7 maneiras de melhorar a comunicação interna no local de trabalho

A comunicação interna no local de trabalho é simplesmente uma função que facilita toda a comunicação em sua organização.

É importante por vários motivos, como manter as pessoas informadas e permitir que você compartilhe informações sobre a empresa para ajudar todos os funcionários a desempenhar bem suas funções.

A comunicação interna também se aplica aos funcionários que interagem entre si dentro da empresa, o que significa que um sólido sistema de comunicação interna ajuda a nutrir a cultura da empresa, aumentar o engajamento dos funcionários e aprimorar a defesa dos funcionários .

Leia o restante deste artigo para conhecer algumas das armadilhas mais comuns que as empresas encontram em relação à comunicação com seus funcionários.

Você também descobrirá soluções e estratégias para remediar métodos de comunicação que falharam, bem como algumas ilustrações dos benefícios ao fazê-lo.

1. Use uma linguagem simples e concreta

A liderança precisa usar uma linguagem simples, clara e concisa nos memorandos dos funcionários e em outras comunicações, para que não haja espaço para confusão ou mal-entendidos.

Quando os funcionários sabem exatamente o que se espera deles, fica mais fácil para eles realizarem suas tarefas ou fornecerem feedback sempre que surgirem problemas sobre o que se espera deles.

Além disso, é mais provável que seus funcionários se comuniquem bem se sentirem que têm uma compreensão firme da mensagem que você está tentando transmitir a eles e, quando você usa uma linguagem simples e concreta, é fácil para todos entender a essência do mensagem. Isso ajuda a incentivar ideias, perguntas, comentários e feedback de seus funcionários.

Use esse tipo de linguagem em todos os lugares, mesmo ao comunicar a visão e a missão da sua empresa (seja como parte de seu treinamento corporativo ou tornando-o um lembrete regular para os funcionários).

Quando sua missão e sua visão são claras, fica mais fácil para todos trabalharem juntos em direção a objetivos comuns. Isso torna mais fácil para os funcionários se comunicarem efetivamente uns com os outros e com a gerência para trabalhar para alcançar esses objetivos importantes.

2. Crie um Diálogo Aberto

A comunicação interna permitirá que você mantenha seus funcionários atualizados sobre quaisquer mudanças em sua empresa, o progresso que você está fazendo e seus planos. Seja por meio de um boletim informativo semanal ou reuniões trimestrais da empresa, você precisa criar um diálogo aberto.

A pandemia fez com que muitas organizações repensassem a maneira como conduzem as comunicações internas, com 68% dos entrevistados afirmando que melhorou a maneira como a gestão e os funcionários se comunicam.

Fonte: Perspectivas do CEO da KPMG

Uma grande comunicação começa com grandes líderes como você. E para garantir uma ótima comunicação, a liderança deve estabelecer uma cultura de comunicação interna aberta para que estabeleça um padrão para todos os outros tipos de comunicação dentro da empresa.

Se os funcionários sentirem que podem se comunicar facilmente com a alta administração, bem como com outros membros da equipe, isso contribui para o aumento da produtividade, maior envolvimento e melhores resultados gerais.

Outra ótima maneira de criar um diálogo aberto é manter a porta aberta ou agendar um horário para conversar.

De qualquer forma, isso incentiva os funcionários a se sentirem à vontade para trazer quaisquer problemas à sua atenção sempre que necessário.

Uma política de portas abertas, em particular, pode ser imensamente benéfica para a comunicação interna de sua empresa e motivar os funcionários, ao mesmo tempo em que o retrata como um líder acessível.

3. Fornecer ferramentas de comunicação adequadas

As empresas também devem fornecer liderança em todos os níveis com ferramentas de comunicação interna para transmitir mensagens importantes para suas equipes.

Você precisa adotar uma abordagem multicanal que o ajudará a alcançar efetivamente todos os funcionários, independentemente de onde eles estejam. Se, por exemplo, você está trabalhando com uma equipe terceirizada de criadores da web em um projeto, você precisa considerar seus meios de comunicação: eles usam determinado software? Eles têm um bom WiFi e um laptop para trabalho remoto ?

Já se foram os dias em que você podia simplesmente copiar e colar mensagens para publicar em vários canais. Hoje, os líderes precisam de comunicação em vários canais impulsionados pela tecnologia certa para que possam transformar, aprimorar e agregar valor às suas estratégias de comunicação.

Felizmente, existem muitas plataformas de comunicação da força de trabalho que você pode usar para facilitar a comunicação eficaz em sua organização.

Essas ferramentas remotas permitem que você economize tempo simplificando fluxos de trabalho e automatizando muitas das tarefas tediosas envolvidas, como gerenciamento de despesas ou processamento de folha de pagamento, além de ajudar a documentar suas comunicações.

Eles também se integram facilmente em diferentes canais, com aplicativos móveis de marca, materiais impressos, sinalização digital e mensagens da Internet, todos trabalhando em uníssono, permitindo que os líderes se conectem, informem, mantenham todos os e-mails em um só lugar e criem confiança entre sua força de trabalho.

Ao usar essas ferramentas de comunicação interna, você poderá contatar seus funcionários da maneira mais fácil e conveniente, nos termos deles, usando seus dispositivos preferidos.

O melhor de tudo é que as estratégias multicanal também fornecem ferramentas cruciais de medição de desempenho que você precisa para ter sucesso como comunicador.

4. Torne as informações facilmente acessíveis

Ainda outra ação que você pode tomar para melhorar a comunicação interna em sua empresa é tornar acessíveis as informações adesivas.

A maioria das organizações tem seu próprio conjunto de informações "pegajosas" ou conhecimento interno que todos os funcionários aprendem e entendem, incluindo protocolo para determinados procedimentos, diferentes tipos de melhores práticas e outras habilidades e processos. Uma maneira de ajudá-los a aprender essas informações mais rapidamente é incluí-las como parte de seu treinamento, criando vídeos e documentos internos que eles possam acessar facilmente para referência.

No entanto, comunicar de forma eficaz também significa comunicar de forma a alcançar seus funcionários e colegas de forma eficaz. Em vez de fazer vídeos de treinamento chatos e longos, você pode criar podcasts de qualquer tamanho para apresentar conceitos que seus funcionários podem aprender em movimento, sem precisar sentar e olhar para uma tela.

Isso beneficiará a organização, tornando muito mais fácil para os novos funcionários funcionarem de forma eficaz e, portanto, tornarem-se mais produtivos muito mais rapidamente .

5. Fortaleça as Conexões

Você precisa ajudar a construir uma comunicação forte entre os funcionários e seus gerentes, bem como conexões entre os membros da equipe que trabalham juntos.

Isso é algo que você pode abordar durante programas de treinamento de gerenciamento, integração de funcionários, reuniões da empresa etc. para que você possa encontrar e implementar maneiras de facilitar a comunicação de todos.

Se houver alguma preocupação individual, é mais fácil cuidar dela para que os funcionários se sintam mais conectados.

Outra maneira de fortalecer as conexões é incentivar a conversa do bebedouro.

Embora alguns gerentes possam ver isso como folga, é uma ótima maneira de facilitar a criação de vínculos produtivos entre os funcionários, bem como com os da gerência.

6. Incentivar o compartilhamento de informações

Se você ainda não configurou uma plataforma online para comunicação interna, agora é a hora de fazê-lo. Você pode usar essa plataforma para incentivar os funcionários a compartilhar conhecimento e informações.

Por exemplo, os funcionários podem compartilhar tendências e notícias do setor regularmente e, tendo a oportunidade de mostrar o que sabem, os funcionários provavelmente ficarão mais ansiosos para se envolverem no empreendimento.

Isso não apenas criará mais propósito e energia por trás da comunicação, mas o compartilhamento de tais insights provavelmente será extremamente útil para o seu negócio, especialmente quando você considerar que a maioria dos funcionários afirma que sente que perde as notícias da empresa.

Enquanto estiver no assunto de encorajar o compartilhamento de informações, você também deve desencorajar a comunicação unidirecional, onde você adota uma abordagem em cascata para a maneira como compartilha informações.

Essa forma de comunicação de cima para baixo tem um certo elemento de controle que a torna ineficaz para criar um ambiente em que os funcionários possam ser motivados a se engajar e defender sua marca.

Você também pode usar uma caixa de sugestões como forma de coletar ideias e comentários anonimamente. Embora isso possa parecer um pouco antiquado, é uma maneira rápida e simples (mas extremamente eficaz) de melhorar a comunicação no trabalho.

Afinal, nem todo mundo se sente à vontade para expor suas preocupações publicamente, mas você pode facilitar o feedback honesto e aberto usando uma caixa de sugestões anônima.

Você pode usar uma caixa real e colocar um bloco de papel ao lado dela ou direcionar seus funcionários para uma ferramenta online, como um aplicativo de funcionários. Esta versão virtual de uma caixa de sugestões servirá ao mesmo propósito.

7. Use eventos externos para melhorar a comunicação interna

Muitas vezes, é uma boa ideia planejar eventos externos que permitam que os funcionários se encontrem e se socializem fora do escritório. Quando há funcionários na empresa que não se conhecem, isso pode dificultar o processo de comunicação.

Uma maneira de evitar isso é planejar algum evento, como um happy hour depois do trabalho, festa de fim de ano, etc.

Você também pode usar esses eventos para reconhecer e recompensar os funcionários que apresentam desempenho excepcional.

No entanto, também é importante respeitar o espaço pessoal e o tempo privado de seus funcionários. Eles podem não querer ir a eventos fora do trabalho, especialmente se não estiverem sendo pagos para estar lá.

Felizmente, ainda existem maneiras de se conectar com funcionários fora do escritório. As redes sociais são uma ótima maneira de compartilhar informações com os funcionários, oferecendo um espaço onde eles podem desenvolver uma comunidade autêntica com seus colegas de trabalho.

Além disso, é uma ótima maneira de usar ferramentas de design gráfico para criar memes cheios de todas as piadas internas compartilhadas no escritório. Compartilhe-os no grupo do Facebook da empresa e peça a outras pessoas que criem seus próprios. É uma ótima maneira de transformar um ponto de encontro virtual entre colegas de trabalho em um espaço verdadeiramente criativo cheio de amigos.

Conclusão

Práticas robustas de comunicação interna terão um impacto direto no engajamento e retenção de funcionários, bem como em seus resultados, o que significa que pode ser um gerador de receita para sua organização, em vez de apenas mais uma despesa comercial.

Ao implementar essas 7 maneiras de melhorar a comunicação interna no local de trabalho, você obterá muitos benefícios, incluindo melhor alinhamento dos funcionários, maior engajamento e melhor desempenho dos funcionários.

Você também poderá construir confiança, aumentar a cultura da empresa e melhorar a imagem geral da sua marca. Além disso, um sólido sistema de comunicação interna contribui para um melhor gerenciamento de crises, diminuição dos riscos de segurança e aumento do feedback que o ajudará a impulsionar sua empresa.

Então, use as dicas deste artigo para começar a melhorar a comunicação interna da sua organização e começar a usufruir de todos esses e muitos outros benefícios.

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