Como Ideamotive usa Clockify para obter eficiência em um ambiente de trabalho remoto

Imagine isso: você tem apenas 24 horas para concluir essa tarefa extenuante, mas o resultado depende de mais de uma pessoa.

Muitos cozinheiros estragam a sopa?

Não se você perguntar aos profissionais da Ideamotive – seu local de referência se quiser encontrar o melhor talento tecnológico possível em 24 horas.

Mas como eles fazem isso? Eles se destacam na gestão do tempo?

Para encontrar a resposta para esta e muitas outras perguntas, contatamos o COO da Ideamotive, Kamil Osiecki.

Acontece que suas habilidades extraordinárias não surgiram do nada - elas são o resultado de uma estratégia de gerenciamento de tempo cuidadosamente pensada, forte cultura remota e um pouco de controle de tempo .

Vamos descobrir o que todos podemos aprender sobre como se tornar o mais eficiente possível (mesmo em um ambiente remoto), dando uma olhada nos bastidores dessa empresa remota.

O que a Ideamotive faz?

Esteja você em busca de um especialista em TI que possa criar seu produto a partir do zero, ou gostaria de se juntar a uma rede de profissionais de tecnologia que podem ajudá-lo a garantir seu próximo show, Ideamotive é o seu lugar para ir.

Ao combinar as melhores práticas de recrutamento com sua própria experiência na gestão de uma loja de desenvolvimento, as pessoas por trás do Ideamotive criaram uma proposta única que eles oferecem hoje:

“Nós deixamos de ser uma agência clássica [de recrutamento] e uma loja de desenvolvimento clássica para ser uma consultoria, para ser uma espécie de marketplace, onde nós, antes de tudo, ajudamos nossos clientes a entender o que eles precisam e qual tecnologia é melhor para eles.

Temos esse conhecimento técnico que pode ajudá-lo com propostas de qual tipo de talento escolher - combinamos e testamos os desenvolvedores antes de apresentá-los aos nossos clientes.”

Assim, ao tirar o melhor de dois mundos, a equipe Ideamotive aperfeiçoou seu próprio fluxo de trabalho o suficiente para poder oferecer as melhores soluções possíveis para empresas de todos os tamanhos e especialistas em TI de todo o mundo.

O ato de equilíbrio de gerenciar duas equipes remotas

Embora os especialistas da Ideamotive sempre ofereçam a solução mais rápida possível aos seus clientes, para conseguirem sempre acertar o alvo, eles precisavam receber as melhores pessoas possíveis a bordo.

Mas, de acordo com a natureza do seu negócio, o workshare no Ideamotive teve que ser distribuído igualmente entre duas equipes distintas:

“ A primeira é a equipe de Delivery — basicamente, eles são os talentos que oferecemos aos nossos clientes.

Também temos um segundo bloco, que é uma equipe de negócios que inclui:

• Operações,
• Vendas,
• Marketing,
• Financeiro,
• Jurídico, etc.”

Ainda assim, as coisas nem sempre funcionaram como de costume – o Ideamotive também teve que se ajustar às condições recém-desenvolvidas de operação remota:

“Esse foi um desafio maior para nós – deixar de estar em um local físico juntos para ser uma equipe totalmente remota. Então, tivemos que introduzir algumas práticas – e foi um desafio de gestão muito bom para nós, porque era uma coisa nova a se fazer.”

Embora a equipe de entrega seja composta principalmente por programadores que trabalharam remotamente por anos, a equipe de negócios da Ideamotive precisava se adaptar a uma nova realidade de trabalho remoto o suficiente para obter o máximo de resultados, independentemente de onde estivessem suas mesas.

As estratégias da Ideamotive para alcançar a máxima eficiência em uma equipe remota

De acordo com Kamil, mudar para um ambiente remoto após anos de trabalho no local parecia um sonho que se tornou realidade a princípio. Com menos distrações e mais horas de sono, todos ficaram felizes em embarcar na onda de trabalhar em casa.

Mas, em breve, garantir que eles estejam na mesma página com os membros da equipe a quilômetros de distância, mantendo os mesmos níveis de produtividade e ganhando mais tempo livre começou a exigir muito trabalho.

Ainda assim, isso não significa que não haja maneiras de superar os desafios de trabalhar remotamente.

A equipe Ideamotive é a prova viva de que é possível alcançar a máxima produtividade, ao mesmo tempo em que traz o melhor de sua equipe, independentemente do ambiente de trabalho.

Como Kamil nos permitiu dar uma espiada nas operações remotas do dia-a-dia da Ideamotive, agora podemos apresentar quatro estratégias práticas que você pode usar para maximizar a eficiência de sua equipe remota como um especialista.

Estratégia nº 1: Faça o seu melhor para ajudar os colegas de equipe remotos a não se sentirem sozinhos

Não é segredo que o trabalho remoto traz alegria a milhões de pessoas, especialmente depois de se despedirem do deslocamento.

Mas, se olharmos para o ditado de que a distância faz o coração crescer mais , é lógico que muitos trabalhadores remotos podem sentir que não estão recebendo o que esperavam. Com os membros de sua equipe não mais à distância, a solidão pode começar rapidamente a aparecer:

“Quando você está todos juntos em um escritório, você tem esse tipo de sentimento de colaboração com as pessoas. Uma vez que você sai do escritório para ter um home office, você basicamente fica no mesmo lugar em que mora e tem essa sensação de estar sozinho.”

Assim, ciente dos perigos que acompanham a liderança de uma equipe dispersa, a gerência da Ideamotive decidiu nutrir uma mentalidade específica para manter a conexão dentro da equipe:

“Decidimos dar um passo atrás e pensar nas pessoas, não nos processos. Tivemos esse processo de pensamento sobre quais são nossos valores, e a primeira coisa que descobrimos é que somos todos empreendedores em nossa empresa. Cada um de nós, mesmo no nível mais baixo da estrutura organizacional, é um mestre responsável pelo nosso campo. Por isso, ninguém se sente sozinho. Eles são responsáveis ​​por algo, agregando à empresa. E eles sabem que existem outras pessoas para ajudá-los, se necessário.”

Estratégia nº 2: Estabeleça os melhores horários para se conectar

Assim como recebemos a paz e o silêncio de trabalhar em casa, o ruído de todos os nossos dispositivos começou a interferir na produtividade de todos.

Embora manter contato com sua equipe remota seja uma ótima maneira de permanecer conectado, não podemos deixar de nos perguntar: quanto de uma conexão é demais?

Se você estiver preocupado com a mesma pergunta, ficará feliz em descobrir que é possível silenciar o “ruído” perturbador enquanto mantém contato com sua equipe.

A solução fácil é chamada de melhor momento para se conectar – e Kamil nos contou os detalhes de como essa estratégia funciona:

“Quando temos clientes dos EUA, há uma diferença de sete horas [horário ] . Então, obviamente, há uma sobreposição. É aqui que dizemos "Ok, este desenvolvedor está disponível por três horas". É muito importante estabelecer [esta regra] logo no início da cooperação corporativa, porque a pior coisa que pode acontecer é que um programador esteja na zona e alguém faça ping nele. Essa é a coisa mais frustrante e mata a produtividade.”

Como essa estratégia funciona como um encanto para a equipe de entrega da Ideamotive, eles decidiram tentar algo semelhante com sua equipe de negócios:

“Usamos um aplicativo de bate-papo em equipe apenas para fins de urgência ou para um café eletrônico, onde você pode simplesmente sair com alguém e conversar sobre assuntos não relacionados aos negócios.

E realmente não use telefones. Não é como se eu ligasse para minha equipe e dissesse “Ok, onde você está?” Nós não fazemos isso, é muito perturbador. Ligamos para alguém se for realmente necessário – e isso acontece muito raramente.”

Então, em vez de atrapalhar o foco de alguém sempre que surge uma nova ideia, eles tentam anotá-la e usar ferramentas de comunicação apenas para assuntos urgentes.

Estratégia nº 3: Cultive uma cultura de feedback

Ser capaz de dar e receber feedback aberto e honesto é uma habilidade que nunca sai de moda, independentemente do ambiente de trabalho.

Mas, ao trabalhar em uma equipe remota, o feedback se torna duas vezes mais importante, pois pode melhorar significativamente o desempenho de todos e manter o moral da equipe alto.

Com isso em mente, a gerência da Ideamotive decidiu dar grande ênfase ao feedback e incentivar conversas honestas desde o início:

“Eu sei que feedback é uma palavra da moda, todo mundo dá e recebe feedback, mas nós introduzimos isso de uma maneira diferente. Mesmo no processo de recrutamento, na última etapa, quando há o CEO da nossa empresa, depois de duas horas de entrevista perguntamos [aos candidatos]: Ok, dê um feedback.”

Ainda assim, o processo não termina aí, e a atmosfera de conversa aberta permanece tão importante mesmo depois que o candidato consegue o emprego:

“Muitas vezes, temos essas discussões emocionais online na frente de toda a equipe. Fazemos isso porque [dizer] apenas palavras bonitas não funcionaria.

Então, cultivamos essa cultura de feedback em um sentido realmente cruel. Posso dizer ao meu CEO que ele cometeu um grande erro e posso dizer isso a ele na frente das pessoas. Eu quero dizer a ele na frente deles porque quero encorajar meu pessoal a me dizer esse tipo de coisa.”

Uma vez que a comunicação aberta e transparente é a chave para uma cultura forte da empresa, proporcionando à sua equipa oportunidades para expressar livremente as suas opiniões, a gestão da Ideamotive constrói um ambiente de trabalho de confiança, onde o ponto de vista de todos é igualmente valorizado.

Estratégia nº 4: Não se esqueça do equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Com todas as vantagens de trabalhar remotamente, vêm os desafios de desligar e dar a si mesmo o benefício de uma pausa.

Familiarizado com os efeitos negativos de longo prazo de um horário de trabalho desequilibrado, Kamil compartilhou sua opinião sobre esta questão:

“ Sempre haverá muito trabalho. Você não pode fazer tudo, sempre haverá algo para fazer. Se você tiver essa mentalidade empreendedora, encontrará novas tarefas, e isso é uma grande ameaça para toda a equipe – pode levar ao esgotamento e à queda na motivação.”

Assim, para ajudar os membros de sua equipe a controlar seus dias de trabalho e suas vidas privadas, todos na Ideamotive tentam se concentrar no resultado:

“Eu realmente não me importo se alguém começa às 10h ou 6h, desde que ela ou ele esteja entregando. Às vezes, só posso trabalhar sete horas por dia, e às vezes preciso trabalhar 11 horas por dia. Então é tudo minha decisão, desde que eu esteja entregando resultados.”

Enquanto isso, ao tentar atingir esse objetivo final, os funcionários são incentivados a fazer uma pausa sempre que acharem necessário:

“A única coisa que apreciamos e cultivamos é uma comunicação clara. Se eu quiser correr, escreverei apenas 'Por cerca de uma hora, estarei correndo'. E isso é muito bom para nossa equipe - todos vão lhe dar a motivação para bater seu recorde. E, quando você volta, você diz 'estou de volta' – e apenas volte ao trabalho.”

Embora seja possível se empolgar e continuar trabalhando noite adentro – simplesmente porque há muito a ser feito – a consciência de que o resultado final supera o número de horas pode ser um grande motivador para evitar trabalhar longas horas no longo prazo. corre.

Qual a importância da gestão do tempo para a Ideamotive?

Esteja você tentando contratar no setor de TI ou simplesmente procurando a melhor solução tecnológica possível para o seu produto, é provável que você tenha que agir rapidamente.

Com o mercado global de tecnologia previsto para crescer mais de 6% em 2022 – enquanto a escassez de talentos em tecnologia continua a aumentar – permanecer à frente da curva no setor de TI tornou-se fortemente dependente da capacidade de uma equipe de gerenciar seu tempo.

Naturalmente, queríamos ouvir tudo o que as pessoas da Ideamotive tinham a dizer sobre esse assunto:

“Os negócios de tecnologia são super ágeis e super rápidos – se você dorme em algo, está perdido. Então, há muitas coisas acontecendo tanto no lado do talento, mas também no lado do cliente.”

Assim, para não perder nenhuma oportunidade, os especialistas da Ideamotive tentam agir o mais rápido possível:

“Se um desenvolvedor é muito bom, geralmente recebe dez ou quinze ofertas por semana. Então, se você não for rápido o suficiente, se você ignorar alguma coisa, você vai perder nesse mercado.”

Mas, ser capaz de agir rapidamente nas oportunidades nem sempre é tão fácil – e é aí que as ferramentas úteis entram em cena:

“Quando um cliente precisa de ajuda instantânea, temos algumas horas para reagir. Isso é muito imersivo, viciante e difícil de gerenciar a tempo - por causa do equilíbrio entre vida profissional e pessoal - mas existem ferramentas que ajudam você - por exemplo, Clockify . Isso é muito importante para nós e é a essência do nosso negócio.”

Com ferramentas projetadas especificamente para melhorar o gerenciamento do tempo da equipe e fornecer uma visão geral detalhada das horas que cada membro da equipe dedica a uma tarefa, as empresas podem se manter no topo de seu jogo com mais facilidade, mesmo em um setor em rápida evolução.

Por que o rastreamento de tempo no Clockify é vital para o Ideamotive?

Como Kamil apontou que Clockify é essencial para as operações do dia-a-dia da Ideamotive, queríamos descobrir as transformações que Clockify trouxe em seu fluxo de trabalho - bem como as razões por trás de sua decisão de rastrear o tempo.

Como o Ideamotive descobriu o Clockify?

Lidar com questões urgentes diariamente enquanto lidera duas equipes remotas geralmente significa que nada pode ser deixado ao acaso.

Sabendo o quanto os especialistas da Ideamotive valorizam seu tempo, primeiro queríamos saber como eles descobriram o Clockify e o que os levou a escolher esse aplicativo de rastreamento de tempo.

“Ouvimos falar do Clockify pela Internet – muitas empresas o recomendaram como uma maneira fácil de rastrear horas faturáveis. Fizemos algumas pesquisas sobre o aplicativo e descobrimos que ele era muito fácil de usar e tinha muitos recursos excelentes, como a capacidade de criar relatórios, rastrear o tempo gasto em projetos e faturar clientes . Decidimos experimentar e ficamos muito satisfeitos com os resultados.

Clockify nos ajudou a ser mais produtivos e eficientes em nosso trabalho, e nós o recomendamos a qualquer empresário ou funcionário que procura um aplicativo de rastreamento de tempo.”

Assim que começaram a usar o Clockify, perceberam como ele se encaixa perfeitamente em seu fluxo de trabalho:

“Uma coisa muito importante para o nosso negócio é o registro de horas. Todo o negócio se apoia nisso porque somos muito transparentes e os talentos registram horas para obter remuneração por isso.

Mas, a mesma ferramenta fornece informações aos nossos clientes, porque nossos clientes podem ver quantas horas estão sendo registradas no lado do desenvolvedor – e eles também têm um cálculo direto.”

Então, em vez de adivinhar para onde foi o tempo deles - ou calcular manualmente as horas que eles dedicaram - a Ideamotive decidiu maximizar sua transparência e garantir que tanto o lado da entrega quanto o lado do cliente funcionem como um relógio.

Por que o Ideamotive usa o Clockify?

Como se vê, Clockify rapidamente se tornou o núcleo dos negócios da Ideamotive precisamente porque deu a eles uma visão clara do tempo de todos:

“Se não tivermos essa fiscalização e não tivermos essa transparência, não podemos operar. Não podemos calcular nossas previsões, não podemos ver quais são nossos resultados financeiros e não podemos avaliar se um desenvolvedor está acima ou abaixo do orçamento. Não podemos avaliar se não podemos dar transparência aos nossos clientes – porque eles não podem ver essas horas registradas.

E, obviamente, uma ferramenta que rastreia horas, que é confiável, que é fácil de usar, que tem API e coisas assim… [Significa] que podemos nos conectar aos nossos diferentes armazéns e automações.”

Devido à sua facilidade de uso, as pessoas da Ideamotive se acostumaram a registrar suas horas no Clockify e agora o veem como uma parte essencial de seu dia de trabalho:

“Clockify é vital, em essência, [porque] é muito confiável e direto. O que precisamos é de uma ferramenta robusta que tenha muitos plugins, seja fácil de usar e tenha uma ótima UX na qual possamos marcar e ver diferentes pessoas em diferentes projetos.

E é isso que Clockify oferece, com certeza. Sem isso, estaríamos cegos e surdos e não poderíamos operar. Seria como sem mãos para nós. Então é muito importante.”

Como o Clockify mudou o fluxo de trabalho do Ideamotive?

Como a transparência é fundamental para o fluxo de trabalho da Ideamotive, estávamos ansiosos para descobrir se o Clockify teve algum impacto no aumento da visibilidade de suas operações.

Acontece que o Clockify trouxe mudanças instantâneas desde o início:

“Há algumas mudanças que notei desde que comecei a usar o Clockify. A primeira, e mais notável, é a melhora no meu equilíbrio geral entre trabalho e vida pessoal. Antes de começar a usar o Clockify, eu rastreava meu tempo manualmente – o que consumia muito tempo e era impreciso.

Com o recurso de cronômetro do Clockify, é fácil acompanhar quanto tempo estou gastando em cada tarefa, para que eu possa ter mais consciência de onde meu tempo está indo.

Além disso, o recurso de relatório tornou mais fácil para mim ver onde estou gastando mais tempo, para que eu possa ajustar meu fluxo de trabalho de acordo. No geral, usar o Clockify me ajudou a ser mais produtivo e eficiente com meu tempo.”

Depois de usar o Clockify por um tempo, Kamil notou várias melhorias em sua comunicação com os clientes:

“Como o Clockify me permite compartilhar relatórios detalhados com os clientes, eles podem ver exatamente quanto tempo gastei em seus projetos – o que facilita o entendimento do meu faturamento. Além disso, a capacidade de adicionar comentários a cada entrada de tarefa tornou mais fácil para mim manter os clientes atualizados sobre meu progresso sem precisar enviar um e-mail ou relatório separado. Isso resultou em menos perguntas e uma melhor compreensão do meu trabalho em nome deles.”

Como o Ideamotive usa o Clockify?

Estar atento ao seu tempo nem sempre é natural se você não tiver dados suficientes para apoiá-lo. Como o Clockify permite que equipes de todos os tamanhos vejam exatamente para onde vai o tempo, queríamos ouvir tudo o que Kamil tinha a dizer sobre a maneira como eles usam nosso aplicativo de rastreamento de tempo.

“Basicamente, na equipe de Delivery, os talentos precisam registrar suas horas diariamente — mas isso depende das necessidades de nossos clientes. Alguns clientes não precisam das horas registradas, então os talentos apenas registram 8 horas. Mas existem pequenas startups que são muito ágeis ou precisam otimizar seus custos – então elas precisam de [mais] detalhes. Isso é o que a equipe de entrega sabe e agem de acordo.”

As operações diárias da Ideamotive dependem muito de um sistema que lhes dê transparência suficiente do tempo e esforço que a equipe de entrega colocou em cada tarefa. Por causa disso, eles decidiram testar o Clockify ainda mais e ver como ele se encaixa em outros aspectos de seus negócios:

“Às vezes, do lado do Marketing, gostamos de registrar [tempo] para ver o esforço que foi feito e comparar com esses resultados. Então, às vezes, usamos isso como um ROI ou apenas para comparar testes AB e algo assim na equipe de negócios. Mas não é por transparência – é para fins de análise.”

Como o Clockify fornece uma visão geral detalhada do progresso de todos, obter uma análise precisa é uma questão de segundos.

Você deve acompanhar o tempo ao trabalhar remotamente?

Embora o trabalho remoto tenha um quinhão de desvantagens – como problemas causados ​​pela distância física e falta de transparência – o rastreamento de tempo existe para preencher a lacuna de conexão.

Se você faz parte de uma equipe remota ou trabalha como freelancer, acompanhar suas horas de trabalho pode ajudá-lo a melhorar seus níveis de produtividade e criar confiança mais facilmente em um ambiente remoto.

Vamos ver o que as pessoas da Ideamotive têm a dizer sobre manter o controle das tarefas de todos e ainda economizar tempo suficiente para problemas mais urgentes.

Cada segundo importa quando você trabalha remotamente

Se há algo que aprendemos com a Ideamotive, é que cada segundo importa. Mas eles também estão cientes de que nossos níveis de produtividade tendem a diminuir quando tudo o que precisamos fazer para melhorar a transparência de uma equipe remota precisa ser feito manualmente. É por isso que eles priorizam a automação:

“Sabemos que o tempo é limitado, então preferimos gerenciar ferramentas em vez de tempo – e, para isso, otimizamos e automatizamos as coisas. Se algo é repetível, nós o automatizamos logo pela manhã. Mesmo que precisemos relatar, ter supervisão e informações transparentes sobre algo, automatizamos isso para que ele se crie.”

Felizmente, o rastreamento do tempo é uma daquelas atividades que não requer esforço consciente se feito da maneira certa.

Considerações finais: o trabalho remoto faz o sonho funcionar se você se importar com o seu tempo

Dar uma olhada no fluxo de trabalho do Ideamotive mostrou que trabalhar em um ambiente remoto é mais do que apenas um longo período de tentativa e erro.

Essa empresa de TI conseguiu aperfeiçoar seu sistema remoto o suficiente para garantir que suas equipes sejam o mais eficientes possível, mas sem negligenciar a importância do equilíbrio certo entre vida profissional e pessoal.

Ainda assim, para superar os problemas que vêm com a falta de interação da equipe, os especialistas da Ideamotive perceberam que precisavam cuidar bem do seu tempo.

Portanto, se você já teve suas preocupações sobre como fazer o trabalho remoto realmente funcionar, nunca poderá errar ao prestar atenção em como gasta seu tempo.

Embora saber quantas horas leva para responder a todos os e-mails possa não resolver todos os pequenos problemas que o trabalho remoto apresenta, isso trará clareza, transparência e confiança - e isso é tão bom quanto.

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