Benchmarking de recursos humanos: um guia para iniciantes

Em 2022, não é segredo que dados são poder. Os líderes de RH mais bem-sucedidos de hoje usam dados para informar todas as decisões que tomam, desde decidir quem contratar e quanto pagar a quais benefícios e vantagens oferecer (e muito mais).

Ter dados prontamente disponíveis é ótimo, mas como você amplia seu valor para tomar decisões mais informadas sobre o futuro de sua força de trabalho?

O segredo está no benchmarking, a prática de comparar as métricas e processos de desempenho de sua empresa com os padrões de outras empresas e do setor.

Se você é um profissional de RH interessado em manter sua empresa competitiva, continue rolando para saber mais sobre essa estratégia de melhoria de desempenho baseada em dados e como implementá-la.

O que é benchmarking de recursos humanos?

O benchmarking de recursos humanos é o processo de comparação das principais métricas de RH de sua organização com as de negócios semelhantes . O benchmarking de RH também pode envolver a comparação de suas métricas atuais com os resultados de anos anteriores.

Por que o benchmarking de RH é benéfico para as empresas?

Motivo nº 1: ajuda a identificar problemas organizacionais

O benchmarking fornece o contexto que os líderes de RH precisam para descobrir onde o desempenho de sua organização está aquém. Por exemplo, se você comparou a taxa de retenção de sua organização com a de um concorrente ou referência do setor e descobriu que sua taxa era muito menor, isso indica que provavelmente há um problema organizacional que está estimulando a rotatividade voluntária acima da média.

Motivo nº 2: … e também ajuda a identificar onde sua organização está tendo sucesso

Por outro lado, o benchmarking também facilita a identificação de onde sua organização supera seus concorrentes. Continuando com o exemplo acima, você pode descobrir que sua taxa de retenção é realmente muito maior do que a média do setor. Isso já é uma vitória, mas você pode se aprofundar no que dentro de sua estratégia de RH está contribuindo para essa alta taxa de retenção, para que você entenda o que torna seu local de trabalho favorável aos funcionários.

Motivo nº 3: Por fim, melhora a tomada de decisões orientada por dados para equipes de RH

Em última análise, a motivação por trás da análise de dados de benchmarking de RH é entender como você pode mover seus negócios na direção certa. Se você usa um padrão do setor, as métricas de RH de um concorrente ou seu próprio desempenho passado como referência, o efeito ainda é o mesmo: tomada de decisão mais informada quando se trata da estratégia de RH de sua empresa.

O processo de benchmarking de RH em 6 etapas

Embora você possa avaliar praticamente qualquer aspecto de RH, é melhor escolher uma área para concentrar seus esforços de benchmarking. Por exemplo, você pode comparar tudo, desde a composição de sua força de trabalho e sua estrutura organizacional até o orçamento do seu departamento de RH, mas se você tentasse fazer isso de uma só vez, seria um desafio sair do processo de benchmarking com uma visão clara do que melhorar e como.

Conforme mencionado na etapa acima, você deve definir as métricas que usará como pontos de comparação em seu processo de benchmarking. Por exemplo, se você determinou que o engajamento dos funcionários será o foco de seus esforços de benchmarking, convém coletar as seguintes métricas de RH para benchmarking:

• Employee Net Promoter Score (eNPS): Um método para medir o quanto seus funcionários estão dispostos a recomendar seu local de trabalho para sua família ou amigos.
• Taxa de retenção: o número de funcionários que permanecem na sua empresa por um determinado período de tempo em comparação com o número total de funcionários nesse período.
• Taxa de promoção interna: a medida em que as posições abertas em sua organização são preenchidas por contratações internas.
• Taxa de rotatividade voluntária de funcionários: a taxa na qual os funcionários deixam sua empresa voluntariamente dentro de um determinado período.

Se você planeja fazer benchmarks regularmente como uma estratégia de melhoria de desempenho de negócios, pode valer a pena investir em software de análise de RH. As ferramentas de análise de RH não apenas fornecem dados e insights sobre sua força de trabalho, mas também ajudam a projetar e implementar iniciativas de RH que beneficiarão o futuro de seus negócios.

Agora, para uma das partes mais desafiadoras do processo de benchmarking: coletar dados de benchmarking externos – ou, alternativamente, dados internos de anos anteriores.

Se você planeja usar dados externos de outras empresas : Verifique se você está analisando empresas do mesmo setor, de tamanho semelhante e, se possível, na mesma região geográfica. Saiba também que adquirir os dados de um concorrente não é tarefa fácil; A maioria das informações da força de trabalho é considerada confidencial, portanto, se você estiver seguindo esse caminho, terá opções limitadas.

Uma opção é usar dados publicamente acessíveis, como informações sobre benefícios e remuneração em anúncios de emprego e sites de avaliação de empregadores (como Glassdoor), mas com essa estratégia você corre o risco de usar dados antigos ou imprecisos. Se você tiver contatos em empresas semelhantes, uma abordagem melhor seria marcar entrevistas ou enviar um questionário formal para obter as informações de que precisa, mas certifique-se de ser franco sobre a motivação por trás de sua pesquisa.

Se você planeja usar dados internos históricos para comparação, pode usar seu sistema de software de RH para acessar informações de anos anteriores. Se você não tem coletado informações ao longo dos anos, considere adotar algum tipo de sistema de gerenciamento de dados, seja um sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) ou outra ferramenta.

Por exemplo, o Gartner tem vários relatórios do último ano disponíveis para os clientes:

• Referências de orçamento e eficiência de RH
• Referências de flexibilidade do funcionário por função e nível
• Referências para as Funções e Responsabilidades dos Chefes Regionais e/ou de Unidade de Negócios de RH

Depois de ter todos os dados necessários para o benchmark (tanto da sua organização quanto das informações externas ou históricas), é hora de comparar as métricas. Para fazer isso, crie uma planilha ou relatório com os dois conjuntos de métricas lado a lado e identifique onde os dados se alinham e onde há desvios significativos.

Desvios entre seus dados e os dados comparativos não devem ser considerados “bons” ou “ruins” pelo valor nominal. Na verdade, desvios devem ser esperados, pois cada negócio é diferente na forma como opera – quanto maior a discrepância, porém, maior a necessidade de uma análise mais aprofundada.

Por exemplo, se o seu custo por contratação for muito maior do que o dos dados comparativos, pode ser porque você está recrutando em um local competitivo onde leva mais tempo e dinheiro para preencher uma função. Mas isso não é necessariamente uma causa perdida: você pode expandir seu pool de recrutamento para incluir trabalhadores remotos em outras localizações geográficas, ajudando a trazer candidatos mais qualificados para o processo mais cedo.

Sua análise dos dados de benchmarking deve trazer à luz quais áreas de sua estratégia de pessoal podem ser melhoradas. Em seguida, é hora de colocar a caneta no papel e debater como você pode fazer isso. O plano que você cria deve abordar diretamente o que você acredita ser os fatores por trás das lacunas de desempenho.

Por exemplo, se seu eNPS for ruim quando colocado lado a lado com os dados comparativos, a primeira etapa do seu plano de ação deve ser coletar feedback sobre a experiência dos funcionários em sua organização.

É claro que, sempre que você inicia um plano de melhoria, precisa medir os resultados para julgar com precisão se foi bem-sucedido ou não. Felizmente, você já sabe em quais métricas deve estar atento, pois são as mesmas que inspiraram o foco em seu plano de melhoria.

Ferramentas e dicas do Capterra

Se você planeja tornar o benchmarking uma parte regular de sua estratégia de melhoria de desempenho de negócios, certifique-se de marcar os recursos abaixo.

• 8 benchmarks de RH que você deve acompanhar e como calculá-los: um resumo de oito métricas de RH diferentes que você pode comparar e por que elas são úteis.
• O 2022 Capterra Shortlist for Human Resources Software: Ter a ferramenta de software de RH certa significa menos tempo processando números e mais tempo para entendê-los. Comece sua pesquisa com uma lista de mais de 20 sistemas de software de RH com a melhor classificação.

Invista em uma plataforma que priorize a melhoria contínua

Atualmente, estamos no meio de uma escassez generalizada de talentos que levou mais de 75% dos CEOs a mudar sua estratégia de talentos para abordar as principais causas do risco de talentos (conteúdo completo disponível para clientes do Gartner).

Como líder de RH, você é responsável por apoiar a força de trabalho de hoje e planejar a de amanhã. Não deixe sua organização ficar para trás por não agir. Adotar um processo regular de benchmarking ajudará você a tomar decisões mais informadas sobre sua estratégia de talentos. E, felizmente, a ampla variedade de ferramentas de software de RH de hoje está aqui para ajudar a aliviar a carga. E melhor ainda: muitos deles são gratuitos .

Se você precisa de uma solução de gerenciamento de dados que armazene e dê sentido aos dados dos funcionários, ou esteja procurando uma plataforma avançada de análise de RH que transforme insights em planos de melhoria, há uma ferramenta disponível que atenderá às suas necessidades e orçamento.