11 etapas para melhorar o envolvimento do participante virtual em eventos híbridos

A vida está voltando ao normal. Mas não exatamente como era antes. No setor de eventos, os eventos híbridos – que cresceram exponencialmente devido ao COVID-19 – agora são um elemento firme do setor .

Aqui está o problema, porém, a taxa de não comparência para participantes virtuais é de 35%. Não é pouca coisa, com 71% dos organizadores de eventos dizendo que conectar o público presencial e virtual é seu maior desafio. Esse é um problema sério, especialmente considerando que 73% dos planejadores de eventos concordam que esses eventos se tornarão ainda mais comuns no futuro.

A questão é: isso significa que os eventos híbridos são intrinsecamente falhos ou é um simples caso de planejadores de eventos tentando se atualizar para acomodar essa nova onda de participantes virtuais?

A resposta não é clara. Mas o que sabemos é que os participantes virtuais estão se sentindo negligenciados no momento. Se você é um planejador de eventos ou planeja hospedar eventos virtuais para sua empresa no futuro, continue lendo para descobrir como melhorar o envolvimento dos participantes virtuais em seu próximo evento híbrido.

Você pode envolver seus participantes virtuais antes do início do evento, enviando-lhes uma sacola de brindes para seus endereços residenciais. O melhor desse gesto é que as guloseimas não precisam ser tão espetaculares. O pensamento em si vai agradar seus participantes, assim eles estarão mais propensos a clicar no botão “participar” se forem incentivados com coisas grátis.

Mas com o que você arruma as malas? Você não pode errar com produtos de marca, programas de eventos e vouchers. Como alternativa, você pode alternar e enviar uma sacola de evento virtual com códigos de desconto, avaliações gratuitas e mais vouchers. Seja criativo aqui!

Tokens não fungíveis (NFTs) são um desenvolvimento notável na tecnologia blockchain. NFTs são transações digitais exclusivas que assumem a forma de arquivos eletrônicos, como fotos, músicas, filmes e documentos. É um conceito confuso de se entender, mas na prática é uma troca de conteúdo digital.

Na era da internet, você pode copiar e compartilhar praticamente qualquer coisa, em massa, de graça. Mas graças à tecnologia blockchain, os NFTs não são transferíveis. Cada um é inteiramente único. No contexto de eventos virtuais, você pode oferecer aos seus participantes algo antes considerado impossível: conteúdo digital exclusivo. Agora, se isso não envolver as pessoas, o que irá?

Por exemplo, a DC Comics colaborou com a plataforma NFT Palm Studio para lançar sua primeira coleção NFT. Os NFTs são versões digitais das capas de histórias em quadrinhos icônicas. Cada fã que se inscreveu ganha um de graça, com a opção de ganhar ainda mais durante o evento.

Pense em quanta energia e atenção você coloca na execução de sua planta baixa e cenários em seus eventos físicos. Você não convidaria seus convidados para um salão com assentos de plástico e um microfone solitário em um palco vazio. Não, porque os bons organizadores de eventos sabem que a pompa e a aparência são importantes.

É assim que você precisa tratar seus convidados virtuais. Não é bom que eles cliquem em um link do Zoom para ver um fluxo ruim do seu evento físico acontecendo sem eles.

Aprimorar as coisas em termos de produção pode incluir coisas como obter câmeras de qualidade, microfones, design de cenário superior, iluminação, prestar muita atenção aos ângulos da câmera e assim por diante. Portanto, quando seus participantes virtuais fizerem login, não deixe que eles se sintam convidados de segunda linha. Seja um profissional e construa uma ocasião para eles também.

Há muito menos espaço para erros com participantes virtuais quando se trata de conteúdo. Se seus palestrantes e conteúdo forem chatos, seus participantes físicos terão que sentar e aceitar. Mas seus participantes virtuais começarão a verificar seus e-mails, começarão a jogar ou, se for ruim o suficiente, começarão a limpar a casa.

Não dê a eles a chance de começar a navegar na Netflix. Conteúdo envolvente começa com boa qualidade de produção, como mencionamos anteriormente, e conteúdo original. Um conselho? Corte o fluff e mantenha seu conteúdo curto, mas doce. Seus convidados vão agradecer.

Uma tendência quente este ano em eventos virtuais e híbridos são micro-eventos e micro-experiências. Em suma, são eventos dentro de eventos; experiências pequenas e mais concentradas dentro de seu evento principal abrangente.

Eles oferecem um toque mais pessoal aos participantes virtuais que podem se sentir perdidos em meio ao barulho do evento principal. Essa é uma ótima maneira de aumentar o envolvimento do participante virtual e pode variar de workshops, sessões de networking, perguntas e respostas, experiências de jogos e outros conteúdos práticos.

Quebra-gelos podem ser assuntos corporativos maçantes e previsíveis. Mas eles não precisam ser. Feito corretamente, eles podem ser envolventes. Eles podem transformar um participante virtual cínico em um convertido e, mais importante, podem ser divertidos!

Falando com o CEO da Spacehuntr, Dietrich Moens, ele disse:

“Nossa equipe adora quebra-gelos. Fazemos isso em todas as nossas sessões de brainstorming. Eu entendo a hesitação das pessoas porque elas podem ser bastante genéricas. Mas com um pouco de criatividade, eles podem ser ótimos para a formação de equipes.”

Não se preocupe. Você não precisa perder tempo tentando pensar por conta própria. Você pode roubar alguns dos favoritos da equipe Spacehuntr para o seu próximo evento.

Você conhece seu público melhor do que ninguém, então confie em sua intuição quando se trata de selecionar seus apresentadores especiais. Talvez você possa ter um comediante, um especialista respeitado em seu campo ou um influenciador.

Considere uma coisa, no entanto. A natureza de seus apresentadores pode determinar a natureza do seu evento em grande escala. O respeitado ângulo do especialista é um caminho orgânico e profissional a ser seguido, enquanto a contratação de um artista pode parecer um pouco supérflua.

E mais um ponto, conseguir um apresentador convidado não apenas envolverá os participantes, mas também reduzirá os não comparecimentos. Um nome impressionante pode fazer um marketing muito eficaz para atrair participantes.

A gamificação tem sido e continuará sendo uma tendência quente há algum tempo. Quando falamos em engajamento virtual, quase sempre nos referimos à gamificação. É envolvente, e é divertido. Os planejadores de eventos e as empresas adoram porque torna sua marca relacionável e dissemina efetivamente sua mensagem. Além disso, é conhecido por melhorar o envolvimento dos participantes em 44%.

Existem dois objetivos principais com a gamificação: vender um produto ou ensinar. Um exemplo de venda de um produto seria Steph IQ. Ele engaja os fãs de esportes durante os jogos com perguntas triviais, onde eles podem ganhar artigos esportivos.

Um exemplo de aprendizado por meio da gamificação seria o Duolingo. Aprender um novo idioma é uma tarefa árdua, para a maioria de nós. No entanto, ao transformá-lo em um jogo, você está incentivando os usuários com afirmação e prêmios.

Você pode conferir esses 10 exemplos de gamificação incrivelmente bem-sucedidos para ver como a gamificação pode ser simples e eficaz.

As pesquisas ao vivo e as perguntas e respostas são uma ótima maneira de transformar espectadores passivos em participantes ativos. Além de dar voz aos participantes, você pode aprender com eles. Você pode descobrir o que eles gostam em seu evento e o que eles não gostam para seus futuros esforços de planejamento.

A maioria das plataformas de eventos virtuais vem com recursos de pesquisa ao vivo, ou você pode adotar um software autônomo como o Slido. Não há regras rígidas e rápidas quando se trata de como a pesquisa ao vivo deve ser. Mas lembre-se dessas dicas:

1. Escreva perguntas que sejam relevantes, claras, concisas e breves.
2. As opções de resposta devem ser de múltipla escolha, texto aberto ou ordens de classificação.
3. Não faça muitas perguntas! Suas perguntas não devem parecer lição de casa.

E quanto às perguntas e respostas ao vivo, isso depende de conteúdo de qualidade. Se o conteúdo for bom, você entusiasmará os participantes a participar das perguntas e respostas. Se eles não estão prestando atenção em primeiro lugar, de que adianta uma sessão de perguntas e respostas? Se você acertar o conteúdo, seus participantes vão gostar de ter uma voz.

Existe um aspecto de nossas vidas que a tecnologia não mudou? Bem, se existe, não é a indústria de eventos. O caso de amor entre planejadores de eventos e tecnologia floresceu em algo lindo.

A tecnologia também é ótima para participantes virtuais. Isso torna a experiência do participante mais simples graças ao registro fácil, carteiras eletrônicas para que eles coletem brindes virtuais, perfis pessoais personalizáveis ​​e recursos de mensagens para uma rede intuitiva.

Ao investir em tecnologia, como software de gerenciamento de eventos, você pode nivelar os campos de atuação de seus participantes virtuais e melhorar o envolvimento deles.

Você pode pensar que pode tirar o pé do acelerador durante os intervalos. Mas tenha cuidado. Você não quer perder a atenção conquistada com tanto esforço de seus participantes depois de todo esse trabalho duro. Mas é mais fácil falar do que fazer, e não se esqueça, todos nós precisamos de uma pausa, não é? Aqui estão alguns truques para garantir que seus convidados retornem a tempo e estejam com fome de mais.

Para começar, deixe um pouco de isca. Ao terminar, provoque-os com um segmento suculento ao qual eles voltarão. Talvez seja o seu convidado especial que eles estavam esperando. Ou talvez você possa dar a eles algo para fazer, como uma tarefa, um jogo, um formulário de feedback ou algum dever de casa leve. E, por último, tome cuidado para não fazer uma pausa muito longa.

Aumente o envolvimento do seu participante virtual com estas etapas

Então, vamos lá, algumas respostas para um dos maiores problemas da indústria de eventos. Apenas fazer com que seus participantes virtuais façam logon - e depois mantenham seu envolvimento - não é tarefa fácil.

Mas esta indústria é versátil e inovadora. É melhor observar este espaço para ver como os planejadores de eventos e o cenário tecnológico em evolução tornam os eventos híbridos mais apetitosos para os participantes virtuais no futuro.