesquisa em trabalho remoto. Ele passou os últimos quatro anos pesquisando e escrevendo sobre liderança em ambientes de trabalho virtuais.

Hopkins afirma que há muitas semelhanças entre os principais membros da equipe interna tradicional e aqueles que trabalham remotamente. No entanto, a diferença mais significativa é a intencionalidade.

“Com os funcionários internos, muitos dos relacionamentos se formam organicamente por meio de conversas improvisadas de “fonte d'água” e pausas para o café. Líderes de trabalhadores remotos exigem um nível mais alto de habilidades de comunicação interdependentes que precisam de intencionalidade. O líder deve ser intencional na compreensão dos traços de personalidade e necessidades de cada indivíduo e o que os inspira ou drena.”

Assim como o Dr. Gibson, Hopkins aponta que um tamanho não serve para todos. Além disso, ele acrescenta que as reuniões de equipe estruturadas são essenciais, mas as oportunidades de se conectar em um nível pessoal são igualmente necessárias.

“O trabalhador introvertido, que compõe 40% da população, não encontrará uma pausa para o café em equipe virtual ou um exercício de construção de equipe energizante. Trabalhadores com níveis mais altos de introversão exigem pequenos grupos ou conversas individuais.”

Assim, de acordo com Dr. Gibson e Joe Hopkins, os gerentes que lideram equipes remotas precisam se comunicar frequentemente com a equipe. Dessa forma, os líderes conhecerão melhor seus trabalhadores. Além disso, os gerentes entenderão as necessidades e prioridades individuais de cada membro da equipe.

Empacotando

Liderar uma equipe cujos membros vêm de todo o mundo e de diversas origens culturais pode ser uma tarefa desafiadora. Ao contrário de um ambiente interno tradicional, a comunicação e a colaboração com uma equipe distribuída devem ser feitas por meio de canais online. Além disso, acompanhar o progresso dos funcionários precisa ser feito de maneira diferente do que quando se lidera uma equipe interna.

Então, como você deve gerenciar funcionários remotos com sucesso? Em primeiro lugar, os especialistas sugerem que você não deve ter uma abordagem “tamanho único” para sua equipe remota. Em vez disso, familiarize-se com seus funcionários, suas necessidades e prioridades, para que eles se sintam conectados à equipe.

Além desta dica, você precisa se conectar com os membros de sua equipe em um nível pessoal. Por exemplo, você pode organizar teambuildings online ou coffee breaks para toda a equipe. Mas certifique-se de que nem todos os funcionários se sentiriam à vontade para participar de uma reunião virtual. Para alguns deles, ligações individuais podem ser uma ideia melhor.