Horário de trabalho híbrido: como fazer funcionar

Como sua equipe se sente sobre o trabalho no local? Que tal um ambiente de trabalho totalmente remoto?

Se você notou que seus funcionários estão em dúvida ou não são capazes de escolher qualquer uma das opções, é provável que eles pertençam a um número crescente de trabalhadores que instantaneamente optariam por um horário de trabalho híbrido.

Mas, como o horário de trabalho híbrido realmente funciona? E você deve mudar o ambiente de trabalho de sua equipe imediatamente?

Sente-se e continue lendo porque estamos prestes a rever tudo o que você precisa saber sobre esse tipo de horário de trabalho - desde seus benefícios e desvantagens até dicas cuidadosamente selecionadas para ajudá-lo a implementar com sucesso um horário de trabalho híbrido.

O que é um horário de trabalho híbrido?

Um horário de trabalho híbrido é um modelo de trabalho que permite que os funcionários concluam suas tarefas de trabalho remotamente e no local, geralmente alternando entre essas duas opções.

Ao combinar o melhor dos dois mundos, um horário de trabalho híbrido oferece aos membros de sua equipe a opção de cooperar em um ambiente de escritório tradicional, sem abrir mão da flexibilidade de um modelo de trabalho remoto.

Quatro tipos de horários de trabalho híbridos

No momento em que o trabalho remoto entrou em cena, nossa percepção do local e do tempo de trabalho se transformou. Trocamos cubículos por escrivaninhas e cafés enquanto saíamos das 9 às 5 para passar para um horário mais flexível.

Essa transformação deu origem a diferentes modelos de trabalho que podem abranger tanto as complexidades de um local de trabalho redesenhado quanto um horário de trabalho remodelado.

Naturalmente, vários tipos diferentes de horários de trabalho híbridos vieram à tona, de modo que as empresas agora podem escolher um modelo que melhor se adapte ao fluxo de trabalho de suas equipes.

Tipo #1: Horário de trabalho híbrido de coorte

Se você quiser evitar transformar o escritório em uma fonte superlotada de distrações, o horário de trabalho híbrido de coorte pode ser a solução para você e sua equipe.

O horário de trabalho de coorte é um modelo de trabalho híbrido cuidadosamente estruturado, projetado para empresas que desejam organizar seu horário de expediente com base em um horário pré-estabelecido.

Dessa forma, você pode:

• Agende diferentes departamentos para trabalhar no escritório em diferentes dias da semana, ou
• Elabore um novo plano de trabalho de escritório toda semana.

O que importa é que haja um plano organizado com antecedência para que os membros de sua equipe saibam exatamente quando devem entrar no escritório.

Melhor para: Grandes empresas com mais de cem funcionários

Desvantagem potencial: falta de flexibilidade dos funcionários

Tipo #2: Horário de trabalho híbrido flexível

Um horário de trabalho híbrido flexível é exatamente o oposto do horário de trabalho híbrido de coorte. Os funcionários são incentivados a concluir suas tarefas no local de vez em quando, mas podem organizar o horário de trabalho do escritório e escolher quando trabalharão no escritório.

Melhor para: Pequenas empresas com menos de cem funcionários

Desvantagem potencial: Falta de estrutura; risco de ficar sem espaço no escritório

Tipo nº 3: primeiro horário de trabalho híbrido remoto

Embora esse modelo de horário de trabalho híbrido favoreça o trabalho remoto, também não elimina totalmente o trabalho no local.

Os funcionários geralmente podem escolher seu próprio ambiente de trabalho. Esta pode ser uma ótima opção para membros da equipe que gostariam de mudar seu cenário de trabalho de tempos em tempos ou se encontrar com sua equipe sem a pressão de um cronograma pré-estabelecido.

Melhor para: Empresas que operam globalmente ou empresas que desejam manter a opção local disponível

Desvantagem potencial: falta de envolvimento pessoal

Tipo nº 4: primeiro horário de trabalho híbrido do Office

Se sua equipe geralmente precisa estar fisicamente presente ou colaborar pessoalmente, mas você ainda deseja dar a eles a opção de trabalhar em casa de vez em quando, o horário de trabalho híbrido do escritório pode ser sua melhor opção.

Embora seu horário de trabalho possa ser flexível, os funcionários geralmente têm um número limitado de dias por mês que podem passar trabalhando remotamente.

Melhor para: Empresas que operam principalmente no local

Desvantagem potencial: flexibilidade limitada dos funcionários

Vantagens de um horário de trabalho híbrido

Ao combinar a flexibilidade do trabalho remoto com a opção de colaborar pessoalmente, o trabalho híbrido incorpora uma parte justa dos benefícios de ambos os modelos de trabalho.

Selecionamos 3 vantagens que você deve identificar instantaneamente, independentemente do modelo de horário de trabalho híbrido que você escolher implementar.

Vantagem nº 1: Melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Com uma perspectiva inteiramente nova sobre o trabalho, veio também uma visão alterada da vida fora do trabalho. Portanto, não deve ser surpresa que 61% dos funcionários americanos pareçam dispostos a mudar de emprego para um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Os horários de trabalho híbridos, no entanto, acomodam as necessidades dessa perspectiva de trabalho transformada, promovendo flexibilidade e escolha.

Ao permitir que os funcionários trabalhem ocasionalmente em qualquer lugar, os horários de trabalho híbridos os ajudam a compensar o estresse e agendar facilmente atividades fora do trabalho durante o horário de expediente. Isso é especialmente comum com funcionários que deram adeus aos deslocamentos diários depois de mudar para um ambiente remoto.

Vantagem nº 2: Acesso a um pool global de talentos

Semelhante a um horário remoto, um horário de trabalho híbrido permite que as empresas expandam seu pool de recrutamento e contratem talentos de todo o mundo.

Com um plano de trabalho híbrido cuidadosamente pensado que permite flexibilidade suficiente, as empresas podem facilmente alcançar e contratar as pessoas mais qualificadas.

A opção de procurar funcionários globalmente também pode ser benéfica para empresas que desejam contratar em um campo com grande escassez de talentos, como o setor de TI.

Vantagem nº 3: Espaço para colaboração produtiva

A transição de um ambiente de escritório tradicional para um modelo de trabalho híbrido deixa espaço suficiente para as empresas aproveitarem ao máximo ambos os ambientes de trabalho.

Em vez de passar o horário de expediente tentando evitar distrações, os funcionários que trabalham no escritório em dias específicos podem usar essas horas para uma colaboração produtiva.

Dessa forma, sessões como reuniões mensais, brainstorming e check-ins de equipe podem ser realizadas durante o horário no local - deixando o tempo remoto reservado exclusivamente para trabalhos individuais e tarefas que exigem um ambiente livre de distrações.

Desvantagens de um horário de trabalho híbrido

Da mesma forma que suas vantagens, as desvantagens do horário de trabalho híbrido decorrem de seus laços com o horário tradicional das 9 às 5 e o modelo de trabalho remoto.

No entanto, ao analisar 3 das desvantagens mais comuns que você pode enfrentar se estiver prestes a começar a liderar uma equipe híbrida, você aumenta suas chances de evitá-las.

Desvantagem #1: Maior risco de burnout

Embora um horário de trabalho híbrido possa ajudar a encontrar um equilíbrio perfeito entre vida profissional e pessoal, sempre que há flexibilidade na mesa, há sempre o risco de excesso de trabalho.

Sem limites claros e regras para desconexão do trabalho, os funcionários geralmente tendem a trabalhar mais horas, acabando sobrecarregados e exaustos.

Da mesma forma, caso você decida mudar para um modelo de trabalho híbrido sem adaptar seus fluxos de trabalho de negócios de acordo, suas equipes podem acabar queimando a vela da meia-noite dia após dia.

Para evitar que os níveis de estresse de sua equipe híbrida ultrapassem o teto, introduza uma política de trabalho híbrida clara e defina expectativas claras e indicadores-chave de desempenho em vez de aumentar a pressão pelo excesso de trabalho.

Dica do Clockify Pro

Trabalhar dia e noite não apenas sabota o desempenho dos funcionários, mas também traz grandes danos à saúde mental de seus colegas de trabalho. Descubra como evitar que isso aconteça com sua equipe aqui:

• Como o excesso de trabalho afeta a produtividade e a saúde mental

Desvantagem nº 2: Aumento da desigualdade no local de trabalho

Gerenciar uma equipe híbrida traz o risco de favorecer determinados funcionários com base em seu local de trabalho preferido.

Esse fenômeno é chamado de viés de proximidade. Embora tenha ajudado os humanos a escolher a opção mais segura e familiar durante séculos, pode levar a um favoritismo inconsciente e a chances desiguais de promoção no local de trabalho.

Portanto, em vez de oferecer aos funcionários oportunidades iguais de promoção, os gerentes tendem a oferecer oportunidades de avanço aos funcionários que trabalham no escritório apenas porque os veem com mais frequência.

Para evitar privilegiar os funcionários que trabalham no local e excluir os que trabalham em casa, você precisará encontrar uma maneira de preencher a lacuna da distância e dar a todos oportunidades iguais de progredir.

Se você gerencia uma equipe híbrida, comece escolhendo as ferramentas certas que permitem manter contato com todos. Além disso, certifique-se de manter todas as informações relevantes acessíveis a todos os membros da equipe, independentemente do local de trabalho.

Desvantagem nº 3: Maiores riscos de segurança cibernética

Assim que as organizações se tornam híbridas, elas correm o risco de uma possível violação de segurança de dados, agora que suas equipes precisam lidar com os dados da empresa enquanto trabalham fora do escritório.

Ainda assim, existem maneiras de evitar que sua empresa sofra incidentes de dados. Eles envolvem:

• Elaborar procedimentos detalhados para manuseio e acesso a informações fora das instalações da empresa, e
• Implementação de soluções de software que garantem a segurança dos dados.

Se você e suas equipes decidiram recentemente mudar para um horário de trabalho híbrido, certifique-se de que:

• Garantir que todos tenham uma conexão segura com a Internet,
• Introduziu firewalls e/ou VPNs, e
• Acesso limitado a informações confidenciais.

6 dicas para implementar um horário de trabalho híbrido

Embora a mudança para um cronograma de trabalho híbrido seja um processo que requer planejamento e preparação detalhados e de longo prazo, existem maneiras de pular algumas etapas.

Listamos 6 dicas para abrir caminho para uma implementação bem-sucedida de um horário de trabalho híbrido.

Dica nº 1: defina regras básicas de trabalho híbrido

Se você quiser garantir que seus fluxos de trabalho mantenham o mesmo nível de transparência e eficiência dos dias de expediente, você precisará estabelecer processos e procedimentos claros com antecedência.

Embora os procedimentos de trabalho híbrido possam variar dependendo do tamanho da empresa e das operações diárias, existem algumas regras básicas universais que você deve tentar definir imediatamente:

• Comece definindo as condições exatas que precisam ser atendidas para trabalhar fora do escritório . Talvez alguns de seus funcionários precisem permanecer nas instalações devido à natureza de seu trabalho, portanto, seja claro quanto aos critérios para mudar para um ambiente remoto.
• Elabore um cronograma de trabalho híbrido detalhado informando quando os funcionários devem estar no local . Seja na integração, reuniões individuais ou atividades de formação de equipe, os funcionários precisam ter clareza sobre as expectativas da gerência em relação ao ambiente de trabalho.
• Comunicar as regras relativas ao horário de trabalho dos funcionários . Caso você decida introduzir um horário de trabalho flexível, certifique-se de ter especificado o horário principal em que todos os funcionários devem estar online enquanto trabalham remotamente.

Dica #2: Escolha suas ferramentas com cuidado

Se seus funcionários preferem trabalhar no escritório ou se você introduziu um horário de trabalho híbrido remoto, todos devem poder colaborar com eficiência, apesar da distância física.

Comece selecionando um aplicativo de bate-papo de equipe confiável que permitirá que você e seus colegas de trabalho mantenham um fluxo de trabalho eficiente, permitindo que você:

• Compartilhar arquivos,
• Faça uma videochamada rápida e
• Até mesmo armazenar dados.

Para aumentar a transparência do fluxo de trabalho, você pode introduzir um aplicativo de rastreamento de tempo que permite que você e sua equipe visualizem o progresso da tarefa e acompanhem a produtividade de seus colegas de trabalho.

Não se esqueça de reservar tempo suficiente para testar cada aplicativo que você pretende introduzir no fluxo de trabalho híbrido de sua equipe. Dessa forma, você garantirá que tudo esteja funcionando antes de mudar oficialmente para um horário de trabalho híbrido.

Dica #3: Pense nas avaliações de produtividade

Quando uma equipe muda seu ambiente de trabalho, os gerentes tendem a enfrentar dificuldades para avaliar os níveis de produtividade de cada funcionário em condições alteradas. Sem a capacidade de dar uma olhada na mesa de um funcionário, eles podem até ser vítimas do microgerenciamento.

Para evitar alimentar a pressão dos membros de sua equipe, tente definir expectativas claras e um sistema transparente de avaliação de produtividade desde o início.

Em vez de focar no volume de e-mails enviados ou no tempo gasto em reuniões, tente o seguinte:

• Analise os resultados finais,
• Incentivar a divisão de projetos maiores em objetivos mensuráveis ​​menores e
• Defina KPIs claros.

Você também pode optar por um software de agendamento de projetos que pode ajudá-lo a atribuir tarefas e acompanhar seu progresso.

Ainda assim, lembre-se de que, por mais cuidadosamente que você aborde o processo de elaboração de um sistema de avaliação de produtividade, nunca poderá usar as mesmas métricas para cada departamento.

Às vezes, você estará analisando vários negócios fechados, enquanto outras vezes, o indicador da eficiência de um funcionário será seu nível de inovação.

Dica #4: Deixe o escritório corresponder à sua intenção

Independentemente do número de horas que os funcionários passam trabalhando no escritório depois de mudar para um horário de trabalho híbrido, é importante fazer valer esse tempo.

Antes de definir uma agenda de escritório, pense em quando e por que você gostaria que as equipes viessem ao escritório. Você gostaria de usar esse tempo para socialização e união da equipe, ou o horário de expediente será reservado para a conclusão de tarefas?

Seja qual for a opção escolhida, pense em como o ambiente de trabalho pode corresponder à sua intenção de aproveitar ao máximo o tempo fora do escritório.

Se você quiser incentivar a interação e a colaboração da equipe, pense em reorganizar o escritório para deixar o máximo de espaço aberto possível. Dessa forma, você proporcionará aos colaboradores condições de socialização e cooperação entre si de forma natural.

Caso você queira garantir que os funcionários passem suas horas no local de forma produtiva, tente reduzir as distrações e forneça a eles um espaço silencioso com muita luz natural – para aumentar o humor e a produtividade.

Dica nº 5: Mantenha contato com sua equipe

Depois de decidir implementar uma agenda de trabalho híbrida, você precisará otimizar as operações, ferramentas e horas de trabalho de sua organização. Mas você também precisará fazer ajustes em sua própria agenda e abrir espaço para comunicação em tempo real com sua equipe.

A comunicação da equipe precisa ser mais deliberada devido à distância física envolvida – portanto, certifique-se de expressar suas horas de trabalho e disponibilidade.

Forneça à sua equipe a opção de acessar seu calendário e incentive-os a agendar uma reunião com você de tempos em tempos.

Dessa forma, você não apenas poderá dar a cada membro da equipe seu foco e atenção indivisíveis, mas também terá a oportunidade de:

• Receba feedback em primeira mão sobre seu novo horário de trabalho,
• Ouça as preocupações dos funcionários e
• Faça os ajustes adequados ao programar suas tarefas.

Dica # 6: Leve um dia de cada vez

Antes de oficializar um horário de trabalho híbrido, comece pequeno e abra espaço para o período de adaptação para garantir que tudo saia conforme o planejado.

Se seus colegas de trabalho estão trabalhando totalmente remotamente há algum tempo e você gostaria de mudar para uma agenda híbrida de escritório, comece convidando-os para entrar no escritório uma vez por semana.

O mesmo vale para os trabalhadores locais que estão prestes a mudar para um horário híbrido remoto – porque os humanos são criaturas de hábitos.

De fato, a ciência já provou que o comportamento humano está intimamente ligado ao seu ambiente físico. Portanto, se você estimular os funcionários a mudar seu ambiente de trabalho repentinamente, poderá notar uma diminuição significativa na produtividade.

Para evitar que isso cause estragos no fluxo de trabalho da sua organização, introduza um novo cronograma de trabalho gradualmente – e tente entender se ele não funciona como um relógio no início.

Resumindo: configurar um horário de trabalho híbrido é um esforço de equipe

Como você já deve ter notado, implementar um horário de trabalho híbrido está longe de ser um trabalho de uma pessoa só.

Para fazer um modelo híbrido funcionar, você precisará levar em consideração os hábitos de sua equipe e incentivá-los a expressar suas opiniões e preocupações ao longo do caminho.

Você também precisará:

• Selecione um conjunto de ferramentas que funcionarão com sua agenda recém-delineada,
• Pense nas diretrizes de trabalho híbrido da sua organização e
• Esteja pronto para fazer alterações à medida que avança, independentemente de quão bem você possa ter planejado a transição.

Lembre-se de que os erros que você enfrenta ao longo do caminho podem ajudá-lo a ajustar sua nova agenda de trabalho - e você configurará rapidamente sua equipe híbrida para o sucesso.

️ Sua equipe já mudou para um horário de trabalho híbrido? Que desafios você enfrentou ao longo do caminho? Deixe-nos saber em [email protected], e podemos incluir sua experiência neste ou em um de nossos futuros artigos. E, se você gostou deste post do blog, compartilhe com alguém que você acha que estaria interessado em lê-lo.